Konsignationslager
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Konsignationslager Definition
Ein Konsignationslager – oder kurz: Konsilager – ist ein Lager für Waren oder Teile, das von einem oder einer Lieferant:in stets aufgefüllt wird, damit zu möglichst jedem Zeitpunkt alle Teile und Waren für eine:n Abnehmer:in sofort verfügbar sind. Das Eigentum wechselt erst, sobald etwas aus dem Lagerbestand entnommen wird.
So funktioniert ein Konsignationslager
Ein Konsignationslager oder Konsilager wird meistens in der Nähe eines Unternehmens eingerichtet. In manchen Fällen steht es aber sogar direkt auf dem Gelände eines Unternehmens, denn im Gegensatz zu einem normalen Warenlager steht beim Konsignationslager schon im Vorfeld fest, wer die Ware bekommt.
Konsignant:innen – wie Lieferant:innen in diesem Fall genannt werden – lagern für die Konsignatoren – was in diesem Fall die Kund:innen sind – die Ware ein und sorgen dafür, dass sie stets zur Verfügung steht.
Konsignationslager haben also meistens einen zuvor festgelegten Bestand an Artikeln und Produkten, der direkt auf den oder die Kund:in ausgelegt ist. Ein Konsignationslager ist also im Grunde ein Zwischenlager, in dem ein dauerhafter Vorrat bestimmter Waren angelegt wird, damit diese auf Anfrage schnell lieferbar sind.
Der größte Vorteil eines Konsilagers ist die eingesparte Zeit. Dadurch, dass Artikel jederzeit zur Verfügung stehen, werden lange Warte- und Lieferzeiten vermieden. Außerdem müssen Sie nicht in einen eigenen Lagerbestand investieren. Das Risiko für Ihr Unternehmen ist also gering. Einzig die Bindung an ein Lieferunternehmen birgt die Gefahr, dass Sie bei Preiserhöhungen mehr für die Waren bezahlen als bei anderen Lieferant:innen.
Bei Lieferant:innen stehen Konsilager eher in der Kritik. Die stärkere Kund:innenbindung erkennen die Lieferunternehmen natürlich, aber sie tragen dafür auch das gesamte Risiko und die Kosten.
Abb. 1: Die Vor- und Nachteile eines Konsignationslagers
Wem gehört die Ware?
Alle Artikel, Produkte und jegliche Ware in einem Konsignationslager ist rechtliches Eigentum des ausliefernden Unternehmens. Erst durch eine Entnahme durch den oder die Kund:in geht das Eigentum zum anderen Unternehmen über.
Deshalb tragen Lieferant:innen auch die gesamten Kosten für die Lagerhaltung und Abschreibungen. Werden die Waren allerdings direkt auf dem Gelände des empfangenden Unternehmens gelagert, muss dieses die Lagerkosten übernehmen.
Die Ware bleibt aber in jedem Fall so lange im Besitz des Lieferunternehmens, bis sie dem Lager entnommen wurde.
In der Großindustrie gibt es zudem noch das sogenannte Lieferant:innen-Logistik-Zentrum. Dort betreiben mehrere Zulieferer:innen gemeinsam ein Konsignationslager für einen Großabnehmer. An den Regelungen zum Eigentum ändert das aber nichts. Die jeweiligen Lieferant:innen haben dann nur jeweils einen eigenen Warenbestand unter einem geteilten Dach.
Konsignationslager und Umsatzsteuer
Jede Entnahme aus einem Konsignationslager gilt als eine umsatzsteuerpflichtige Lieferung. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Ware zuvor in einem Konsignationslager beim Lieferunternehmen oder auf dem Firmengelände des Empfangsunternehmens gelagert wurde. Auch, ob es sich um eine Lieferung, eine Abholung oder eine schlichte Entnahme handelt, ist für die Umsatzsteuer irrelevant.
Konsilager im Ausland
Kompliziert wird es, wenn das Konsilager sich in einem anderen Land befindet als das Unternehmen, das dem Lager die Waren entnimmt. Grundsätzlich gelten immer die umsatzsteuerlichen Regelungen zum innergemeinschaftlichen Verbringen des Landes, in dem sich das Konsignationslager befindet. Das Unternehmen, das die Lieferung empfängt, muss hingegen eine Besteuerung des innergemeinschaftlichen Erwerbs durchführen.
Einige Länder innerhalb der EU haben aber eigene Regelungen eingeführt, die die umsatzsteuerlichen Gegebenheiten in solchen Fällen vereinfachen sollen. Das Problem ist natürlich, dass jede Regelung ein wenig anders ist und es somit ein wenig Expertise benötigt, um die Vereinfachungen auch richtig umzusetzen.
Konsignationslager Beispiele
Liefert beispielsweise ein deutsches Unternehmen Artikel aus einem Konsignationslager nach Italien, muss sich das deutsche Unternehmen in Italien nicht umsatzsteuerrechtlich registrieren. Allerdings gilt das nur, wenn die Jahresfrist gewahrt wird. Lagern die Teile darüber hinaus im Konsignationslager ein, kann Umsatzsteuer in Italien fällig werden. Lagern die Teile nach der Lieferung längere Zeit beim Unternehmen in Italien ein, kann es ebenfalls zur Umsatzsteuerpflicht kommen.
