XRechnung
Definition
Inhaltsverzeichnis
XRechnung – das klingt rätselhaft, lässt sich aber einfach auf den Punkt bringen: XRechnung ist ein deutscher Datenstandard, um elektronische Rechnungen auszutauschen. Wie die XRechnung funktioniert, wann Sie sie verschicken müssen und wie Sie eine XRechnung erstellen, erfahren Sie in diesem Artikel.
XRechnung und E-Rechnung: Alles das Gleiche?
XRechnung und E-Rechnung haben Einiges gemeinsam – das Gleiche ist es aber nicht. Kurz gesagt: Jede XRechnung ist auch eine E-Rechnung, doch nicht jede E-Rechnung ist gleichzeitig auch eine XRechnung.
Die Entwicklung der XRechnung
Damit eine Rechnung als elektronische Rechnung bzw. als E-Rechnung gilt, muss sie bestimmte Vorgaben erfüllen. Diese Vorgaben sind in einer EU-Richtlinie festgelegt, die Europäische Norm EN 16931 definiert ein einheitliches Datenmodell für E-Rechnungen in Europa. Darin enthalten ist unter anderem die Vorgabe, dass die Rechnung als strukturierter elektronischer Datensatz zur Verfügung gestellt werden muss, der die elektronische Verarbeitung ermöglicht.
In Deutschland haben Bund und Länder auf Grundlage der europäischen Norm ein eigenes Rechnungsformat entwickelt. Das ist der Standard XRechnung. Er ist speziell auf die Anforderungen der deutschen Verwaltung angepasst. Die XRechnung ist also das deutsche Format für E-Rechnungen.
Entwickelt hat das Format die „Koordinierungsstelle für IT-Standards“ (KoSIT). Die XRechnung basiert auf dem XML-Datenformat, das die Rechnungsinformationen in einer maschinell lesbaren Form darstellt. So können die Daten von verschiedenen Softwaresystemen automatisch verarbeitet werden.
XRechnung und ZUGFerD: Was ist der Unterschied?
Neben der XRechnung gibt es weitere Formate, die die Anforderungen der Europäischen Norm für E-Rechnungen entsprechen, u. a. das Datenmodell ZUGFeRD . ZUGFeRD und XRechnung gleichen sich inhaltlich. Im Unterschied zur XRechnung ist die ZUGFeRD-Rechnung ein hybrides Rechnungsformat. Das heißt: Neben dem maschinell lesbaren Teil besteht die ZUGFeRD-Rechnung zusätzlich aus einem Bildteil im PDF-Format, der auch von Menschen gelesen werden kann.
Wofür brauche ich eine XRechnung?
Die XRechnung ist das offizielle Format, um elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu versenden. Unternehmer:innen, die öffentliche Aufträge von Bundesbehörden erfüllen, müssen elektronische Rechnungen ausstellen. Die Pflicht wurde im November 2020 eingeführt. Eine Ausnahme gilt unter anderem für Direktkäufe unter 1.000 Euro.
In der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung hat der Bund den Standard XRechnung für den Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung festgelegt. Es sind aber auch andere Formate wie ZUGFerD zulässig, wenn sie der EU-Norm für elektronische Rechnungen entsprechen.
Die KosIT empfiehlt die Version XRechnung 2.3.1, die zum 1. August 2023 in Kraft getreten ist und die Version 2.2.0 ersetzt. Die Version 2.3.0 wird nicht zur Nutzung empfohlen.
E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich kommt ab 2025
Eine Pflicht zum Versand von E-Rechnungen gibt es bislang nur für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern. Mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetztes am 22. März 2024 ist nun aber klar, dass elektronische Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 auch für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verpflichtend werden.
Wie erstelle ich eine XRechnung?
Um eine XRechnung oder eine andere Rechnung nach der EU-Norm für elektronische Rechnungen zu erstellen, müssen Sie die erforderlichen Rechnungsdaten zusammentragen. Unter anderem ist eine Leitweg-ID und eine Lieferantennummer erforderlich. Diese erhalten Sie von Ihrer Behörde – auf Bundesebene ist dies das Zentrale Finanzwesen des Bundes ZFB, die zuständigen Landesbehörden finden Sie in einer Zusammenfassung der KosIT aufgeführt.
