Moderationstechnik

Moderationstechniken für Ihr Unternehmen

Unter Moderation versteht man eine Methode, die bei gemeinsamen Arbeiten in Gruppen angewandt wird. Durch Moderationstechniken soll der Fokus auf das gemeinsame, kreative Ziel gerichtet werden. Jede:r Gruppentrainer:in sollte Moderationstechniken beherrschen.

Die Definition von Moderation

Den Begriff Moderation kennen die meisten Menschen eher aus dem Fernsehen. Dort ist ein:e Moderator:in die Person, die sich durch Recherche zu einem Thema auf eine Show vorbereitet und anschließend durch die Show führt.

Tatsächlich ist die Moderation in Workshops oder Gruppenarbeiten gar nicht so anders als im Fernsehen. Auch hier muss sich der oder die Moderator:in vorbereiten, den Workshop oder die Gruppenarbeit planen und anschließend durch eine gekonnte Führung dafür sorgen, dass es zu einem Erfolg wird.

Entwickelt wurde die Moderation Ende der 1960er Jahre. Das Ziel war es, kreative Prozesse wie die Planung oder Strategiefindung als Team gemeinsam zu gestalten und zu visualisieren. Die Moderation zielt darauf ab, individuelle Ansätze hervorzubringen und jedes Teammitglied in den Prozess mit einzubeziehen.

Moderationstechniken sind weder wissenschaftlich noch in sich geschlossen. Es geht eher darum, durch unterschiedliche Methoden zu erreichen, dass sich alle Parteien auf ein gemeinsames Ziel fokussieren. Die Vorgehensweisen können dabei stark variieren, wobei es ein paar etablierte Methoden gibt.

Moderationstechniken werden auf Kongressen, in Workshops, Gruppenarbeiten, Seminaren, Besprechungen, Tagungen, Meetings, Schulen, im Projekt- und Qualitätsmanagement, der Organisationsentwicklung und der Pädagogik angewandt.

Aufgaben eines Moderators oder einer Moderatorin

Fortschrittsorientierte Unternehmen nutzen Moderationstechniken, weil sich dadurch Wettbewerbsvorteile ergeben können. Die Synergieeffekte zwischen den Kenntnissen der eigenen Mitarbeiter:innen und den Kenntnissen über die eigenen Ressourcen haben in der Regel einen positiven Einfluss.

Deshalb werden Moderationstechniken vor allem dann genutzt, wenn:

  • das Fachwissen verschiedener Funktionsbereiche gebündelt werden soll
  • Problemstellung und -lösung mehrere Kostenstellenbereiche betreffen
  • unterschiedliche Meinungen zwischen Fachleuten bestehen
  • verschiedene Funktionsbereiche gemeinsam an einem Planungsprozess arbeiten müssen
  • Planungsunterlagen veröffentlicht werden müssen
  • mehrere Alternativen und Lösungsvorschläge erarbeitet werden sollen
  • ein Engpassproblemlösungsvorschlag in relativ kurzer Zeit formuliert werden muss
  • ein komplexes Problem sich nicht durch eine eindimensionale Vorgehensweise lösen lässt
  • Konferenzen mit praktisch anwendbaren Ergebnissen enden sollen

In seltenen Fällen können auch mehrere Punkte dieser Liste gleichzeitig zutreffen. Probleme haben oft mehrere Ursachen und betreffen verschiedene Bereiche, die dementsprechend zusammen an einer Lösung arbeiten müssen.

Moderationsmethoden / Moderationstechniken Beispiele und Moderations-Hilfsmittel

Bevor ein moderierter Workshop beginnt, wird in einer Vorbereitungsphase festgelegt, welche Ziele erreicht und wie viel Zeit dafür aufgewendet werden soll. In dem Zusammenhang wird auch die Spannweite der möglichen Ergebnisse abgeschätzt oder festgelegt. Dabei wird entschieden, ob ein ganzer Aufgabenkatalog, mehrere Alternativkonzepte, konkrete Arbeitsanweisungen oder nur ein einzelner Lösungsvorschlag für ein Problem erarbeitet werden soll.

