ZUGFeRD

Was sind die Bestandteile einer ZUGFerD-Rechnung?

ZUGFeRD ist ein Format für den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten. Es funktioniert ähnlich wie andere E-Rechnungsformate, zum Beispiel der Standard XRechnung. Der Unterschied liegt darin, dass ZUGFeRD ein hybrides Datenformat ist, das sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Daten enthält.

Genauer gesagt wird eine ZUGFeRD-Rechnung als PDF-Dokument verschickt, das die Rechnungsdaten in einer für Menschen lesbaren, unstrukturierten Form enthält. Das bedeutet, dass Sie die Rechnung ohne Hilfsmittel oder spezielle Programme lesen können.

Zusätzlich sind die Rechnungsdaten in dieser PDF-Datei auch in strukturierter Form im XML-Format eingebettet. Dieser Teil ist in der normalen Ansicht nicht sichtbar, aber für Maschinen lesbar und kann automatisch verarbeitet werden.

Wenn jemand eine ZUGFeRD-Rechnung erstellt, sendet er immer beide Teile: die PDF-Rechnung und die eingebettete XML-Datei. Die Person, die die ZUGFeRD-Rechnung erhält, kann wählen, ob sie die PDF- oder die XML-Datei zur weiteren Verarbeitung nutzen möchte.

ZUGFerD, XRechnung, E-Rechnung: Was ist der Unterschied?

E-Rechnungen sind Rechnungen, die elektronisch erstellt und verarbeitet werden können. Geregelt ist das in der entsprechenden EU-Richtlinie und im E-Rechnungsgesetz des Bundes. Außerdem hat die Europäische Union für elektronische Rechnungen die Norm EN 16931 vorgegeben.

ZUGFeRD und XRechnung sind zwei Datenformate, die auf Grundlage dieser Norm entstanden sind. Der Standard XRechnung wurde speziell für die Anforderungen der deutschen Verwaltung entwickelt. Das ZUGFeRD-Format kommt ursprünglich aus der Wirtschaft.

Die Unterschiede zwischen XRechnung und ZUGFeRD sind dennoch gering. Beide basieren auf dem XML-Datenformat, das für Maschinen lesbar ist. Wie oben dargestellt, haben ZUGFeRD-Rechnungen darüber hinaus einen zweiten, bildhaften Dateityp.

Wofür brauche ich eine ZUGFerD-Rechnung?

Die ZUGFeRD-Rechnung kann branchenübergreifend eingesetzt werden. Das Format soll insbesondere die elektronische Rechnungsabwicklung zwischen Unternehmen vereinfachen. Sowohl große als auch kleine Unternehmen können ZUGFeRD-Rechnungen nutzen, da aufgrund des hybriden Aufbaus keine aufwendigen Hilfsmittel nötig sind, um die Rechnungen zu lesen und weiterzuverarbeiten.

Neben dem B2B-Rechnungsverkehr können ZUGFeRD-Rechnungen auch für den elektronischen Datenaustausch mit der Verwaltung eingesetzt werden. Das ist wichtig, weil in Deutschland für die Geschäftsbeziehungen zwischen Unternehmen und staatlichen Einrichtungen nur E-Rechnungen zugelassen sind.

Kann ich eine ZUGFeRD-Rechnung statt einer XRechnung verschicken?

Wer eine Rechnung an öffentliche Auftraggeber schicken möchte, muss dafür ein elektronisches Rechnungsformat verwenden, das den Anforderungen der Europäischen Norm EN 16931 entspricht. Das trifft sowohl auf XRechnungen als auch auf ZUGFeRD-Rechnungen (ab der Version 2.1.1) zu. Sie haben also die Wahl und können auch an öffentliche Auftraggeber ZUGFeRD-Rechnungen statt XRechnungen verschicken.

Wie erstelle ich eine ZUGFeRD-Rechnung?

Über entsprechende Software lässt sich eine ZUGFeRD-Rechnung unkompliziert erstellen. Viele Buchhaltungsprogramme wie ERP- oder EDI-Systeme haben inzwischen die Möglichkeit, elektronische Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu generieren.

Das Programm gibt die ZUGFeRD-Rechnung als PDF aus, in das die zugehörigen Rechnungsinformationen im XML-Format integriert sind. Die Rechnung kann auf unterschiedliche Weise versandt werden – z. B. als Anhang an eine E-Mail, als Datei-Upload oder über Rechnungseingangsportale.

Was muss ich bei der Aufbewahrung einer ZUGFeRD-Rechnung beachten?

Laut Umsatzsteuergesetz müssen Rechnungen zehn Jahre aufbewahrt werden. Wie jede elektronische Rechnung gilt auch für ZUGFeRD-Rechnungen: Sie müssen originär elektronisch gespeichert werden. Über den gesamten Zeitraum müssen sie maschinell lesbar bleiben. ZUGFeRD-Rechnungen auszudrucken und in Papierform aufzubewahren, reicht nicht aus.

Wenn Sie eine ZUGFeRD-Rechnung per E-Mail versandt haben, müssen Sie grundsätzlich nur die elektronische Rechnung, nicht aber die Mail aufbewahren. Ausnahme: Die E-Mail enthält Informationen, die zur Rechnung gehören und selbst aufbewahrungspflichtig sind.