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Vertragswerk: Gemeinsam Richtung Zukunft

Eine neue Kultur der Zusammenarbeit auf Augenhöhe kann entstehen, wenn Verträge gemeinsam erarbeitet werden.

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Unternehmen, die regelmäßig größere Mengen an Unterschriften für ihre Verträge oder deren Updates einholen müssen, finden bei Vertragswerk die einleuchtend einfache Lösung in der Cloud. Aber auch das gemeinsame Erarbeiten einer schriftlichen Vereinbarung ist möglich.

Wir sprechen mit Kati Pretsch von Vertragswerk, das als GmbH in Verantwortungseigentum gegründet wurde und als Unternehmen viel Wert auf Datenschutz legt.

Kati Pretsch

Kati Pretsch

www.vertragswerk.de/

Mein Name ist Kati, ich bin studierte BWL-erin und war jahrelang im Personalbereich tätig. Dort habe ich die üblichen Personalaufgaben erledigt. Die haben viel damit zu tun, Dokumente auszudrucken, zu verteilen oder per E-Mail zu versenden und eine Unterschrift einzuholen – und dieser Unterschrift dann gegebenenfalls hinterher zu rennen. Damit sich dieser Ablauf ändert, habe ich letztes Jahr im Team mit André Engelhorn und Daniel Maaß Vertragswerk gegründet. Die beiden kommen aus dem IT-Bereich und haben entsprechende Erfahrung mitgebracht.

Vertragswerk: Gemeinsame Verträge erarbeiten

Carola Heine: Liebe Kati, danke für deine Zeit und die Bereitschaft, meine neugierigen Fragen zu eurer spannenden Geschäftsidee zu beantworten. An welche Zielgruppe richtet sich Vertragswerk?

Kati Pretsch: Unsere Zielgruppe sind primär KMUs, also unterschiedliche Bereiche in diesen Firmen. Der Personalbereich, der Einkauf und jegliche Abteilungen, die mit externen Partnern Verträge oder Vereinbarungen aufsetzen, aber eben auch intern mit anderen Mitarbeitenden Dokumente austauschen und diese unterschreiben wollen.

Carola Heine: Wie stelle ich mir die Zusammenarbeit mit euch vor: Seid ihr eine Cloud-Anwendung, habt ihr eine App? Wie läuft das genauer ab, wenn ich mit euch arbeiten will?

Vertragswerk liegt browserbasiert in der Cloud auf deutschen Servern

Kati Pretsch: Wir sind eine Plattform, die sicher in der Cloud liegt und die Daten auf deutschen Servern speichert. Wir stellen die Oberfläche, d.h. wir haben keine vorgefertigten Verträge oder Dokumente, sondern es geht wirklich darum, dass man sein eigenes Dokument entweder auf der Plattform erstellt oder einfach – wenn es schon vorhanden ist – bei uns hochlädt und dort dann weiterverarbeitet.

Carola Heine: Das heißt, ich habe da zum Beispiel meinen Dienstleistungsvertrag, lade ihn hoch, unterschreibe den und beide haben in der gleichen Plattform unterschrieben und haben sofort ihre Kopie.

Kati Pretsch: Genau, man kann sich das fertige Dokument dann als PDF exportieren. Und dann gibt es all diese Zwischenschritte: Du lädst etwas hoch und fängst dann vielleicht nochmal an zu bearbeiten. Oder, wo wir perspektivisch hinwollen, du lädst auch deine Vertragspartei ein, damit die mit bearbeiten kann.

Oder du lädst zum Beispiel den Anwalt, die Anwältin deines Vertrauens ein, damit sie noch mal über das Dokument schauen kann. Und dann soll eben auf dieser Plattform genauso auch die Kommunikation stattfinden – also dass man sich dort direkt austauschen kann. In Schriftform oder in Zukunft dann auch mal im integrierten Video-Chat.

Carola Heine: Wenn zwei Menschen gemeinsam an einem Vertrag arbeiten, dann kann der ja erst unterschrieben werden, wenn alle mit allen Einzelheiten einverstanden sind. Wie kann ich mir das vorstellen: Da sind dann Notizen oder Versionen – oder muss dann jeder alles freigeben?