Die Vorarbeit ist wichtig, um die Tiefe der Teamarbeit, die zeitliche Länge und die nötigen Hilfsmittel zu bestimmen, die zur Umsetzung des Ziels erforderlich sind.

Die Hilfsmittel beziehen sich meistens auf die einzelnen Moderationsmethoden. Dazu gehören unter anderem:

Die Pinnwand-Moderation

Diese Methode ist auch als Metaplan-Methode bekannt. Dabei werden Moderationskarten mit Fragen und Thesen von allen Teilnehmer:innen erstellt. Diese Karten werden dann in Themengruppen eingeteilt und an einer Pinnwand befestigt, wo sie in Relation zueinander gesetzt werden.

Die einzelnen Themengruppen nehmen dabei Bezug aufeinander, indem sie beispielsweise als Mindmap angeordnet werden, und so werden nach und nach die Fragen auf den Moderationskarten beantwortet, um das Ziel des Workshops zu erreichen.

Die Flipchart-Moderation

Bei der Flipchart-Moderation kann man ähnlich vorgehen wie bei der Pinnwandmoderation. Allerdings hat das Flipchart den Nachteil, dass sich darauf Geschriebenes nicht einfach neu anordnen lässt.

Flipcharts werden deshalb meistens für To-do-Listen oder Tagesprogramme benutzt.

Die Online-Moderation

Es gibt auch die Möglichkeit, moderierte Meetings und Workshops online abzuhalten. Dabei kommt ein elektronisches Meeting-System (EMS) zum Einsatz, das den Teilnehmenden auf elektronischem Weg die Mittel zur Verfügung stellt, die es in einem moderierten Workshop vor Ort auch gäbe.

Das EMS steuert ein:e Moderator:in und sorgt so dafür, dass der Workshop zu einem Erfolg wird.

Abgesehen von der Online-Variante ist eine Voraussetzung für die Veranstaltung eines moderierten Workshops natürlich ein Raum, der den nötigen Platz bietet. Tische und Stühle sollten verschiebbar sein und der Moderation sollte die Möglichkeit eingeräumt werden, den Raum dem Zweck entsprechend umzugestalten.

Das Zeitmanagement ist ein entscheidender Faktor bei moderierten Workshops. Produktivität und Kreativität unterliegen gewissen zeitlichen Einschränkungen: Ist der Workshop zu kurz, wird kaum ein Ergebnis entstehen. Ist er zu lang, führt das irgendwann nur noch zu Erschöpfung der Teilnehmer:innen, statt zu kreativen Ergüssen.

Bei komplexen Problemstellungen darf ein Workshop ruhig auch mal drei Tage dauern, um anwendbare Ergebnisse zu erzielen. Auch bei weniger komplexen Themen sollten die Zeiteinheiten niemals unter zwei bis vier Stunden liegen, damit sich eine Gruppenarbeit entfalten kann.

Der Ablauf eines moderierten Workshops: Moderationstechniken Übersicht

Im Ablauf gibt es natürlich immer Variationen, aber wir wollen Ihnen hier einen methodischen Ablauf erläutern. Je mehr Parteien an der Planung beteiligt sind, desto wichtiger ist es, dass sich alle an den Ablauf halten und ihren Teil dazu beitragen, dass das Ziel innerhalb der vorgegebenen Zeit erreicht wird.

Das Warm-Up

Die Aufwärmphase kann auch als Kennenlernphase bezeichnet werden. Hier stellen sich die Parteien untereinander vor und lernen sich kennen. Dadurch können sich die verschiedenen Charaktere besser aufeinander einstimmen.
Die Aufgabe der Moderation ist zu Beginn erstmal, die Teilnehmer:innen auf das gemeinsame Ziel einzustellen.