XRechnung mit einer Software erstellen
Viele Rechnungsprogramme sind mittlerweile so ausgerüstet, dass sie elektronische Rechnungen im Format XRechnung erzeugen können. Sie müssen dann lediglich die erforderlichen Daten eintragen, Ihre Software gibt Ihnen die Rechnung im zugelassenen Format aus. Diese können Sie dann für Ihren Geschäftsverkehr nutzen und bei den Behörden einreichen.
Auch mit lexoffice können Sie XRechnungen erstellen >>
XRechnung ohne eine Software erstellen
Wenn Sie kein Rechnungsprogramm nutzen oder wenn Ihre Rechnungssoftware nicht mit dem Format XRechnung kompatibel ist, ist die Erstellung einer rechtskonformen elektronischen Rechnung etwas komplizierter. Lieferanten des Bundes können zwei Rechnungsplattformen (siehe dazu auch folgender Abschnitt) nutzen, um dort über eine Onlineeingabemaske elektronische Rechnungen manuell zu erstellen.
Wie verschicke ich eine XRechnung an öffentliche Auftraggeber?
Die XRechnung kann den Behörden grundsätzlich auf verschiedenen Wege zugestellt werden. Nähere Informationen zu den Zugangskanälen auf Landesebene finden sich in der Zusammenfassung der KosIT sowie auf den Seiten der zuständigen Landesbehörden.
Für Lieferanten des Bundes gibt es die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) sowie die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE). An die OZG-RE können sich die Bundesländer anschließen. Über die Plattformen können Unternehmen ihre Rechnungen einreichen. Diese werden automatisch auf Richtigkeit überprüft. Manche Bundesländer haben eigene Rechnungseingangsplattformen eingerichtet. Welche Plattform für Sie die richtige ist, können Sie ggf. bei Ihrem Auftraggeber bzw. Ihrer Auftraggeberin erfragen.
GoBD: Wie muss ich eine XRechnung aufbewahren?
Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren, die für Papierrechnungen gilt, gilt ebenso für elektronische Rechnungen wie XRechnungen. Es gelten die Grundsätze der GoBD. Wichtig ist: Sie müssen die Rechnung in dem Format archivieren, in dem sie übermittelt wurde. Ausdrucken allein genügt also nicht: Wie jede E-Rechnung muss die XRechnung elektronisch gespeichert werden.
Für die Archivierung sollten Sie einen Datenträger wählen, der eine nachträgliche Änderung der Rechnungen nicht zulässt. Während der Aufbewahrungsdauer müssen die XRechnungen jederzeit maschinell lesbar und überprüfbar sein.
Diese Aufbewahrungspflichten gelten sowohl für die Rechnungsaussteller:innen als auch für die Empfänger:innen einer XRechnung.
Was ist die Extension XRechnung?
Die Extension XRechnung ist eine Ergänzung der XRechnung. Damit lässt sich das Format an branchenspezifische Anforderungen anpassen. Die Erweiterung (englisch: Extension) erlaubt z. B., Rechnungspositionen in mehrere Unterpositionen zu untergliedern.
Für wen ist die Extension XRechnung wichtig?
Die erweiterte XRechnung ist vor allem im Baugewerbe von Nutzen. Es können aber auch andere Branchen von der Extension XRechnung profitieren.
Zwar erlaubt auch der Standard XRechnung, spezifische Rechnungstypen wie z. B. Abschlagsrechnung, Schlussrechnung und Teilschlussrechnung zu erstellen und zu verschicken. Die Extension XRechnung kann aber noch mehr. So ist es möglich, XML-Anhänge in die Rechnung einzubetten. Das ist z B. in der Baubranche relevant, wo GAEB-Dateien (beinhalten Informationen für den Bauprozess) zur Begründung einer Rechnung als gemeinsamer Standard definiert sind.
