Survival-Tipps für Freelancer:innen: Der Monatsabschluss

Survival-Tipps für Freelancer:innen: Der Monatsabschluss

Wer beruflich selbständig unterwegs ist, muss sich eigenverantwortlich organisieren. Ein paar bewährte Tricks helfen dir.

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„Ich müsste wirklich dringend mal wieder Rechnungen schreiben“ und „Ich quäle mich schon ewig mit der Erstellung dieses Angebots herum“ sind Sätze, in denen viele selbständige Dienstleister:innen sich wiedererkennen werden. Es gibt drei einfache Möglichkeiten, wie du dich schmerzfrei organisieren kannst: Ein anderes Mindset, eine komfortable Unternehmenslösung – und dein eigener Monatsabschluss.

Weder laufende Projekte noch Kund:innen sind immer freiberuflerfreundlich organisiert: Mal sammeln sich Kleinstbeträge über Monate oder eine Freigabe verzögert sich, Ansprechpartner:innen sind immer wieder außer Haus unterwegs – oder andere Teile des Projekts ziehen sich hin und man wartet, bis weitergearbeitet werden kann.

Irgendwann stellst du dann fest: Moment, ich bin hier an jedem Tag gut ausgelastet, aber Rechnungen habe ich seit Ewigkeiten nicht mehr geschrieben – jetzt wird es aber Zeit!

Dein Konto wartet darauf, erfolgreich aufgetankt zu werden. Denn die restliche Welt hat die Ruhe weg: Selten steht das Begleichen von Dienstleisterrechnungen auf irgendwelchen Prioritäten-Listen außer deinen eigenen ganz oben.

Wenn du dann selbst auch noch zögerst, weil es dir schwerfällt oder du erst Daten zusammensammeln musst, wird das ebenfalls nicht deinen Kontostand heben oder deine Kosten decken.

Stressfrei strukturiert: Dein Monatsabschluss

Unser Tipp, damit du Rechnungen stressfrei stellen und die nächsten Zahlungseingänge im Blick behalten kannst: Ein Monatsabschluss.

Langweilig, zufriedenstellend, berechenbar, zuverlässig und eine große Hilfe bei der Instandhaltung eines Geschäftskontos – zwölfmal im Jahr dein privater, professioneller und arbeitserleichternder Monatsabschluss.

Wenn du nämlich am letzten Tag des laufenden Monats alle Rechnungen schreibst, sämtliche Ablage und alle Verwaltungsaufgaben erledigst und am besten auch noch die Steuergeschichten für den abgeschlossenen Kalendermonat sortierst und in lexoffice eingibst, musst du dir nicht ständig merken, wo noch Rechnungen offen sind oder überlegen, wann diese denn drankommen:

Abgerechnet wird immer und bei jedem Projekt der Status am Monatsende.

Wenn du dann noch bereits bei der Abgabe eines Angebots alle Ansprechpartner darüber informierst, dass du jeweils am Ende des Monates die angefallenen Arbeiten abrechnest (entweder anteilig vom vereinbarten Pauschalpreis oder nach Stunden) ist keine nachträgliche Erziehungsarbeit am Kunden nötig.

Vorteil: Du schleifst nicht monatelang Projekte mit, die fast fertig und daher noch unbezahlt sind. Es ist von Anfang an klar, abgerechnet wird das, was angefallen ist im letzten Monat.

Geht nicht? Das machen deine Kunden nicht mit? Doch, das geht.

Eine klare und eindeutige Kommunikation vorab sorgt dafür, dass alle Beteiligten wissen, womit sie rechnen können. Niemand wird sich darüber wundern, dass du jeweils zum Monatsende abrechnest, wenn du es vorher ankündigst und dann durchziehst.

Wenn deine Kundin oder dein Kunde sich eine andere Regelung wünschen sollten, wird er oder sie es dir auch sagen. Was dann immer noch besser ist, als das stillschweigende Verschleppen von Rechnungen über viele Projektphasen: Schließlich kann man über alles reden.

Zugegeben: Nicht immer macht es Sinn, ganz niedrige Summen monatlich abzurechnen und damit Verwaltungsaufwand zu erzeugen. Das entscheidest du flexibel, denn spätestens bei deinem eigenen Quartalsabschluss solltest du dann auch den Kleinkram der letzten drei Monate auf einer Rechnung vereinen.

Strukturiert und top organisiert: Dein Monatsabschluss

Angebote und Rechnungen schreiben ist mit lexoffice wunderbar einfach – jederzeit von unterwegs, am PC, per Mail und direkt aus den Angebotsdaten heraus.

Wenn du spätestens zum Monatsende alles in Rechnung stellst, was bei deinen Projekten noch offen ist, hast du immer einen guten finanziellen Überblick.

Tatsächlich ist das aber nicht alles, was du dir zum Monatsanfang in den Kalender schreiben kannst. Ich profitiere seit Jahren davon, zu jedem ersten des Monats die private und die geschäftliche To-do-Liste zu entschlacken:

Zu schauen, was anliegt und was ich dafür brauche und oft auch, was sich im Kulturkalender tut und ob sich ein nettes Event finden lässt – es muss ja nicht immer berufliches Networking sein.

Es hat sich außerdem bewährt, alle nervigen administrativen Aufgaben in ein paar Handgriffe am Monatsende zu verwandeln: Die Ablage eines Monats ist schnell gescannt oder abgelegt, die eines ganzen Jahres eher nicht.

Einfach ausprobieren: Der administrative Monatsabschluss lohnt.

Als selbständige:r Dienstleister:in hast du normalerweise keinen Monatsabschluss, sondern nur deine Umsatzsteuerfristen einzuhalten. Doch es mit Freiheit zu verwechseln, wenn man alles einfach schlumpfen lässt, wäre auch ein Fehler:

Alle Dinge, die du regelmäßig machen solltest, profitieren von Planung, Routine und einem Termin. Das mag langweilig klingen, ist aber sehr hilfreich. Denn alles was du vorplanen, in eine Routine gießen und zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig haben willst, lässt sich im Zweifelsfall auch outsourcen.

Zugegeben, das Wichtigste an deinem Monatsabschluss ist die Geschichte mit der Routine für deine Rechnungen. Diese wiederum lassen sich um ein Vielfaches schneller erstellen, wenn du sie einfach aus einem in lexoffice erstellten Angebot generieren kannst.

Wenn dein Job nach Stunden abgerechnet wird, solltest du dich bei unseren Partnern nach einer Zeiterfassung umschauen, die deine Protokolle direkt als Rechnungsdaten auswirft.

Viel Erfolg! Berichte gerne, wie es für dich mit dem Monatsabschluss klappt.

Monatsabschluss

  • Foto Adobe Stock bnenin
Über die Autorin
Carola Heine
Up to date: Trends, Insider-Wissen und Online Navigation

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