Digitales Durchstarten für Landwirte: Julia Schumann

Carola Heine: Hallo Julia, wie kommt es denn, dass du dich auf landwirtschaftliche Betriebe spezialisierst: Habt ihr zuhause einen Bauernhof gehabt?

Julia Schumann: Nein, tatsächlich habe ich zuerst mit Privatpersonen zusammengearbeitet. Doch ich wollte langfristig lieber im B2B-Bereich tätig werden und habe mir dann überlegt, dass ich nicht jede Art von Unternehmen abdecken kann.

Es ist nicht möglich, Restaurantbesitzer:innen, Autohandelsbetriebe und Zimmerer parallel abzudecken – jede:r hat andere Tools, Prozesse und Betriebsstrukturen.

Mit der Zeit habe ich dann den Bedarf in der Landwirtschaft erkannt und mich in diese Materie eingearbeitet: In die Aufbewahrungsfristen, gesetzliche Regelungen, aber auch Programme und Scanner. Dann habe ich entschieden, mich zu spezialisieren, weil ich es nicht mag, wenn man generell alles anbietet. Ich wollte mich schon immer spitz positionieren.

Carola Heine: Wie läuft das denn ab: Eine Landwirtin oder ein Landwirt meldet sich bei dir und sagt „Hilfe Julia, ich brauche Ordnung“? Was passiert dann?

Julia Schumann: Wenn dieser Landwirt oder Landwirtin aus dem Raum Osnabrück kommt, dann telefonieren wir vorab und dann komme ich für ein Erstgespräch vorbei. Das dauert ca. 30 Minuten. Danach gehen wir direkt in die Umsetzung. Das heißt, wir gucken uns alle analogen Ordner an, kategorisieren, reduzieren und strukturieren diese und bereiten sie für die Digitalisierung vor.

Dann schauen wir uns die Strukturen am PC an und bereiten die Ordner für die digitale Ablage der Dokumente vor. Außerdem unterstütze ich die Landwirtinnen und Landwirte bei der Entscheidung für ein Buchhaltungsprogramm und richte dieses dann gemeinsam mit ihnen ein. Zum Schluss kümmern wir uns dann noch um das Thema Datensicherung, Shortcuts, Suchfunktionen und so weiter.

Wenn Landwirte nicht aus dem Raum Osnabrück kommen, betreue ich sie online.

Carola Heine: Das hört sich so an, als ob du auf eine Menge seltsame Kartons voller Papier triffst. Kann das sein?

Julia Schumann: Ich treffe auf unterschiedliche Stufen von Unordnung und bin auf alles vorbereitet, wenn ich in ein Büro komme. Meistens haben die Landwirte schon eine ganz gute Aktenstruktur und auch einen Aktenplan – diese sind nur in der Regel veraltet. Daher müssen wir dann das Ablagesystem überarbeiten. Meistens sind auch ganz viele Dokumente enthalten, die nicht mehr gebraucht werden.

Carola Heine: Du sorgst also auch dafür, dass alle Fristen eingehalten werden, aber trotzdem ein Überblick entsteht, was wann weggeschmissen werden muss und mit deiner Unterstützung wird dann alles digitalisiert?

Julia Schumann: Genau. Wir gucken, was alles in Papierform reinkommt und was man davon sofort digitalisieren oder so umstellen kann, dass es schon digital reinkommt und gar nicht erst eingescannt werden muss. Denn damit spart man sich diesen Schritt und reduziert seinen Papierkonsum.

Carola Heine: Für das Einsammeln digitaler Rechnungen habe ich einen Tipp für dich und die Landwirte, die lexoffice nutzen: Mit den Partner-Integrationen invoicefetcher und GetMyInvoices kann man das Einsammeln von Rechnungen komfortabel digitalisieren, das kannst du jederzeit in deine Beratung integrieren.

Wie viele andere Partner-Anbindungen, die den Leistungsumfang und die Möglichkeiten sehr erweitern können, zum Beispiel um Controlling, Zeiterfassung und viele andere Dinge, die beispielsweise nützlich für Landwirte mit Hofladen wären. Schau es dir bei Gelegenheit einfach mal an: Angefangen vom Lohnprogramm für lexoffice bis hin zu einer Vielzahl effizienzsteigernder Integrationen gibt es ganz viele Möglichkeiten, die du deinen Landwirten mit einrichten kannst, denn es ist sehr einfach.

Es gibt in deinem Spezialbereich viele unterschiedliche Geschäftsmodelle. Gibt es auch Sonderregelungen, die in anderen Bereichen nicht vorkommen?

