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Nachfolgeplanung vorbereiten:
Tipps für eine gelungene Übergabe

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Schlüsselpositionen neu zu besetzen, ist schon aufgrund des Fachkräftemangels eine Herausforderung. Damit diese Herausforderung leichter zu meistern ist, lohnt sich eine vorausschauende Personalpolitik – die Planung der Nachfolge. Wir verraten Ihnen, auf was es dabei ankommt.

Was versteht man unter Nachfolgeplanung?

Die Nachfolgeplanung gehört als Teilbereich zum Bereich der Personalentwicklung und hilft, sicherzustellen, dass wichtige Schlüsselpositionen im Unternehmen schnell und anforderungsgerecht besetzt werden, wenn Mitarbeiter:innen in diesen Positionen das Unternehmen verlassen.

Zur Planung der Nachfolge gehört es,

  • Schlüsselpositionen im Unternehmen zu identifizieren,
  • unter Berücksichtigung von Fluktuation und Renteneintritten vakante Stellen abzuschätzen,
  • Talentidentifikation und -management intern voranzutreiben,
  • Maßnahmen zur Personalentwicklung zu fördern.

Darum ist Nachfolgeplanung sinnvoll und wichtig

Wenn die Generation der Babyboomer – sprich die geburtenstarken Jahrgänge – in den Ruhestand geht, bedeutet dies, dass damit auch zahlreiche Fachkräftestellen neu besetzt werden müssen. Allerdings ist es nach wie vor so, dass in Deutschland immer weniger Kinder geboren werden. Somit spielt der demografische Wandel eine große Rolle: In Zukunft wird es schwerer in Deutschland sein, eine Fachstelle adäquat zu besetzen.

Darum ist die Nachfolgeplanung von großer Wichtigkeit. Bereits früh können so intern Mitarbeiter:innen ausgemacht werden, die die nötigen Weiterbildungsmaßnahmen erhalten, um sich für eine bestimmte Schlüsselposition zu qualifizieren. Aber auch extern kann gezielt und frühzeitig nach passenden Bewerber:innen gesucht werden, wenn die Anforderungen an die als Schlüsselposition identifizierte Stelle klar sind.

Planung der Nachfolge

Schlüsselpositionen erkennen

Wie bereits erwähnt, ist es essenziell für die Planung der Nachfolge, die Schlüsselpositionen im Unternehmen auszumachen. Definieren Sie hierfür Kriterien in einem Leitfaden, an denen Sie sich orientieren können. Das können z. B. sein:

  • Besteht in der Position Führungsverantwortung? Wenn ja, wie viele Mitarbeiter:innen/Teams sind unter der Position aufgehängt?
  • Sind Entscheidungen, die in dieser Position getroffen werden von besonderer Tragweite für die Firma?
  • Ist für die Ausübung der Position spezielles Wissen vonnöten und/oder sind die Aufgaben, die mit dieser Position einhergehen sehr komplex?
  • Wäre die Neubesetzung höchstwahrscheinlich eine langwierige und teure Angelegenheit?
  • Wäre die Einarbeitung der Neubesetzung zeitaufwändig?

Anhand solcher Kriterien können Sie eingrenzen, ob es sich um eine Schlüsselposition handelt. Selbstverständlich müssen dabei nicht alle Kriterien zutreffen.

Schlüsselpositionen intern oder extern besetzen?

Ob Sie vakante Schlüsselpositionen extern oder intern besetzen, hängt in erster Linie vom Anforderungsprofil der Stelle ab und davon, ob der:die Anwärter:in es erfüllt. Für eine interne Besetzung sprechen ein kurzer Recruiting-Prozess, da der:die Mitarbeiter:in sowie seine:ihre Fähigkeiten im Unternehmen bereits bekannt sind sowie die kurze Einarbeitungsphase, denn mit den Unternehmensprozessen ist der:die interne Mitarbeiter:in bereits vertraut. Gleichzeitig wird durch das Aufbauen von Schlüsselqualifikationen bei internen Mitarbeiter:innen die Mitarbeiterbindung gestärkt und die Motivation der Mitarbeiter:innen erhöht.

Aber auch für externe Kandidat:innen gibt es gute Gründe. Sie bringen neue Ideen und einen frischen Blick von außen mit sowie oftmals ein neues Netzwerk, das für das Unternehmen von Vorteil sein kann.

Zudem ist die Akzeptanz gerade im Führungsbereich für eine externe Neubesetzung meist höher, als wenn ein:e bereits bekannte:r Kolleg:in in die Rolle der Führungskraft schlüpft.

Für beide Arten der Besetzung gibt es also gute Gründe, die Sie gegeneinander abwiegen müssen.

Nachfolge Planung: Schlüsselpositionen intern oder extern nachbesetzen?

So können Sie bei der Nachfolge Planung vorgehen

Haben Sie die Schlüsselpositionen in Ihrem Unternehmen identifiziert, gilt es für eine erfolgreiche Planung der Nachfolge, weitere Maßnahmen abzuleiten. Diese können sein:

1. Bedarf

Fragen Sie sich, welche Schlüsselpositionen in naher Zukunft vakant werden könnten, z. B. durch Rentenabgänge oder Schwangerschaften. Beziehen Sie außerdem mit ein, wie hoch die Fluktuation im Unternehmen ist und wie viel Ressourcen Sie für den Recruiting-Prozess benötigen.

2. Anforderungsprofile

Eruieren Sie, welche Qualifikationen die Schlüsselposition derzeit erfordert und welche Qualifikationen zukünftig für die Weiterentwicklung der Stelle wichtig werden.

3. Recruiting-Maßnahmen

Als Recruiting-Maßnahmen bietet sich z. B. der Aufbau eines Talent Pools an sowie die interne Mitarbeiterentwicklung, um diese gezielt auf Schlüsselpositionen vorzubereiten.

4. Nachfolger:in bestimmen

Neben den Qualifikationen muss der:die Kandidat:in auch menschlich ins Team passen. Machen Sie sich ein Bild durch Bewerbungsgespräche oder Probearbeiten. Auch Assessment Center sind eine Möglichkeit, den:die richtige:n Kandidat:in zu bestimmen.

5. Übergabe

Überfordern Sie den:die neue:n Mitarbeiter:in nicht, sondern lassen Sie ihn:sie sich Schritt für Schritt einarbeiten. Wichtig dabei ist auch, dass sichergestellt wird, dass das Wissen des Vorgängers bzw. der Vorgängerin an den:die neue Mitarbeiter:in weitegegeben wird und somit erhalten bleibt.

Tipp: Dokumentieren Sie jeden Schritt: Was hat gut funktioniert? Wo hat es gehakt? So können Sie Ihre Nachfolgeplanung optimieren.

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