Budgetplanung
Inhaltsverzeichnis
Die Budgetplanung für das Unternehmen
Um sichere Investitionen vorzunehmen und die Finanzen nicht aus dem Blick zu verlieren, ist eine Budgetplanung in Ihrem Unternehmen sinnvoll. Es gibt unterschiedliche Methoden, einen Budgetplan aufzustellen. Zuvor sollte aber das übergeordnete Ziel der Budgetplanung festgelegt werden.
Budgetplanung Definition
Bei der Budgetplanung spricht man auch von der Budgetierung oder im Englischen vom Budgeting. Es handelt sich dabei um eine kurzfristige Planung in Unternehmen, durch die die Verteilung der finanziellen Ressourcen geregelt wird. Der Budgetierungsprozess ist sehr aufwändig, denn in der Regel wird eine Budgetierung für eine gesamte Planungsperiode vorgenommen. Meistens handelt es sich dabei um ein Geschäftsjahr.
Was ist ein Budget?
Laut Definition ist darunter der wertmäßig formulierte Gesamtplan aller erwarteten Einnahmen und Ausgaben zu verstehen.
Obwohl man bei dem Begriff „Budget“ vom vorhandenen Geld eines Unternehmens ausgeht, ist der Budgetplan nicht nur auf die finanziellen Mittel in Form von Einnahmen und Ausgaben beschränkt. Er berücksichtigt auch die Verfügbarkeit aller aktiver Ressourcen in einem Unternehmen. Dazu gehören neben dem Kapital zum Beispiel auch Maschinen oder das Personal. Die Ressourcen werden auf der Grundlage der Buchhaltung erfasst und dadurch wird der Geldfluss innerhalb des Unternehmens gesteuert.
Die Methoden für die Budgetierung eines Unternehmens stammen aus der Liquiditätsplanung, dem Controlling und der Kosten- und Leistungsrechnung. Es gibt aber auch moderne Methoden, die den Budgetplan mit eigenen Konzepten erstellen.
Um die Methoden zu verstehen, müssen Sie aber zuerst verstehen, wie zwischen den Budgetplänen unterschieden wird.
Abb. 1: Arten der Budgetplanung
Die operative, taktische und strategische Budgetplanung
In der Betriebswirtschaftslehre besteht der Budgetplan aus allen Einnahmen und Ausgaben, die aus der Buchhaltung heraus gegenübergestellt und anschließend auf alle wirtschaftlichen Bereiche verteilt werden.
Allerdings gibt es drei Ansätze für die Budgetierung, die sich in erster Linie durch den zeitlichen Horizont unterscheiden. Dadurch ist die Aussagekraft jeder Variante des Budgetplans anders zu betrachten.
Die operative Budgetplanung
Der Zeithorizont bei der operativen Budgetierung beträgt ein Jahr. Dabei handelt es sich im Normalfall um ein Geschäftsjahr. Die operative Budgetierung wird also vor einem neuen Geschäftsjahr erstellt.
Der Fokus in der operativen Budgetplanung liegt auf einer konkreten Zuweisung der Ressourcen, wodurch sich detaillierter planen lässt. Die Fragen, welche Mittel wofür verwendet werden und welche Ziele durch den Einsatz dieser Mittel erreicht werden sollen, werden bei dieser Form der Budgetplanung beantwortet.
Die Motivation der Mitarbeiter:innen kann auch mit in die operative Budgetierung einfließen. Diese kann innerhalb des operativen Budgetplans gefördert werden, indem die großen Ziele in kleinere Teil-Ziele gegliedert werden. Das Erreichen solcher Meilensteine ist meistens ein Motivator für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eines Unternehmens.
Die taktische Budgetplanung
Bei der taktischen Budgetierung spricht man auch von der mittelfristigen Planung. Dabei wird ein Zeitraum zwischen einem und fünf Jahren für die Budgetierung herangezogen.
