Unterschwellenvergabeordnung

Chance für Freelancer: Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)

Die Verfahrensordnung für die Vergabe öffentlicher Liefer- und Dienstleistungsaufträge unterhalb der EU-Schwellenwerte sollten alle Freelancer kennen - wie auch die Präqualifizierung für Aufträge von Land und Bund

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Seit 19.10.2018 dürfen öffentliche Auftraggeber grundsätzlich nur noch elektronische Angebote und Teilnahmeanträge annehmen. Öffentliche Auftraggeber haben ab Erreichen oder Überschreiten der EU-Schwellenwerte eine europaweite Ausschreibung durchzuführen, außerdem muss auch die Vergabe von Liefer- und Dienstleistungsaufträgen oberhalb der EU-Schwellenwerte (im Oberschwellenbereich) sowie die gesamte Kommunikation elektronisch laufen. Ein Großteil aller zu vergenden Aufgaben unterliegen jedoch gar nicht dem EU-Vergaberecht, sondern fallen unter die Unterschwellenvergabeordnung.

Die UVGO wurde schon im Dezember 2017 veröffentlicht. Für Freelancer, die normalerweise keine oder nur wenige Chancen haben, für öffentliche Stellen als Dienstleister genommen zu werden, ist der §14 der Unterschwellenvergabeordnung besonders spannend: »Leistungen bis zu einem voraussichtlichen Auftragswert von 1.000 Euro ohne Umsatzsteuer können unter Berücksichtigung der Haushaltsgrundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit ohne die Durchführung eines Vergabeverfahrens beschafft werden (Direktauftrag). Der Auftraggeber soll zwischen den beauftragten Unternehmen wechseln.« Dieses Auftragsvolumen ist für große Agenturen eher uninteressant, so dass geeignete Freelancer*innen sich für eine Zusammenarbeit qualifizieren können.

Allerdings müssen Sie zunächst die Spielregeln kennen. Öffentliche Aufträge und Ausschreibungen haben ganz eigene Vorgaben, so ist man zum Beispiel sofort »raus«, wenn man dem Angebot die eigenen AGB beilegt – man kann nämlich bei einer Ausschreibung keine eigenen Konditionen mitbringen, aber viele freie Dienstleister werden solche Feinheiten nicht kennen.

Sie ahnen auch nicht, dass bis zu einem Drittel der Mitbieter an formalen Kriterien scheitern und sich der Ablauf durch eine so genannte Präqualifizierung entschieden stabilisieren lässt:

Unbekannter Erfolgsfaktor: Präqualifizierung

»Können etwa nur große Agenturen an Aufträge kommen? Nein. Für kleine Agenturen ist es schwerer, das ist Fakt: Was aber allgemein für die systematische Akquise von New Business gilt. Andererseits erlaubt es die UVgO, Kleinstaufträge bis 1000 Euro händisch zu vergeben. Solche Direktaufträge interessieren wiederum die großen Agenturen weniger. Außerdem lassen sich durch die sogenannte Verhandlungsvergabe Auftragswerte bis 30.000 Euro »freihändig« vergeben. In manchen Bundesländern geht das inzwischen sogar bis zu Maximalwerten von 50000 Euro. Bei dieser Vergabeart werden drei oder vier Marktteilnehmer ausgewählt und eingeladen, Angebote abzugeben. Dafür muss der Kreativdienstleister aber bei der Vergabestelle bekannt sein.

Das schafft man zum Beispiel durch die sogenannte Präqualifizierung. Das einmal zu erledigen, ist auch für öffentliche Ausschreibungen sinnvoll, um nicht für jeden Auftrag wieder diesen Teil des Eignungstests durchlaufen zu müssen. Dafür weist man bei der Industrie- und Handelskammer einmal pauschal seine Eignung nach, indem man auf elektronischem Wege alle geforderten Information und Dokumente abgibt. Wer präqualifiziert ist, landet in einer Datenbank, die die Vergabestellen dann konsultieren können und sollen (siehe www.pq-vol.de).«
Quelle Zitat: JOSÉ PLANAS, Vorstand AGD im Interview mit PAGE ONLINE

Öffentliche Auftraggeber kennen die moderne digitale Kreativscene nicht. Freelancer ahnen oft nicht, welche Formalien es zu beachten gilt. Auch nach Beratung kann man schließlich nur forschen, wenn man überhaupt weiß, dass es ein Problem gibt. Besonders in den Kommunen wird Auftragsvergabe von Sachbearbeiter nebenbei bewältigt, nach bestem Wissen und Gewissen. Dabei müssen sie sich an komplexe Gesetze halten, die zudem in den einzelnen Bundesländern teilweise unterschiedlich sind.

Unbekanntes Terrain, gefühlt geringe Aussichten und alles scheint schwierig: Die Hemmschwelle, sich als Einzelkämpfer*in um öffentliche Aufträge zu bewerben, ist allgemein eher hoch – erst muss man durchsteigen, wo sich die Ausschreibungen überhaupt befinden, dann die bürokratischen Anforderungen erfüllen. Wer sich nicht auskennt, ist darauf nicht versessen, dort Zeit zu versenken.

Dazu kommt noch, dass beispielsweise von Designern immer wieder kostenlose Entwürfe verlangt werden. Doch das wird inzwischen von diesen nicht mehr kommentarlos hingenommen.

»Öffentliche Kreativ-Aufträge müssen besser werden«

Das Projekt »Öffentliche Kreativ-Aufträge müssen besser werden« der Berufsverbands AGD Allianz Deutscher Designer adressiert die Herausforderung, dass alle Beteiligten sich besser verstehen sollten, um von den Vergaberichtlinien zu profitieren. »√Wir sind mit unserem Projekt »Öffentliche Kreativ-Aufträge müssen besser werden« aktiv und beraten Vergabestellen. Zunächst einmal müssen vorhandene gute Gesetze auch angewendet werden. Zum anderen ist es nötig, dort nachzuhaken, wo es etwas schiefgelaufen ist. Übrigens können uns Kreative über creative-consult@planas.com gerne good & bad cases zuschicken: Wir kümmern uns.« sagt José Planas vom AGD.

Unterschwellenvergabeordnung: Digitalisierung als Erfolgswerkzeug

Von der elektronischen Vereinheitlichung der Vergabeverfahren kann erwartet werden, dass sie vieles weiter vereinfachen. Trotzdem müssen Freelancer*nnen durch einen Lernprozess, wenn sie sich im Rahmen der Unterschwellenvergabeordnung um neue Aufträge bewerben – haben dann aber gute Chancen, von der Schwelle zu profitieren.

  • Foto: © Jacob Lund – stock.adobe.com
Über den Autor
Carola Heine
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