„Mit lexoffice und Kontist ist meine komplette Buchhaltung papierfrei“

Wenige Berufe sind so digital wie die noch neue Fachrichtung „Virtual Assistant“, meist kurz VA genannt. Sonia Schüttler übernimmt als als virtuelle Assitentin deine-VA.com alle handschriftlich, telefonisch oder per Mail zu erledigenden Aufgaben, für die andere gerade keine Zeit finden. Klar, dass Sonia selbst auch auf eine komfortable Organisation angewiesen ist – und wie toll für uns, dass sie mit lexoffice plus Kontist so zufrieden ist.

Carola: Liebe Sonia, es war eine nette Überraschung, mitten in einem Thread in einem Frauen-Businessnetzwerk auf deine Empfehlung von lexoffice und Kontist in Kombination zu treffen. Vielen Dank, dass du so spontan zu einem Interview bereit bist! Magst du den anderen User*innen aus der Community mehr über dich erzählen?

Sonia: Hallo liebe Carola, gerne – und vielen Dank für diese Möglichkeit, mich vorzustellen. Mein Name ist Sonia Schüttler, ich bin 39 Jahre alt, verheiratet und habe zwei Kinder. Vor vielen Jahren habe ich eine Ausbildung zur Industriekauffrau abgeschlossen und lange im Büro gearbeitet.

Kundenservice ist meine Leidenschaft: Seit einem Jahr bin ich nun als Virtuelle Assistentin selbstständig. Als „VA“ unterstütze ich Unternehmer bei allen Tätigkeiten, die sie nur Zeit, Nerven und Geld kosten – und gut an mich ausgelagert werden können.

Carola: Das klingt ja sehr spannend: Digitaler, mobiler und moderner als virtuelle Assistenz sind nur wenige Jobs. Was hat dich daran gereizt? Wieso VA?

Sonia: Ursprünglich war für mich das Wichtigste, dass ich mir meine Zeit frei einteilen kann und trotzdem weitestgehend in meinem erlernten Beruf bleibe.
Dann habe ich natürlich schnell entdeckt, dass es richtig toll ist, weil es für viele Unternehmer*innen perfekt ist, mit einer VA zusammen zu arbeiten – es hat ja nicht nur für mich so viele Vorteile, sondern vor allem für die Auftraggeber.

Es fallen so viele Kostenpunkte weg, die sie bei Mitarbeitern hätten: Keine Sozialabgaben, keine Kosten bei Krankheit oder Urlaub, keine Weiterbildungkosten – und doch eine gut ausgebildete Fachkraft, die immer dann wenn es zuviel wird, wichtige Arbeiten übernehmen kann.

Carola: Was war in diesem ersten Jahr bisher die größte Herausforderung?

Sonia: Am Anfang war es nicht immer leicht, Arbeit, Familie und Haushalt unter einen Hut zu kriegen – da habe ich auch noch am Wohnzimmertisch gearbeitet. Mittlerweile habe ich ein eigenes Büro, die Kinder sind bald beide in der Schule und ich kann mich sehr intensiv meinem Business widmen.

Carola: Was war dein schönstes Erlebnis in diesem Gründungsjahr?

Sonia: Ein wirklich tolles Gefühl war es, als ein Kunde mich zum ersten mal weiterempfohlen hat. :))

Carola: Ja, Empfehlungen sind toll – Kompliment und Marketingunterstützung in einem. Verstehen denn alle sofort, was du so machst – oder musst du oft erläutern, was eine virtuelle Assistentin tut?

Sonia: (schmunzelt) Gefühlt ständig. Die wenigsten können mit dem Begriff VA etwas anfangen, aber es wird jetzt auch schon mehr. Es gibt mittlerweile auch eine sehr große Community von VAs und dort viel Zusammenhalt und Hilfe untereinander. Das ist toll.

Carola: Netzwerke sind so wichtig, vor allem für Einzelkämpfer*innen. Wenn man im Home-Office arbeitet, denken Nachbarn und Verwandte ja häufig, dass man gar nicht arbeiten würde – manchmal auch, weil man es entspannt angehen lassen kann. Was trägst du denn bei der Arbeit, triffst du deine Kund*innen auch persönlich oder arbeitest du nur online? Antwortest du mir vielleicht gerade im Schlafanzug?

Sonia: Ich finde, es drückt eine gewisse Wertschätzung den Kunden gegenüber aus, wenn ich mich vernünftig kleide. Zudem habe ich häufig Skype oder Zoom-Termine. Ich kleide mich sicher weniger schick als im Büro, aber im Schlafanzug habe ich noch nie gearbeitet.