Die taktische Budgetierung steht zwischen den beiden anderen zeitlichen Horizonten und hat dadurch keine richtige Eigenständigkeit.
Sie beruft sich wie die operative Budgetplanung stark auf die verfügbaren Ressourcen, betrachtet wie die strategische Budgetplanung aber einen längeren Zeitraum als die operative Budgetierung.
Die taktische Budgetplanung kann regelmäßig zu bestimmten Zeitpunkten durchgeführt werden, um Veränderungen und Schwankungen zu erkennen und allgemein besser planen zu können.
Die strategische Budgetplanung
Der Zeithorizont der strategischen Budgetierung blickt weit in die Zukunft. Meistens wird hier ein Zeitraum zwischen fünf und zehn Jahren betrachtet. Dadurch ist die strategische Budgetierung auf die langfristige Planung ausgelegt.
Dabei geht es darum, den generellen Erfolg und den Fortbestand des Unternehmens zu sichern.
Die strategische Budgetierung zieht alle Aspekte der Unternehmensstrategie in Betracht und erschafft neue strategische Entscheidungen innerhalb der Unternehmenspolitik oder der Unternehmensausrichtung.
Auf Grundlage der strategischen Budgetplanung kann die berühmte Frage beantwortet werden: „Wo sehen Sie sich in fünf Jahren?“
Planungsarten für die Budgetierung
Wie bereits erwähnt, gibt es unterschiedliche Methoden für die Budgetplanung, die alle auf verschiedenen Grundlagen und Konzepten beruhen. Die vier wichtigsten und gängigsten Planungsarten für die Budgetierung schauen wir uns einmal genauer an.
Die Top-Down-Planung
Die Top-Down-Budgetierung wird auch als Retrograde-Budgetierung bezeichnet. Das bedeutet, dass die Budgetplanung bei dieser Methode auf den Vorgaben der übergeordneten Stellen im Unternehmen basiert.
Jede übergeordnete Stelle im Unternehmen stellt dabei ein eigenes Budget in bestimmter Höhe, das mit in die Top-Down-Planung einfließt.
Ein Beispiel ist die Vorgabe durch den Vorstand, dass eine Abteilung bestimmte Budgets einhalten muss.
Bei der Top-Down-Budgetierung ist vor allem starkes Management gefragt, da diese Form der Budgetplanung die Mitarbeiter:innen nicht mit einbezieht. Dadurch müssen sich die Manager:innen und Vorgesetzten der Kritik der Mitarbeiter:innen aussetzen und den langfristigen Vorteil erklären. Das ist deshalb negativ, weil die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen meistens näher am Geschehen sind als das Management und deren Expertise in der Planung ein wichtiger Faktor sein kann.
Ein weiterer Nachteil ist das sogenannte „Zirkelproblem“. Dabei kann es passieren, dass den Planungsbeteiligten Informationen fehlen, die sie für die konkrete Planung benötigen, weil diese Informationen erst auf Basis der Detailplanung ermittelt werden. Dadurch ist die Budgetplanung unter Umständen eingeschränkt und es wird nur das geplant, was leicht einsehbar ist.
Das Ergebnis kann dann stark zentralisiert ausfallen und der Budgetplan wirkt wie eine Vorgabe und nicht wie eine strategische Richtung.
Die Vorteile der Top-Down-Planung sind vor allem die Einbeziehung aller Unternehmensebenen und die Effizienz, die durch die Einbeziehung nur weniger Planungsbeteiligter zu verhältnismäßig geringen Kosten erreicht wird.
Die Bottom-Up-Planung
Das exakte Gegenteil ist die Bottom-Up-Budgetierung, auch bekannt als progressive Budgetierung. Dabei wird zuerst ein Budgetbedarf ermittelt, der bei den Mitarbeiter:innen und Abteilungen anfängt und sich nach oben steigert. Dadurch entsteht am Ende ein Gesamtbudget.
