Offene Posten

Was versteht man unter dem Begriff „Offene Posten“?

Dieser Fachausdruck, auch mit den Buchstaben „OP“ abgekürzt, definiert nicht ausgeglichene Buchungen auf einem Konto. Hierbei kann es sich sowohl um Verbindlichkeiten als auch um Forderungen handeln, die noch nicht ausgeglichen wurden, wie beispielsweise unbezahlte Kunden- oder Lieferantenrechnungen. Diese Buchhaltung ist eine sogenannte „Nebenbuchhaltung“.

Hier werden die „Personenkonten“, geführt als Kreditoren- oder Debitorenkonto, gesondert mit dem jeweiligen Belegnummern sowie Belegsummen erfasst und bei Verrechnung oder Bezahlung ausgeglichen. Das entsprechende Personenkonto, egal, ob es sich um ein Debitorenkonto oder ein Kreditorenkonto handelt, enthält stets ausschließlich die aktiven Belege (Posten).

Weitere wichtige Fakten rund um „Offene Posten“

Nach dem Ausgleich werden die Einzelposten im Konto gelöscht, wobei der Umsatz in der Kontosumme jedoch erhalten bleibt. Aufgrund dieser Tatsache wird ersichtlich, dass es sich um eine kontenblattlose Buchführung (Fachbegriff: Ledgerless Accounting) beziehungsweise um eine kontenlose Buchhaltung (Fachbegriff: Open Item System) handelt. Sobald ein Ausgleich der Belege erfolgt ist, werden diese in der Ausgeglichenen-Posten-Buchhaltung in der genauen Reihenfolge der Vorgänge abgelegt. Dabei genügt eine chronologische-Belegkopie-Ablage den Ordnungsmäßigkeitsvoraussetzungen zur Erfüllung der Grundbuchfunktion sowie die Übernahme der täglichen Rechnungssummen in die „Hauptbuchfunktion“ genannten Kreditoren-, Debitoren und Sachkonten. Weiterhin muss eine regelmäßige Abstimmung der OP mit den Personenkonten erfolgen. Die chronologisch geordneten Belegkopien der ausgeglichenen Posten unterliegen der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren.

Offene Posten im Zusammenhang mit der Liquidität Ihres Betriebes

Als Selbständiger, beziehungsweise Unternehmensgründer, werden Sie sicherlich darauf achten, dass die von Ihnen ausgestellten Rechnungen termingerecht bezahlt werden, da die Summe der offenen Posten eine Schwächung Ihrer Liquidität darstellt. Denn natürlich verringert jede offene Rechnung den Kontostand Ihrer Firma. Das kann beispielsweise zur Folge haben, dass dieser vorrübergehend ein Minus aufweist. Je weniger offene Posten Sie also führen, desto besser ist dies für die Liquidität Ihres Betriebes.

Offene Posten im Zusammenhang mit dem Jahresabschluss

Unabhängig von der Bearbeitung der offenen Posten im laufenden Geschäftsjahr, müssen diese zum Jahreswechsel listenmäßig dokumentiert werden, was Sie als Unternehmer dann betrifft, wenn Sie mit einer Kontokorrentbuchführung arbeiten. Bei der EÜR, also der einfachen Einnahme-Überschuss-Rechnung, existiert keine offene-Posten-Buchführung, da Sie in einem solchen Fall lediglich die realen, also kassenwirksam gewordenen Einnahmen und Ausgaben berücksichtigen müssen. Im Gegensatz zur Bilanz enthält die EÜR als Basis für die Jahressteuererklärung keine offenen Posten, so dass Sie die listen- und belegmäßige Bearbeitung der offenen Posten über den Jahreswechsel hinaus unverändert fortführen können.

Warum ist es für gerade für Sie, als Existenzgründer, wichtig, sich mit dem Thema „Offene Posten“ auseinanderzusetzen?

Wie bereits weiter oben ausgeführt, haben viele offene Posten einen schädlichen Einfluss auf die Liquidität Ihres Betriebes. Sehr häufig jedoch sind es gerade die ersten Jahre, in denen viele Unternehmen in der Gründungsphase auf finanzielle Mittel in besonderem Masse angewiesen sind. Damit Sie bereits zu Beginn der Existenzgründung immer solvent sind, sollten Sie darauf achten, so wenig offene Posten wie möglich führen zu müssen.

Warum ist die Nutzung einer Online-Buchhaltungs-Software wie „lexoffice“ im Zusammenhang mit offenen Posten sinnvoll?

Diese innovative Online-Software ist geradezu prädestiniert, wenn es darum geht, Ihnen die Handhabung Ihrer Buchhaltung so einfach wie irgend möglich zu gestalten! Diese Buchhalter-Cloud-Lösung ist nicht nur auf dem aktuellsten Stand der Technik und überall nutzbar, sondern Sie können hier über alle Funktionen in nur einem Programm verfügen und zwar wo und wann immer Sie dies möchten. Ob es um die Zahlung von Rechnung, das Schreiben von Angeboten oder die Vorbereitung Ihrer Steuererklärung geht: Sie benötigen zur Nutzung weder umfassende Buchhaltungskenntnisse noch müssen Sie zeitraubende Schulungen besuchen.

Auf diese Weise sparen Sie nicht nur Geld, sondern ebenso Zeit, die Sie gerade zu Beginn Ihres Unternehmensaufbaus dringend benötigen!