Effizientes Rechnungsmanagement mit GetMyInvoices und lexoffice

Carola Heine: Lieber Alex, bitte erzähl doch einmal für diejenigen, die neu im Thema sind: Was kann ich als Unternehmer:in mit GetMyInvoices alles machen?

Alex Schächtel: Gerne. Mit „GetMyInvoices“ kann man, wie der Name schon sagt, sich Rechnungen „holen“. Mit unserem Rechnungsmanagement-Tool ist sichergestellt, dass Kund:innen ihre Rechnungen nie wieder einzeln aus irgendwelchen Quellen abrufen müssen. Denn dieser Prozess wird von GetMyInvoices durchgeführt.

Heute rufen Unternehmen ihre Eingangsrechnungen aus vielen verschiedenen Quellen ab, zum Beispiel Online-Portale. Davon gibt es inzwischen zigtausende, zum Beispiel die Telekommunikationsanbieter, Webhosting-Firmen und viele mehr, die für ihre Kunden die Rechnungen online im Portal ablegen. Dann müssen die Unternehmer:innen sich einzeln nacheinander in all diese Plattformen einloggen, die Rechnung suchen und herunterladen – und das kostet Zeit und Nerven. Genau da steigen wir mit unserem Produkt ein, indem wir den Unternehmer:innen helfen, die Rechnungen aus diesen Portalen automatisiert abzurufen.

Portale sind aber nur eine Quelle, für die man unsere Anwendung nutzen kann. Darüber hinaus gibt es noch andere wie das typische E-Mail-Postfach, Cloud-Server und diverse andere Kanäle, aber auch klassische Rechnungen, die immer noch in Papierform eintrudeln. Letztere kann man dann sehr schön mit unserer Scan-App digitalisieren.

Carola Heine: Das klingt enorm praktisch. Für wen ist denn GetMyInvoices das richtige Tool: Gibt es eine Grenze nach oben oder nach unten?

Alex Schächtel: Nein, das funktioniert für alle Größenordnungen, auch für Privatpersonen. Denn man muss ja nicht unbedingt selbständig sein, das komfortable Einsammeln von Rechnungen kommt allen zugute. Es ist aber korrekt, die meisten unserer Kunden sind Unternehmer:innen und zwar in jeder Größenordnung: GetMyInvoices ist ebenso gut für den Ein-Mann-Betrieb geeignet wie für Firmen mit mehreren Hundert Mitarbeiter:innen, bei denen von vielen Seiten aus Rechnungen hereinkommen. Dabei können wir helfen, denn wir sorgen dafür, dass der hohe zeitliche Aufwand der Vergangenheit angehört.

Carola Heine: Gibt es so etwas wie einen typischen GetMyInvoices-Kunden? Vielleicht Händler:innen?

Alex Schächtel: Wir haben zwar wirklich viele E-Commerce-Unternehmen, die in ihren Shopsystemen unzählige Rechnungen verarbeiten von verschiedenen Anbietern, sei es jetzt Google Ads, Facebook und andere, die ihnen zu mehr Sichtbarkeit verhelfen. Aber von typischen Kunden können wir nicht sprechen, weil Unternehmen aus den unterschiedlichsten Bereichen unser Produkt nutzen. Ganz unabhängig von Bereich und Branche. Die Anzahl der verschiedenen Unternehmen ist wirklich gigantisch.

Carola Heine: Ich muss mir also nicht mehr merken, wo ich überall Rechnungen einsammeln muss, mich dann einloggen hier und da und dort mit meiner Liste an Passwörtern – sondern ich trage die Zugänge einmal in GetMyInvoices ein und von dem Moment an landen alle Rechnungen automatisch in eurem Tool.

Alex Schächtel: Richtig, das hast du schön zusammengefasst. Man hat einmal den initialen Aufwand, alle Portale und sonstigen Quellen, wo eine Rechnung liegt, mit GetMyInvoices zu verbinden. Anschließend erfolgt der gesamte Prozess automatisiert und alle Rechnungen werden zentral gesammelt und können eingesehen werden.

Carola Heine: Wie sieht es denn aus, wenn ich GetMyInvoices jetzt mit lexoffice verbinde, läuft das dann auch automatisch ab?

Alex Schächtel: Genau, auch das passiert dann alles automatisch. Denn das ist wirklich unser Fokus: Jegliche Prozesse so gut wie machbar zu automatisieren. Auch die Anbindung zu lexoffice läuft reibungslos.

