Buchführungspflicht

Zur Aufzeichnung der Buchungsvorgänge ist jeder Selbstständige verpflichtet. Für Kaufleute, Land- und Forstwirte und andere Gewerbetreibende besteht die Buchführungspflicht. Alle Geschäftsvorfälle müssen in einer vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Weise aufgezeichnet werden. Begründet ist diese Aufzeichnungspflicht im § 238 I Handelsgesetzbuch (HGB).

Buchführung – Geschäftsvorgang mit Tradition

Früh schon begannen Handelsleute und Gewerbetreibende, ihre Ausgaben und Einnahmen schriftlich festzuhalten. Sie erkannten rasch, dass ein Überblick wirtschaftliche Vorteile erbrachte. 10.000 v. Chr. wurden bereits Zahlensteine benutzt, wie Funde in den Pyrenäen belegen. Von den Sumerern sind Tontafeln erhalten, auf denen in Keilschrift Abrechnungen über Brot und Bier eingemeißelt waren. Die erste Loseblattbuchführung entstand in Indien. Funde von präparierten Palmblättern aus einer Zeit von 500 bis 400 v. Chr. belegen dies.

Bald schon wurde diese frühe Form der Buchführung notwendig, weil Abgaben zu leisten waren. Wurde der Zehent, der zehnte Teil der Einnahmen, im alten Griechenland in der Zeit um 400 bis 300 v. Chr. noch der Göttin Athena geschuldet, so trieben rund tausend Jahre später im Römischen Reich die Diener der Kaiser die Steuern ein. Im frühen Mittelalter machte sich die Kirche daran, ihrerseits ebenfalls Abgaben zu erheben. Um 1200 wurde im griechisch-römischen Kulturkreis die Kontokorrentrechnung entwickelt.

Keineswegs war schon damals so, dass Buchhaltung eine Sache ist, die nur dem Empfänger der Abgaben Vorteile bringt. Eine der größten Handelsfamilien des 16. Jahrhunderts, die Fugger aus Augsburg, konnte ihr weltweites Unternehmen nur dank ihrer Buchhaltung und eines aus Italien kommenden Buchhalters so weit gedeihen lassen. Dies, wie belegt ist, sogar mit teils unredlichen Mitteln, weil wichtige Posten absichtlich in den Aufzeichnungen fehlten.

Und wie kann es anders sein: Die sprichwörtliche Ordnungsliebe der Preußen ließ die die erste Bilanzierungspflicht im Jahr 1794 entstehen. Das Handelsgesetzbuch hielt 1861 die Regelung für ganz Deutschland fest. Immer umfassendere Vorschriften und deren damals noch zeitaufwändige Umsetzung legten die Entwicklung von ersten Programmen zur Vereinfachung der Buchführung nahe. IBM brachte 1964 einen Computer für das Rechnungswesen auf den Markt.

Buchführungspflicht – Wen betrifft sie?

Nach dem Handelsrecht ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, seine Bücher zu führen. In diesen müssen seine Handelsgeschäfte und der Stand seines geschäftlichen Vermögens ersichtlich sein. Aber auch Gewerbetreibende unterliegen der Buchführungspflicht, wenn sie ein kaufmännisch betriebenes Unternehmen besitzen oder mit ihrer Tätigkeit im Handelsregister eingetragen sind. Ausnahmen bestehen für kleine Einzelunternehmen. Die Buchführungspflicht tritt mit Beginn des Unternehmens bzw. nach Bekanntgabe durch das Finanzamt im darauffolgenden Handelsjahr ein. Sie endet mit der Aufgabe des Geschäftsbetriebes. Bei Handelsgesellschaften wird die Löschung im Handelsregister als Ende der Buchführungspflicht angesehen.