Liefert das Unternehmen aus Deutschland hingegen nach Spanien und errichtet dort ein Konsignationslager auf dem Kund:innenengelände, muss sich das deutsche Unternehmen als nicht-ansässiger Unternehmer registrieren. Dafür erhält das Unternehmen eine eigene, spanische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Diese benötigt das Unternehmen aus Deutschland für Proformarechnungen, die es für das Verbringen der Ware ausstellen muss.
Vierteljährlich muss das Unternehmen aus Deutschland die Lieferungen als innergemeinschaftlichen Erwerb in der Steuererklärung deklarieren. Zahlungsverpflichtungen entstehen dadurch aber keine. Die Ausgangsrechnung hingegen wird dem spanischen Unternehmen ohne Umsatzsteuer ausgestellt, da diese vom spanischen Unternehmen getragen wird.
Sie sehen also, Konsilager in verschiedenen Ländern bergen unterschiedliche Fallstricke, was die Steuergesetze angeht. Wir sind uns selbst nicht sicher, ob das gerade von Ihnen Gelesene noch aktuell ist oder es schon neue Vereinfachungen gibt. Fragen Sie am besten immer jemanden mit Erfahrung und Expertise. Eine einheitliche Regelung, die europaweit gültig ist, lässt nämlich auf sich warten.
Ein Konsignationslager einführen
Ob als Lieferant:in oder Abnehmer:in; wollen Sie ein Konsignationslager einführen, müssen Sie einige Faktoren beachten, damit der erfolgreiche Betrieb gewährleistet ist.
Zuerst müssen Sie die Artikel definieren, die im Konsilager eingelagert werden sollen. Meistens handelt es sich dabei um häufig benötigte Bauteile für die Produktion oder gängige Hilfs- und Betriebsstoffe.
Die Infrastruktur ist natürlich ein wichtiger Punkt. Ist genug Platz für ein Konsignationslager vorhanden? Ist es möglich, ein leistungsfähiges IT-System auf die Beine zu stellen, das die Lagerbestände und alle Entnahmen stets im Überblick behält? Sind alle Rahmenbedingungen erfüllt, um ein Konsilager zu errichten?
Im nächsten Schritt müssen Sie die Bestände der Waren und Artikel festlegen. Dazu gehören Meldebestände, ab deren Unterschreiten das Lager wieder aufgefüllt wird, und Höchstbestände, die nicht überschritten werden. Die richtige Kalkulation ist hier wichtig, um nicht in Engpässe zu geraten, aber auch nicht auf zu viel Material zu sitzen, das dann nicht genutzt wird.
Kosten-Nutzen-Analyse
Bevor das Konsignationslager eingeführt werden kann, müssen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse erstellen. Beziehen Sie dabei auch die sinkende Kapitalbindung durch die Bestandsreduzierung mit ein, wenn Sie das Unternehmen vertreten, das die Waren entnimmt. Sind Sie ein:e Lieferant:in, beachten Sie umgekehrt die höhere Kapitalbindung, da die Ware vorerst in Ihrem Eigentum bleibt.
An den Verhandlungen mit möglichen Lieferunternehmen sollten neben dem Einkauf immer auch Logistiker:innen teilnehmen. Es werden alle Fragen über Kapazitäten, Preise, Zeitpunkt des Eigentumsübergangs, Lieferungen, Rücknahmebedingungen, Mängel und die Festlegung der Rechnungsstellung verhandelt.
Kennzeichnung Konsilager
Konsignationsgüter sollten immer gut gekennzeichnet sein, damit Sie sie vom eigenen Lagerbestand unterscheiden können. Das gilt natürlich auch, wenn das Konsilager sich nicht auf Ihrem Firmengelände befindet. Der Sack Zement, der aus dem Konsignationslager kam, ist ohne Kennzeichnung auch nicht wiederzuerkennen, wenn er vorher nicht auf ihrem Firmengelände gelegen hat. Die Kennzeichnung übernimmt im besten Fall der oder die Lieferant:in. Im Normalfall reicht es, zum Beispiel gut sichtbar den Buchstaben „K“ auf den Waren aus dem Konsilager anzubringen.
Bei einer Entnahme aus dem Konsignationslager muss der oder die Kund:in den Vorgang mit einem Entnahmebeleg oder elektronisch durch einen Scan dokumentieren und an den oder die Lieferant:in melden. Die Belege sind die Grundlage für die spätere Rechnungsstellung.
Ein Konsignationslager bringt durch die ständige Verfügbarkeit wichtiger Artikel Vorteile, kann aber auch dafür sorgen, dass mehr gezahlt wird, als es der Fall sein müsste. Für Zulieferer ist vor allem die hohe Kundenbindung zu beachten, während die Kosten zuvor gut einkalkuliert werden sollten.