Es führen ja stets mehrere Wege nach Rom. Da wir sehr stark im Einsammeln von Rechnungen sind, aber mit unserem Tool selbst keine erstellen, ist lexoffice natürlich ein super Integrationspartner, mit dessen App die Kund:innen ihre Rechnungen erstellen und dort auch verarbeiten. Ob ein Kunde diese Rechnungen und Belege dann alle zum Beispiel direkt an Unternehmen online weitergibt oder wir alles gesammelt hinschicken – das entscheiden die Kund:innen selbst. Jede Kundin und jeder Kunde setzt den Prozess auf, den sie oder er benötigen, beziehungsweise der ihnen am meisten zusagt.

Carola Heine: Welches technische Wissen brauche ich, um GetMyInvoices zu nutzen?

Alex Schächtel: Gar keins.

Wir sind wirklich sehr stark daran interessiert, jeden einzelnen Kunden und jedes Unternehmen quasi an die Hand zu nehmen und sie dann auch bei der Einrichtung zu unterstützen. Du musst als Unternehmer:in also nicht technisch affin oder versiert sein, um GetMyInvoices einzurichten. Der ganze Prozess wird begleitet von hilfreichen Informationen, Videos und Anleitungen. Man kann also alles entweder ganz alleine einrichten oder eben auch mit unserer Hilfe.

Carola Heine: Wenn ich GetMyInvoices dann mit lexoffice verbinden will, was muss ich dafür wissen?

Alex Schächtel:
Das ist ebenfalls kein Hexenwerk, und zwar ist das in unter einer Minute erledigt. Wir haben auf unserer Seite für jeden Integrationspartner eine Landingpage und dort kann man sich genau ansehen, wie die jeweilige Schnittstelle mit GetMyInvoices verknüpft werden kann.

Carola Heine: Es klingt alles einfach und sehr gut durchdacht. Wie ist denn das Feedback eurer Kundschaft so? Bekommt Ihr das mit?

Alex Schächtel: Aus unserer Sicht ist alles praktisch und gut durchdacht, aber wir sind natürlich auch in unserer Welt und sicherlich ab und zu mit Scheuklappen unterwegs. Nichtsdestotrotz freuen wir uns, dass wirklich fast alle unserer Kunden mit unserem Produkt sehr zufrieden sind, wie wir ihre Prozesse automatisieren.

Sollte mal der eine Kunde oder die andere Kundin nicht weiterkommen, dann helfen wir gerne weiter. Sollten mal irgendwelche Funktionen fehlen – auch da freuen wir uns über jedes konstruktive Feedback, damit wir unser Produkt stetig erweitern können.

Carola Heine: Sag doch bitte mal ein Beispiel für eine Funktion, die entstanden ist, weil jemand direkten Bedarf geäußert hat.

Alex Schächtel: Oh, da muss ich mich tatsächlich erst mal entscheiden. Denn es kommen jeden Tag neue Vorschläge bei uns an, auch in Verbindung mit Integrationspartnern. Das bedeutet dann, dass ein Kunde XYZ uns mitteilt, dass bei der Schnittstelle von lexoffice doch bitte die eine oder andere rechnungsrelevante Information mit übergeben werden soll. Zum Beispiel „importiert am“, damit der Kunde sehen kann: „Aha, diese Rechnung wurde importiert an dem und dem Datum und wurde dann auch auf der Seite von lexoffice entsprechend weiterverarbeitet.“

Carola Heine: Sehr cool. Kann man denn GetMyInvoices auch einfach mal testen?

Alex Schächtel: Uns kann man 14 Tage lang unverbindlich testen, sich in dieser Testphase einfach mal alles so einrichten, wie man es gerne hätte. Anschließend kann der Kunden zwischen einem Monats- oder Jahrespaket entscheiden. Je länger sich der Kunde an uns binden möchte, umso höher ist die Ersparnis bei der Buchung der jeweiligen Pakete.

Carola Heine: Was habt Ihr denn als Nächstes vor?

Alex Schächtel: Oh, wir haben einiges vor. Zum Beispiel haben wir für dieses Jahr noch weitere schöne Funktionen in der Pipeline, die ich aktuell noch für mich behalte. Unsere Kund:innen können sicher sein, dass wir das Produkt stetig erweitern und auch ständig neue Integrationspartnerschaften schließen. Zum Beispiel sind wir nicht nur in der DACH-Region unterwegs, sondern platzieren uns europaweit. Wer Rechnungen aus anderen Ländern bezieht, kann also ebenfalls GetMyInvoices nutzen.

Carola Heine: Sehr cool. Vielen Dank für deine Zeit und weiter so viel Erfolg!
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