„Die Software muss zu den Anforderungen passen, nicht zur Firmengröße“

„Die Rechnungssoftware der Firma war nicht mehr benutzbar“

Carola Heine: Hallo liebe Steffi, du unterstützt Unternehmen dabei, nie wieder Belege suchen zu müssen und darum geht es auch in der Geschichte, die du uns auf der TAXarena erzählt hast und die du uns heute mitgebracht hast.

Steffi Krüger: Ja, diese Geschichte ist ein echtes Highligt. Mit diesem Unternehmen habe ich schon vorher gearbeitet: wir hatten bereits über die Prozessoptimierung mit lexoffice in der Buchhaltung dort gesprochen, auch einiges in der Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei umgestellt.

Dann bekam ich einen Anruf von dieser Firma. Sie hatten eine Software im Einsatz, die für das Schreiben von Rechnungen verwendet wurde. Die wurde schon sehr lange nicht mehr mit Updates versorgt und die als Alternative gekaufte Rechnungssoftware wurde nicht von den Mitarbeiter:innen genutzt, sie arbeiteten weiter mit der alten Software. Die war nun aber durch ein Windows-Update irreparabel abgeraucht.

Carola Heine: Sie hatten eine aktuelle Software gekauft, aber nie genutzt? Woran liegt sowas deiner Meinung nach?

Steffi Krüger: Die Software war nicht so intuitiv, dass man sie einfach so nutzen konnte und auch deshalb hast die Umstellung einfach nie stattgefunden. Es geschieht häufig in Unternehmen, dass eine teure Lösung eingekauft wird, die dann am Ende niemand nutzt. Menschen sind nicht gefragt worden und weigern sich. Oder Software wird an den Bedürfnissen vorbei ausgewählt, passt aber nicht zum Unternehmen. Solche Faktoren tragen dazu bei, dass Software einfach nicht genutzt wird.

Carola Heine: Das passiert, wenn Mitarbeiter:innen nicht geschult werden. Aber wir sprechen ja von Ausgangsrechnungen, in dem Fall war die Software-Situation also eine tickende Zeitbombe.

Mit einer Cloud-Lösung wäre das nicht passiert

Steffi Krüger: Richtig.

Carola Heine: Aber jetzt kommt ja der spannende Teil.

Steffi Krüger: Genau. Bei dem vorherigen Projekt hatte ich mir die Buchhaltung ja schon angeschaut, beziehungsweise mal reingeschnuppert. Dabei haben wir gesehen, dass die Ausgangsrechnungen immer wieder Probleme machten, das haben die Steuerkanzlei und ich bereits festgestellt. Das war ein größeres Problem, weil das Unternehmen bilanziert: Das heißt, die Ausgangsrechnungen müssen zu dem Zeitpunkt in die Buchhaltung, wenn die Leistung erbracht ist und nicht ein paar Monate später. Wir wussten also bereits, dass es damit ein Problem gibt.

Beim Vorgangsprojekt hatten wir uns auf Eingangsrechnungen konzentriert, dort vieles umgestellt und automatisiert und wollten zu einem späteren Zeitpunkt weitermachen. Aber dann rauchte das Rechnungsprogramm ab. Dieser Kunde verwaltet sehr viele Ausgangsrechnungen für Abo-Kund:innen, die monatliche, vierteljährliche oder jährliche Rechnungen bekommen – das hat die Firma immer sehr viel Zeit gekostet, denn mit der alten Software ließ sich nichts automatisieren. Es war enorm aufwändig, fehleranfällig und umständlich, und jetzt ging nicht mal mehr das.

Carola Heine: Aber sie kannten ja zum Glück bereits dich und du hattest ihnen schon lexoffice vorgestellt. Deshalb konntest du helfen.

