Kassenbericht

Der Kassenbericht für das Kassenbuch

Ein Kassenbericht dokumentiert alle Bareinnahmen und Barausgaben. Er ist wichtig für die ordnungsgemäße Führung eines Kassenbuches. Der Kassenbericht ist also ein Teil der Kassenführung. Diese muss immer korrekt durchgeführt werden, um Fehler und Probleme bei der Kassennachschau zu vermeiden. Wie die Kassenführung mit dem Kassenbericht verläuft, erfahren Sie in diesem Artikel.

Die Definition des Kassenberichts

Der Kassenbericht ist wichtig für das Kassenbuch. Im Kassenbericht werden sämtliche Ausgaben und Einnahmen, die in Bargeld vorgenommen werden, dokumentiert. Das Ergebnis des Kassenberichts wird Tageslosung genannt. Dabei handelt es sich um die Einnahmen eines Geschäftstages.

Ein Kassenbericht dokumentiert also immer die Bargeldgeschäfte eines Geschäftstages. Die rechtliche Grundlage stammt aus dem Steuerrecht. Vor allem das Umsatzsteuergesetz (UStG) und die Abgabenordnung (AO) sind hier hervorzuheben.

Laut dem UStG sind Unternehmer:innen dazu verpflichtet, Aufzeichnungen für die Feststellung der Steuer und die Grundlagen der Berechnung zu machen. Die AO gibt vor, dass Kasseneinnahmen und Kassenausgaben täglich festgehalten werden müssen.

Wichtig ist dabei zwischen Kassenberichten und dem Kassenbuch zu unterscheiden. Der Kassenbericht ist ein Teil des Kassenbuches, ersetzt dieses aber nicht. Ein Kassenbericht ist die Grundlage für die Eintragungen in das Kassenbuch.

Während der Kassenbericht die Tageslosung anzeigt, die sich aus den Bareinnahmen und -ausgaben ergibt, dokumentiert das Kassenbuch die Geschäftsvorfälle.

Eine Ausnahme bildet die offene Ladenkasse. Sie sind auch als Bar-Kassen oder Schubladenkassen bekannt. Dabei handelt es sich um schlichte Kassen, mit einzelnen Fächern ohne technische Unterstützung. Man findet sie vor allem im Kiosk oder Boutiquen, also kleineren Einzelhandelsgeschäften.

Wird eine offene Ladenkasse verwendet, dürfen die einzelnen Kassenberichte das Kassenbuch ersetzen. Aber auch hier ist die tägliche Dokumentation verpflichtend und auch der Wechselgeldbestand muss erfasst werden.

Der Saldo in einem Kassenbuch muss immer positiv sein und wird als Aktivposten im Umlaufvermögen ausgewiesen.

Dann muss ein Kassenbericht erstellt werden

Ein Kassenbuch muss von allen Selbstständigen, Unternehmer:innen, Gewerbetreibenden, Land- und Forstwirt:innen geführt werden, die der Bilanzierungspflicht unterliegen. Das bedeutet aber nicht automatisch, dass man auch Kassenberichte erstellen muss.

Wer Kassenberichte erstellen muss, hängt zum einen von der gewählten Rechtsform ab, zum anderen innerhalb der gewählten Rechtsform aber auch noch von unterschiedlichen Faktoren.

Grundsätzlich gilt, dass nur dann Kassenberichte erstellt werden müssen, wenn Geschäfte mit Bargeldeinnahmen oder Bargeldausgaben getätigt werden. In dem Fall muss auch ein Kassenbuch geführt werden. Finden keinerlei Bargeldgeschäfte statt, kann auf beides verzichtet werden. Die Kassenberichtpflicht ergibt sich aber automatisch, sobald eine Ladenkasse oder Registrierkasse vorhanden ist.

Ein modernes Beispiel für Geschäfte, die keine Kassenberichte erstellen und auch kein Kassenbuch führen müssen, sind Online-Shops. Diese haben zwar das tägliche Geschäft mit Einnahmen und Ausgaben, aber das findet komplett ohne Bargeld statt.

