Erfolgsfaktor: Einheitliche Datenbasis für Kanzlei- und Mandantensoftware

Kommunikation macht den Unterschied – wenn das Wissen vorhanden ist

Carola Heine: Lieber Andreas, wie wird man denn Experte für Steuerthemen und Datensätze?

Andreas Hausmann: (lacht) Bis 2018 war ich bei der DATEV angestellt und dort im Außendienst unterwegs, schon damals mit dem Schwerpunkt Rechnungswesen. Diese ganze Materie, angefangen von Unternehmen online über Steuerrecht bis hin zu Buchhaltung und Digitalisierung, Datensätzen war da schon ein sehr gefragtes Thema, aber das Wissen noch nicht so verbreitet. Mir war es ein Anliegen, ein nachhaltigeres Beratungs- und Schulungsmodell anbieten zu können. Ich wollte schwerpunktmäßig Kanzleien bei der Zusammenarbeit mit ihren Mandanten und Mandantinnen unterstützen. Deshalb habe ich mich dann selbständig gemacht und durch diese Aufgaben ist auch die Verbindung zu lexoffice entstanden – denn die Unternehmenslösung ist ja eines der Tools, die sehr häufig verwendet werden, wenn Buchhaltungsdaten an den Steuerberater übergeben werden.

Carola Heine: Vor welchen Problemen steht denn eine Kanzlei, die strukturierte Datensätze haben will?

Andreas Hausmann: Die Schnittstellen sind relativ einfach einzurichten, das Problem ist häufig der Prozess an sich. Ich sehe es als eine gemeinsame Aufgabe an, vorab über den Prozess zu sprechen.

Wenn man das nicht tut, dann hat man zwar dank Schnittstelle die Daten, aber ist trotzdem nicht glücklich mit der Lösung. Weil man nicht darüber gesprochen hat: Wer macht die Buchhaltung? Macht das Unternehmen die Buchhaltung – oder macht es dann doch die Steuerkanzlei?

In vielen Fällen, wenn auch nicht in allen, geht es um die Wahl der richtigen DATEV-Schnittstelle. Solange der Prozess nicht geklärt ist, kann ich auch ganz schlecht entscheiden, welche Schnittstelle ich denn überhaupt nutzen möchte. So entsteht Reibung und Widerstand, weil die Details der Zusammenarbeit nicht geklärt wurden und unklar ist, welche Schnittstellen dem eigenen Prozess nutzen.

Carola Heine: Woran liegt das deiner Meinung nach? Sind das gewachsene Strukturen, organische Sachen? Warum fragen die Beteiligten sich vorher nicht gegenseitig?

Andreas Hausmann: Nicht alle Kanzleien sind schon 100%ig digital. Da kommt dann der Mandant mit einer eigenen Lösung um die Ecke, plötzlich sollen Daten transferiert werden und man hat einen Schnittstellenkonflikt. Die Daten müssen neu transferiert werden, aber ist das Know-How dafür vorhanden? Oder es geht gar nicht ums Know-How, sondern die Kommunikation fehlt einfach, weil niemand die Notwendigkeit erkannt hat zu klären: Wie wollen wir überhaupt zusammenarbeiten?

Wenn man diese Überlegungen im Vorfeld aber anstellt, dann wird auf einmal alles deutlich einfacher und reibungsloser. Alle Beteiligten wissen, wer von wem Daten bekommt, welche Schnittstellen genutzt werden und so weiter.

Carola Heine: Damit das bei noch viel mehr Steuerkanzleien noch besser klappt, wirst du auf der lexpresso mit uns darüber sprechen.

Andreas Hausmann: Genau. Hauptsächlich über die Schnittstellen und welche Anwendungsszenarien die verschiedenen Schnittstellen bieten. Es gibt nämlich auch noch das eine oder andere Missverständnis darüber, wie die Prozesse dann funktionieren.

Man muss eben zielführend darüber reden, wie man zusammenarbeitet und wer was macht. Dann kann alles deutlich einfacher werden, denn man muss ja wissen, welche Schnittstellen es gibt, welche Form der Zusammenarbeit letztendlich Sinn ergibt und gut funktioniert.

Carola Heine: Da schicke ich doch gleich mal ein paar Kolleginnen zu ihren Steuerberatern, damit sie deinen Vortrag sehen. Denn ein „Die Daten müssen wir alle neu erfassen“ kommt dann ja nicht mehr vor, wenn das Schnittstelleproblem geknackt ist und die Kommunikation sauber aufgesetzt wird.

Herzlichen Dank für deine Zeit und bis bald auf der lexpresso!