Steffi Krüger: Als ich den Anruf bekam, bin ich sofort hingefahren und habe lexoffice eingerichtet. Wir haben dann an dem Tag alle 30.000 Datensätze importiert, in mehreren Chargen. Uns lagen die Kunden- und Produktdaten in Excel vor und dann haben wir es mit zuerst 10 Datensätzen probiert, dann mit 100 und 1.000 und so alles importiert. Das Briefpapier hochgeladen, alles eingerichtet … am Ende von diesem Tag konnte pünktlich die erste Rechnung geschrieben werden.

Carola Heine: Ihr habt an einem Tag am Monatsende 30.000 Datensätze importiert, so dass am nächsten Tag die Rechnungen alle geschrieben werden konnten: Respekt! Aber das war ja nicht alles, sondern du hast mit lexoffice eine größere Veränderung eingeleitet

„Mehrere Mitarbeiter:innen können jetzt lukrativere und interessantere Aufgaben übernehmen“

Steffi Krüger: Richtig, und der für Ausgangsrechnungen zuständige Mitarbeiter war völlig verwirrt anfangs. Denn bisher hatten seine Kolleg:innen Tage oder sogar Wochen daran gesessen, diese Rechnungen zu schreiben. Dadurch, dass lexoffice Serienrechnungen für die Abos nutzen kann, müssen die Rechnungen ab jetzt immer nur noch ein einziges Mal angelegt werden und dann läuft alles automatisch. Ab dem nächsten Monat musste sich niemand mehr darum kümmern. Der Mensch war völlig geflasht, das hat ja alles geändert.

Carola Heine: Die Menschen haben tagelang manuell Rechnungen geschrieben vorher?

Steffi Krüger: Ja, jeden Monat. Da haben jetzt einige Menschen sehr viel mehr Zeit für andere, spannendere Aufgaben, die der Firma mehr bringen werden.

Ich habe das mal durchgerechnet: die nunmehr überflüssige Rechnungssoftware wird gekündigt, damit werden ab nächstem Jahr 34.000,– Lizenzgebühr eingespart und gegen 30 Euro im Monat für lexoffice getauscht.

In ein paar Monaten werde ich analysieren, wie viel Zeit konkret eingespart wird. Es ist auf jeden Fall eine Menge. Zwei Mitarbeiter:innen wurden eingesetzt vorher und es dauerte immer mehrere Tage, was jetzt automatisch läuft.

Carola Heine: Das nenne ich doch eine Erfolgsgeschichte! Für dich und für lexoffice. Das ist auf vielen Ebenen interessant. Einmal die Ersparnis natürlich, wenn das dann alles umgestellt ist. Dann die Entlastung, weil die Leute bessere und lukrativere Sachen machen können.

Aber auch, dass es mit unserer Unternehmenslösung, einer Cloud-Software wie lexoffice, innerhalb von nur einem Tag mit dir als Einzelkämpferin in der Umsetzung funktioniert hat. Das ist das Spannendste daran.

30.000 Datensätze. Hattest du Bedenken, ob das klappt oder hast du dich einfach drauf verlassen aufgrund deiner bisherigen Erfahrungen mit lexoffice?

Steffi Krüger: Ich kannte lexoffice gut und war daher zu mindestens 90% sicher, dass wir das auf jeden Fall riskieren können, weil es den Anforderungen genügt – auch wenn das tendenziell ein größeres Unternehmen mit 120+ Mitarbeiter:innen ist. Das mit der Unternehmensgröße war aber nur eine Überlegung, weil man ja immer irgendwo denkt, große Firmen brauchen große, teure Lösungen. Stimmt natürlich gar nicht, die Anforderungen müssen einfach zum System passen.

Diese Firma schreibt jetzt ihre circa 10.000 Rechnungen monatlich mit lexoffice, davon sind 90% vollautomatisierte Abo-Ausgangsrechnungen. Ich habe die praktisch eigenhändig mit lexoffice ins nächste digitale Zeitalter gehievt.

Carola Heine: Das ist ein tolles Schlusswort, das lassen wir jetzt mal so stehen. Vielen Dank für deine Zeit!