Darüber hinaus ist es möglich, Rechnungszeilen zu hierarchisieren (Rechnungspositionen können damit in ihre Unterpositionen aufgegliedert dargestellt werden). So erlaubt die Extension XRechnung also auch die Abbildung von Leistungsverzeichnissen.
Wie erstelle ich eine Extension XRechnung?
Um eine Extension XRechnung zu erstellen, können Lieferanten des Bundes wie für den Standard XRechnung die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) sowie die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) nutzen. Wichtig: Wenn Sie eine Extension XRechnung verschicken möchten, sollten Sie sich mit dem:der Empfänger:in der Rechnung abstimmen. So können Sie mögliche Einschränkungen zwischen den unterschiedlichen verwendeten Formaten aus dem Weg räumen.
Weberfassung, Upload, E-Mail
Wenn Sie die Weberfassung von ZRE oder OGZ-RE nutzen, können Sie eine Extension XRechnung erstellen, indem Sie der Rechnung weitere Unterpositionen hinzufügen oder XML-Dateien einbetten. Alternativ können Sie den Upload der Rechnungseingangsplattformen oder die Übertragungskanäle De-Mail/ E-Mailoder Peppol nutzen, um Ihre Extension XRechnung zu übermitteln.
FAQ zur XRechnung
Wer betreibt den Standard XRechnung?
Der Standard XRechnung wird vom Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betrieben. Die KoSIT ist eine Organisation in Deutschland, die sich mit der Standardisierung von IT-Prozessen und -Protokollen in der öffentlichen Verwaltung befasst. XRechnung ist ein Standard für elektronische Rechnungen, der insbesondere für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland entwickelt wurde. Dieser Standard soll die Effizienz, Transparenz und Vereinheitlichung des Rechnungswesens im öffentlichen Sektor verbessern.
Was regelt der Standard XRechnung?
Der Standard XRechnung regelt die Erstellung und den Austausch von elektronischen Rechnungen, insbesondere für die Geschäftstätigkeit mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland. XRechnung ist ein Teil des EU-weiten Ziels, den elektronischen Rechnungsaustausch im öffentlichen Sektor zu fördern und zu standardisieren. Die wesentlichen Aspekte, die XRechnung regelt, umfassen:
- Format und Struktur: XRechnung definiert ein einheitliches, strukturiertes Format für elektronische Rechnungen. Dieses Format basiert auf dem Standard EN 16931, der von der Europäischen Union für die elektronische Rechnungsstellung entwickelt wurde.
- Inhaltliche Anforderungen: Der Standard legt fest, welche Informationen eine Rechnung enthalten muss. Dazu gehören übliche Rechnungsdaten wie Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuerinformationen, Informationen zu Lieferanten und Empfängern, sowie spezifische Angaben, die für die Abwicklung im öffentlichen Sektor erforderlich sind.
- Interoperabilität: Durch die Standardisierung soll sichergestellt werden, dass elektronische Rechnungen zwischen verschiedenen Systemen und Softwarelösungen ausgetauscht und verarbeitet werden können.
- Rechtskonformität: XRechnung sorgt dafür, dass die elektronischen Rechnungen den rechtlichen Anforderungen in Deutschland und der EU entsprechen, insbesondere im Hinblick auf die Umsatzsteuer.
- Barrierefreiheit: Es wird darauf geachtet, dass der Standard auch für Menschen mit Behinderungen zugänglich ist.
- Sicherheit und Datenschutz: Der Standard berücksichtigt Aspekte der Datensicherheit und des Datenschutzes, um die Integrität und Vertraulichkeit der Rechnungsinformationen zu gewährleisten.
Die Einführung des XRechnungs-Standards ist Teil eines umfassenderen Bemühens, die Digitalisierung und Automatisierung in der öffentlichen Verwaltung voranzutreiben, wodurch Prozesse effizienter und transparenter gestaltet werden sollen.
Wie kann der Standard XRechnung umgesetzt werden?
