Proformarechnung

Das Wichtigste in Kürze

Eine Proformarechnung dient hauptsächlich dazu, den Wert einer Warenlieferung für steuerliche Zwecke darzulegen, ohne eine Zahlungsaufforderung zu enthalten. Sie wird vor allem bei Geschenksendungen, Ersatzteillieferungen innerhalb der Garantiezeit und Lieferungen von Waren, die nicht zum Wiederverkauf bestimmt sind, verwendet. Sie wird auch häufig bei Geschäften mit Drittländern angewendet. Eine Proformarechnung kann auch als Vorabrechnung für Vorkassenzahlungen, als Ersatz für fehlende Originalrechnungen bei der Buchhaltung oder als Spendennachweis ausgestellt werden. Eine Proformarechnung sollte die gleichen Angaben wie eine normale Rechnung enthalten, jedoch den Hinweis „Proformarechnung“ und die Unterschrift und Stempel des Ausstellers. In der Buchhaltung dient die Proformarechnung als kreditorische und debitorische Rechnungsabgrenzung.

Proformarechnung Bedeutung

Der wesentliche Unterschied zwischen einer Proformarechnung und einer normalen Rechnung ist die Tatsache, dass in einer Proformarechnung in den meisten Fällen die Zahlungsaufforderung fehlt. Dies mag sich zunächst widersprüchlich anhören, macht in der Praxis aber durchaus Sinn. Der Form wegen verwenden wir daher die Bezeichnung „Beleg“.

Die Proformarechnung wird immer dann ausgestellt, wenn Sie den Wert für die Lieferung von Waren darlegen müssen, was meist für steuerliche Zwecke der Fall ist. Sie findet vor allem in folgenden Fällen Anwendung:

  • Geschenksendungen
  • Ersatzteillieferungen innerhalb der Garantiezeit
  • Lieferungen von Waren, die nicht zum Wiederverkauf bestimmt sind
  • Lieferung gegen Vorkasse
  • Musterlieferungen Anwendung

Sie wird besonders häufig bei Auslandsgeschäften mit Drittländern angefertigt und kann dort auch Exportrechnungen vorangestellt werden.

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Die Einsatzbereiche einer Proformarechnung

Handelsgeschäft mit Nicht-EU-Ländern

Als Händler oder Verkäufer unterliegen Sie auch dann einer Deklarationspflicht für den Export, wenn Sie zum Beispiel noch innerhalb der Garantiezeit einen Warenaustausch oder eine Ersatzteillieferung für ein schon bezahltes Produkt vornehmen.

Die Proformarechnung hat hier also die Aufgabe, den genauen Handelswert einer Warensendung bei der Zollanmeldung zu deklarieren, ohne den Empfänger zu einer Zahlung aufzufordern. Sie dient dazu, den zuständigen Behörden des Einfuhrlandes und auch dem Empfänger die Details der Warenlieferungen mitzuteilen.

Grundsätzlich ist die Proformarechnung stets für die Zollabwicklung beizulegen, allerdings werden keine Zollabgaben erhoben. Es ist auch nicht möglich, sie später noch in eine normale Rechnung umzuwandeln. Bitte beachten Sie, dass Sie bei einem Geschenk den Wert außen auf dem Paket (auf der Zoll-Selbstauskunft) vermerken.

Vorabrechnung bzw. Vorabkopie einer Originalrechnung

Der Empfänger erhält die Proformarechnung dann in diesem Fall bei Vorkassenzahlung vorab sowohl als eine Zahlungsaufforderung als auch als Auftragsbestätigung. Diese Art der Proformarechnung ist in der Geschäftswelt häufig zur Beantragung eines Akkreditivs üblich.

Kreditorische bzw. debitorische Rechnungsabgrenzung

Liegt Ihnen eine Rechnung beispielsweise nicht als Beleg vor, weil sie unter Umständen nicht periodengerecht zugestellt oder fakturiert wurde, und wird sie aber trotzdem zwingend für den Jahresabschluss benötigt, darf sie durch eine Proformarechnung ersetzt werden.

Der Form wegen können Sie also eine Buchung vornehmen, welche die entsprechende Bilanz beziehungsweise Gewinn-und-Verlust-Rechnung belastet. In der Folgeperiode kommt es dann zu einer Stornierung der Buchung. Statt einer Proformarechnung buchen Sie den Originalbeleg ein – das Ergebnis ist also im Endeffekt neutral.

Dies hat für die Buchhaltung demnach einen erheblichen Vorteil: Im System fällt sie nicht als offener Posten auf. Somit kann es auch nicht passieren, dass der Kunde womöglich versehentlich angemahnt wird, da er die Ware ja nicht bezahlt hat (und dies auch noch nicht soll). Sie bewirkt also weder beim Empfänger noch beim Aussteller eine tatsächliche Buchung.

Spenden

Die Spenden empfangende Organisation darf über den Betrag eine Proformarechnung als  Spendenquittung beziehungsweise als Zuwendungsbestätigung ausstellen, sofern sie von einem deutschen Finanzamt als gemeinnützig anerkannt wurde.