Bei Kunden aus der Region vereinbare ich natürlich gern mal einen Vorort-Termin. Es ist auch schön, mal aus dem Büro raus zu kommen und die Kund*innen persönlich kennenzulernen.

Carola: Buchen die Menschen dich auch, damit du Aufgaben wie Buchhaltung erledigst? Was übernimmst du denn alles für Tätigkeiten?

Sonia: Mein absolutes Lieblingsthema ist der Kundenservice. Ich übernehme total gerne die Kundenbetreuung per Email und Telefon für meine Kunden. Buchhaltung ist definitiv nicht meine Kernkompetenz: Da bin ich total froh, mit Kontist und lexoffice eine gute Lösung zu haben, die mir meine eigene Buchhaltung einfach macht.

Carola: Was hat dich vor dem Kauf von Kontist überzeugt, was von lexoffice?

Sonia: Über Kontist habe ich in der VA-Community bisher nur zufriedene Stimmen gehört, die es mir einfach gemacht haben, dort mein Geschäftskonto zu eröffnen. Daraufhin bot sich dann die Komplettlösung mit lexoffice an: Lexware ist mir als Marke sehr vertraut und hat ein sehr seriöses Image. Das schätze ich.

Carola: Wurden deine Erwartungen erfüllt? Bist du zufrieden? Wir möchten es gerne wissen, auch wenn du noch Luft nach oben siehst, nur so können wir uns noch weiter verbessern.

Sonia: lexoffice hat definitiv alle Erwartungen erfüllt. Es funktioniert am Tablet und am MacBook, ist sehr intuitiv und ich habe alle wichtigen Informationen schnell auf einen Blick. Das tolle ist auch, dass meine komplette Buchhaltung mit Kontist und lexoffice papierfrei ist. Das ist mir sehr wichtig.

Carola: Ist digitale Buchhaltung auch ein Tipp, den du Gründer*innen geben würdest? Was empfiehlst du jemandem, der jetzt ein neues Business aufbaut?

Sonia: Digitale Lösungen allgemein sind sehr wichtig. Ich würde jedem, der ein neues Business aufbaut, raten, direkt mit einer guten Kombination (wie Kontist und lexoffice) für die Buchhaltung zu starten – und ich für meinen Teil wollte auch auf den Steuerberater nicht verzichten 😉

Ich empfinde es als sehr wichtig, sich auf seine Kernkompetenzen fokussieren zu können. Daher sollte man die Aufgaben abgeben, die einen nur Zeit und Nerven kosten.

Carola: Könnten Interessenten bei dir auch eine lexoffice Schulung buchen? Das wäre ja ein weiteres Geschäftsmodell.

Sonia: das lohnt ja fast gar nicht ;). So viele Funktionen sind total intuitiv und der Kundenservice ist bei lexoffice auch super und sehr schnell.

Carola: Oh, vielen Dank! Die Kombination Kontist/lexoffice funktioniert also rundum gut für dich, das ist toll. Mit dem Konto bist du auch zufrieden? Das Kontist Team wird sich bestimmt auch über deine Meinung freuen 😉

Sonia: Bisher ist alles top und wenn ich mal kleinere Schwierigkeiten hatte, konnte mir sowohl bei Kontist, als auch bei lexoffice der Kundenservice sehr schnell und freundlich weiterhelfen.

Carola: Das freut uns. Du arbeitest virtuell, du bist online in Netzwerken unterwegs, du nutzt lexoffice und Kontist – was noch? Welche Tools, Apps und Portale empfiehlt eine professionelle VA, was machst du sonst noch so?

Sonia: Ich zeichne sehr gerne mit meinem iPad, da hole ich mir online gerne Anregungen. Beim Thema Tools hole ich mir selbst immer gerne Tipps bei Lars Bobach. Er ist der Profi zum Thema Selbstmanagement und was Tools angeht, immer am Puls der Zeit. Für meine Kunden bin ich da aber auch sehr flexibel und arbeite auch mit Tools, die ich für mein eigenes Business nicht nutze. Meine persönlichen Favoriten sind neben Kontist und lexoffice noch MeisterTask und Evernote.

Carola: Vielen Dank für die Einblicke und dass du dir die Zeit für ein Gespräch mit uns genommen hast! Weiter ganz viel Erfolg – und bis bald in der lexoffice Community.