Moderationstechnik

Definition

Ende der 1960er Jahre entwickelte man die Moderationstechnik, um kreative Prozesse wie Planung oder Strategiefindung als Team gestalten und visualisieren zu können.

Diese Technik ist weder wissenschaftlich noch in sich geschlossen, sie versucht eher, die Kommunikation verschiedener Parteien auf ein gemeinsames Ziel zu fokussieren. Dazu nutzt sie geeignete Instrumentarien und Vorgehensweisen. Moderationstechniken finden meist im Rahmen von Workshops statt.

1 Wozu nutzt man Moderation?

Fortschrittorientierte Unternehmen nutzen die Moderationstechnik, um Wettbewerbsvorteile durch Synergieeffekte zwischen den Kenntnissen der eigenen Mitarbeiter und der eigenen Ressourcen zu erlangen. Deshalb nutzt man Moderation bestenfalls, wenn

  • das Fachwissen verschiedener Funktionsbereiche zu bündeln ist,
  • Problemstellung und -lösung mehrere Kostenstellenbereiche berühren,
  • zwischen Fachleuten unterschiedliche Meinungen bestehen,
  • am Planungsprozess verschiedene Funktionsbereiche gemeinsam arbeiten müssen,
  • Planungsunterlagen veröffentlicht werden müssen,
  • mehrere Alternativen und Lösungsvorschläge zu erarbeiten sind,
  • der Engpassproblemlösungsvorschlag in relativ kurzer Zeit formuliert sein muss,
  • ein komplexes Problem sich nicht durch einfaches Verdichten von Daten und Fakten und eindimensionale Vorgehensweise lösen lässt,
  • Konferenzen mit praktisch anwendbaren Ergebnissen enden sollen.

2 Welche Informationen/Hilfsmittel helfen der Moderationstechnik?

In einer Vorbereitungsphase wird festgelegt, welche Ziele in welcher Zeit erreicht werden sollen. Dabei wird auch die Spannweite der möglichen Ergebnisse abgeschätzt: Es muss feststehen, ob beispielsweise ein Aufgabenkatalog, Alternativkonzepte, ein einziger Lösungsvorschlag oder konkrete Arbeitsanweisungen erarbeitet werden.

Diese Vorarbeit wirkt sich stark auf die tiefe der Teamarbeit und die zeitliche Länge aus. Die Ziele sollten schriftlich festgehalten werden. Zur Umsetzung werden einige technische Geräte benötigt:

2.1 Technische Hilfsmittel

Am wichtigsten sind entweder Pinnwände, Tafeln, Whiteboards oder ähnliches. Sie sollten freistehend sein und genügend Platz für Brainstormings bieten. Optimal ist es, wenn mehrere Whiteboards in unterschiedlichen Anordnungen genutzt werden können.

2.2 Raum

Die Moderation sollte in einem großzügigen, möglichst quadratische. Raum stattfinden. Tische und Stühle sollten leicht verschiebbar sein.

2.3 Material

Neben Filzstiften, die aus größerer Distanz lesbar sein sollten, werden entsprechendes Papier, Kärtchen in verschiedenen Farben und Formen sowie Magnete bzw. Nadeln und Klebestifte benötigt. Das alles dient dazu, die Gedanken räumlich und thematisch ordnen und gliedern zu können.

3 Grundsätze der Planung

Der zeitliche Ablaufplan ist essentiell für die möglichen Ergebnisse. Sowohl ein- bis dreitägige Klausurtagungen sind möglich, als auch verschiedene zwei- bis vierstündige Planungsrunden. Bei komplexen Problemstellungen können bei weniger als einem Tag Klausurzeit selten Ergebnisse erzielt werden. Dauern die Tagungen länger als drei Tage treten oft Erschöpfungssymptome in Erscheinung, die die Produktivität stark einschränken. Kürzere Zeiteinheiten als zwei bis vier Stunden sind ebenso wenig sinnvoll, da in der Kürze der Zeit keine Kleingruppenarbeit möglich ist.

4 Ablauf

Je mehr Parteien bei einer Planung beteiligt sind, desto strikter müssen die Regeln eingehalten werden, um das gemeinsame Ziel in der vorgeschriebenen Zeit zu erreichen. Daher soll hier ein methodischer Ablauf erläutert werden, der von allen Beteiligten akzeptiert und vor allem eingehalten werden muss.

