CSV-Datei

Die CSV-Datei ist ein Format, das sehr vielseitig nutzbar ist, große Datenmengen bewältigen kann und leicht zwischen unterschiedlichen Programmen übertragen werden kann. Aus diesem Grund ist es auch für die Bereiche Rechnungslegung und Buchführung eines Unternehmens häufig von hoher Relevanz. CSV ist die Abkürzung für Comma Separated Values, also für unterschiedliche Werte, die mithilfe von Kommata voneinander getrennt werden.

Die typische Struktur der CSV-Datei

Das entscheidende Kriterium rund um das Erscheinungsbild der klassischen CSV-Datei ist das Komma. Die einzelnen Werte können allerdings auch mithilfe anderer Trennzeichen (zum Beispiel durch ein Leerzeichen oder einen Tabulator) separiert werden. Im Rahmen der übersichtlichen Darstellung, etwa in einer Tabelle, wird aus dem Komma ausschließlich eine Spalte oder ein anderes Daten enthaltendes Feld. Aus einem Datensatz des Typs „Montag, Dienstag, Mittwoch …“ wird so mittels Mausklick eine Tabelle, die in übersichtlicher Form zum Beispiel die Umsätze an bestimmten Wochentagen darstellt. Die Dateiendung lautet analog ihrer Bezeichnung „.csv“. Deutlich wird am Beispiel der Wochentage auch, dass das CSV-Format für Daten geeignet ist, die sich im Rahmen einer simplen Struktur darstellen lassen.

Eine besondere Bedeutung kommt oft der ersten Zeile der CSV-Datei zu. Wenn eine solche Datei später zum Zweck des Arbeitens oder für eine übersichtliche Präsentation von Daten in eine Tabelle umgewandelt werden soll, wird die erste Zeile der CSV-Datei in der Regel zur Kopfzeile, die die einzelnen Spalten der Tabelle benennen wird. Aus diesem Grund wird nach dem Import eine Formatierung empfohlen, die vom jeweiligen Programm, in das die CSV-Datei überführt wird, auch erkannt wird. Denn in der Regel übernehmen weder Excel noch die gängigen Datenbankensysteme die Formatierungen, die vorab in CSV vorgenommen worden sind.

Vielzahl von Anwendungsbereichen möglich

Ein Vorzug der CSV-Datei liegt in der großen Vielfalt, große Mengen an Daten wie zum Beispiel Produktdaten, finanzielle Statistiken oder Kundenbeziehungen eines Unternehmens abzubilden. Wie genau dies geschieht, ist vom Verwendungszweck, der Übersichtlichkeit, aber auch dem individuellen Geschmack derer vorbehalten, die mit diesen Dateien beziehungsweise den jeweiligen Inhalten arbeiten. Sowohl die gängige Form der Liste als auch die Übersicht in Form einer Tabelle gehören zu den Strukturen, die sich aus einer CSV-Datei unkompliziert erstellen lassen.

Die Kompatibilität von CSV-Dateien als überzeugendes Qualitätsmerkmal

Der große Vorteil des CSV-Formats liegt in der leichten Übertragbarkeit, also dem Import in unterschiedliche Datenbanken oder Programme. Eine der Möglichkeiten, die in diesem Zusammenhang am häufigsten genutzt wird, ist die Übertragung von Daten aus dem CSV-Format in ein Programm der Tabellenkalkulation wie Excel oder die Alternative aus dem OpenOffice-Paket.

Das Überspielen der Daten geht in den allermeisten Fällen sehr unkompliziert. Es erspart Unternehmern oder den Entscheidern der diese Daten nutzenden Abteilungen das aufwendige neue Eintippen der oft umfangreichen Inhalte in das gewünschte Dateiformat.

Auch in bereits bestehende Datenbanken können Daten aus dem CSV-Bereich vielfach eingelesen werden. Dies gilt zum Beispiel für die bekannten Datenbanken wie Oracle und MySQL. Dies ist besonders dann interessant, wenn unterschiedliche Datenquellen zu einem einzigen Datenbestand zusammengefasst werden sollen. Das kann im Rahmen der Fusion zweier Firmen nötig sein, aber im Sinne einer effizienten Umstrukturierung des Unternehmens: Können nämlich alle Mitarbeiter eines bestimmten Bereiches auf die gleichen Daten zurückgreifen, erhöht dies die Arbeitseffizienz und den Wert der Kommunikation in vielen Fällen ganz entscheidend.

Finanzabwicklung überzeugend darstellbar

Ein Vorteil, den viele Unternehmen schätzen: Auch Transaktionen über Banken und andere Kreditinstitute lassen sich mithilfe einer sorgfältig erstellten CSV-Datei in andere Programme einspielen. Da die Geschäftsvorfälle in einer Vielzahl von Unternehmen in hohem Ausmaß mit finanziellen Transaktionen verbunden sind, ist das CSV-Format ein wertvolles Tool, diese unkompliziert zu erfassen und anschließend bei Bedarf in gewünschten Programme zu übertragen.

lexoffice und csv: ein perfektes Team!

Für Unternehmer ebenso wie für Mitarbeiter, die mit den Bereichen der laufenden Finanzbuchhaltung, der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung oder der Bilanzierung beschäftigt sind, kann sich eine CSV-Datei als solide Grundlage für eine effiziente Arbeit mit einer Online-Buchhaltungs-Software wie lexoffice erweisen. Denn auch in lexoffice können Sie die Daten, die Sie regelmäßig in Dateien im CSV-Format speichern, problemlos exportieren. Das erspart nicht nur die Erleichterung der laufenden Buchführung und im Hinblick auf die vorbereitenden Arbeiten rund um Jahresabschluss und Bilanz. Es dient auch der Transparenz für alle an diesen Unternehmensprozessen beteiligten Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die gleichzeitig Zugriff auf die entsprechenden Inhalte haben und somit im Rahmen kurzer Wege aktiv werden können.

Ein weiteres Beispiel für die ideale Verbindung von CSV-Dateien und lexoffice ist das Erstellen von Rechnungen für unterschiedliche Kunden. So kann die CSV-Datei die einzelnen Kunden mit ihrer Anschrift und den an sie gelieferten Produkten festhalten. Durch die Übertragung in lexoffice erfolgt eine schnell Rechnungserstellung. Durch die Möglichkeit, Banktransaktionen in das System mit einzubinden, lässt sich auch schnell abgleichen, welchen Kunden bezahlt haben und welche Rechnungen noch offen sind. Dies ist durch die Möglichkeit des integrierten Bankings mit nur wenigen Mausklicks möglich und die Zeit, die Ihre Mitarbeiter auf diese bequeme Art und Weise der Kontrolle haben, setzt Kapazitäten für weitere wichtige Aufgaben im Unternehmen frei.