Outsourcing der Lohnabrechnung

Wie Arbeitgeber:innen von einem Lohnprogramm profitieren

Outsourcing der Lohnabrechnung:
Was spricht daf├╝r, was dagegen und welche Alternative gibt es?

Jedes Unternehmen, das Mitarbeiter:innen besch├Ąftigt, muss sich entscheiden: Mache ich die Lohnabrechnung f├╝r meine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen selbst oder beauftrage ich eine Steuerkanzlei oder ein Lohnb├╝ro damit? Die Auslagerung (englisch: Outsourcing) der Lohnabrechnung hat zwar einige Vorteile, bringt aber auch Nachteile mit sich. Eine Zeit und Kosten sparende Alternative dazu ist die Online Lohnabrechnung mit einem Lohnprogramm wie lexoffice. Werfen Sie mit uns gemeinsam einen Blick auf die Alternativen und schaffen so eine Grundlage f├╝r eine fundierte Entscheidung.

Zeitsparend, g├╝nstig, aktuell: die Vorteile der ausgelagerten Lohnabrechnung

Wenn Sie einen Steuerberater oder ein Lohnb├╝ro mit der Entgeltabrechnung f├╝r Ihre Mitarbeiter beauftragen, hat das f├╝r Sie einige Vorz├╝ge:

Vorteil Zeit: Durch das Auslagern der Lohnabrechnungen kann man wertvolle Zeit gewinnen und sich auf das Kerngesch├Ąft fokussieren. Die m├╝hsame Verwaltungsarbeit ├╝bernimmt ein externer Dienstleister. So wird der Kopf frei und zeitintensive Routineaufgaben fallen weg.

Vorteil Kosten: Das Outsourcing ist zudem meist billiger als extra Personal f├╝r die Lohnbuchhaltung einzustellen. Neben dem Gehalt sind auch Sozialversicherungsabgaben und Lohnsteuer f├╝r einen angestellten Lohnbuchhalter einzukalkulieren. Ein Steuerberater oder Lohnb├╝ro kann hier kosteneffizienter sein.

Vorteil Aktualit├Ąt: Die Gehaltsabrechnung einem externen Dienstleister zu ├╝bertragen, bedeutet auch mehr Rechtssicherheit. Aufgrund seiner Komplexit├Ąt und Unbest├Ąndigkeit stellt das Lohnrecht hohe Anforderungen an Buchhalter. Erlerntes Wissen muss regelm├Ą├čig erneuert werden. Ein auf das Lohnrecht spezialisierter Steuerberater oder ein Lohnb├╝ro ist stets auf dem aktuellen Stand.

Abh├Ąngigkeit, Kontrollverlust und umst├Ąndliche Kommunikation: die Nachteile des Outsourcings

Die Auslagerung der Lohnabrechnung bringt aber nicht nur Vorteile mit sich. Bei einem genauen Blick wird schnell deutlich, dass es hier auch eine Schattenseite gibt, die Sie unbedingt in Ihre ├ťberlegungen miteinbeziehen sollten:

Nachteil Abh├Ąngigkeit: Ein Nachteil des Auslagerns der Gehaltsabrechnungen liegt auf der Hand: Ihr Unternehmen wird abh├Ąngig von einem externen Dienstleister. Outsourcing bedeutet zum einen, die Bindung an langfristige Vertr├Ąge. Zum anderen geben Sie Kompetenzen ab, die Sie potentiell betriebsintern f├Ârdern k├Ânnten.

Nachteil Kontrollverlust: Auch beim Thema Datensicherheit m├╝ssen Sie potentiell Abstriche machen, obschon viele Steuerberater und Lohnb├╝ros gerade damit werben. Fakt ist, dass Dritte Einblicke in Ihre Betriebsinterna und vertraulichen Daten erlangen. Die Entscheidung f├╝r ein Outsourcing ist deshalb stets mit einem Teilverlust von Kontrolle verbunden.

Nachteil Missverst├Ąndnisse: Das Outsourcing ist nur dann erfolgreich, wenn die Anforderungen und W├╝nsche des Unternehmens klar an den Dienstleister kommuniziert werden. Oft kommt es hier aber zu Missverst├Ąndnissen. Das beansprucht oft viel Zeit. Zeit, die eigentlich durch das Outsourcing der Lohnabrechnung eingespart werden soll.

