XRechnung
Definition

XRechnung – das klingt rätselhaft, lässt sich aber einfach auf den Punkt bringen:

XRechnung ist ein deutscher Datenstandard, um elektronische Rechnungen auszutauschen. Wie die XRechnung funktioniert, wann Sie sie verschicken müssen und wie Sie eine XRechnung erstellen, erfahren Sie in diesem Artikel.

XRechnung und E-Rechnung: Alles das Gleiche?

XRechnung und E-Rechnung haben Einiges gemeinsam – das Gleiche ist es aber nicht. Kurz gesagt: Jede XRechnung ist auch eine E-Rechnung, doch nicht jede E-Rechnung ist gleichzeitig auch eine XRechnung.

Die Entwicklung der XRechnung

Damit eine Rechnung als elektronische Rechnung bzw. als E-Rechnung gilt, muss sie bestimmte Vorgaben erfüllen. Diese Vorgaben sind in einer EU-Richtlinie festgelegt, die Europäische Norm EN 16931 definiert ein einheitliches Datenmodell für E-Rechnungen in Europa. Darin enthalten ist unter anderem die Vorgabe, dass die Rechnung als strukturierter elektronischer Datensatz zur Verfügung gestellt werden muss, der die elektronische Verarbeitung ermöglicht.

In Deutschland haben Bund und Länder auf Grundlage der europäischen Norm ein eigenes Rechnungsformat entwickelt. Das ist der Standard XRechnung. Er ist speziell auf die Anforderungen der deutschen Verwaltung angepasst. Die XRechnung ist also das deutsche Format für E-Rechnungen.

Entwickelt hat das Format die „Koordinierungsstelle für IT-Standards“ (KoSIT). Die XRechnung basiert auf dem XML-Datenformat, das die Rechnungsinformationen in einer maschinell lesbaren Form darstellt. So können die Daten von verschiedenen Softwaresystemen automatisch verarbeitet werden.

XRechnung und ZUGFerD: Was ist der Unterschied?

Neben der XRechnung gibt es weitere Formate, die die Anforderungen der Europäischen Norm für E-Rechnungen entsprechen, u. a. das Datenmodell ZUGFeRD . ZUGFeRD und XRechnung gleichen sich inhaltlich. Im Unterschied zur XRechnung ist die ZUGFeRD-Rechnung ein hybrides Rechnungsformat. Das heißt: Neben dem maschinell lesbaren Teil besteht die ZUGFeRD-Rechnung zusätzlich aus einem Bildteil im PDF-Format, der auch von Menschen gelesen werden kann.

Wofür brauche ich eine XRechnung?

Die XRechnung ist das offizielle Format, um elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu versenden. Unternehmer:innen, die öffentliche Aufträge von Bundesbehörden erfüllen, müssen elektronische Rechnungen ausstellen. Die Pflicht wurde im November 2020 eingeführt. Eine Ausnahme gilt unter anderem für Direktkäufe unter 1.000 Euro.

In der Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung hat der Bund den Standard XRechnung für den Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung festgelegt. Es sind aber auch andere Formate wie ZUGFerD zulässig, wenn sie der EU-Norm für elektronische Rechnungen entsprechen.

Die KosIT empfiehlt die Version XRechnung 2.3.1, die zum 1. August 2023 in Kraft getreten ist und die Version 2.2.0 ersetzt. Die Version 2.3.0 wird nicht zur Nutzung empfohlen.

E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich geplant

Eine Pflicht zum Versand von E-Rechnungen gibt es bislang nur für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern. Aktuell jedoch diskutiert der Gesetzgeber im Zuge des Wachstumschancengesetztes Pläne, elektronische Rechnungen auch für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen verpflichtend vorzuschreiben. Zum 1. Januar 2025 könnte diese Pflicht kommen. Wir halten Sie hier auf dem Laufenden, wie es weitergeht!

Wie erstelle ich eine XRechnung?

Um eine XRechnung oder eine andere Rechnung nach der EU-Norm für elektronische Rechnungen zu erstellen, müssen Sie die erforderlichen Rechnungsdaten zusammentragen. Unter anderem ist eine Leitweg-ID und eine Lieferantennummer erforderlich. Diese erhalten Sie von Ihrer Behörde – auf Bundesebene ist dies das Zentrale Finanzwesen des Bundes ZFB, die zuständigen Landesbehörden finden Sie in einer Zusammenfassung der KosIT aufgeführt.

XRechnung mit einer Software erstellen

Viele Rechnungsprogramme sind mittlerweile so ausgerüstet, dass sie elektronische Rechnungen im Format XRechnung erzeugen können. Sie müssen dann lediglich die erforderlichen Daten eintragen, Ihre Software gibt Ihnen die Rechnung im zugelassenen Format aus. Diese können Sie dann für Ihren Geschäftsverkehr nutzen und bei den Behörden einreichen.

