Pflicht zur elektronisch unterstützten Betriebsprüfung der Rentenversicherung ab 2023
Ab dem 1.1.2023 wird die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung, kurz euBP, Pflicht für die Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung. Doch was heißt das für Unternehmen? Die euBP bedeutet nichts anderes, als dass die Daten zur Entgeltabrechnung von Arbeitgeber:innen zukünftig elektronisch an den:die Prüfende:n übermittelt werden. Das Verfahren wird bereits seit 2014 genutzt, war bisher allerdings freiwillig.
Verfügen Unternehmen nicht über geeignete Voraussetzungen zur euBP (z. B. ein elektronisches Entgeltabrechnungsprogramm), besteht die Möglichkeit, mittels eines formlosen Antrags eine Befreiung von der euBP bis längstens 2026 zu erwirken.
Betriebsprüfung vor Ort kann entfallen
Die euBP der Rentenversicherung läuft wie eine „normale“ Betriebsprüfung ab mit dem Unterschied, dass einige Daten dem:der Prüfer:in elektronisch übermittelt werden. Dazu gehören:
- Unterlagen zur Staatsangehörigkeit des Arbeitnehmers,
- Unterlagen zu erstattenden Meldungen,
- Unterlagen zum versicherungsrechtlichen Status,
- Unterlagen im Rahmen einer Arbeitnehmerentsendung und
- Unterlagen zur Zugehörigkeit der Krankenkasse.
Die elektronische Übermittlung beschleunigt die Prüfung und kann sogar dazu führen, dass eine Prüfung vor Ort entfällt, wenn sich aus den übermittelten Daten keine weiteren Prüfungsaspekte ergeben.
Die Unterlagen zur Finanzbuchhaltung müssen nicht elektronisch übermittelt werden. Dies kann allerdings sinnvoll sein, wenn Sie die Wahrscheinlichkeit einer Prüfung vor Ort reduzieren möchten.
Hinweise zur Datenübermittlung bei der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung
- Da der:die Betriebsprüfer:in eine spezielle Software zum Auslesen der Daten nutzt, müssen Sie bei der Übermittlung einige Punkte beachten:
- Reichen Sie jedes Dokument einzeln und nicht in einem Dokument zusammengefasst ein.
- Sie müssen gewährleisten, dass die Daten ort- sowie systemunabhängig aufgerufen werden können.
- Datensätze der Krankenkasse müssen in dem von der Krankenkasse übermittelten Format gesendet werden. Für alle andere Dokument dürfen folgende Formate verwendet werden: PDF, JPEG, BMP, PNG und TIFF.
- Für den Dateinamen gilt eine Zeichenbegrenzung von 64 Zeichen. Er darf diese Zeichen nicht enthalten: Sonderzeichen, Leerzeichen, Komma, Punkt, ß sowie Umlaute.
Tipp: Nehmen Sie Kontakt zu ihrem Softwarehersteller auf. Dieser schafft die richtigen Voraussetzungen für eine reibungslose Übermittlung der Daten an den:die Prüfer:in.