Proformarechnung

Zunächst einmal ist eine Proformarechnung nichts anderes als eine Rechnung. Doch es gibt einen wesentlichen Unterschied: In einer Proformarechnung fehlt in den meisten Fällen die Zahlungsaufforderung. Was sich nun vielleicht sehr widersprüchlich anhört, macht in der Praxis aber durchaus Sinn. Es handelt sich hier nämlich um einen Beleg der Form wegen. Die Proformarechnung wird immer dann ausgestellt, wenn Sie den Wert für die Lieferung von Waren darlegen müssen, was meist für steuerliche Zwecke der Fall ist. Sie findet vor allem bei Geschenksendungen, Ersatzteillieferungen innerhalb der Garantiezeit, Lieferungen von Waren, die nicht zum Wiederverkauf bestimmt sind, bei Lieferung gegen Vorkasse sowie Musterlieferungen Anwendung … und wird besonders häufig bei Auslandsgeschäften mit Nicht-EU-Ländern angefertigt.

Die Einsatzbereiche einer Proformarechnung

In den meisten Fällen wird die Proformarechnung dann eingesetzt, wenn es um Handelsgeschäfte mit Ländern, die sich außerhalb der EU befinden, geht. Als Händler oder Verkäufer unterliegen Sie nämlich auch dann einer Deklarationspflicht für den Export, wenn Sie zum Beispiel noch innerhalb der Garantiezeit Ersatzteile für ein schon bezahltes Produkt liefern. Die Proformarechnung hat hier also die Aufgabe, den genauen Handelswert einer bestimmten Ware zu deklarieren, ohne den Empfänger zu einer Zahlung aufzufordern. Sie dient dazu, den zuständigen Behörden des Einfuhrlandes und auch dem Empfänger die Details der Warenlieferungen mitzuteilen. Grundsätzlich ist die Proformarechnung stets für die Zollabwicklung beizulegen, allerdings werden keine Zollabgaben erhoben. Es ist auch nicht möglich, sie später noch in eine normale Rechnung umzuwandeln.
Doch die Proformarechnung kennt auch noch andere Einsatzbereiche. So kann sie beispielsweise auch als Vorabkopie einer Originalrechnung ausgestellt werden. Der Empfänger erhält sie dann in diesem Fall bei Vorkassezahlung vorab als eine Zahlungsaufforderung. Diese Art der Proformarechnung ist in der Geschäftswelt häufig zur Beantragung eines Akkreditivs üblich.
Die Proformarechnung kann in der Buchhaltung zudem als kreditorische beziehungsweise debitorische Rechnungsabgrenzung genutzt werden. Liegt also eine Rechnung beispielsweise nicht als Beleg vor, weil sie unter Umständen nicht periodengerecht zugestellt oder fakturiert wurde, und wird sie aber trotzdem zwingend für den Jahresabschluss benötigt, darf sie durch eine Proformarechnung ersetzt werden. Der Form wegen wird also eine Buchung vorgenommen, die die entsprechende Bilanz beziehungsweise Gewinn-und-Verlust-Rechnung belastet. In der Folgeperiode kommt es dann zu einer Stornierung der Buchung. Nun wird der Originalbeleg eingebucht, das Ergebnis ist also im Endeffekt neutral. Die Proformarechnung hat für die Buchhaltung also einen erheblichen Vorteil: Im System fällt sie nicht als offener Posten auf. Somit kann es auch nicht passieren, dass der Kunde womöglich versehentlich angemahnt wird, da er die Ware ja nicht bezahlt hat (und dies auch noch nicht soll). Sie bewirkt also weder beim Empfänger noch beim Aussteller eine tatsächliche Buchung.
Auch bei einer Spende kann eine Proformarechnung ausgestellt werden. Die Spenden empfangende Organisation darf über den Betrag eine Spendenquittung beziehungsweise eine Zuwendungsbestätigung ausstellen, sofern sie von einem deutschen Finanzamt als gemeinnützig anerkannt wurde.

Diese Angaben muss eine Proformarechnung enthalten

Proformarechnungen sollten im Prinzip dieselben Angaben wie Handelsrechnungen für den Außenhandel enthalten. Der ausdrückliche Vermerk „Proformarechnung“ ist jedoch unbedingt erforderlich. Es ist zu empfehlen, neben dem deutschen Begriff auch die englischsprachige Übersetzung „Proforma-Invoice“ zu verwenden.
Darüber hinaus sind folgende Angaben sinnvoll:

  • Der Versender mit Name und Anschrift
  • Der Empfänger ebenfalls mit Name und Anschrift
  • Falls die Lieferanschrift von der Rechnungsanschrift abweicht, ist sie ebenfalls aufzuführen
  • Die Rechnungsnummer mit Ort und Datum
  • Die Umsatzsteueridentifikationsnummer beziehungsweise die EORI-Nummer (Economic Operators‘ Registration and Identification) als Nachfolger der Zollnummer auf europäischer Ebene
  • Das Brutto- und Nettogewicht sowie das Herkunftsland
  • Sofern sich das Land des Ursprungs der Ware in der EU befindet, ist die Ursprungserklärung erforderlich.
  • Unterschrift und Stempel

Besonderheiten bei Mustersendungen

Wenn Sie Muster versenden möchten, ist es wichtig, in der Proformarechnung einen möglichst realistischen Warenwert anzugeben. Oft stellt sich auch die Frage, welche Waren eigentlich als Muster in Betracht kommen. In der Regel handelt es sich hier um Ware, die deutlich erkennbar nur zur Nutzung als Probe zur Verfügung gestellt wird und sich auch nur für diesen Zweck eignet. Falls eine Kennzeichnung als Muster aber nicht möglich ist, werden Waren mit einer Höchstmenge von bis zu fünf Einheiten und einem Warenwert von maximal 50,00 Euro in der Regel als Mustersendung anerkannt. Details dazu können in Art. 86 ff. der Zollbefreiungsverordnung nachgelesen werden.
Wenn Sie keine realistischen Vorstellungen über den tatsächlichen Warenwert einer Sendung haben, sollten Sie es nach Möglichkeit vermeiden, den Wert in der Proformarechnung so stark herabzustufen, dass bestimmte Grenzen nicht überschritten werden. Spätestens bei der nächsten Betriebsprüfung fällt ein nicht korrekt angegebener Warenwert auf.

Falschausstellungen haben böse Konsequenzen

Die falsche Ausstellung von Proformarechnungen kann sowohl zu bußgeldrechtlichen als auch zu strafrechtlichen Konsequenzen führen. Außerdem kann sie in Abhängigkeit vom Einzelfall entweder eine Zollschuld oder aber eine Haftungsschuld begründen.