Belege erfassen im Handumdrehen

Belegerfassung in drei Schritten.

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Illustration Funktion Belege sammeln lexoffice
Linienmuster
Einfache Belegerfassung mit lexoffice - Buchhaltungssoftware

Was bedeutet Belege erfassen?

Ein Beleg ist ein Nachweis oder ein Beweis. Erfassen ist das Ordnen von Informationen. Belege erfassen bedeutet für Buchhalter: Anhand von Nachweisen die Bewegungen des Geldes dokumentieren – nach komplizierten buchhalterischen Regeln.

Belegerfassung in lexoffice bedeutet: genau das Gleiche – nur ohne Aufwand. Vergessen Sie die buchhalterischen Regeln. Die sind bereits alle in lexoffice programmiert und das Programm wendet die Regeln selbst an.

In 3 Schritten richtig Belege erfassen

Wie erfassen Sie Belege? In lexoffice ist das Belege erfassen in nur 3 Schritten erledigt – korrekt und in Sekundenschnelle. Wer die automatische Belegerfassung wählt, hat seine Buchhaltung im Griff und gewinnt mehr Zeit für das Kerngeschäft.

Automatische Belegerfassung mit lexoffice Buchhaltungssoftware
Belege mit der lexoffice Scan App für Buchhaltung fotografieren

Schritt 1:
Die App digitalisiert

Jedes Unternehmen schreibt und empfängt Rechnungen. Manche Rechnungen bekommen Sie bereits digital als PDF, den Kassenzettel von der Tanke gibt’s aber auf Papier. Was nicht digital ist, wird digital: mit der kostenlosen Belegerfassung App fürs Smartphone.

Handy gezückt, Foto gemacht. Bevor also der Kassenzettel von der Tanke mit dem Taschentuch im Müll verschwindet, einfach schnell die Belegerfassung App draufhalten.

Belege in die Buchhaltungssoftware hochladen

Schritt 2:
Alles nach lexoffice

lexoffice ist Ihre neue Ablage. Einfach den Foto-Beleg von der Tanke in lexoffice hochladen oder die PDF-Rechnungen aus der E-Mail mit der Maus in lexoffice ziehen. Die PDFs, JPEGs, PNGs oder GIFs sind nun ordentlich verwahrt und lassen sich jederzeit wieder öffnen und anschauen. Ordnung halten gehört zu der automatischen Belegerfassung dazu.

Belege werden automatisch mit Texterkennung in der Buchhaltungssoftware erfassst

Schritt 3:
Speichern

Jetzt fehlt noch das Buchen. Während Sie den Beleg anklicken, hat lexoffice bereits alle relevanten Infos ausgelesen, mit automatischer Texterkennung. Die Eingabefelder für die Buchung sind befüllt. Sie fügen nur noch ein Stichwort wie „Tanken“ hinzu, speichern und schwupp, korrekt gebucht.

Buchhalterische Regeln? lexoffice macht das schon mit automatischer Belegerfassung. Beleg und die entsprechende Buchung sind automatisch verknüpft. Alle Buchungen erscheinen übersichtlich in der Buchungsliste.

Zusammenfassung
Belegerfassung

  • Rechnungen und Belege so schnell erfassen wie Urlaubsbilder.
  • Alle Belege an einem Ort (PDF, Scans, App-Fotos).
  • Automatische Texterkennung (OCR) erkennt & speichert alle wichtigen Daten.
  • Die automatische Kategorisierung bucht von selbst (auch schwierige Vorgänge wie Bewirtungskosten oder Anlagegüter).
  • Wiederholende Rechnungen ordnet lexoffice selbstständig zu.

Erinnerungen in Schuhkartons sind wirklich eine schöne Sache. Vor allem für Postkarten und Fotos. Belege verwaltet besser lexoffice.

Jetzt Belege erfassen

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Testen Sie den kompletten Funktionsumfang von lexoffice 30 Tage lang kostenlos. Oder Sie entscheiden sich direkt für Ihre lexoffice Version und sparen beim sofortigen Kauf mit unserem Aktionsrabatt.

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Häufige Fragen

Hier finden Sie die Antworten auf die häufigsten Fragen rund um das Erfassen von Belegen.

Kontaktieren Sie uns

Was schätzen die Anwender am meisten bei der automatischen Belegerfassung?