4.1  Warm-Up

Die Aufwärmphase dient dazu, dass sich die Gruppen untereinander kennen lernen. Das dient dem Zweck, die verschiedenen Charaktere effizient aufeinander einzustimmen. Sie müssen auf das gemeinsame Ziel eingeschworen und eingestellt werden.

4.2 Einführung durch den Moderator

Nach der Aufwärmphase erklärt der Moderator den Teilnehmern die „Spielregeln“ des Planungszeitraums:

4.3 Spielregeln erklären

Wesentlichen Spielregeln und Verhaltensweisen werden vorgestellt und es wird abgefragt, ob Zustimmung besteht.

4.4 Ziele vereinbaren

Die vorab festgelegten Ziele werden nun den Teilnehmern erläutert und am besten auch visuell dargestellt.

4.5 Ablauf darstellen

Auch der zeitliche Ablauf der Veranstaltung wird den Teilnehmern erklärt. Daran können sie sich orientieren, wie viel Zeit sie sich für unterschiedliche Aufgaben nehmen können.

4.6 Geplante Ergebnisse darstellen

Der Moderator sollte die mit dem Auftraggeber vereinbarten zu erzielenden Ergebnisse und anzustrebenden Termine den Teilnehmern erläutern. Dies sollte nur mündlich erfolgen, da in den meisten Fällen eine exakte Definition der erreichbaren Ergebnisse nicht möglich ist. Werden die Ergebnisse zu eng gefasst, besteht darüber hinaus die Gefahr, dass die Teilnehmer in ihrem Ideenhorizont eingeschränkt sind.

4.7 Erläuterung der Problemstellung

Die tatsächliche Arbeit mit der Gruppe beginnt. Eine schriftliche Problemformulierung wird vorgestellt und fachliche Hinweise erläutert. Es ist auch Aufgabe des Moderators auch Fachfragen der Teilnehmer zu antworten und Auskunft zu geben.

4.8 Erste Ideenfindung

Sind Spielregeln, Ziel und Bedingungen klar, werden erste Ideen gesammelt. Der Moderator sollte dazu:

  • Eine Frage formulieren, die das Ziel möglichst weitgehend abdeckt und diese visuell/grafisch darstellen.
  • Alle Teilnehmer erhalten Schreibmaterial und sollen sich wie folgt beteiligen:
  • Alle Ideen, Gedanken und Vorschläge sind erlaubt,
  • Alle Einfälle schriftlich auf Karten festhalten,
  • Sich möglichst kurzfassen,
  • gegebenenfalls mehrere Karten nutzen.

Hier können auch unterstützende Techniken zum Einsatz kommen, wie das Brainstorming, Brainwriting, die 635-Methode oder das Bisoziationsverfahren.

4.9 Visualisierung der Ideensammlung

Alle Einfälle sind visuell festzuhalten, aus einigen einfachen Gründen:

  • Alle Teilnehmer sollen alle Ideen aller Teams sehen können,
  • die Ideen sollen für nachträgliche Überarbeitungen immer zur Verfügung stehen,
  • die Ideen sollen Assoziationen fördern,
  • So können alle Vorschläge bewertet und sortiert werden,
  • für das Nachvollziehen aller Ideensammlung ist das Festhalten zwingend erforderlich,
  • was separat festgehalte wird, ist aus den Köpfen der Teilnehmer entfernt und verhindert Denkblockaden.

Wichtig bei allen Kreativitätstechniken ist:

  • Keine „Killerphrasen“ verwenden („Geht nicht“, „Ist doch Unsinn“, etc.)
  • Der Moderator hängt grundsätzlich alle Karten auf, auch wenn sich Ideen doppeln. Hintergrund ist die Gleichbehandlung aller Ideen.
  • Der Moderator bringt keine eigenen Ideen ein, sondern unterstützt höchstens durch Erläuterung des Ziels bzw. Problems.
  • Eine Kreativ-Phase dauert maximal 15 Minuten.
  • Es finden niemals mehrere Kreativ-Phasen hintereinander statt, da sie sehr anstrengend für die Teilnehmer sind.