Die Regeln erklären

Nach der Aufwärmphase erklärt der oder die Moderator:in die „Spielregeln“ des moderierten Workshops. Dazu gehört unter anderem ein Hinweis darauf, welche Verhaltensweisen nicht erwünscht sind und wie die Zusammenarbeit im besten Fall aussehen sollte.

Herrscht Übereinstimmung zu den Regeln, erläutert die Moderation den Teilnehmer:innen die festgelegten Ziele. Dazu gehört auch, dass der zeitliche Ablauf erklärt wird, damit die Teilnehmer:innen wissen, wie viel Zeit sie sich für die unterschiedlichen Aufgaben nehmen dürfen.

Je nach Auslegung der erwünschten Ergebnisse des Workshops kann der oder die Moderator:in die Ziele auf visuelle Weise vorstellen. In den meisten Fällen sind die Ziele und Ergebnisse aber nicht allzu eng gefasst und so nicht visuell darstellbar. Zu eng gefasste Zielen beschränken den Ideen-Horizont und die Kreativität der Teilnehmer:innen. Deshalb sollten lieber weiter gefasste Ziele als eine schöne, visuelle Präsentation entwickelt werden.

Erläuterung der Problemstellung

Dann beginnt die tatsächliche Arbeit mit und in der Gruppe. Die Moderation stellt schriftlich die Probleme vor und erläutert dazu fachliche Hinweise, die für die Lösung wichtig sind.

An dieser Stelle muss der oder die Moderator:in auch Fragen beantworten und Auskunft zu allen wichtigen Faktoren geben. So wird verhindert, dass es später zu Missverständnissen kommt oder ständig Dinge hinterfragt werden.

Die erste Ideenfindung

Diese Phase lässt die Teilnehmer:innen aktiv werden. Sie müssen ihre eigenen Ideen einbringen. Die Moderation formuliert dafür meistens eine Frage, die das Ziel möglichst weit abdeckt. Diese Frage kann zum Beispiel in die Mitte der Pinnwand gesteckt werden.

Die Teilnehmer:innen schreiben ihre Ideen auf Karten und diese können dann um die Frage herum platziert werden, um eine erste Übersicht zu erhalten.

Es ist wichtig, dass alle Ideen visuell festgehalten – also auf Karten geschrieben – werden. Die Teilnehmer:innen sollen die Ideen aller anderen sehen. Daraus können neue oder erweiterte Ideen entstehen oder Assoziationen gebildet werden. Die Vorschläge werden sortiert und gegebenenfalls auch bewertet.

Ideen, die später verworfen werden, dürfen entfernt werden, damit sie keinen Platz im Raum und in den Köpfen der Teilnehmer:innen wegnehmen.

Bei der Ideenfindung können auch unterstützende Techniken wie das Brainstorming, Brainwriting oder die 635-Methode zum Einsatz kommen.

Sowohl die Moderation als auch die Teilnehmer:innen sind an dieser Stelle gefragt, die eigene Kreativität und die der anderen Beteiligten zu unterstützen. Abwertende Phrasen wie „Geht nicht“ oder „Das ist Unsinn“ in Bezug auf die Ideen anderer haben hier nichts zu suchen.

Deshalb werden auch vorerst alle Karten mit allen Ideen aufgehängt, auch wenn Dopplungen dabei sind. Zusammengefasst wird später.
Eine Kreativphase dauert in der Regel um die 15 Minuten.

Die Bewertung

Eine Bewertung der einzelnen Ideen folgt einem Schema. Das kann natürlich in manchen Punkten abweichen, aber im Grunde sieht der Ablauf ungefähr so aus:

Der oder die Moderator:in liest die Karten einzeln vor und sortiert sie an der Pinnwand. Die Teilnehmer:innen können mitentscheiden, welche Karten zueinander passen und die Anordnung mitgestalten. Die Karten werden anschließend in Gruppen aufgeteilt und diese Gruppen benannt.