Darüber hinaus gelten folgende Regelungen für die Führung von Kassenbüchern und die Erstellung von Kassenberichten:

Freiberufler:innen müssen keine Kassenberichte erstellen. Sie unterliegen grundsätzlich keiner Buchführungspflicht. Das gilt auch, wenn sie Bargeschäfte tätigen. Einer Nachweispflicht unterliegen sie aber trotzdem. Dafür kann freiwillig ein Kassenbuch geführt werden, wenn beispielsweise viele Bargeschäfte abgewickelt werden.

Gewerbetreibende müssen Kassenberichte erstellen, es sei denn, ihr Gewinn liegt unter 60.000,00 Euro und der Jahresumsatz unter 600.000,00 Euro.

Gesellschaften wie die GmbH oder die AG müssen Kassenberichte erstellen. Ausgenommen sind die Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) und die Partnergesellschaft (PartG). Wenn für diese eine Bilanzierungspflicht besteht, müssen aber auch Kassenberichte erstellt werden.

In der Land- und Forstwirtschaft müssen ebenfalls Kassenberichte erstellt werden. Das gilt, sobald wie bei den Gewerbetreibenden die Gewinn- und Umsatzgrenze von 60.000,00 Euro bzw. 600.000,00 Euro überschritten wurde. Ausnahme ist, wenn die Nutzungsfläche weniger als 25.000,00 Euro wert ist.

Pflichten im Kassenbericht

Wie bereits erwähnt liefern vor allem das UStG und die AO die Vorgaben für den Kassenbericht. Diese Vorgaben enthalten einige Pflichten, die im Zusammenhang mit dem Kassenbericht unbedingt eingehalten werden müssen.

Laut der AO muss der Kassenbericht täglich erstellt werden, das ist allerdings keine Pflicht, sondern eine Empfehlung, die dafür sorgen soll, dass alle Einnahmen und Ausgaben auch tatsächlich korrekt erfasst werden.

Das bedeutet, dass das Gesetz hier einen gewissen Spielraum für die Erstellung des Kassenberichts lässt. Wenn es sich bei den Kassengeschäften eines Unternehmens nicht um tägliche und routinierte Geschäfte handelt, kann auf den Kassenbericht verzichtet werden. Das gilt auch, wenn besondere Umstände die Buchung am selben Tag verhindern.

Dieser Spielraum ist aber reine Auslegungssache und kann im schlechtesten Fall zu Problemen mit dem Finanzamt führen, deshalb ist es immer die schlauere Variante, den Kassenbericht täglich zu erstellen. Abseits dieses Spielraums müssen Unternehmen das ohnehin tun.

Für Kassenberichte gilt eine Aufbewahrungsfrist von mindestens 10 Jahren. Sie fallen unter die Aufzeichnungen als Buchungsbelege und unterliegen daher dieser Pflicht. Das gilt auch für alle anderen Belege im Zusammenhang mit Bargeschäften. Es ist beispielsweise auch sinnvoll, etwaige Notizzettel aufzubewahren, die Fehler in der Kassenführung korrigieren oder Kassenzettel und Bons bereitliegen zu haben, falls das Finanzamt mal nach Belegen fragen sollte.

Innerhalb des Kassenberichts gibt es zudem einige Pflichtangaben, die beachtet werden müssen. Diese beziehen sich größtenteils auf die Zuordnung des jeweiligen Kassenberichts. Diese Pflichtangaben müssen im Kassenbericht stehen:

  • Datum
  • Fortlaufende Nummer
  • Die Ausgaben des laufenden Tages als Nettobetrag und Angabe der Vorsteuer in % und Euro
  • Der Kassenbestand des Vortages (um diesen vom Kassenbericht abzuziehen)
  • Der Kasseneingang
  • Die Bareinnahmen bzw. Tageslosung
  • Unterschrift des Erstellers oder der Erstellerin des Kassenberichts

Die Ausgaben beziehen sich auf alle Bargeschäfte. Das können Wareneinkäufe oder -nebenkosten sein, aber auch Geschäftsausgaben oder Privatentnahmen. Für eine Privatentnahme muss immer ein Eigenbeleg ausgestellt werden.