4.10 Bewertungsablauf

Bei der Bewertung müssen einige Grundsatzregeln beachtet werden, die hier am Beispiel der Karten erörtert werden:

  • Der Moderator sammelt die Karten ein, liest sie vor, ordnet sie einander zu und bringt sie am Whiteboard an. Der Anordnung müssen die Teilnehmer zustimmen.
  • Danach werden die Karten durch Clusterbildung voneinander getrennt.
  • Im Anschluss werden die einzelnen Cluster von den Teilnehmern benannt.

4.11 Mögliche Bewertungsverfahren

Je nach Teilnehmerzahl erhält jeder Teilnehmer einen (viele Teilnehmer) oder zwei (wenige) Punkte. Mit diesen markiert jeder Teilnehmer den für ihn persönlich sinnvollsten Vorschlag.

4.12 Bilden von Teilproblemen

Jetzt ist es Aufgabe des Moderators, aus den Clustern und den Bewertungen eine Reihenfolge für das weitere Vorgehen festzulegen.

In der folgenden Kleingruppenarbeit müssen verschiedene Teilprobleme behandelt werden. Wie viele Fragen von wie vielen Gruppen bearbeitet werden können, ist von der Teilnehmerzahl abhängig. Optimal sind Gruppengrößen von 3-5 Teilnehmern pro Frage.

4.13 Kleingruppenbildung

Um die nötigen Kleingruppen zu bilden, gibt es mehrere Möglichkeiten. Sie lauten:

4.14 Freiwillige Aufteilung

Wenn sich die Teilnehmer gleichmäßig aufteilen, ist keine weitere Maßnahme nötig. Ergeben sich größere Ungleichheiten, sollte der Moderator einzelne Teilnehmer bitten, in andere Gruppen zu wechseln. Dabei sollte kein Zwang ausgeübt werden, sondern die Teilnehmer sollen sich freiwillig in die andren Kleingruppen begeben.

4.15 Zuordnung nach Fachkenntnis

Wenn nur einige Teilnehmer für die Bearbeitung von Fragen nötige Fachkenntnis haben, werden diese durch den Moderator auf verschiedene Gruppen aufgeteilt.

4.16 Zuordnung nach Abteilungen

Wenn gezielt verschiedene Abteilungen zusammenarbeiten sollen, werden sie vom Moderator entsprechend durchgemischt.

4.17 Regeln für die Kleingruppenarbeit

Die Kleingruppen (KG) bearbeiten die Fragestellungen aus dem bisherigen Plenum. Ihre Überlegungen und Ergebnisse Visualisieren sie dabei. Der Ablauf lautet wie folgt:

  • ca. 5 bis 10 Minuten: Besprechen des Problems
  • 10 bis 15 Minuten: Ideensammlung
  • 10 bis 20 Minuten: Clusterbildung mit Bewertung
  • 10 bis 20 Minuten: Präsentationsvorbereitung

Aufgabe des Moderators ist bei dieser Phase, die Gruppen darauf hinzuweisen und sicherzustellen, dass die Ergebnisse am Ende für alle anderen Teilnehmer gut lesbar sind und präsentiert werden müssen.

4.18 Präsentation der KG-Ergebnisse

Bei der abschließenden Präsentation der KG-Ergebnisse sind folgende Punkte wichtig:

4.19 Ablauf

Entweder einer oder mehrere Teilnehmer der einzelnen Gruppen präsentieren die Ergebnisse für die anderen gut sichtbar und erläutern, wie sie zu den Ergebnissen gekommen sind. Dabei sollten auch verworfene Ideen erwähnt werden. Die anderen Teilnehmer schreiben bereits während der Präsentation ihre Gedanken auf Karten auf. Diese Gedanken werden im Anschluss dargelegt und gemeinsam diskutiert. Nach der Diskussion folgt die Präsentation der nächsten Kleingruppe.