Die Moderation legt dann aus den Gruppen und den Bewertungen heraus eine Reihenfolge für das weitere Vorgehen fest. Dazu bildet sie basierend auf den Kartengruppen Teilprobleme und Fragen, die anschließend von den Teilnehmer:innen bearbeitet werden müssen.

Kleingruppenarbeit

Dafür werden die Teilnehmer:innen in Kleingruppen aufgeteilt. Das kann durch freiwillige Bildung passieren oder die Gruppen werden nach Fachkenntnis bzw. Abteilungen aufgeteilt. Hier ist auch die Vorarbeit der Moderation entscheidend. Beziehen sich die Teilprobleme bzw. Fragen auf spezifische Fachgebiete, ergibt eine Aufteilung nach Fachkenntnissen durchaus Sinn, damit jede Fachgruppe eine für sie passende Aufgabe gestellt bekommt.

Für die Kleingruppenarbeit besteht in der Regel ein Zeitplan, der ungefähr so aussieht:

  • 5 bis 10 Minuten: Besprechung des Problems
  • 10 bis 15 Minuten: Ideen sammeln
  • 10 bis 20 Minuten: Clusterbildung und Bewertung
  • 10 bis 20 Minuten: Präsentationsvorbereitung

Ist die Zeit verstrichen, präsentieren die Gruppen ihre Ergebnisse den anderen Teilnehmer:innen. Dabei erläutern sie, wie sie zu den Ergebnissen gekommen sind und welche Ideen sie eventuell verworfen haben.

Die anderen Teilnehmer:innen schreiben ihre Gedanken während einer Präsentation auf Karten, damit hinterher diskutiert werden kann.

Anschließend wiederholen sich die Schritte. Für die nächste Kleingruppenphase können neue Gruppen gebildet werden. Durch weitere Gruppenarbeiten ergeben sich weitere Ideen, aus denen sich weitere Lösungen ableiten lassen.

Die Dramaturgie einer Moderationsveranstaltung

Den Ablauf einer Moderationsveranstaltung nennt man auch eine Dramaturgie. Der oben beschriebene Ablauf entspricht dieser Dramaturgie. Hier sehen Sie die Dramaturgie noch einmal übersichtlich dargestellt:

  • Ziel festlegen
  • Ideensammlung für die erste Plenumsphase erstellen
  • Bewertung der ersten Ergebnisse
  • Kleingruppenbildung zu verschiedenen Unterthemen
  • Erste Kleingruppenarbeit
  • Präsentation der Ergebnisse aus der Kleingruppenarbeit
  • Festlegung der Fragestellung für die nächste Plenumsphase
  • Ideensammlung für die zweite Plenumsphase erstellen
  • Bewertung der Ergebnisse
  • Kleingruppenbildung zu neuen Unterthemen
  • Zweite Kleingruppenarbeit
  • Präsentation der Ergebnisse aus der zweiten Kleingruppenarbeit

Bei entsprechender Länge des Workshops wiederholen sich die einzelnen Abläufe, bis zum Ende des Workshops.

Ein Beispiel für das Ziel eines moderierten Workshops kann zum Beispiel einen To-do-Liste sein, für die folgende Fragen beantwortet werden müssen:

  • WAS ist zu tun?
  • WER tut es?
  • Bis WANN muss es getan worden sein?
  • WELCHE MITTEL stehen dafür zur Verfügung?
  • Die Zeitabläufe sehen ungefähr folgendermaßen aus:
  • 10 bis 20 Minuten: Problemstellung und Erläuterung
  • 15 bis 20 Minuten: Plenumsabfrage durch Brainstorming oder andere Techniken
  • 20 bis 40 Minuten: Bewertung der ersten Ergebnisse
  • 10 bis 15 Minuten: Kleingruppenbildung
  • 1 bis 2 Stunden: Kleingruppenarbeit
  • 10 bis 20 Minuten: Präsentation pro Gruppe
  • 1 bis 2 Stunden: Erarbeitung von Folgefragen

Die Aufgaben der Moderation

Der oder die Moderator:in ist bei einem moderierten Meeting nicht nur anwesend, um Karten zu sortieren. Die Hauptaufgabe der Moderation besteht darin, das Team anzuleiten und dazu zu ermutigen, die vorliegende Aufgabe gemeinsam und aus eigener Kraft zu bearbeiten und zu lösen. Das erfordert Fähigkeiten und Qualitäten in Bezug auf die Führung und Leitung einer Gruppe.

