Forderungsmanagement

Der professionelle Umgang mit offenen Forderungen

Was ist Forderungsmanagement?

Das Forderungsmanagement ist ein Teilbereich des Rechnungswesens. Im Forderungsmanagement befasst man sich damit, offene Forderungen möglichst zügig einzufordern und auszugleichen. Begriff und Vorgehensweise stammen ursprünglich aus dem anglo-amerikanischen Raum, sind mittlerweile aber auch hierzulande weit verbreitet.

Ziel des Forderungsmanagements

Das Forderungsmanagement hat zum Ziel, Zahlungsausfälle so gering wie möglich zu halten. Zahlungsausfälle können insbesondere Freiberufler, Selbstständige und Kleinunternehmer stark belasten, da sie die Liquidität einschränken und möglicherweise dafür sorgen, dass man selbst zahlungsunfähig wird.

Eine Forderung entsteht dadurch, dass ein Unternehmen seine Dienstleistungen beziehungsweise Produkte nicht gegen Bargeld anbietet, sondern den Kund:innen das Zahlen auf Rechnung ermöglicht. Hiermit verbunden ist in der Regel ein bestimmtes Zahlungsziel.

Geht der offene Betrag nicht am Stichtag des Zahlungsziels auf dem eigenen Konto ein, entsteht eine offene Forderung.

Offene Forderungen managen

Um den Überblick über offene Forderungen zu behalten, müssen diese strategisch behandelt werden. Unternehmer müssen vorab die Schritte definieren, die zu unternehmen sind, wenn ein:e Kund:in in Zahlungsverzug gerät.

In der Regel wird der oder die Rechnungsempfänger:in im ersten Schritt an die Zahlungspflicht erinnert und ein gewisser Zeitraum vorgegeben, in welchem die Zahlung erledigen sollte. Die Festlegung bestimmter Zahlungskonditionen sollte bereits im Vorfeld erfolgen und möglichst für alle Kund:innen einheitlich gestaltet werden. Im Idealfall hält man die Zahlungsbedingungen in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen fest und gibt Interessenten so vorab einen Einblick in das Geschäftsprozedere.

Allerdings beginnt wirkungsvolles Forderungsmanagement nicht erst mit Zahlungserinnerungen, Mahnungen und dem Eintreiben offener Forderungen. Bereits im Vorfeld kann viel für die Vermeidung von Zahlungsausfällen getan werden. So ist es beispielsweise ratsam, die Bonität des Kaufinteressenten zu prüfen, bevor dieser Waren oder Dienstleistungen auf Rechnung erhält. Daneben gehören auch das Bestimmen von Zahlungskonditionen, die Debitorenbuchhaltung sowie Mahnungen und das Inkassowesen zum Forderungsmanagement.

Wichtigkeit für Unternehmen

Das Forderungsmanagement ist vor allem wichtig für die Verlässlichkeit von Zahlungseingängen. Offene Forderungen sollen innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens beglichen werden, damit eine Sicherheit besteht, dieses Eigenkapital zu bekommen und damit planen zu können.

Dafür, dass das funktioniert und auch im rechtlichen Rahmen bleibt, ist das Forderungsmanagement verantwortlich. Schließlich muss bei einem Zahlungsverzug reagiert und dabei die gesetzlichen Vorgaben geachtet werden.

Das Forderungsmanagement kümmert sich also darum, dass offene Forderungen gezahlt werden, indem es im gesetzlichen Rahmen Maßnahmen ergreift.

Dazu gehören:

  • die Ausstellung von Mahnungen
  • das Einleiten eines gerichtlichen Mahnverfahrens
  • die Buchung eines Inkassounternehmens
  • der Antrag auf einen Vollstreckungsbescheid

Zusätzlich hat das Forderungsmanagement noch diese Aufgaben und Wissen:

  • die Unterstützung des Risikomanagements
  • der Erhalt der Bonität des Unternehmens
  • standardisierte Vorgehensweisen bei einem Forderungsausfall
  • Kenntnisse über internationale Rechte, die zum Tragen kommen können

Forderungsmanagement Aufgaben

Die Aufgaben des Forderungsmanagements beschränken sich wie bereits beschrieben nicht rein auf die Erstellung von Forderungen. Der Aufgabenbereich ist vielfältiger:

Bonitätsprüfung

Bei der Bonitätsprüfung handelt es sich um eine präventive Maßnahme. Dabei wird die Bonität von potenziellen Kund:innen oder Geschäftspartner:innen geprüft, bevor erste Geschäfte eingeleitet werden.

Dabei ist das Forderungsmanagement auf externe Daten angewiesen, die über verschiedene Stellen eingeholt werden können:

  • das Portal über Insolvenzverfahren
  • Hausbank
  • Geschäftsberichte, Jahresabschlüsse, betriebswirtschaftliche Auswertungen
  • SCHUFA
  • IHK oder AHK
  • das elektronische Schuldnerverzeichnis
  • Bonitätsprüfung und Wirtschaftsauskunft durch professionelle Anbieter

Das Ziel der Bonitätsprüfung, sind Auskünfte über die Liquidität, die Umsätze und die Zahlungsweise zu erlangen.

Vertragsgestaltung

Durch die Vertragsgestaltung wird das Risiko von Forderungsausfällen minimiert. Das gelingt, indem direkt realistische Vereinbarungen getroffen werden.