5 Die Dramaturgie einer Moderationsveranstaltung

Folgende typische Dramaturgie ergibt sich für eine Moderationsveranstaltung aus den geschilderten Punkten:

1. Festlegen des Ziels
2. Ideensammlung für die erste Plenumsfrage
3. Bewertung der ersten Ergebnisse
4. Kleingruppenbildung zu verschiedenen Unterthemen
5. Erste Kleingruppenarbeit
6. Präsentation der KG-Ergebnisse
7. Festlegung der Fragestellung für die nächste Plenumsfrage und Zielsetzung
8. Ideensammlung der zweiten Plenumsfrage
9. Bewertung
10. KG-Bildung
11. Zweite KG-Arbeit
12. Präsentation der zweiten KG-Rundenergebnisse

Beispielhaftes Ziel einer Moderationsveranstaltung kann eine To-Do-Liste nach dem folgenden Schema sein:

ProblemstellungWAS ist zu tun?WER tut es?Bis WANN?WELCHE MITTEL stehen dafür zur Verfügung?

Zur Zeitplanung einer Moderationsveranstaltung können in etwa folgende Werte angenommen werden:

Problemstellung und Erläuterung:10 bis 20 Minuten
Plenumsabfrage durch Brainstorming etc.:15 bis 20 Minuten
Bewertung der ersten Ergebnisse:20 bis 40 Minuten
Kleingruppenbildung:10 bis 15 Minuten
Arbeit in Kleingruppen:1 bis 2 Stunden
Präsentationsdauer pro Gruppe:10 bis 20 Minuten
Erarbeiten von Folgefragen durch den Moderator und ggf. ausgewählte Teammitglieder:1 bis 2 Stunden

5.1 Funktionen des Moderators

Hauptaufgabe des Moderators ist es, das Team anzuleiten und dazu zu bringen, die vorliegende Problemstellung aus eigener Kraft zu bearbeiten und zu lösen. Folgende Hauptaufgaben, Funktionen und Fähigkeiten sollte ein Moderator daher mitbringen:

Vor der Veranstaltung:

  • Vorbereitung und Organisation der Moderationsveranstaltung
  • Das Problem mit dem Auftraggeber durchsprechen und erörtern
  • fachliche Grundkenntnisse über das zu behandelnde Thema erarbeiten
  • Gerade für größere Veranstaltungen sollten sowohl eine Ausbildung als auch Praxiserfahrung als Moderator vorhanden sein
  • Gezieltes Auswählen der Teilnehmer gemeinsam mit dem Veranstalter/Auftraggeber
  • Auswahl eines geeigneten Raumes

Während der Veranstaltung:

  • professionelles Verhalten gegenüber den Teilnehmern
  • Bei Bedarf Kurzschulung der Teilnehmer, besonders bei ungeübten Gruppen
  • Auf Einhaltung der Zeit achten
  • Permanente Ablaufkontrolle
  • Überwachen der verwendeten Methoden
  • Bereitstellen und Erklären von verschiedenen Arbeitsmethoden
  • Dokumentation der Ergebnisse
  • Analyse der Verhaltensweisen der Teammitarbeiter
  • Frühzeitiges erspüren und Abfangen von Streitigkeiten und Kontroversen mit persönlichem Charakter
  • Bereitstellen der benötigten Materialien

5.2 Nachbereitung

Ein Maßnahmenkatalog ist zum erfolgreichen Abschluss einer Moderation zwingend notwendig. Er soll die nächsten Schritte nach Ende der Moderationsveranstaltung festlegen und festhalten. Der Katalog wird gemeinsam mit der gesamten Dokumentation der Moderationsveranstaltung dem Auftraggeber übergeben. Durch diese ausführlichen Auswertungen wird es möglich, eine Stimmungslage oder ein Meinungsbild der Teilnehmer festzustellen.

Auf keinen Fall sollte eine Moderationsveranstaltung ohne einen konkreten Maßnahmenkatalog und ohne Nachbereitung einen Abschluss finden. Werden die Ergebnisse nicht ausführlich festgehalten, ist der Erfolg der Veranstaltung nicht verifizierbar.

Nicht jeder Controller oder jeder Mitarbeiter des Projektmanagements muss Moderationstechniken beherrschen. Allerdings sollten geeignete Kandidaten ausgesucht werden, um gezielt Fort- und Weiterbildungen in Moderationstechnik zu besuchen. So können mit verhältnismäßig geringem Aufwand Moderationsveranstaltungen intern organisiert werden.