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Vorteile einer Online Lohnabrechnung

Wie Arbeitgeber von lexoffice Lohn & Gehalt profitieren

Vorteile für Sie als Unternehmer & Arbeitgeber

Wir entwickeln lexoffice Lohn & Gehalt gemeinsam mit unseren Pilotkunden. So sind wir nah an den Bedürfnissen von Arbeitgebern und verstehen, was sie von uns erwarten. Überzeugen auch Sie sich von den Vorteilen der Lohnabrechnung von lexoffice.

Outsourcing der Lohnabrechnung:
Was spricht dafür, was dagegen und welche Alternative gibt es?

Jeder Unternehmer, der Mitarbeiter beschäftigt, muss sich entscheiden: Mache ich die Lohnabrechnung für meine Mitarbeiter selbst oder beauftrage ich einen Steuerberater oder ein Lohnbüro damit? Die Auslagerung (englisch: Outsourcing) der Lohnabrechnung hat zwar einige Vorteile, bringt aber auch Nachteile mit sich. Eine Zeit und Kosten sparende Alternative dazu ist die Online-Lohnabrechnung. Werfen Sie mit uns gemeinsam einen Blick auf die Alternativen und schaffen so eine Grundlage für eine fundierte Entscheidung.

Zeitsparend, günstig, aktuell: die Vorteile der ausgelagerten Lohnabrechnung

Wenn Sie einen Steuerberater oder ein Lohnbüro mit der Entgeltabrechnung für Ihre Mitarbeiter beauftragen, hat das für Sie einige Vorzüge:

Vorteil Zeit: Durch das Auslagern der Lohnabrechnungen kann man wertvolle Zeit gewinnen und sich auf das Kerngeschäft fokussieren. Die mühsame Verwaltungsarbeit übernimmt ein externer Dienstleister. So wird der Kopf frei und zeitintensive Routineaufgaben fallen weg.

Vorteil Kosten: Das Outsourcing ist zudem meist billiger als extra Personal für die Lohnbuchhaltung einzustellen. Neben dem Gehalt sind auch Sozialversicherungsabgaben und Lohnsteuer für einen angestellten Lohnbuchhalter einzukalkulieren. Ein Steuerberater oder Lohnbüro kann hier kosteneffizienter sein.

Vorteil Aktualität: Die Gehaltsabrechnung einem externen Dienstleister zu übertragen, bedeutet auch mehr Rechtssicherheit. Aufgrund seiner Komplexität und Unbeständigkeit stellt das Lohnrecht hohe Anforderungen an Buchhalter. Erlerntes Wissen muss regelmäßig erneuert werden. Ein auf das Lohnrecht spezialisierter Steuerberater oder ein Lohnbüro ist stets auf dem aktuellen Stand.

Abhängigkeit, Kontrollverlust und umständliche Kommunikation: die Nachteile des Outsourcings

Die Auslagerung der Lohnabrechnung bringt aber nicht nur Vorteile mit sich. Bei einem genauen Blick wird schnell deutlich, dass es hier auch eine Schattenseite gibt, die Sie unbedingt in Ihre Überlegungen miteinbeziehen sollten:

Nachteil Abhängigkeit: Ein Nachteil des Auslagerns der Gehaltsabrechnungen liegt auf der Hand: Ihr Unternehmen wird abhängig von einem externen Dienstleister. Outsourcing bedeutet zum einen, die Bindung an langfristige Verträge. Zum anderen geben Sie Kompetenzen ab, die Sie potentiell betriebsintern fördern könnten.

Nachteil Kontrollverlust: Auch beim Thema Datensicherheit müssen Sie potentiell Abstriche machen, obschon viele Steuerberater und Lohnbüros gerade damit werben. Fakt ist, dass Dritte Einblicke in Ihre Betriebsinterna und vertraulichen Daten erlangen. Die Entscheidung für ein Outsourcing ist deshalb stets mit einem Teilverlust von Kontrolle verbunden.

Nachteil Missverständnisse: Das Outsourcing ist nur dann erfolgreich, wenn die Anforderungen und Wünsche des Unternehmens klar an den Dienstleister kommuniziert werden. Oft kommt es hier aber zu Missverständnissen. Das beansprucht oft viel Zeit. Zeit, die eigentlich durch das Outsourcing der Lohnabrechnung eingespart werden soll.