Julia Schumann: Ja, auf jeden Fall. Allein steuerlich ist das Wirtschaftsjahr in der Landwirtschaft anders, da es von Juli bis Juni geht. Damit fängt es schon an. Dann zahlen viele Landwirte und Landwirtinnen keine Umsatzsteuer, je nachdem ob sie pauschalierend oder optierend sind – außer sie haben einen Hofladen, eine PV-Anlage oder Direktvermarktung. Es gibt auch Unmengen von Dingen zu beachten wie die Förderanträge, Antragspflichten usw. – Landwirte werden jährlich teilweise von sieben verschiedenen Stellen kontrolliert.

Carola Heine: Von sieben verschiedenen Stellen? Geht es dabei um Landwirtschaft mit Tierhaltung, oder vielen Feldern?

Julia Schumann: Das kommt darauf an. Jeder Betrieb ist individuell. Manche betreiben Ackerbau und Tierhaltung, andere haben aber auch nur Tiere oder nur Land – oder haben einen Biohof und diese Biozertifizierung muss jedes Jahr neu kontrolliert werden. Da wird dann geschaut, ob der Betrieb diese Richtlinie noch erfüllt. Bei den Tieren gibt es auch eine Kontrolle, bei der geprüft wird, unter welchen Bedingungen die Tiere gehalten werden, denn es gibt verschiedene Haltungsstufen.

Dann gibt es noch Standardprüfungen, die jede:r, der:die einen Betrieb/Gewerbe in Deutschland hat, durchlaufen muss. Es gibt diverse Stellen, für die man jederzeit alle Dokumente griffbereit haben muss. Das ist digital natürlich einfacher als analog, vorausgesetzt es ist digital alles gut strukturiert.

Carola Heine: Du betreust also Landwirte vor Ort und online deutschlandweit, zusätzlich gibst du aber auch Online-Workshops über die Landwirtschaftskammern und Verbände. Daher kommen dann auch viele Anfragen zu Coachings. Das ist aber noch nicht alles, denn außerdem betreibst du eine virtuelle Plattform.

Julia Schumann: Genau, die Digital-Durchstarten-Community, die ich vor ein paar Monaten gegründet habe. Hier können sich die Landwirte deutschlandweit zum digitalen Agrar-Büro austauschen und alle offenen Fragen zur Digitalisierung stellen, aber auch bei den wöchentlichen Live-Working-Sessions dabei sein, wo wir für eine 1 Stunde gemeinsam das Agrar-Büro aufräumen und in die Umsetzung gehen. Denn ich möchte nicht nur theoretische Tipps geben, sondern auch einen Mehrwert liefern und der entsteht in der Umsetzung. Bisher kommt die Community bei den Landwirten gut an.

Carola Heine: Digitalisierung für Landwirte ist ein sehr spannendes Geschäftsfeld. Du selbst arbeitest mit lexoffice. Wie hast du uns gefunden?

Julia Schumann: Durch Empfehlungen. Ich habe bei meinen Ordnungskollegen, und auch meine Steuerberaterin gefragt. Ganz viele haben bereits mit lexoffice gearbeitet und total davon geschwärmt.

Ich habe zu jedem Kunden alle Rechnungen, Notizen und Daten in lexoffice. Das klappt alles sehr gut. Ich habe auch meine Steuerberaterin eingebunden, damit sie immer auf meine Daten zugreifen kann. Sie guckt sich regelmäßig meine Umsatzsteuer an. Die unkomplizierte Umsatzsteuervoranmeldung finde ich auch sehr gut – das ist ja wirklich nur ein Klick, wenn man vorher alle Buchungen zugeordnet hat. Das Übermittlungsprotokoll wird automatisch erstellt und das Finanzamt bucht ab oder ich bekomme etwas zurück, je nachdem.

Ich empfehle lexoffice daher auch sehr gerne weiter. Denn ich finde das Preis-Leistungs-Verhältnis gut und die 30-tägige Testphase, aber auch die unterschiedlichen Tarife je nach Bedarf. Mir gefällt auch sehr gut, dass ich lexoffice auf dem Smartphone habe und wenn ich auf die hinterlegte Adresse des Kunden klicke, dann bin ich direkt bei Google Maps und muss nur noch auf die Route gehen. Das finde ich sehr smart, denn inzwischen habe ich über 50 Kunden und muss nicht mehr über eine Excel-Tabelle die Adressen raussuchen, sondern kann es ganz bequem über das Programm. Das ist einfach top.

Carola Heine: Wir freuen uns, dass du so zufrieden bist und lexoffice sogar empfiehlst! Nun hoffe ich, dass viele Landwirte oder deren Mitarbeiter:innen zu dir in die Digital-Durchstarten-Community für das digitale Agrar-Büro kommen! Viel Erfolg 🙂