Einen Kassenbericht ausfüllen

Um einen Kassenbericht auszufüllen bzw. zu erstellen sind im Grunde nur zwei Schritte notwendig:

Zuerst muss der Kassenbestand gezählt werden. Das wird in der Regel anhand eines Zählprotokolls gemacht.

Dann wird das Ergebnis des Kassenberichts und somit die Tageslosung ermittelt.

Diese Vorgänge gehen für gewöhnlich schnell in die Routine über.

Das Zählprotokoll, um den Kassenbestand zu berechnen

Das Zählprotokoll gilt als Nachweis für eine korrekte Kassenführung. Aus dem Zählprotokoll geht eindeutig hervor, wie sich der Kassenbestand zusammensetzt. Es ist also der Beleg für den täglichen Kassenbestand. Damit unterliegt es auch der Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

Die Art der Kasse spielt für das Zählprotokoll keine Rolle. Mit ihm wird der Kasseninhalt nach Kassenschluss aufgezeichnet.

Dabei wird zwischen Münzgeld und Papiergeld unterschieden. Die Münzen und die Scheine werden also voneinander getrennt.

Bei einem Zählprotokoll wird der Kassenbestand auf den Cent genau gezählt und im Protokoll festgehalten. Sind die Geldbestände hoch, darf auch eine Geldzählmaschine verwendet werden.

Das Zählprotokoll listet die einzelnen Geldbeträge auf. Das kann am besten in absteigender Folge vorgenommen werden. Also vom wertvollsten zum kleinsten Betrag. Es muss im Zählprotokoll aber nur vermerkt werden, was sich tatsächlich in der Kasse befindet. Die Wahrscheinlichkeit, dass sich darin ein 500-Euro-Schein befindet, ist niedrig. Ist keiner vorhanden, muss er auch nicht extra ausgewiesen werden.

Übrigens sind 500-Euro-Scheine trotz der Einstellung im Jahr 2018 weiterhin ein legitimes Zahlungsmittel und müssen akzeptiert werden. Vielleicht landet also doch mal einer in Ihrer Kasse.

Ein Beispiel für ein Zählprotokoll kann so aussehen:

Scheine Stück Betrag
5 Euro 3 15,00 Euro
10 Euro 2 20,00 Euro
20 Euro 1 20,00 Euro
50,00 Euro 2 100,00 Euro
100,00 Euro 1 100,00 Euro
Münzen
1 Cent 42 0,42 Euro
2 Cent 23 0,46 Euro
5 Cent 20 1,00 Euro
1 Euro 23 23,00 Euro
2 Euro 18 36,00 Euro
Kassenbestand 310,88 Euro

 

Das Zählprotokoll muss immer mit dem aktuellen Datum versehen und von der Person unterschrieben werden, die die Kasse gezählt hat.

Die Tageslosung ermitteln

Mit dem Zählprotokoll haben wir den Kassenbestand bereits berechnet. Wir brauchen aber noch das Ergebnis des Kassenberichts, also die Tageslosung. Schließlich ist der Kassenbestand nicht nur von einem Tag und wir wissen noch nicht, wie viel Geld heute ein- und ausgegangen ist.

Dafür wird eine Berechnungsformel angewendet, für den das Zählprotokoll die Basis bildet:

Kassenbestand laut dem Zählprotokoll
Einlagen vom Tagesbeginn
+ private Entnahmen und sonstige Ausgaben
– Kassenbestand am Tagesbeginn
= Tageslosung

Machen wir das an einem Beispiel deutlicher:

Das Zählprotokoll wurde bereits erstellt. Wir wissen, dass sich in der Kasse am Tagesende 310,88 Euro befinden.

