Buchungsmaske

Die Buchungsmaske ist eine vorformatierte Eingabemöglichkeit für alle Buchungen, die in Zusammenhang mit der laufenden Finanz- und Geschäftsbuchführung oder der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung eines Unternehmens stehen. Der Vorteil der Buchungsmaske liegt zum einen in der strukturierten und damit weniger fehleranfälligen Erfassung von Geschäftsvorfällen, zum anderen auch in der Vielfalt der Möglichkeiten, die eingegebenen Daten im professionellen Kontext bestmöglich zu verwerten.

Der bedarfsgerechte Aufbau einer Buchungsmaske

Jedes Unternehmen ist anders strukturiert und benötigt eine Buchungsmaske, die die speziellen Bedürfnisse der Firma abdeckt. Das bedeutet, dass die Funktion der Buchungsmaske zwar für alle Unternehmen gleich ist, der Aufbau aber bedarfsgerecht gewählt werden kann und für ein sinnvolles und effizientes Arbeiten auch individualisiert sein muss.

Jede Buchungsmaske besteht aus unterschiedlichen Feldern, in denen die einzelnen Geschäftsvorfälle (nicht anders wie bei der konventionellen Buchhaltung über Belege) eingegeben werden. Grundsätzliche Felder, die eine Buchungsmaske enthalten sollte, sind die jeweils betroffenen Konten, die Höhe des finanziellen Werts, die Art des Geschäftsvorfalls sowie die Angabe, ob es sich bei einer finanziellen Transaktion um eine Einnahme oder eine Ausgabe handelt. Ein Beispiel hierfür wäre das Eintragen von Bürobedarf für eine bestimmte Kostenstelle in bestimmter Höhe. Die Angabe von Konten wäre grundsätzlich nicht zwingend notwendig. Sie ist jedoch unverzichtbar, wenn die Angaben, die in der entsprechenden Buchungsmaske gemacht werden, später in ein System für Buchführung beziehungsweise eine abschließende Vorbereitung der Bilanzerstellung übergeführt werden sollen.

Individuelle Konfigurationen

In vielen Bereichen der Buchungsmaske ist eine Einstellung individueller Optionen möglich. Dazu gehören die Möglichkeit, die Geschäftsvorfälle mit fortlaufenden Nummern zu belegen oder sich nach Eingabe der jeweils relevanten Kategorie die möglichen Steuersätze anzeigen zu lassen. Es ist weiterhin möglich, Beträge ohne Kommastellen einzugeben oder Belegnummernkreise sowie im Unternehmen verwendete Kostenstellen vorab schon zu hinterlegen, um anschließend Aufwand und Ertrag richtig zu verbuchen.

Bei der Konfiguration der Buchungsmaske auf Transparenz achten

Mit der Buchführung in einem Unternehmen verhält es sich wie mit einer privaten Steuererklärung auch: Alle Angaben, die getätigt und an die zuständigen Ämter übermittelt wurden, müssen auf Nachfrage mit gesicherten Belegen nachgewiesen werden können. Diese Transparenz, die durch eine solide Belegverwaltung für das prüfenden Gegenüber an den Tag gelegt wird, unterstützt selbstverständlich auch die Arbeit eventuell beauftragter Steuer- oder Unternehmensberater. Diese Nachvollziehbarkeit durch Beweisbarkeit gelingt umso leichter, wenn mithilfe der Buchungsmaske jedem relevanten Geschäftsvorfall gleich eine entsprechende Belegnummer zugeordnet wird.

Die Suche nach den jeweiligen Belegen ist wie die Buchung selbst von kurzer Dauer: Eine gute Software für Buchungsmasken bietet auch die Möglichkeit, die jeweiligen Belege rasch einzuscannen und eine schnelle Zuordnung zu ermöglichen.

Ebenfalls dem Stichwort Transparenz zuzuordnen ist die Möglichkeit, in der konfigurierten Buchungsmaske auch einen Buchungstext aufzunehmen. Dies kann in mehreren Fällen sehr hilfreich sein. Zum einen können Steuerprüfer leicht nachvollziehen, ob die Buchungen in Ihrem Unternehmen der Sache und der Höhe nach korrekt erfasst werden. Zum anderen dient diese Transparenz auch den im Rechnungswesen Ihres Unternehmens arbeitenden Mitarbeiter. Zum Beispiel im Rahmen einer Fehlersuche oder der Suche nach wegen zu höheren Kosteneffizienz im Unternehmen sind Buchungstexte eine wertvolle Unterstützung.

Hilfe für unerfahrene Mitarbeiter

Die Buchungsmaske ist aufgrund der Übersichtlichkeit in ihrer Strukturierung und der Möglichkeit, bestimmte Daten schon vorab zu hinterlegen, nicht nur eine spürbare Arbeitserleichterung für bewährte Kräfte im Rechnungswesen eines Unternehmens. Sie ist auch eine große Hilfe für Mitarbeiter, die in der Buchführung noch keine so große Erfahrung haben oder das System der Buchungssätze im Rahmen der Doppelten Buchführung erst neu kennengelernt haben.

Durch die vorgegebenen Felder wird wirkungsvoll erreicht, dass keine notwendigen Angaben rund um die vorzunehmenden Buchungen vergessen werden. Zudem ist es auch möglich, Standardtexte für bestimmte Buchungen oder relevante Steuersätze für die Geschäftsvorfälle im vornherein zu hinterlegen. Fehlerquellen werden durch diese Art der Optimierung ebenso reduziert wie der für die Buchungen benötigte Zeitaufwand.

Wichtige Elemente wie der jeweils einem Vorgang zugrundeliegende Betrag können nicht vergessen werden. Eine professionelle Buchungsmaske ermöglicht das Abschließen eines Buchungsvorganges nämlich in der Regel erst dann, wenn alle für die korrekte Erfassung relevanten Felder ausgefüllt wurden.

Buchhaltung im Stapelverfahren möglich

In nahezu jeder qualitativ hochwertigen Buchungsmaske gibt es auch die Möglichkeit der Stapelverarbeitung von Buchungen. Das bedeutet, dass in Einklang mit den aktuell geltenden steuerrechtlichen Vorschriften die Möglichkeit besteht, zusammengehörige Buchungen erst für einen vordefinierten Zeitraum zu erfassen, um sie dann anschließend gemeinsam abzuwickeln.

Typisch ist die Vorgehensweise bei allen Geschäftsvorfällen, die in Zusammenhang mit finanziellen Transaktionen oder dem Bankwesen stehen. So können im sogenannten Stapelbetrieb zum Beispiel alle eintreffenden oder hinausgehenden Rechnungen bis zu einer bestimmten Uhrzeit erst einmal in einer Zwischendatei gesammelt werden, bevor sie anschließend zum gewählten Zeitpunkt gemeinsam bearbeitet werden.

Mit lexoffice zur idealen Buchungsmaske

Natürlich können Sie sich eine Buchungsmaske auch von einem EDV-Spezialisten aufwendig anlegen und bei Änderungsbedarf jederzeit optimieren lassen. Einfacher ist der Weg zur unkomplizierten Buchung, wenn Sie sich eine Online-Buchhaltungs-Software wie lexoffice zulegen. Sie bietet Ihnen einen durchdachte Buchungsmaske, die Sie ganz nach den individuellen Bedürfnissen Ihrer Firma bedarfsgerecht anpassen können. Das erspart Zeit und Kosten und schafft Raum für die sinnvolle Verwendung freigewordener Kapazitäten bei Ihren Mitarbeitern.