Unsere Anwender schätzen an der Belegerfassung vor allem die enorme Zeitersparnis, welche die Automatisierung mit sich bringt. Das hilft Ihnen dabei, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren

Selbstverständlich. In den Einstellungen finden Sie im Bereich Export die Möglichkeit, einen Export der Belege im PDF-Format zu veranlassen. Geht es darum, dem Steuerberater die Belege zukommen zu lassen, ist kein Export notwendig. Erlauben Sie Ihrem Steuerberater einfach den Zugriff auf Ihren Account und er kann selbstständig die benötigen Belege aus der Belegerfassung übernehmen.

Als Unternehmer müssen Sie Belege erfassen. Mit lexoffice können Sie die Belegerfassung automatisieren und sowohl für Einnahmen als auch Ausgaben durchführen. Auf dieser Grundlage erstellt das Programm automatisch die EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung). Eine externe Tabellenführung ist nicht mehr notwendig.

Wir bieten unseren Anwendern kostenlosen Support zu allen Funktionen, so auch für die Belegerfassung. Darüber hinaus stellen wir Ihnen Video-Tutorials zur Verfügung sowie eine ausführliche Wissensdatenbank. Diese können Sie einfach nach dem Stichwort Belegerfassung durchsuchen und Hilfe finden.

Erforderlich für die Belegerfassung mit unserem Programm:

  • internetfähiges Gerät wie PC oder Mac Rechner
  • gängiges Betriebssystem wie Windows, macOS,
  • aktive Internetverbindung,
  • aktueller Browser (Chrome, Firefox, Safari oder Edge empfohlen).

Für die zugehörige Belegerfassung App: Smartphone mit Android oder iOS.

Die automatische Texterkennung (OCR) bei der Belegerfassung funktioniert ganz automatisch. Die Eingabefelder befüllt lexoffice von alleine.

In der Belegerfassung sind die Standardkontenrahmen SKR 03 und 04 hinterlegt.

Ja, die Belege sind mit der automatischen Belegerfassung sicher aufbewahrt. lexoffice garantiert die 10-jährige Aufbewahrungspflicht.

Zunächst fotografieren Sie mit der App den Beleg. Danach können Sie bei Bedarf das Belegbild in der App bearbeiten. Mit Klick auf „Belege hochladen“ wird der Beleg in lexoffice hochgeladen. Der Upload muss nicht sofort erfolgen. Sie können die Belege hochladen, sobald Sie z.B. mit dem WLAN verbunden sind. Belege können auch stapelweise hochgeladen werden. Danach erfolgt wie gewohnt die Belegerfassung. Gut zu wissen: Die Scan App zur Belegerfassung ist kostenlos und für Apple iPhone und Android Smartphones verfügbar.

Ja, die Funktion Belegerfassung ist in allen lexoffice Versionen enthalten.

Ihre Vorteile mit lexoffice

Verabschieden Sie sich von Aktenordnern, Beleg-Chaos und Papierkram! lexoffice ist eine Buchhaltungssoftware, die Ihren Buchhaltungsaufwand auf ein Mindestmaß reduziert.

Im­mer ak­tu­ell

Automatische Updates, immer aktuell und monatlich neue Funktionen. Mit lexoffice einfach online starten.

Mo­bi­ler Ar­bei­ten

Die innovativste Buchhaltungssoftware auf dem Notebook (auch Apple Mac), Smartphone (iOS & Android) und Tablet.

In­tel­li­gen­ter Schutz

lexoffice schützt Sie z.B. mittels IBAN-Sperrliste vor Überweisungen, die im Zusammenhang mit Betrug stehen.

Kos­ten­lo­ser
Sup­port

Wenn es doch mal klemmen sollte, hilft Ihnen unser freundlicher Support gerne weiter.

Warum jeden Tag Selbstständige
zu lexoffice wechseln …

Über 200.000 Kund:innen und 50.000 Steuerberater:innen nutzen bereits lexoffice.

Nils Hasenau, Hochzeits- und Portraitfotograf

Mit lexoffice brauche ich keinen Buchhaltungstag mehr. Das spart mir jede Menge Zeit und Nerven!. Ich schreibe meine Angebote & Rechnungen, da wo ich gerade bin. Kassenzettel landen nach dem Bezahlen einfach mit einem Foto in der App.

Nils Hasenau Hochzeits- und Portraitfotograf
Steuerberaterin Daniela Kunze

Ich nutze lexoffice bei Mandanten, die selbst buchen. Ich leiste dann Beratung, die Erstellung von Gewinnermittlung und Steuererklärungen. Dank Steuerberaterzugang kann ich jederzeit helfend einspringen. lexoffice ist für mich eine gute Lösung für die Freiberufler und Selbstständigen unter meinen Mandanten.

