Pareto Prinzip

Auf den ersten Blick klingt das nach einem sinnvollen Prinzip. Es birgt aber auch Risiken, denn es funktioniert auch in umgekehrter Folge. Welche das sind und wie das Pareto Prinzip genau funktioniert, erfahren Sie in diesem Artikel.

Definition: Pareto Prinzip

Vilfredo Pareto war ein italienischer Ingenieur, Soziologe und Ökonom des frühen 20. Jahrhunderts. Nach ihm das Pareto Prinzip benannt, das er im Jahr 1906 entwickelte.

Sein Prinzip basierte auf einer Betrachtung des Volksvermögens in Italien. Er stellte fest, dass sich ungefähr 80 Prozent des gesamten Vermögens im Land auf gerade einmal rund 20 Prozent der italienischen Bevölkerung verteilte.

Seiner Annahme nach sollten sich die Banken um diese 20 Prozent der Bevölkerung kümmern, um mit ihnen effizient das Vermögen zu vermehren und Profit zu machen.

Es muss wohl nicht erwähnt werden, dass die restlichen 80 Prozent der italienischen Bevölkerung nicht von dieser Idee begeistert waren und seither Vilfredo Pareto nicht in einem positiven Licht betrachteten.

Das Pareto Prinzip hingegen wird gerne verwendet und hat einen guten Ruf, da es sich auf alle Bereiche übertragen lässt und eine simple Grundlage enthält.

Aufgrund der Verteilung nennt man es auch die 80-20-Regel.

Die Bereiche, in denen das Pareto Prinzip angewendet wird, sind unter anderem diese:

• Vertrieb – 20 Prozent der Verkäufer:innen können für 80 Prozent der Verkäufe verantwortlich sein
• Lager – 20 Prozent der Produkte nehmen nicht selten 80 Prozent des Lagerplatzes ein
• Produktion – 20 Prozent der Aktivitäten können bereits 80 Prozent der Arbeit ausmachen
• Online – 80 Prozent des Verkehrs laufen auf 20 Prozent der Webseiten ab
• Verkehr – 20 Prozent der Straßen tragen 80 Prozent des Verkehrs
• Zeitmanagement – in 20 Prozent der richtig eingesetzten Zeit lassen sich 80 Prozent der Aufgaben abschließen

Vor allem beim Zeitmanagement hat sich das Pareto Prinzip lange bewährt und wird in den meisten Fällen auch in diesem Zusammenhang verwendet beziehungsweise damit in Verbindung gebracht.

Das Pareto Prinzip im Zeitmanagement anwenden

Das Pareto Prinzip ist mittlerweile eine etablierte Methode im Zeitmanagement. Ziel ist es, die Effizienz bei der Arbeit zu steigern, indem Prioritäten intelligent gesetzt werden. Vor allem, wenn die Zeit knapp ist, hilft das Pareto Prinzip dabei, Aufgaben rechtzeitig zu erledigen.

Das Pareto Prinzip legt den Fokus auf die wichtigen Aufgaben und verhindert, dass weniger wichtige Teilaufgaben zuerst erledigt werden. So kommt ein Projekt schneller voran und die Mitarbeiter:innen verlieren sich nicht in den Details.

Die Regel beim Pareto Prinzip ist simpel: 100 Prozent des Einsatzes, ergeben niemals 100 Prozent des Erfolgs. Laut dem Pareto Prinzip sind es gerade mal 20 Prozent des Einsatzes, die über 80 Prozent des Erfolgs entscheiden.

Das klingt erstmal simpel, aber nicht unbedingt verständlich. Es gibt aber einige Richtlinien, nach denen das Pareto Prinzip funktioniert:

Relevante Aufgaben identifizieren

Damit das Pareto Prinzip funktioniert, ist es entscheidend, die wirklich wichtigen Aufgaben in den Vordergrund zu stellen. Dafür muss erst einmal festgestellt werden, welche Aufgaben innerhalb eines Projekts Priorität haben.

Das sind die Aufgaben, die innerhalb des Projekts tatsächlich einen Fortschritt erbringen. Häufig sind diese Aufgaben schnell zu erkennen. Diese Aufgaben sind die 20 Prozent, die 80 Prozent des Erfolgs ausmachen.

