Elektronische
Entgeltunterlagen

Entgeltunterlagen nach BVV zukünftig elektronisch

Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) regelt, welche Entgeltunterlagen Arbeitgeber:innen vorhalten müssen. Wichtig sind diese Unterlagen unter anderem für die Betriebsprüfung. Aus ihnen geht hervor, ob die von Arbeitgeber:innen vorgenommenen versicherungs- und beitragsrechtlichen Beurteilungen korrekt sind. Im Zuge der Digitalisierung sollen diese Unterlagen zukünftig – ab dem 1. Januar 2022 – elektronisch vorgehalten werden. So sieht es das Siebte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch und anderer Gesetze vor. Zu diesen Unterlagen gehören im Sinne der BVV unter anderem folgende:

• Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse,
• Daten zu Rückmeldungen der Krankenkassen,
• Anträge von Aushilfen zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht,
• Unterlagen zur Staatsangehörigkeit,
• Unterlagen zu einer Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht und zu einer Entsendung,
• Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen,
• Immatrikulationsbescheinigungen von Hochschulen bei Werkstudent:innen sowie
• der Nachweis der Elterneigenschaft.

Übergangsfrist für elektronische Entgeltunterlagen

Zum 1. Januar 2022 tritt die Neuregelung in Kraft, jedoch gibt es eine Übergangsfrist. Arbeitgeber:innen können sich beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung auf Antrag bis zum 31. Dezember 2026 von der Führung elektronischer Unterlagen befreien lassen.

Arbeitshilfe: Musterschreiben zur Befreiung von der Führung elektronischer Entgeltunterlagen

Für die Zeit bis 2026 können sich Arbeitgeber:innen auch rückwirkend von der Führung elektronischer Unterlagen befreien lassen. Dazu müssen sie einen entsprechenden Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung (DRV) stellen. Dies ist grds. mit einer formlosen E-Mail unter Angabe der Betriebsnummer möglich. Die entsprechenden Kontaktdaten der einzelnen Prüfbezirke finden Sie auf dieser Seite der Deutschen Rentenversicherung.