Einsatzbereiche einer Proformarechnung

Abb. 1: Proformarechnung Einsatzbereiche

Diese Angaben muss eine Proformarechnung enthalten

Proformarechnungen sollten im Prinzip dieselben Angaben wie Handelsrechnungen (also normale Rechnungen für den Außenhandel) enthalten. Der ausdrückliche Vermerk „Proformarechnung“ ist jedoch auf dem Dokument unbedingt erforderlich. WIr empfehlen Ihnen, neben dem deutschen Begriff auch die englischsprachige Übersetzung „Proforma-Invoice“ zu verwenden.

Darüber hinaus sind folgende Angaben auf einer Proformarechnung sinnvoll:

  • Die kompletten Daten (u.a. die Kontodaten) des Versenders
  • Name und Anschrift des Empfängers
  • Die Lieferanschrift (sofern diese von der Rechnungsanschrift abweicht)
  • Rechnungsnummer mit Ort und Datum
  • Hinweis der Proformarechnung
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer beziehungsweise die EORI-Nummer (Economic Operators‘ Registration and Identification) als Nachfolger der Zollnummer auf europäischer Ebene
  • Das Brutto- und Nettogewicht sowie das Herkunftsland
  • Sofern sich das Land des Ursprungs der Ware in der EU befindet, ist die Ursprungserklärung erforderlich.
  • Unterschrift und Stempel

Besonderheiten bei Mustersendungen

Wenn Sie Muster versenden möchten, sollten Sie in der Proformarechnung einen möglichst realistischen Warenwert angeben. Doch welche Güter kommen eigentlich als Muster in Frage?

In der Regel handelt es sich hier um Ware, die deutlich erkennbar nur zur Nutzung als Probe zur Verfügung gestellt wird und sich auch nur für diesen Zweck eignet. Falls eine Kennzeichnung als Muster aber nicht möglich ist, werden Produkte mit einer Höchstmenge von bis zu fünf Einheiten und einem Warenwert von maximal 50,00 Euro in der Regel als Mustersendung anerkannt. Details dazu können Sie in Art. 86 ff. der Zollbefreiungsverordnung nachlesen.

Wenn Sie keine realistischen Vorstellungen über den tatsächlichen Warenwert einer Sendung haben, sollten Sie es nach Möglichkeit vermeiden, den Wert in der Proformarechnung so stark herabzustufen, dass bestimmte Grenzen nicht überschritten werden. Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung fällt ein nicht korrekt angegebener Warenwert auf.

Die Proformarechnung in der Buchhaltung

Die Proformarechnung ist in der Buchhaltung eine kreditorische und debitorische Rechnungsabgrenzung. Konkret bedeutet das, dass die Proformarechnung eine Rechnung ersetzt, die noch nicht belegt wurde.

In der Buchhaltung dient sie dazu, einen Aufwand bereits buchen zu können, bevor die Rechnung vorliegt. Dafür muss der Rechnungsbetrag in der Proformarechnung und der späteren Rechnung übereinstimmen.

Die Proformarechnung hat in der Buchhaltung demnach die Funktion eines Eigenbelegs. Sie wird durch die richtige Rechnung ersetzt, sobald diese vorliegt.

Falschausstellungen haben böse Konsequenzen

Die falsche Ausstellung von Proformarechnungen kann sowohl zu bußgeldrechtlichen als auch zu strafrechtlichen Konsequenzen führen. Außerdem kann sie in Abhängigkeit vom Einzelfall entweder eine Zollschuld oder aber eine Haftungsschuld begründen.

Trotz der zahlreichen Pflichtangaben der Proformarechnung, die denen einer normalen Rechnung gleichen, darf eine Proformarechnung nicht in eine normale Rechnung umgewandelt werden. Dafür muss eine neue Rechnung ausgestellt werden.

FAQ zur Proformarechnung

1. Was ist der Unterschied zwischen einer Proformarechnung und einer normalen Rechnung?
Eine Proformarechnung enthält in der Regel keine Zahlungsaufforderung, während eine normale Rechnung dies enthält.

2. In welchen Fällen wird eine Proformarechnung ausgestellt?
Eine Proformarechnung wird unter anderem bei Geschenksendungen, Ersatzteillieferungen innerhalb der Garantiezeit, Lieferungen von Waren, die nicht zum Wiederverkauf bestimmt sind, Lieferungen gegen Vorkasse und Musterlieferungen verwendet.

3. Wann wird eine Proformarechnung im Handelsgeschäft mit Nicht-EU-Ländern verwendet?
Eine Proformarechnung wird verwendet, um den genauen Handelswert einer Warensendung bei der Zollanmeldung zu deklarieren, ohne den Empfänger zur Zahlung aufzufordern.

4. Wann wird eine Proformarechnung als Vorabrechnung einer Originalrechnung verwendet?
Eine Proformarechnung kann als Vorabrechnung einer Originalrechnung verwendet werden, wenn der Empfänger die Zahlung im Voraus leisten muss, z.B. bei Vorkassenzahlung.

5. Wie wird eine Proformarechnung in der Buchhaltung verwendet?
Eine Proformarechnung dient in der Buchhaltung als kreditorische und debitorische Rechnungsabgrenzung, um einen Aufwand buchen zu können, bevor die eigentliche Rechnung vorliegt. Sie wird durch die richtige Rechnung ersetzt, sobald diese vorhanden ist.

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