GoBD – Was heißt das?
Die GoBD, also die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, betrifft sämtliche steuerlich relevanten Dokumente. Diese umfangreiche Regelung gilt seit Januar 2015 für alle Unternehmen in Deutschland und löst die vorherigen Regelungen “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)” und “Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS)” ab.
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Vorteile auf einen Blick
GoBD testiert
lexoffice wurde geprüft und GoBD testiert, damit Sie GoBD-konform arbeiten können.
Festschreibung
Mit lexoffice können Sie steuerrelevante Daten einfach und zeitnah festschreiben.
Digitale Archivierung
Alle Änderungen und Belege können Sie nachvollziehbar aufbewahren.
Klingt nach viel Bürokratie und Zusatzaufwand
Keine Angst! Mit lexoffice können Sie die GoBD ganz einfach einhalten. Im Kern beantworten die GoBD folgende Fragen:
- Wann muss gebucht werden?
- Wie und was kann elektronisch gespeichert werden?
- Wie sehen die Dokumentationspflichten im Einzelnen aus?
- Welche Technologien dürfen eingesetzt werden?
- Auf welche Arten kann ein Betriebsprüfer zugreifen?
Sämtliche steuerlichen Aufzeichnungspflichten für Unternehmer, Gewerbetreibende und Freiberufler werden detailliert erläutert. Doch keine Sorge: Mit lexoffice erfüllen Sie alle Aufbewahrungspflichten automatisch. Das bedeutet, dass die in lexoffice erstellten Unterlagen nicht mehr in Papierform gedruckt und aufbewahrt werden müssen – in lexoffice sind sie richtig aufbewahrt.
Mit lexoffice können Sie selbstverständlich GoBD-konform arbeiten.
GoBD: Steuerlich relvente Belege digital archivieren
Als Steuerpflichtiger sind Sie „für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher” selbst verantwortlich und müssen darauf achten, im Bedarfsfall alle Belege vorlegen zu können.
Die GoBD legen fest, dass zusätzlich zu den steuerlich relevanten Belegen auch alle Unterlagen aufzubewahren sind, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind, das gilt auch für digitale und elektronische Belege und Aufzeichnungen. So müssen Sie elektronische Belege, die im Unternehmen entstanden oder eingegangen sind, unverändert aufbewahren und dürfen nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.
Bei einer Betriebsprüfung müssen sie dem Finanzamt vorliegen – worauf wird der Betriebsprüfer achten?
Folgende Anforderungen stehen in der GoBD:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Ein Betriebsprüfer muss die steuerrelevanten Buchungen verstehen und überprüfen können.
- Vollständigkeit und Richtigkeit: Alle steuerlich relevanten Buchungen müssen vollständig und lückenlos und korrekt aufgezeichnet werden.
- Zeitnahe Erfassung und Ordnung: Unterlagen dürfen nicht planlos gesammelt bzw. aufbewahrt werden, sondern müssen geordnet sein und auch zeitnah gebucht werden.
- Unveränderbarkeit: Buchungen und Aufzeichnungen so gespeichert werden dass man den ursprünglichen Zustand feststellen kann.
Tipps:
GoBD einhalten mit lexoffice
Alle Buchungen und Belege unveränderbar speichern
Steuerrelevante Daten zeitnah festschreiben
Alle Änderungen lückenlos nachvollziehbar aufbewahren
lexoffice: GoBD-testierte Buchhaltungssoftware nutzen
Wen betrifft GoBD?
Von den GoBD betroffen ist übrigens nicht nur das Finanzbuchführungssystem, sondern es sind auch die Anlagen- und Lohnbuchhaltung, Warenwirtschafts- und Zahlungsverkehrssystem mit den Regelungen gemeint, Sie sollten also sämtliche Prozesse auf Einhaltung prüfen.
Die GoBD werden regelmäßig angepasst und die letzte Änderung gilt seit dem 01.01.2016. Diese neuen bürokratischen Aufgaben zu bewältigen ist eine Aufgabe, die jetzt auf jeden Unternehmer zukommt, doch profitieren Sie natürlich auch sonst von der Digitalisierung all Ihrer Geschäftsprozesse mit lexoffice: Die Suche nach Dokumenten gehört der Vergangenheit an, wenn alle Unterlagen ordnungsgemäß digital archiviert wurden!
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD genannt, findeen Sie als PDF zum Download direkt beim Bundesfinanzministerium.
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