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Elektronische
Entgeltunterlagen

Bestimmte Entgeltunterlagen müssen ab dem 1. Januar 2022 elektronisch vorgehalten werden. Es gibt für Arbeitnehmer:innen jedoch eine Übergangsfrist bis Ende 2026. Hier lesen Sie das Wichtigste auf einen Blick.

Entgeltunterlagen nach BVV zukünftig elektronisch

Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) regelt, welche Entgeltunterlagen Arbeitgeber:innen vorhalten müssen. Wichtig sind diese Unterlagen unter anderem für die Betriebsprüfung. Aus ihnen geht hervor, ob die von Arbeitgeber:innen vorgenommenen versicherungs- und beitragsrechtlichen Beurteilungen korrekt sind. Im Zuge der Digitalisierung sollen diese Unterlagen zukünftig – ab dem 1. Januar 2022 – elektronisch vorgehalten werden. So sieht es das Siebte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze vor. Zu diesen Unterlagen gehören im Sinne der BVV unter anderem folgende:

  • Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse,
  • Daten zu Rückmeldungen der Krankenkassen,
  • Anträge von Aushilfen zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht,
  • Unterlagen zur Staatsangehörigkeit,
  • Unterlagen zu einer Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht und zu einer Entsendung,
  • Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen,
  • Immatrikulationsbescheinigungen von Hochschulen bei Werkstudent:innen sowie
  • der Nachweis der Elterneigenschaft.

Übergangsfrist für elektronische Entgeltunterlagen

Zum 1. Januar 2022 tritt die Neuregelung in Kraft, jedoch gibt es eine Übergangsfrist. Arbeitgeber:innen können sich beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung auf Antrag bis zum 31. Dezember 2026 von der Führung elektronischer Unterlagen befreien lassen.

Aktuelle Empfehlung zur Umsetzung

Die Regelungen treten zwar am 1.1.2022 in Kraft, aber die Grundsätze der Spitzenorganisationen zu den Regeln, wie die elektronischen Dokumente entstehen bzw. vorgehalten werden müssen, werden bis zu diesem Termin nicht vorliegen. Wir empfehlen erst einmal abzuwarten, bis die Spielregeln da sind. Schließlich kann die Verwaltung nicht einerseits die Einhaltung gesetzlicher Regelungen verlangen, wenn sie andererseits der eigenen Pflicht zur Festlegung dieser nicht nachkommt.

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mit dem ganz pragmatischen Blickwinkel „Was bedeutet das ganz konkret für mich?“ sowohl zu aktuellen gesetzlichen Änderungen als auch zu den Grundlagen des Arbeitgeberlebens. Keine unverständlichen Gesetzestexte, keine bürokratischen Abhandlungen.

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