Die Online-Lohnabrechnung mit einem Lohnprogramm als Alternative zum Outsourcing

Wer die Vorteile des Outsourcings genie├čen m├Âchte, ohne sich an einen externen Dienstleister zu binden, dem bietet sich eine Alternative an: die Online-Lohnabrechnung.

Vorteil Freiheit: Die Online-Lohnabrechnung erm├Âglicht Ihnen weitestgehende Freiheit. Sie sind unabh├Ąngig von Dienstleistern, Fristen und Hardware und k├Ânnen Ihre Lohnabrechnung einfach schnell online erledigen ÔÇô ganz ohne Buchhaltungs-Know-how. Dank technischer Barrierefreiheit k├Ânnen Sie ├╝berall Ihre Gehaltsabrechnungen erledigen, auch unterwegs auf dem Smartphone.

Vorteil Zeitgewinn: Die Online-Lohnabrechnung ist schnell erledigt. Dank Prozess-Automatisierung m├╝ssen Sie sich nur einmal im Monat mit der Lohnbuchhaltung befassen: Meist brauchen Sie nur wenige Minuten. Wenn Sie ihre Gehaltsabrechnung online selbst erledigen, erhalten Sie zudem schneller einen ├ťberblick ├╝ber Ihre Personalkosten.

Vorteil Kosteneinsparung: Die Lohnabrechnung online zu erstellen, ist g├╝nstiger als einen Steuerberater oder ein Lohnb├╝ro daf├╝r zu bezahlen. W├Ąhrend externe Dienstleister aufgrund hoher Personalkosten hohe Preise verlangen, ist die Online-Entgeltabrechnung verglichen damit sehr preiswert. Die smarte Digitalisierung von ehemals manuellen Aufgaben spart Zeit und Geld.

Vorteil Rechtssicherheit: Online sind Sie immer auf dem neusten Stand. Plattformen f├╝r Online-Lohnabrechnungen werden regelm├Ą├čig aktualisiert und an das geltende Lohnrecht angepasst. Dies passiert ganz automatisch, ohne dass Sie sich selbst darum k├╝mmern m├╝ssen. Achten Sie darauf, ob der Anbieter ein GoBD-Testat nachweisen kann: Dann k├Ânnen Sie steuerrelevante Daten einfach festschreiben und nachvollziehbar archivieren.

Vorteil Datensicherheit: Datenschutz hat bei der Online-Lohnbuchhaltung h├Âchste Priorit├Ąt. Informieren Sie sich daher genau, welche Sicherheitszertifikate ein Anbieter von Online-Lohnabrechnungen vorweisen kann. Eine ISO-27001-Zertifizierung sowie Verschl├╝sselungsstandards wie SSL und AES bieten Ihren Daten h├Âchsten Schutz. Wichtig ist auch, dass die Datensicherheit regelm├Ą├čig von unabh├Ąngigen Pr├╝fungsgesellschaften nachgewiesen wird. Mit den richtigen Sicherheitszertifikaten wissen Sie: Ihnen schaut niemand in die Karten.

Vorteil Support: Anstelle einer m├Âglicherweise m├╝hseligen Kommunikation mit dem Steuerberater oder Lohnb├╝ro erhalten Sie bei der Nutzung einer Online-Lohnabrechnungs-Plattform eine entspannte und zielf├╝hrende Beratung durch den Fach-Support. Wenn der Support zudem kostenlos ist, sind Sie sicher, dass Sie in keine Kostenfalle tappen ÔÇô und beim richtigen Anbieter sind.

Fazit: Outsourcing vs Online-Lohnabrechnung

Gerade f├╝r Kleinst- und Kleinunternehmer lohnt es sich, die Lohnabrechnung mit einem Lohnprogramm online zu erstellen. Dank automatisierter Prozesse brauchen Sie f├╝r die Lohn- und Gehaltsabrechnung nur wenige Minuten im Monat. Gegen├╝ber dem Outsourcing sparen Sie au├čerdem nicht nur Kosten, sondern haben auch einen deutlich geringeren Kommunikationsaufwand als dies beim regelm├Ą├čigen Austausch mit einem Steuerberater oder Lohnb├╝ro der Fall w├Ąre. Dar├╝ber hinaus behalten Sie Ihre gr├Â├čtm├Âgliche Unabh├Ąngigkeit und die Kontrolle ├╝ber Ihre Daten.

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