Die Umsetzung des Standards XRechnung in einer Organisation, insbesondere beim Geschäftsverkehr mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland, erfordert mehrere Schritte:
- Verständnis des Standards: Zuerst sollten Sie sich mit den spezifischen Anforderungen von XRechnung vertraut machen, einschließlich des Formats, der Struktur und der notwendigen Inhalte der Rechnung.
- Software und Systemanpassung: Die bestehenden Rechnungsstellungssysteme und Buchhaltungssoftware müssen so angepasst werden, dass sie Rechnungen im XRechnung-Format erstellen und verarbeiten können. Viele moderne Buchhaltungsprogramme bieten bereits die Möglichkeit, Rechnungen im XRechnung-Format zu generieren (mit lexoffice XRechnung erstellen). Falls Ihre aktuelle Software diese Funktion nicht unterstützt, kann es notwendig sein, eine entsprechende Erweiterung oder ein Update zu installieren oder auf eine kompatible Software umzusteigen.
- Integration in bestehende Prozesse: Die Prozesse zur Rechnungserstellung und -verarbeitung müssen gegebenenfalls angepasst werden, um die Anforderungen des XRechnung-Standards zu erfüllen. Dies kann Änderungen in der Art und Weise, wie Daten erfasst und verarbeitet werden, sowie Schulungen für das Personal beinhalten.
- Testen und Validieren: Vor der vollständigen Implementierung ist es wichtig, das System zu testen, um sicherzustellen, dass die erstellten XRechnungen allen Anforderungen entsprechen. Es gibt spezielle Tools und Services, die dabei helfen können, die Konformität der Rechnungen mit dem XRechnung-Standard zu überprüfen.
- Kommunikation mit Geschäftspartnern: Informieren Sie Ihre Geschäftspartner, insbesondere öffentliche Auftraggeber, über die Umstellung auf XRechnung. Es ist wichtig, dass beide Seiten technisch und prozessual auf den Austausch von XRechnungen vorbereitet sind.
- Laufende Wartung und Aktualisierung: Da sich Standards und gesetzliche Anforderungen ändern können, ist es wichtig, das System regelmäßig zu warten und bei Bedarf zu aktualisieren, um die Konformität mit dem XRechnung-Standard sicherzustellen.
- Datenschutz und Sicherheit: Stellen Sie sicher, dass alle Aspekte der Datensicherheit und des Datenschutzes eingehalten werden, insbesondere im Hinblick auf die Übertragung und Speicherung sensibler Rechnungsinformationen.
Wenn Sie Hilfe bei der Implementierung benötigen, können Sie sich an spezialisierte IT-Dienstleister oder Berater wenden, die Erfahrung mit dem XRechnung-Standard und dessen Integration in Geschäftsprozesse haben.
Wie kann ein XRechnungs-Datensatz visualisiert werden?
Die Visualisierung eines XRechnungs-Datensatzes kann auf verschiedene Weise erfolgen, je nachdem, welche Ziele und Anforderungen Sie haben. Hier sind einige gängige Methoden:
- Erstellung eines PDF-Dokuments: Eine gängige Methode ist die Umwandlung des XRechnungs-Datensatzes in ein PDF-Dokument. Dieses Format ist für die meisten Benutzer leicht zugänglich und lesbar. Spezielle Software oder Tools, die XRechnung unterstützen, können diese Umwandlung vornehmen, indem sie die strukturierten Daten in ein visuell ansprechendes Format bringen, das einer traditionellen Papierrechnung ähnelt.
- Anzeige in einer Buchhaltungssoftware: Viele Buchhaltungsprogramme, die mit dem XRechnung-Standard kompatibel sind, können die Daten direkt in einer benutzerfreundlichen Oberfläche anzeigen. Dies ermöglicht es den Nutzern, die Details der Rechnung innerhalb der Software zu betrachten, ohne sie in ein anderes Format umwandeln zu müssen.