Inhalt der Buchführungspflicht und ihre Grenzen

Es ist für Gewerbetreibende und Kaufleute sinnvoll, vom ersten Tag ihrer Geschäftstätigkeit – und dazu zählen auch vorbereitende Arbeiten und Ausgaben – ihre Buchhaltung bereits gemäß den Vorschriften zur doppelten Buchführung anzulegen. Dies verschafft ihnen einen besseren Überblick und bewahrt vor unnötigen Rückfragen durch das Finanzamt. Die formalen Ansprüche einzuhalten zahlt sich selbst dann aus, wenn die Umsatzgrenzen noch nicht erreicht sind.

Derzeit gelten folgende Zahlen: Der Gesamtumsatz, hier wird der steuerfreie Umsatz zugerechnet, beträgt mehr als 600.000 Euro im Jahr. Der Wirtschaftswert von selbstbewirtschafteten Flächen der Land- und Forstwirtschaft überschreitet 25.000 Euro. Wenn aus einem Gewerbebetrieb oder der Land- und Forstwirtschaft mehr als 60.000 Euro Gewinn erwirtschaftet wird, ist ebenfalls die Buchführungspflicht maßgebend. Aktuelle Grenzen geben die zuständigen Finanzämter jederzeit bekannt.

Wird gegen die Buchführungspflicht verstoßen, so können teils empfindliche Strafen verhängt werden. Grundlage hierfür sind die §§ 369 bis 412 Abgabenordnung (AO).

Es gibt eine steuerliche Buchführungspflicht nach § 141 der Abgabenordnung (AO), die nicht mit der außersteuerlichen Buchführungspflicht gemäß § 238 des Handelsgesetzbuches (HGB) zu verwechseln ist.

Die steuerliche Buchführungspflicht nach § 141 der Abgabenordnung (AO)

Die steuerliche Buchführungspflicht nach § 141 der Abgabenordnung (AO) definiert eine Reihe von Mindestgrenzen für die Größe von Unternehmen. Wenn eine dieser Mindestgrenzen überschritten wird, greift die steuerliche Buchführungspflicht.

Die Mindestgrenzen für die steuerliche Buchführungspflicht sind:

  • Ein Jahresumsatz von mindestens 600.000 Euro (seit 01.01.2016)
  • Ein Jahresgewinn von mehr als 50.000 Euro
  • Die Selbstbewirtschaftung von forst- und landwirtschaftlichen Flächen mit einem Wert von mehr als 25.000 Euro
  • Ein Jahresgewinn aus der Bewirtschaftung von forst- und landwirtschaftlichen Flächen von mehr als 60.000 Euro

Einzelunternehmer werden von der Buchführungspflicht wieder befreit, sobald sie in zwei aufeinander folgenden Jahren alle Mindestgrenzen unterschritten haben. Eine solche Befreiung von der Buchführungspflicht wird schriftlich vom Finanzamt mitgeteilt. Gesellschaften sind zur Buchführung verpflichtet, solange sie einen Eintrag im Handelsregister haben. Freiberufler unterliegen nie dieser Pflicht.

Die außersteuerliche Buchführungspflicht nach § 238 des Handelsgesetzbuches (HGB)

Die außersteuerliche Buchführungspflicht zielt auf Personen und Gesellschaften, die nicht schon aufgrund der Vorgaben von § 141 der Abgabenordnung (AO) buchführungspflichtig sind.

Diese außersteuerliche Buchführungspflicht aus dem Handelsgesetzbuch orientiert sich an den Vorgaben der Abgabenordnung, aber greift nur dann, wenn die betroffene Person oder Gesellschaft zugleich über Kaufmannseigenschaften entsprechend der §§ 1 – 6 des Handelsgesetzbuches (HGB) verfügt. Vice versa gilt gemäß § 140 AO, dass alle, die nur wegen ihrer Kaufmannseigenschaften außersteuerlich buchführungspflichtig sind, diese Pflicht so erfüllen müssen, dass auch die Vorgaben der steuerlichen Buchführungspflicht gemäß der Abgabenordnung erfüllt sind.

Was sind „Kaufmannseigenschaften“?