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XRechnung ohne eine Software erstellen

Wenn Sie kein Rechnungsprogramm nutzen oder wenn Ihre Rechnungssoftware nicht mit dem Format XRechnung kompatibel ist, ist die Erstellung einer rechtskonformen elektronischen Rechnung etwas komplizierter. Lieferanten des Bundes können zwei Rechnungsplattformen (siehe dazu auch folgender Abschnitt) nutzen, um dort über eine Onlineeingabemaske elektronische Rechnungen manuell zu erstellen.

Wie verschicke ich eine XRechnung an öffentliche Auftraggeber?

Die XRechnung kann den Behörden grundsätzlich auf verschiedenen Wege zugestellt werden. Nähere Informationen zu den Zugangskanälen auf Landesebene finden sich in der Zusammenfassung der KosIT sowie auf den Seiten der zuständigen Landesbehörden.

Für Lieferanten des Bundes gibt es die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) sowie die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE). An die OZG-RE können sich die Bundesländer anschließen. Über die Plattformen können Unternehmen ihre Rechnungen einreichen. Diese werden automatisch auf Richtigkeit überprüft. Manche Bundesländer haben eigene Rechnungseingangsplattformen eingerichtet. Welche Plattform für Sie die richtige ist, können Sie ggf. bei Ihrem Auftraggeber bzw. Ihrer Auftraggeberin erfragen.

GoBD: Wie muss ich eine XRechnung aufbewahren?

Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren, die für Papierrechnungen gilt, gilt ebenso für elektronische Rechnungen wie XRechnungen. Es gelten die Grundsätze der GoBD. Wichtig ist: Sie müssen die Rechnung in dem Format archivieren, in dem sie übermittelt wurde. Ausdrucken allein genügt also nicht: Wie jede E-Rechnung muss die XRechnung elektronisch gespeichert werden.

Für die Archivierung sollten Sie einen Datenträger wählen, der eine nachträgliche Änderung der Rechnungen nicht zulässt. Während der Aufbewahrungsdauer müssen die XRechnungen jederzeit maschinell lesbar und überprüfbar sein.

Diese Aufbewahrungspflichten gelten sowohl für die Rechnungsaussteller:innen als auch für die Empfänger:innen einer XRechnung.

Was ist die Extension XRechnung?

Die Extension XRechnung ist eine Ergänzung der XRechnung. Damit lässt sich das Format an branchenspezifische Anforderungen anpassen. Die Erweiterung (englisch: Extension) erlaubt z. B., Rechnungspositionen in mehrere Unterpositionen zu untergliedern.

Für wen ist die Extension XRechnung wichtig?

Die erweiterte XRechnung ist vor allem im Baugewerbe von Nutzen. Es können aber auch andere Branchen von der Extension XRechnung profitieren.

Zwar erlaubt auch der Standard XRechnung, spezifische Rechnungstypen wie z. B. Abschlagsrechnung, Schlussrechnung und Teilschlussrechnung zu erstellen und zu verschicken. Die Extension XRechnung kann aber noch mehr. So ist es möglich, XML-Anhänge in die Rechnung einzubetten. Das ist z B. in der Baubranche relevant, wo GAEB-Dateien (beinhalten Informationen für den Bauprozess) zur Begründung einer Rechnung als gemeinsamer Standard definiert sind.

Darüber hinaus ist es möglich, Rechnungszeilen zu hierarchisieren (Rechnungspositionen können damit in ihre Unterpositionen aufgegliedert dargestellt werden). So erlaubt die Extension XRechnung also auch die Abbildung von Leistungsverzeichnissen.

Wie erstelle ich eine Extension XRechnung?

Um eine Extension XRechnung zu erstellen, können Lieferanten des Bundes wie für den Standard XRechnung die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) sowie die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) nutzen. Wichtig: Wenn Sie eine Extension XRechnung verschicken möchten, sollten Sie sich mit dem:der Empfänger:in der Rechnung abstimmen. So können Sie mögliche Einschränkungen zwischen den unterschiedlichen verwendeten Formaten aus dem Weg räumen.

Weberfassung, Upload, E-Mail

Wenn Sie die Weberfassung von ZRE oder OGZ-RE nutzen, können Sie eine Extension XRechnung erstellen, indem Sie der Rechnung weitere Unterpositionen hinzufügen oder XML-Dateien einbetten. Alternativ können Sie den Upload der Rechnungseingangsplattformen oder die Übertragungskanäle De-Mail/ E-Mailoder Peppol nutzen, um Ihre Extension XRechnung zu übermitteln.

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