- Webbasierte Visualisierungstools: Es gibt auch webbasierte Tools und Dienste, die das Lesen und Anzeigen von XRechnungs-Daten ermöglichen. Solche Tools konvertieren die strukturierten Daten in ein visuell leichter zu erfassendes Format.
- Eigene Entwicklung: Für spezifische Anforderungen können Unternehmen oder Entwickler eigene Anwendungen oder Skripte erstellen, um XRechnungs-Daten zu visualisieren. Dies kann besonders nützlich sein, wenn die Daten in einem bestimmten Kontext oder Format dargestellt werden müssen, das von Standardtools nicht abgedeckt wird.
- Druckversion: Für physische Dokumentation oder Archivierungszwecke kann der XRechnungs-Datensatz auch in ein druckbares Format umgewandelt und ausgedruckt werden.
Unabhängig von der gewählten Methode ist es wichtig, dass die Visualisierung alle relevanten Informationen des XRechnungs-Datensatzes klar und korrekt darstellt. Dies beinhaltet typischerweise Details wie Rechnungsnummer, Datum, Beträge, Steuerinformationen, Informationen zu Lieferanten und Empfängern sowie andere erforderliche Angaben gemäß dem XRechnung-Standard.
Wofür steht die Bezeichnung „XRechnung“?
Die Bezeichnung „XRechnung“ bezieht sich auf einen standardisierten elektronischen Rechnungsformat, das speziell für die öffentliche Verwaltung in Deutschland entwickelt wurde. Der Buchstabe „X“ im Namen steht dabei für den Austausch von elektronischen Daten („Exchange“) und weist auf die Fähigkeit des Formats hin, Daten in einer strukturierten und maschinenlesbaren Form zu übermitteln.
XRechnung ist Teil der Bemühungen, die elektronische Rechnungsstellung und -verarbeitung im öffentlichen Sektor zu vereinheitlichen und zu vereinfachen. Es basiert auf den Vorgaben der EU-Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen und wurde speziell an die Anforderungen und rechtlichen Rahmenbedingungen in Deutschland angepasst.
Der Standard ermöglicht es, Rechnungen in einer standardisierten Weise zu erstellen, zu senden und zu empfangen, was die Effizienz steigert, Fehler reduziert und die Verarbeitung von Rechnungen im öffentlichen Sektor vereinfacht.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und E‑Rechnung?
Der Unterschied zwischen „XRechnung“ und „E-Rechnung“ liegt hauptsächlich in der Spezifität und dem Anwendungsbereich der beiden Begriffe:
- XRechnung:
- XRechnung ist ein spezifischer Standard für elektronische Rechnungen, der in Deutschland entwickelt wurde.
- Er ist auf die Bedürfnisse der öffentlichen Verwaltung in Deutschland zugeschnitten und entspricht den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen.
- XRechnung definiert ein strukturiertes, maschinenlesbares Format für elektronische Rechnungen, das den Austausch von Rechnungsdaten zwischen verschiedenen Systemen erleichtert.
- Der Schwerpunkt liegt auf der Standardisierung des Formats und der Inhalte der Rechnungen, um die Kompatibilität und Effizienz im öffentlichen Sektor zu verbessern.
- E-Rechnung (Elektronische Rechnung):
- E-Rechnung ist ein allgemeiner Begriff, der jede Art von elektronischer Rechnung beschreibt, unabhängig vom spezifischen Format oder Standard.
- E-Rechnungen können in verschiedenen Formaten vorliegen, wie EDI (Electronic Data Interchange), XML-basierte Formate oder auch als XRechnung.
- Dieser Begriff bezieht sich auf die digitale Form der Rechnungsstellung und -verarbeitung, die sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor verwendet werden kann.
- E-Rechnungen zielen darauf ab, Papierrechnungen zu ersetzen, um Prozesse zu beschleunigen, Kosten zu senken und die Umwelt zu schonen.
Zusammengefasst ist XRechnung ein spezifischer Standard innerhalb der breiteren Kategorie der E-Rechnungen, mit einem besonderen Fokus auf die Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland.
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