Dazu gehören vor allem folgende Faktoren:

  • Preisumfang
  • Lieferungsumfang
  • Leistungsumfang
  • Zahlungskonditionen
  • Zahlungsbürgschaften, Eigentumsvorbehalte, Hypotheken etc.

Die Vereinbarungen müssen beweisbar sein. Das bedeutet, es muss ein schriftlicher Vertrag vorliegen oder zumindest unparteiische Zeugen die Vereinbarungen bestätigen können.

Rechnungsstellung

Bei der Rechnungsstellung ist es vor allem wichtig, dass das Forderungsmanagement die gesetzlichen Vorgaben für Rechnungen einhält. Das sind unter anderem Pflichtangaben, die in jeder Rechnung berücksichtigt werden müssen.

Dazu gehört beispielsweise auch die Angabe der Umsatzsteuer inklusive des Nettobetrags und des Bruttobetrags.

Die Pflichtangaben können leicht eingehalten werden, wenn man eine Rechnungsvorlage verwendet.

Zahlungsabwicklung

Im Rahmen der Zahlungsabwicklung werden Zahlungen überprüft und basierend darauf weitere Risikobeurteilungen erstellt. Dadurch werden die Bewertungen stetig aktualisiert. Schließlich kann ein:e Kund:in nach anfänglicher Zahlungssicherheit zukünftige Zahlungen schleifen lassen oder sogar zahlungsunfähig werden. Durch regelmäßige Prüfungen kann dann entsprechend rechtzeitig reagiert werden.

Mahnverfahren und Inkasso

Bei ausgefallen Forderungen muss das Forderungsmanagement reagieren. Das geschieht in der Regel mit Mahnungen. Auf lange Sicht kann es aber auch notwendig sein, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten.

Oder ein Inkassounternehmen wird beauftragt, um die Forderung einzutreiben. Das gehört auch zu den Aufgaben des Forderungsmanagements. Wenn gar nichts anderes mehr möglich ist, muss auch ein Vollstreckungsbescheid beantragt werden.

Informationsmanagement

Das Informationsmanagement gibt Aufschluss über den aktuellen Zustand des Debitorenmanagements und wie wirksam bestimmte Maßnahmen sind.

Außerdem gibt es Einblicke in die Risiken, die mit offenen Forderungen verbunden sind. Umgekehrt werden aber auch Potenziale erkannt, die mit Forderungen von Kund:innen verbunden sind und die Geschäftsbeziehung kann ausgebaut werden.

Vertragsgestaltung: Was sollte beachtet werden?

Bei der Vertragsgestaltung müssen Sie folgende Dinge beachten:

Informationen einholen

Bevor ein Vertrag aufgestellt wird, holt das Forderungsmanagement Informationen ein, die im Vertrag berücksichtigt werden.

Dazu gehört die bereits erwähnte Bonitätsprüfung, aber auch weiterführende Informationen über mögliche Kund:innen, wie deren Prozesse und Kaufverhalten.

Fälligkeitsvereinbarung

Die Fälligkeitsvereinbarung ist wichtig, damit überhaupt ein Zeitrahmen für eine Forderung besteht. Rein gesetzlich sind Forderungen aus Leistungen und Lieferungen sofort fällig. Allerdings wird Kund:innen für gewöhnlich ein größerer Zeitrahmen eingeräumt, um Forderungen zu begleichen. In den meisten Fällen sind das 14 Tage, es kann aber auch darüber hinaus gehen.

Die Fälligkeitsvereinbarung gibt vor, ab welchem Zeitpunkt eine Mahnung geschrieben werden kann. Wird die Fälligkeit überschritten, werden Maßnahmen eingeleitet.

Zahlungsbedingungen

Die Zahlungsbedingungen beziehen sich darauf, wie eine Forderung gezahlt werden muss. Das beinhaltet vor allem die Angabe eines Bankkontos, auf das der Betrag überwiesen werden soll.

Dazu gehören aber auch Regelungen über Skonto oder Rabatte. Außerdem werden weitere Möglichkeiten zur Zahlung im Rahmen der Zahlungsbedingungen angegeben. Das können beispielsweise Lastschriften, Kreditkarten oder auch Zahlungsdienste wie PayPal sein.

Forderungssicherung

Die Forderungssicherung bezieht sich nicht nur darauf, dass sichergestellt wird, dass Forderungen gezahlt werden. Es geht dabei auch um einzelne Faktoren, die mit der Forderung im Zusammenhang stehen.

Beispielsweise können im Rahmen der Forderungssicherung bestimmte Rechte für die Rechnungserstellung festgelegt werden. Dazu gehören die Möglichkeit, Vorabzahlungen anzusetzen oder auch das Einräumen von Ratenzahlungen.

Fazit

Das Forderungsmanagement ist ein wichtiger Bestandteil des Unternehmens. Nicht nur, kümmert es sich darum, dass offene Forderungen bezahlt werden, es legt auch die gesamte Grundlage für die Rechnungsstellung fest.

Die Aufgabenbereiche des Forderungsmanagements sind dabei vielfältiger, als auf den ersten Blick erkennbar. Neben dem Blick auf die offenen Forderungen muss auch die eigene Bonität im Auge behalten werden. Dazu kommt die Beschaffung von Informationen und Anpassungen, damit das Unternehmen solvent bleibt.

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