Kleinteilige Aufgaben können sehr oft hinten angestellt werden, da sie nur Zeit kosten, aber keinen echten Fortschritt bringen. Diese kleinen, aber zeitraubenden Aufgaben sind die 80 Prozent, die aber nur 20 Prozent des Erfolgs ergeben.

Den Arbeitseinsatz fokussieren

Der größte Fehler, den man machen kann, ist es, den Arbeitseinsatz zu verteilen und dadurch an allen Ecken gleichzeitig – oder besser gesagt: an nichts so richtig – zu arbeiten. „Viel hilft viel“ ist nicht wirklich zielführend.

Die Konzentration muss auf wenigen Aufgaben liegen, die zum Ziel führen. Soll beispielsweise eine Präsentation zu einem Projekt angefertigt werden, dann wird Zeit gespart, indem man nicht mit allen Beteiligten alle Faktoren bespricht, sondern einmal mit der Projektleitung.

Dadurch hat man die Informationen, die man benötigt und kann sich der nächsten Aufgabe in der Erstellung der Präsentation widmen.

Begrenzte Ressourcen akzeptieren

Zeit ist eine Ressource und die ist immer begrenzt. Sei es durch Fristen oder einfach die Schicht an sich. Eine Aufgabe muss innerhalb einer bestimmten Zeit erledigt sein. Deshalb ist das Bewusstsein für eine reduzierte Ressource ein wichtiger Schritt im Pareto Prinzip.

Häufig wird versucht, innerhalb der begrenzten Zeit „alles“ zu schaffen und dadurch wird am Ende gar nichts komplett fertig.

Der sinnvolle Ansatz ist es, sich darüber bewusst zu sein, welche Aufgaben innerhalb der Zeit schaffbar sind und diese dann auch zu schaffen. Das ist nicht nur zielführender, sondern gibt auch ein besseres Gefühl, als wenn alle Aufgaben halb fertig liegen bleiben.

Die Eisenhower-Matrix

Kein Muss, aber eine gute Umsetzung des Pareto Prinzips ist mit der sogenannten Eisenhower-Matrix möglich. Die Eisenhower-Matrix teilt Aufgaben in vier Kategorien ein, die in vier Quadraten innerhalb eines großen Quadrats angeordnet sind.

Dabei wird von unten nach oben und von links nach rechts die Wichtigkeit erhöht. Im Feld links unten ist also die Aufgabe, die ignoriert werden kann. Links oben ist eine Aufgabe, die delegiert werden kann. Rechts unten ist eine Aufgabe, die auf einen anderen Termin gelegt werden kann. Und rechts oben ist die wichtige Aufgabe, die sofort erledigt werden sollte.

Pareto Prinzips: Fehler bei der Anwendung

Die 80-20-Regel wird häufig falsch interpretiert. Dadurch kann der Nutzen verloren gehen oder sogar ein Schaden entstehen, wenn die Regel falsch angewendet wird. Die häufigsten Fehler sind dabei diese:

Einsatz und Ertrag werden verwechselt oder zusammengelegt

Eine gerne angewendete Form der Visualisierung ist ein Tortendiagramm. Das bietet sich aber beim Pareto Prinzip nicht an.

Häufig wird trotzdem der Fehler gemacht, dass in einem Tortendiagramm die 20 Prozent und die 80 Prozent vermischt werden. Dabei stellen sie nicht dasselbe dar, sondern das Eine ergibt sich aus dem Anderen.

Der Einsatz von 20 Prozent ergibt den Ertrag von 80 Prozent. Einsatz und Ertrag sind aber nicht identisch und müssen dementsprechend getrennt betrachtet werden.

Die 80 Prozent werden ignoriert

Die 20 Prozent Einsatz sollen einen Großteil des Ergebnisses ausmachen. Das bedeutet aber nicht, dass die übrigen 80 Prozent komplett unberücksichtigt gelassen werden dürfen.

Wenn nur die 20 Prozent effizient arbeiten, bleiben dadurch zum einen Ressourcen ungenutzt und zum anderen 20 Prozent der zu erledigenden Arbeit immer noch liegen. Auch, wenn es sich dabei um unwichtigere Aufgaben handelt, bedeutet das nicht, dass diese komplett ignoriert werden dürfen.

Bei der Verwendung des Pareto Prinzips muss also auf die richtige Interpretation geachtet werden. Und unabhängig von 20 Prozent hier und 80 Prozent da, ist das Ziel am Ende immer, die 100 Prozent des Ergebnisses zu erreichen.