Ein Beispiel wäre, dass das Budget für die nächsten Projekte einer Abteilung ermittelt werden und anschließend das Budget für die gesamte Abteilung. Von dort aus geht es dann weiter mit dem gesamten Bereich und so weiter.
Für das Bottom-Up-Verfahren ist eine gute Koordinierung notwendig, anhand der sich die komplette Budgetierung nach oben hin steigert. Dabei darf kein Aspekt vergessen werden. Es ist also bereits im Vorfeld eine sehr gute Planung wichtig, um diese Form der Budgetierung anzuwenden.
Dadurch, dass kein übergeordnetes Ziel als Grundlage dient, kann sich der Budgetplan am Ende gegen die Unternehmensstrategie entwickeln. Auch hier ist im Vorfeld gute Planung nötig, um solche Möglichkeiten zu verhindern.
Der Vorteil ist, dass das Wissen und die Expertise aller Angestellten mit in die Planung einfließt. Dadurch wird verhindert, dass irgendwo Lücken im Budget entstehen oder falsche Planungen die Budgetierung zunichtemachen.
Das Gegenstromverfahren
Beim Gegenstromverfahren wird versucht, die Top-Down-Planung und das Bottom-Up-Verfahren zu vereinen und nur die besten Aspekte aus beiden Methoden zu übernehmen.
Die Rahmenplanung basiert auf der Top-Down-Methode, allerdings wird diese Rahmenplanung dann im Bottom-Up-Verfahren kontrolliert und angepasst. Nachdem alle Planungen einmal von oben nach unten und wieder zurückgegangen sind, wird der letztliche Budgetplan festgelegt.
Der große Vorteil dieser Methode ist die gleichberechtigte Einbeziehung aller Beteiligten, wodurch sich niemand vernachlässigt fühlt.
Es gibt durchaus Kritik an dieser Methode, da der zweistufige Zyklus selten ausreicht, um eine Abstimmung der Planungen herzustellen. Da der Aufwand recht hoch ist, ist ein weiterer Zyklus im Grunde ausgeschlossen und die Planungen bleiben sozusagen halbgar.
Das Ziel ist eigentlich, alle zufriedenzustellen, es besteht bei dieser Methode aber die Gefahr, dass am Ende niemand zufrieden ist.
Das Zero Based Budgeting
Keine Methode im eigentlichen Sinne, sondern eher ein moderner Ansatz, ist das Zero Based Budgeting. Dabei geht es weniger darum, ein eigenes Konzept für die Budgetplanung aufzustellen, sondern mehr, den grundsätzlichen Ansatz neu zu definieren.
Meistens werden Budgetpläne auf der Basis des Budgetplans aus dem Vorjahr erstellt. Das Zero Based Verfahren hingegen erstellt jeden Budgetplan von Grund auf neu.
Das soll verhindern, dass am Jahresende noch größere Budgetmengen aufgebraucht werden müssen, weil die Abteilung im neuen Geschäftsjahr wieder dasselbe Budget zur Verfügung gestellt bekommen soll.
Teilpläne der Budgetierung
Der Budgetplan ist meistens in mehrere Teile gegliedert. Diese Teile regeln jeweils einen finanziell relevanten Teil der Budgetierung.
Die gängigsten Teilpläne des Budgetplans sind diese:
- Investitionsplan – darin wird der Zeitraum für größere Investitionen geplant
- Materialplan – darin wird der Einkauf von Material geplant, um beispielsweise durch Mengenrabatte Kosten zu sparen
- Produktionsplan – darin wird die Menge und der Zeitpunkt der Herstellung geplant, um beispielsweise eine Überproduktion zu vermeiden
- Vertriebsplan – darin werden mögliche neue Produkte inklusive Vertriebswege für die Veröffentlichung geplant
- Absatzplan – darin werden die Ziele der Planungsperiode festgehalten und alle vorherigen Pläne sozusagen zusammengefasst
Die Budgetierung besteht immer aus viel und genauer Planung. Je detaillierter sie ausfällt, desto sicherer ist die Planung.