Wie gehst Du als Unternehmer mit vertraulichen Informationen um?

Manche Informationen über Projekte, Kunden oder Prozesse sollten grundsätzlich nie frei verfügbar sein – zum Beispiel, weil sie es einem unlauteren Wettbewerber ermöglichen würden, eine Firma zu schädigen oder in direkte Konkurrenz zu gehen.

Wann das der Fall ist, kann gar nicht jeder Mitarbeiter realistisch einschätzen.

Vertrauen ist also gut, Kontrolle aber besser, so sagte es angeblich schon Lenin.

Was sich in der zwischenmenschlichen Zusammenarbeit auch einengend und kontraproduktiv auswirken kann, gilt auf alle Fälle als eine gute Faustregel für Vereinbarungen rund um vertrauliche Informationen:

Was man vorher geregelt hat, macht später selten Probleme.

Auch ist es besser, Missverständnisse durch unterschiedliche Auffassungen zu vermeiden und sowohl tiefreichende Informationen über Geschäftsideen als auch die Daten von Kunden bei einer Zusammenarbeit von Anfang an durch eine Vereinbarung zu schützen, der alle Beteiligten zustimmen.

NDA oder „Non-Disclosure Agreement“

Ein so genanntes Non-Disclosure Agreement ist eine Geheimhaltungsvereinbarung bzw. Vertraulichkeitsvereinbarung oder Verschwiegenheitserklärung:

Mehrere Parteien benennen so eindeutig wie möglich die zu schützende Information und legen auch fest, was hierbei explizit nicht geheim gehalten wird.

Außerdem einigen sie sich auf eine Strafzahlung, die bei Nichteinhaltung fällig wird, und auf die Dauer der Vereinbarung.

Muster für eine Vertraulichkeitsvereinbarung (PDF)

Auf folgende Punkte solltest Du achten, wenn Du eine eigene Vereinbarung aufsetzt:

Kurz und knackig

Eine Vertraulichkeitserklärung ist kurz, klar und übersichtlich – wenn sie sich nämlich einem Vertrag zu sehr annähert, besteht die Gefahr, dass sie mehr Aufwand drumherum erzeugt als nötig.

Weil schon klar ist, worum es geht, kann sie sich vom Umfang her auf eine halbe Seite beschränken und lässt sich damit auch „nebenbei“ in einem Meeting oder per Mail abwickeln, statt einen eigenen Termin zu benötigen.

Unmissverständliche Formulierungen

In eine Geheimhaltungserklärung gehört die unmissverständliche Erläuterung, was unter „vertraulich“ verstanden wird:

Wer wann was wo und wie nicht darf, wem gegenüber und wie lange. Die Erläuterung eines theoretischen Beispiels aus der Praxis hilft, komplexere Umstände eindeutig festzuzurren:

„Als Mitarbeiter von Projekt X dürfen Sie Information Y unter keinen Umständen anderen zugänglich machen, auch nicht durch gemeinsame Nutzung eines PCs oder durch Einsatz einer Cloud-Anwendung, bei der nur der Service-Anbieter Einblick hat“.

Strafe bei Nichteinhaltung

Menschen merken sich nicht nur besser, was sie gelesen und unterschrieben haben, als was sie nur gehört haben. Sie sind auch weit aufmerksamer, wenn eine hohe Strafe bei Nichteinhaltung droht.

Die Strafe sollte also nicht nur zum „Vergehen“ passen, sondern auch gleich noch den finanziellen Aufwand rund um eine Klärung mit abdecken – das unterstreicht dann auch gleich die Ernsthaftigkeit des Anliegens.

Wettbewerbsklauseln? Umgang mit vertraulichen Informationen

Es empfiehlt sich je nach Projekt auch, dafür zu sorgen, dass ehemalige Mitarbeiter nicht direkt nach ihrem Ausscheiden zu unmittelbaren Konkurrenten werden können.

Hier hilft eine Wettbewerbsklausel, die die Aufnahme einer vergleichbaren oder in Konkurrenz stehenden Tätigkeit für ein oder zwei Jahre untersagt.

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Wenn Du eine Geheimhaltungserklärung einführen willst, solltest Du für ein übersichtliches und klares Dokument sorgen und dieses dem richtigen Ansprechpartner sofort auch in Kopie zur Verfügung stellen, damit im Idealfall die Vereinbarung sofort unterschrieben werden kann.

Es sollte keine große Sache sein, sondern einfach eine Selbstverständlichkeit – und so solltest Du es Mitarbeitern und Dienstleistern auch „verkaufen“.

Oft kommen Vereinbarungen wie eine Vertraulichkeitserklärung erst ins Spiel, wenn schon Informationen durchgesickert sind.

Das ist zu spät. Wenn Informationen tatsächlich vertraulich und bedeutsam sind, ist eine Vereinbarung über ihren Schutz der erste Schritt.

Nicht der letzte.