Schluss mit Papierkram – Schluss mit Suchen

Die belegebox. ist ein einfaches, günstiges und universelles Dokumentenmanagement in der Cloud und damit das ideale „Vorsystem“ zu lexoffice.
Nicht nur für die Rechnungsprüfung, auch alle anderen Belege in Ihrem Unternehmensalltag wie Bewerbungen, Verträge, Lieferscheine, Reisekostenabrechnungen usw. werden hier zentral verwaltet. Einfache Kommunikations- und Freigabeprozesse sowie die Volltextsuche über OCR machen die belegebox. zum zentralen Ort aller Belege.

Ein revisionssicheres Archiv ist mit dabei. Die vollintegrierte Scanner- und Kopiereranbindung bringt Ihre Papierwelt optimal in die Prozesse mit ein. Eine spezielle Mandantenversion ist optimiert für alle Unternehmen, die mehrere Firmen oder Niederlassungen verwalten wollen.
KEIN INSTALLATIONSAUFWAND, ALLES ONLINE UND AB 9,90€/MONAT.

belegebox. – Der große Überblick in 45 Minuten

belegebox. – Einfaches DMS für Unternehmen in 6 Minuten erklärt

belegebox. – für Steuerberater im Überblick

belegebox. – Rechnungen mit dem Canon MFP Kopiersystem scannen

Anwälte und Standorte
Mit 5 Standorten und 6 eigenständigen Firmen bzw. Buchhaltungen ist die tägliche Eingangspost und die vielen unterschiedlichen Quellen der Rechnungseingänge die größte Herausforderung gewesen. Mit der Belegebox als Mandantenversion haben wir jetzt den Überblick und auch die Kontrolle über den gesamten Belegverkehr. Das Freigabetool ermöglicht den leitenden Anwälten nun auch auf Reisen die Rechnungskontrolle. Die zentrale Buchhaltung hat für alle 6 Firmen einen optimalen Überblick.
SETUP
1 Belegebox Mandantenversion 25 User
1 DATEV Unternehmen Online für Rechnungen und Kassenbelege
1 Belegebox-Scanner für Papierbelege

„Wir setzen die belegebox. seit Oktober 2021 für ca. 1000 Belege pro Monat ein. Den größten Vorteil sehen wir in der Post- und Rechnungsverteilung. Auch in dem Rechnungsfreigabeprozess haben wir einen einheitlichen Weg gefunden. Die zuständigen Anwälte können nun sehr gut auf Reisen die Belege kontrollieren und müssen das nicht mehr im Büro machen. Wir scannen mit dem Scanner auch direkt in die einzelnen Standorte und an bestimmte Mitarbeiter zur Freigabe ein. Damit haben wir die Wege extrem verkürzt und einen einheitlichen Weg gefunden.
AfA Anwälte für Arbeitsrecht – Nürnberg, Bamberg, Frankfurt, Berlin, Rostock

IMMOBILIEN MANAGEMENT

Mehrere Immobilien zu managen ist nicht nur eine logistische Herausforderung. Vor allem für die Abrechnungen der Dienstleister und Handwerker, bis hin zum steuerlichen Aspekt, müssen unterschiedliche Menschen aus unterschiedlichen Unternehmen zusammengeführt werden. Dafür haben wir eine gemeinsame Plattform für den Datenaustausch, Rechnungsfreigabe und Zahlungen geschaffen.
SETUP
1 Belegebox Firmenversion mit 10 Usern
1 Belegebox-Scanner für Papierbelege

„Ich setze die belegebox. seit Juni 2021 als einen 10-User Mandanten meiner eigenen Kanzleiversion für ca. 50 Belege pro Monat ein. Die große Herausforderung war es alle Beteiligten in eine gemeinsame Plattform zu bringen. Der Immobilienbesitzer kann jetzt alle Rechnungen und Verträge sehen, freigeben und wiederfinden. Aber auch Regiezettel, Lieferscheine, Mietverträge usw. haben jetzt einen einheitlichen Ablageplatz. Die Immobilienmaklerin kann Ihre Mietverträge und Provisionsabrechnungen einbringen. Und wir als Steuerkanzlei machen die Buchhaltung. Da wir den gesamten Kommunikationsverlauf sehen und bei Bedarf auch Zugriff auf die Mietverträge haben, sparen wir uns jede Menge Rückfragen, was uns bisher unendlich viel Zeit gekostet hat.“
Michael Friebe – Steuerberater

EIN GUTER OPTIKER
hat fürchterlich viel Papierkram. Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Kassenbelegen, aber auch jede Menge Gutscheine, Sammelrechnungen und Kundenaufträge.
SETUP
1 Belegebox 5 User für Kollegen und Steuerberater
1 Belegebox-Scanner für Papierbelege

„Ich setze die belegebox. seit Mai 2021 für ca. 600 Belege pro Monat ein. Den größten Vorteil sehe ich darin, dass meine Mitarbeiter und ich jedem Kunden zu seinen Vorgängen sofort Auskunft geben kann ohne vorher Stundenlang in Ordnern zu wühlen. Dank der OCR-Volltextsuche findet man sogar nach Kundennamen alle relevanten Lieferscheine, Rechnungen und Gutscheine usw. Prima ist auch das E-Mail PlugIn. Alle Standard-Lieferanten schicken Ihre Rechnungen jetzt direkt zur Rechnungsprüfung in die CHECKBOX. Das DATEV-PlugIn macht den Belegversand der buchungsrelevanten Dokumente jetzt auf Knopfdruck. Der Nutzen im Alltag ist wirklich enorm und wir sparen uns alle viel Zeit und Nerven.“
Michael Schumacher – Geschäftsführer Optik Leonhardt

DENTALLABOR
Ein Dentallabor hat viel Papierkram: Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, Kassenbelege. Lange Sammellieferscheine und Sammelrechnungen sind bei Rückfragen eine echte Herausforderung.
SETUP
1 Belegebox 5 User, für Mitarbeiter, meine Frau und dem Steuerberater
1 Belegebox-Scanner für Papierbelege

„Ich setze die belegebox. seit Juli 2021 für ca. 200 Belege pro Monat ein. Den größten Vorteil sehe ich darin, dass ich endlich einen einzigen Platz habe, an dem alle Unterlagen zusammenlaufen und ich mir einen guten Üblerblick schaffen kann. Meine Mitarbeiter und ich können jedem Kunden zu seinen Vorgängen sofort Auskunft geben. Dank der Volltextsuche findet man sogar nach Kundennamen alle relevanten Lieferscheine, Rechnungen und Gutscheine usw. Prima ist auch das E-Mail PlugIn. Alle Standard-Lieferanten schicken Ihre Rechnungen jetzt direkt zur Rechnungsprüfung in die CHECKBOX. Das DATEV-PlugIn macht den Belegversand der buchungsrelevanten Dokumente jetzt auf Knopfdruck. Damit lösen wir auch den Zahlungsverkehr und die offenen Posten. Die Belegebox ist sehr intuitiv, ich selbst habe nicht mal eine Einweisung benötigt.“
Andreas Berns – Inhaber