Jetzt müssen wir mit dieser Basis die Tageslosung berechnen. Dafür schauen wir in den Kassenbericht und stellen folgendes fest:

  • die Einlagen vom Tagesbeginn betrugen 150,00 Euro
  • für einen privaten Zweck wurden 50,00 Euro aus der Kasse genommen und mit einem Eigenbeleg vermerkt
  • der Kassenbestand am Anfang des Tages betrug 100,00 Euro

Daraus ergibt sich folgende Berechnung:

310,88 Kassenbestand laut dem Zählprotokoll
– 150,00 Euro Einlagen vom Tagesbeginn
+ 50,00 Euro private Entnahmen
– 100,00 Euro Kassenbestand am Tagesbeginn
= 110,88 Euro Tageslosung

Bei dieser Form der Berechnung handelt es sich um den sogenannten retrograden Kassenbericht. Es gibt auch den progressiven Kassenbericht, bei dem genau andersherum gerechnet wird. Er dient der Überprüfung des Ergebnisses.

Wichtig ist hier, dass ein negatives Ergebnis nicht möglich ist. Eine Kasse enthält entweder Geld oder sie enthält kein Geld. Ein Betrag unter 0,00 Euro ist also schlicht nicht möglich. In dem Fall wäre die Berechnung falsch.

Die Kassennachschau

Die sogenannte Kassennachschau gibt es noch nicht lange. Sie wurde im Jahr 2018 eingeführt. Dabei handelt es sich um eine unangekündigte Kontrolle der Kassenführung. Die Kassennachschau darf bei jedem von Mitarbeiter:innen des Finanzamts vorgenommen werden.

Bei der Kassennachschau wird vor allem überprüft, ob Kassensysteme manipuliert wurden. Das hat Steuernachzahlungen zufolge, die auf reinen Schätzungen des Finanzamts basieren.

In schlimmen Fällen können aber auch Geldstrafen verhängt werden, die bis zu einem Betrag von 25.000,00 Euro reichen können.

Es muss sich dabei auch nicht um eine bewusste Manipulation handeln. Es reichen auch einfache Fehler in der Kassenführung, die schon zu Problemen führen können. Das kann zum Beispiel sein, dass die Einzelaufzeichnungspflicht vergessen wird oder die Kassenbons nicht nummeriert sind.

Um Fehler zu vermeiden, bietet es sich immer an, eine finanzkonforme Registrierkasse zu verwenden. Die ist allerdings nicht ganz günstig. Alternativ kann eine kurze Checkliste dabei helfen, die typischen Fehler in der Kassenführung zu vermeiden. Das sind diese:

  • den täglichen Bericht vergessen und dadurch ein uneinheitliches Schriftbild entwickelt, durch das der Eindruck entsteht, dass die Berichte an einem Stück nachgeholt wurden
  • den Kasseninhalt nicht genau gezählt und dadurch häufig glatte Euro-Beträge als Ergebnis, was eher unwahrscheinlich ist
  • die progressive Methode für die Berechnung verwendet und dadurch ein falsches Ergebnis erhalten
  • nicht täglich die Kassenbestände gezählt und dadurch nicht auf dem aktuellen Stand, wenn eine spontane Prüfung stattfindet
  • die Kassenberichte nicht ordentlich aufbewahrt und dadurch welche verlegt oder verloren

Eine Checkliste könnte also so aussehen:

  • täglicher Bericht
  • Kasseninhalt auf den Cent genau zählen
  • Tageslosung mit der retrograden Methode ermitteln
  • Kassenbericht ins Kassenbuch übertragen
  • Kassenbericht abheften

Mit diesem Ablauf sind Sie auf einer recht sicheren Seite, falls unangekündigt ein:e Mitarbeiter:in des Finanzamtes Ihren Laden betritt.