Proformarechnung

Zunächst einmal ist eine Proformarechnung nichts anderes als eine Rechnung. Doch es gibt einen wesentlichen Unterschied: In einer Proformarechnung fehlt in den meisten Fällen die Zahlungsaufforderung. Was sich nun vielleicht sehr widersprüchlich anhört, macht in der Praxis aber durchaus Sinn. Es handelt sich hier nämlich um einen Beleg der Form wegen.

Der wesentliche Unterschied zu einer normalen Rechnung ist die Tatsache, dass in einer Proformarechnung in den meisten Fällen die Zahlungsaufforderung fehlt. Dies mag sich zunächst widersprüchlich anhören, macht in der Praxis aber durchaus Sinn. Der Form wegen verwenden wir daher die Bezeichnung „Beleg“.

Die Proformarechnung wird immer dann ausgestellt, wenn Sie den Wert für die Lieferung von Waren darlegen müssen, was meist für steuerliche Zwecke der Fall ist. Sie findet vor allem in folgenden Fällen Anwendung:

  • Geschenksendungen
  • Ersatzteillieferungen innerhalb der Garantiezeit
  • Lieferungen von Waren, die nicht zum Wiederverkauf bestimmt sind
  • Lieferung gegen Vorkasse
  • Musterlieferungen Anwendung

Sie wird besonders häufig bei Auslandsgeschäften mit Nicht-EU-Ländern angefertigt.

Die Einsatzbereiche einer Proformarechnung

  1. Handelsgeschäft mit Nicht-EU-Ländern:

Als Händler oder Verkäufer unterliegen Sie auch dann einer Deklarationspflicht für den Export, wenn Sie zum Beispiel noch innerhalb der Garantiezeit einen Warenaustausch oder eine Ersatzteillieferung für ein schon bezahltes Produkt vornehmen. Die Proformarechnung hat hier also die Aufgabe, den genauen Handelswert einer Warensendung bei der Zollanmeldung zu deklarieren, ohne den Empfänger zu einer Zahlung aufzufordern. Sie dient dazu, den zuständigen Behörden des Einfuhrlandes und auch dem Empfänger die Details der Warenlieferungen mitzuteilen. Grundsätzlich ist die Proformarechnung stets für die Zollabwicklung beizulegen, allerdings werden keine Zollabgaben erhoben. Es ist auch nicht möglich, sie später noch in eine normale Rechnung umzuwandeln. Bitte beachten Sie, dass Sie bei einem Geschenk den Wert außen auf dem Paket (auf der Zoll-Selbstauskunft) vermerken.

  1. Vorabrechnung bzw. Vorabkopie einer Originalrechnung:

Der Empfänger erhält die Proformarechnung dann in diesem Fall bei Vorkassenzahlung vorab sowohl als eine Zahlungsaufforderung als auch als Auftragsbestätigung. Diese Art der Proformarechnung ist in der Geschäftswelt häufig zur Beantragung eines Akkreditivs üblich.

  1. Kreditorische bzw. debitorische Rechnungsabgrenzung:

Liegt Ihnen eine Rechnung beispielsweise nicht als Beleg vor, weil sie unter Umständen nicht periodengerecht zugestellt oder fakturiert wurde, und wird sie aber trotzdem zwingend für den Jahresabschluss benötigt, darf sie durch eine Proformarechnung ersetzt werden. Der Form wegen können Sie also eine Buchung vornehmen, welche die entsprechende Bilanz beziehungsweise Gewinn-und-Verlust-Rechnung belastet. In der Folgeperiode kommt es dann zu einer Stornierung der Buchung. Statt einer Proformarechnung buchen Sie den Originalbeleg ein – das Ergebnis ist also im Endeffekt neutral. Dies hat für die Buchhaltung demnach einen erheblichen Vorteil: Im System fällt sie nicht als offener Posten auf. Somit kann es auch nicht passieren, dass der Kunde womöglich versehentlich angemahnt wird, da er die Ware ja nicht bezahlt hat (und dies auch noch nicht soll). Sie bewirkt also weder beim Empfänger noch beim Aussteller eine tatsächliche Buchung.

  1. Spenden:

Die Spenden empfangende Organisation darf über den Betrag eine Proformarechnung als  Spendenquittung beziehungsweise als Zuwendungsbestätigung ausstellen, sofern sie von einem deutschen Finanzamt als gemeinnützig anerkannt wurde.

Diese Angaben muss eine Proformarechnung enthalten

Proformarechnungen sollten im Prinzip dieselben Angaben wie Handelsrechnungen (also normale Rechnungen für den Außenhandel) enthalten. Der ausdrückliche Vermerk „Proformarechnung“ ist jedoch auf dem Dokument unbedingt erforderlich. WIr empfehlen Ihnen, neben dem deutschen Begriff auch die englischsprachige Übersetzung „Proforma-Invoice“ zu verwenden.

Darüber hinaus sind folgende Angaben auf einer Proformarechnung sinnvoll:

  • Die kompletten Daten (u.a. die Kontodaten) des Versenders
  • Name und Anschrift des Empfängers
  • Die Lieferanschrift (sofern diese von der Rechnungsanschrift abweicht)
  • Rechnungsnummer mit Ort und Datum
  • Hinweis der Proformarechnung
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer beziehungsweise die EORI-Nummer (Economic Operators‘ Registration and Identification) als Nachfolger der Zollnummer auf europäischer Ebene
  • Das Brutto- und Nettogewicht sowie das Herkunftsland
  • Sofern sich das Land des Ursprungs der Ware in der EU befindet, ist die Ursprungserklärung erforderlich.
  • Unterschrift und Stempel

Besonderheiten bei Mustersendungen

Wenn Sie Muster versenden möchten, sollten Sie in der Proformarechnung einen möglichst realistischen Warenwert angeben. Doch welche Güter kommen eigentlich als Muster in Frage?

In der Regel handelt es sich hier um Ware, die deutlich erkennbar nur zur Nutzung als Probe zur Verfügung gestellt wird und sich auch nur für diesen Zweck eignet. Falls eine Kennzeichnung als Muster aber nicht möglich ist, werden Produkte mit einer Höchstmenge von bis zu fünf Einheiten und einem Warenwert von maximal 50,00 Euro in der Regel als Mustersendung anerkannt. Details dazu können Sie in Art. 86 ff. der Zollbefreiungsverordnung nachlesen.

Wenn Sie keine realistischen Vorstellungen über den tatsächlichen Warenwert einer Sendung haben, sollten Sie es nach Möglichkeit vermeiden, den Wert in der Proformarechnung so stark herabzustufen, dass bestimmte Grenzen nicht überschritten werden. Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung fällt ein nicht korrekt angegebener Warenwert auf.

Falschausstellungen haben böse Konsequenzen

Die falsche Ausstellung von Proformarechnungen kann sowohl zu bußgeldrechtlichen als auch zu strafrechtlichen Konsequenzen führen. Außerdem kann sie in Abhängigkeit vom Einzelfall entweder eine Zollschuld oder aber eine Haftungsschuld begründen.