Die Online-Lohnabrechnung als Alternative zum Outsourcing

Wer die Vorteile des Outsourcings genießen möchte, ohne sich an einen externen Dienstleister zu binden, dem bietet sich eine Alternative an: die Online-Lohnabrechnung.

Vorteil Freiheit: Die Online-Lohnabrechnung ermöglicht Ihnen weitestgehende Freiheit. Sie sind unabhängig von Dienstleistern, Fristen und Hardware und können Ihre Lohnabrechnung einfach schnell online erledigen – ganz ohne Buchhaltungs-Know-how. Dank technischer Barrierefreiheit können Sie überall Ihre Gehaltsabrechnungen erledigen, auch unterwegs auf dem Smartphone.

Vorteil Zeitgewinn: Die Online-Lohnabrechnung ist schnell erledigt. Dank Prozess-Automatisierung müssen Sie sich nur einmal im Monat mit der Lohnbuchhaltung befassen: Meist brauchen Sie nur wenige Minuten. Wenn Sie ihre Gehaltsabrechnung online selbst erledigen, erhalten Sie zudem schneller einen Überblick über Ihre Personalkosten.

Vorteil Kosteneinsparung: Die Lohnabrechnung online zu erstellen, ist günstiger als einen Steuerberater oder ein Lohnbüro dafür zu bezahlen. Während externe Dienstleister aufgrund hoher Personalkosten hohe Preise verlangen, ist die Online-Entgeltabrechnung verglichen damit sehr preiswert. Die smarte Digitalisierung von ehemals manuellen Aufgaben spart Zeit und Geld.

Vorteil Rechtssicherheit: Online sind Sie immer auf dem neusten Stand. Plattformen für Online-Lohnabrechnungen werden regelmäßig aktualisiert und an das geltende Lohnrecht angepasst. Dies passiert ganz automatisch, ohne dass Sie sich selbst darum kümmern müssen. Achten Sie darauf, ob der Anbieter ein GoBD-Testat nachweisen kann: Dann können Sie steuerrelevante Daten einfach festschreiben und nachvollziehbar archivieren.

Vorteil Datensicherheit: Datenschutz hat bei der Online-Lohnbuchhaltung höchste Priorität. Informieren Sie sich daher genau, welche Sicherheitszertifikate ein Anbieter von Online-Lohnabrechnungen vorweisen kann. Eine ISO-27001-Zertifizierung sowie Verschlüsselungsstandards wie SSL und AES bieten Ihren Daten höchsten Schutz. Wichtig ist auch, dass die Datensicherheit regelmäßig von unabhängigen Prüfungsgesellschaften nachgewiesen wird. Mit den richtigen Sicherheitszertifikaten wissen Sie: Ihnen schaut niemand in die Karten.

Vorteil Support: Anstelle einer möglicherweise mühseligen Kommunikation mit dem Steuerberater oder Lohnbüro erhalten Sie bei der Nutzung einer Online-Lohnabrechnungs-Plattform eine entspannte und zielführende Beratung durch den Fach-Support. Wenn der Support zudem kostenlos ist, sind Sie sicher, dass Sie in keine Kostenfalle tappen – und beim richtigen Anbieter sind.

Fazit: Outsourcing vs Online-Lohnabrechnung

Gerade für Kleinst- und Kleinunternehmer lohnt es sich, die Lohnabrechnung online zu erstellen. Dank automatisierter Prozesse brauchen Sie für die Lohn- und Gehaltsabrechnung nur wenige Minuten im Monat. Gegenüber dem Outsourcing sparen Sie außerdem nicht nur Kosten, sondern haben auch einen deutlich geringeren Kommunikationsaufwand als dies beim regelmäßigen Austausch mit einem Steuerberater oder Lohnbüro der Fall wäre. Darüber hinaus behalten Sie Ihre größtmögliche Unabhängigkeit und die Kontrolle über Ihre Daten.

Geprüft, mehrfach getestet und für sehr gut befunden