Unter dem Begriff „Kaufmannseigenschaften“ werden alle unterschiedlichen Typen von Kaufmännern zusammengefasst. Diese sind:

  • Der Musskaufmann ist Kaufmann aufgrund der Größe seines Gewerbebetriebs und verfügt über einen Eintrag im Handelsregister.
  • Der Kannkaufmann ist ein Kleingewerbetreibender und kann sich auf eigenen Wunsch hin in das Handelsregister eintragen lassen.
  • Der Fiktivkaufmann ist aus Gründen der Rechtssicherheit und des Vertrauensschutzes in das Handelsregister eingetragen.
  • Der Scheinkaufmann tritt im Geschäftsleben als Kaufmann auf, obwohl er die rechtlichen Voraussetzungen nicht erfüllt. Da der Scheinkaufmann von Geschäftspartnern als Kaufmann behandelt wird, muss er nach geltender Rechtsprechung und zum Schutze von Außenstehenden auch die belastenden Pflichten des Kaufmanns erfüllen.
  • Der Formkaufmann wird aufgrund der Rechtsform des Unternehmens als Kaufmann eingeordnet. Diese Rechtsformen sind: Die offene Handelsgesellschaft (OHG), die Kommanditgesellschaft (KG), die Aktiengesellschaft (AG), die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH), die Kommanditgesellschaften auf Aktien (KGaA) und die eingetragenen Genossenschaften (eG).

Was muss ich tun, um meine Buchführungspflicht zu erfüllen?

Bei der steuerlichen Buchführungspflicht geht es vor allem darum, wie die Bücher geführt werden. Notwendigerweise müssen eine doppelte Buchführung, eine Gewinn- und Verlustrechnung und Bilanzen erstellt werden. Es gilt der Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung.

Der Zweck der Buchführungspflicht ist die permanente Gewährleistung eines realistischen Überblicks über die unternehmerische Lage durch eine systematische Dokumentation zur Entstehung und Abwicklung von Geschäftsvorfällen. Ein sachverständiger Dritter muss innerhalb einer angemessen Frist in der Lage sein, alle Geschäftsvorfälle nachvollziehen zu können.

Doppelte Buchführung – ihr Umfang

Für alle gewerblichen Unternehmer ergibt sich eine Mindestaufzeichnungspflicht hinsichtlich des Wareneingangs und des Warenausgangs. Damit aber jederzeit eine Gewinn- und Verlustrechnung oder die Bilanz erstellt werden können, liegt es im eigenen Vorteil, von Beginn an alle relevanten Geschäftsvorgänge zu erfassen. So können Rücklagen gebildet, Wirtschaftsgüter der Abschreibung zugeführt und das buchhalterische Resultat der Warenwirtschaft mit einer durchzuführenden Inventur verglichen werden.

Buchführung – leicht gemacht von Anfang an

Lexware ermöglicht mit seinen ausgeklügelten Programmen eine Buchführung, die perfekt auf den jeweiligen Geschäftsbetrieb zugeschnitten ist. Wer erfolgreich einen Amazon-Shop betreibt, darf sich mit amzFlow die Arbeit leichter machen. Die mit der Buchhaltung einhergehenden Arbeitsschritte sind mit Lexware zügig zu bewältigen. Vom Angebot über die Auftragsbestätigung, von der Rechnung bis zur Zahlungserinnerung sind es nur wenige Mausklicks, bis die jeweiligen Schreiben verfasst sind. Online-Banking und optional eine PayPal-Funktion bieten weitere Vorteile.

Ein Kassenbuch dient nicht nur den steuerlichen Vorschriften, sondern erleichtert den Überblick im Alltagsgeschäft. Steuerberaterschnittstellen machen die Übertragung von Daten möglich. Auswertungen wie Steuer oder der einzelnen Buchungskonten können jederzeit abgerufen werden. Nicht zuletzt wird in nur einem Arbeitsschritt eine den steuerlichen Ansprüchen genügende Gewinn- und Verlustrechnung erstellt, die so dem Finanzamt vorgelegt werden kann.