Daniela Kunze Steuerberaterin
Dagmar Gerigk

In lexoffice habe ich alle meine Services hinterlegt. So kann ich ganz einfach und schnell neue Angebote erstellen. Nach dem Auftrag erstelle ich die Rechnung mit einem Klick aus dem Angebot und maile sie direkt aus lexoffice zu. Ich liebe es, wenn Software mir die Arbeit abnimmt!

Dagmar Gerigk, Vamos! Leadership Coaching Coach, Trainerin, Autorin
Steuerfabi empfiehlt lexoffice

lexoffice ist aus meiner Sicht die beste Buchhaltungssoftware am Markt. Die Möglichkeiten, die Rechnungen einfach mit den Bankumsätzen zu verknüpfen und alle wichtigen Dinge komplett übers Handy zu regeln, sind einfach top.

Fabian Walter, steuerfabi Influencer
Kia Kahawa empfiehlt lexoffice

Wachstum ist toll! Jedes gute Unternehmen soll wachsen! Doch mit dem Wachstum kommt die Umsatzsteuerpflicht, und plötzlich reicht tabellarische Buchhaltung nicht mehr aus. Hier spart mir lexoffice Zeit bei der Buchhaltung und erstellt automatisch all jene Auswertungen, die mir ermöglichen, meine Arbeit zu optimieren.

Kia Kahawa Schriftstellerin & Unternehmerin
Keine stille Stunde empfiehlt lexoffice

Besonders allen Musikern und Bands kann ich lexoffice empfehlen, es erspart eine Menge Zeit. Denn wir machen ja schließlich Musik, um Spaß auf der Bühne zu haben, und nicht um uns stundenlang mit Buchhaltung zu beschäftigen, oder?

Christoph Gleichauf, Keine Stille Stunde (Band) Dirigent & Musiker
Netzwerk Bossinen Stuttgart empfiehlt lexoffice

Wir haben alles automatisiert und unsere Member bekommen ihre Jahres- oder Monatsrechnungen automatisch per Email zugesendet. Natürlich haben wir unser Geschäftskonto verknüpft und eine komplette Übersicht über Einnahmen, Ausgaben und Steuern.

Anika, Denise & Kirsten, Netzwerk Bossin Gründerinnen
Sebastian Wickenhäuser empfiehlt lexoffice

Als ich mich vor vier Jahren selbstständig gemacht habe war für mich klar, dass ich mir keine Gedanken um korrekte Rechnungen machen will. Daher war für mich von Anfang an klar, dass ich eine Lösung brauche. Das war und ist seitdem für mich Lexoffice.

Stefan Wickenhäuser Coach, Berater & Blogger
Melina Paetzold empfiehlt lexoffice

Mit lexoffice bin ich bei meiner monatlichen Buchhaltung und der jährlichen Steuererklärung soviel effektiver. Meine Rechnung erstelle ich schnell und einfach, verschicke sie als PDF und kann in lexoffice kontrollieren, ob sie begleichen wurden.

Melina Paetzold Klarinettistin & Musiker-Coachin
Serge Kanunnikov

Ich bin kreativ. Und dank lexoffice auch frei. Frei vom Finanzstress. Ob Umsatzsteuervoranmeldung, Angebote oder Rechnungen – meine Buchhaltung erledigt lexoffice für mich.

Serge Kanunnikov Foto- und Videograf & YouTuber
DJ Olde empfiehlt Buchhaltungssoftware lexoffice

Mit lexoffice schleichen sich keine Fehler mehr in meine Rechnungsdetails. Ich brauche endlich keine aufwendigen Word oder Excel Vorlagen mehr und kann egal wo ich bin mit meinem Smartphone saubere Rechnungen in wenigen Sekunden erstellen und versenden.

DJ Olde DJ, MC & Producer
Daniel Pellegrini

Seit ich lexoffice benutze, habe ich viel mehr Überblick über die Finanzen und die Buchhaltung lässt sich quasi nebenbei machen. Die automatisierten Rechnungen haben mir schon viel Zeit und Stress gespart. Es ist super praktisch, wenn mein Steuerberater „Echtzeitzugriff“ auf meine Buchhaltung hat.

Daniel Pellegrini Musiker, Drummer und Musiklehrer

Ausgezeichnet durch eKomi

lexoffice erhält bei eKomi 2038 Bewertungen mit 4.9 Sternen (von 1 bis 5).

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Geprüft, mehrfach getestet und für sehr gut befunden

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