Der oder die Moderator:in bringt selbst keine – oder nur sehr wenige – eigene Ideen in den Lösungsprozess mit ein. Das ist nicht die Aufgabe. Vielmehr geht es darum, die Teilnehmer:innen dazu anzuspornen, die besten Ideen zu finden, die für sie möglich sind.

Vorbereitung

Vor der Veranstaltung kümmert sich der oder die Moderator:in um die Vorbereitung und Organisation des Workshops. Dazu gehört als erstes, das Problem mit dem oder der Auftraggeber:in zu besprechen und sich selbst Grundkenntnisse zu dem Thema anzueignen.

Die Auswahl des Raums und der Teilnehmenden unternimmt die Moderation gemeinsam mit der oder dem Auftraggeber:in. Die benötigten Materialien stellt der oder die Moderator:in zur Verfügung.

Für die Moderation von größeren Veranstaltungen sollten sowohl eine Ausbildung als auch Praxiserfahrung als Moderator:in vorhanden sein.

Leitung und Führung

Während der Veranstaltung ist professionelles Verhalten gegenüber den Teilnehmer:innen wichtig. Wenn nötig, muss der oder die Moderator:in bei ungeübten Teilnehmer:innen eine Kurzschulung vornehmen.

Die Einhaltung der Zeit, der Regeln, des Ablaufs und der verwendeten Methoden liegt ganz allein bei der Moderation. Der oder die Moderator:in trägt die volle Verantwortung für die Veranstaltung. Streitigkeiten und Kontroversen müssen von der Moderation frühzeitig erkannt und gebremst werden.

Nach der Veranstaltung

Der oder die Moderator:in dokumentiert die Ergebnisse und erstellt nach der Veranstaltung einen Maßnahmenkatalog. Darin werden die nächsten Schritte festgelegt und festgehalten. Den Maßnahmenkatalog und die gesamte Dokumentation der Veranstaltung bekommt der oder die Auftraggeber:in.

Die ausführlichen Auswertungen ermöglichen zum einen ein Bild der Stimmungslage der Teilnehmenden während des Workshops und zum anderen lässt sich dadurch der Erfolg der Veranstaltung verifizieren. Ohne einen Maßnahmenkatalog und eine ausführliche Dokumentation, kann der oder die Auftraggeber:in sich kein Bild davon machen, wie der Workshop gelaufen ist und ob es sich lohnt, in Zukunft erneut darauf zurückzugreifen.

Das Lernen von Moderationstechniken ist kein fester Bestandteil einer Ausbildung. Sie sind zwar ein Teil des Projektmanagements, aber nicht jede:r Mitarbeiter:in des Projektmanagementes beherrscht Moderationstechniken.

Es werden allerdings Trainings und Kurse angeboten, mit denen sich Ihre Projektmanager:innen in diese Richtung weiterbilden können. Sie können auch bei der Einstellung neuer Projektmanager:innen darauf achten, ob Moderationskenntnisse vorhanden sind. Haben Sie einige geeignete Kandidat:innen in Ihrem Unternehmen angestellt, können Sie mit verhältnismäßig geringem Aufwand Moderationsveranstaltungen intern organisieren.

Das ist einfacher und vor allem günstiger, als eine:n externe:n Moderator:in zu engagieren. Wie Sie sich schon denken können, lassen die sich gut für ihre Dienste bezahlen. Da hat man doch lieber jemanden mit den erforderlichen Kenntnissen unter dem eigenen Dach.