Kati Pretsch: Es wird so sein, dass man die Änderungen der anderen Partei direkt nachvollziehen kann, ohne dass du dann zehn verschiedene Versionen des gleichen Dokuments hast. Sondern es bleibt bei einem Dokument und du bekommst angezeigt, wer hat wann welche Änderungen vorgenommen und welche Kommentare habt ihr dazu getätigt.

Wir löschen die Kommentare auch nicht im Nachgang, wie es bei vielen anderen Versionierungen der Fall ist. Man kann also immer nachvollziehen, wie die Entscheidung zustande gekommen ist.

Augenhöhe ist Voraussetzung jeder erfolgreichen Zusammenarbeit

Carola Heine: Das stelle ich mir psychologisch hochinteressant vor: Lassen sich zum Beispiel große Kunden einfach so in ihre Verträge reinreden? Ich kenne beispielsweise die Variante, dass in veralteten Verträgen absurd hohe Vertragsstrafen stehen, die ich nie unterschreiben würde – dafür habe ich eine Medienhaftpflichtversicherung, ich muss nicht so einen Angstparagrafen abzeichnen. Aber ich könnte mir vorstellen, dass es bei Kund:innen mit etablierten Standardverträgen auch schwierig ist.

Kati Pretsch: Das funktioniert „auf Augenhöhe“ – die Formulierung ist uns wichtig: wir denken, dass letztendlich das wirtschaftliche Miteinander anders funktionieren muss.

Wenn man seine Vertragspartei wertschätzt, als gleichberechtigt ansieht und letztendlich respektiert, dann kann das funktionieren.

Vertragswerk

1. Dokument hochladen
2. Vertragspartei über die E-Mail-Adresse automatisch einladen
3. Inhalte verhandeln
4. Dokument digital unterschreiben
5. Fertig!

„Wir sind der Meinung, dass Verträge zum Vertragen da sind: Letztendlich sind sie das Mittel zum Zweck, d.h. eine Geschäftsbeziehung soll möglichst schnell und unkompliziert aufgenommen werden. Daher möchten wir den Prozess der Vertragserstellung, -verhandlung und -unterschrift deutlich beschleunigen und angenehmer gestalten – damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: Ihre Vertragspartei.“

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Kati Pretsch:
„Uns ist wichtig, dass unser Tool intuitiv bedienbar ist, niemanden lange mit Formatierungsherausforderungen aufhält – man kann einfach loslegen. Wir bekommen auch die Rückmeldung von unseren Kund:innen, dass Vertragswerk ihnen Spaß macht und einfach ist, sie finden die Bedienung mit den bewusst wenigen Funktionen sehr ansprechend und das freut uns sehr.“

„Wir arbeiten von Anfang an mit lexoffice“

Carola Heine: Liebe Kati, durch die Option der Zusammenarbeit auf Augenhöhe und die neue Gesellschaftsform der GmbH in Verantwortungseigentum sehe ich euch so ein bisschen als bisher noch unauffällige Botschafter:innen eines New Work Kulturwandels. Jetzt sag doch mal: Seit wann arbeitet ihr mit Lexoffice?

Kati Pretsch: Von Anfang an, also seit September 2020. Da haben wir uns gegründet und gleich die erste Buchung haben wir mit lexoffice vorgenommen.

Die lexoffice App gefällt uns sehr gut. Ich hatte als Betriebswirtin in der Praxis noch nichts mit Buchhaltung zu tun und kannte primär ein paar Grundlagen. Mit lexoffice habe ich dann zum ersten Mal regelmäßig mit einem Tool gearbeitet und bin sehr begeistert von der intuitiven Anwendung.

Man kann schnell einsteigen, sieht sofort was gemeint ist und wenn ich doch mal Probleme habe, kontaktiere ich in der App den Support und der ist super.

Carola Heine: Das freut uns natürlich sehr. Reizt ihr denn auch alle Möglichkeiten aus? Zum Beispiel für die Zusammenarbeit mit Steuerberaterin oder Steuerberater?

Kati Pretsch: Ja, unser Steuerberater hat den Zugang. Wir nutzen auch die Lohnbuchhaltung von lexoffice Lohn. Da haben wir die Mail-Adressen hinterlegt und alle können sich ihre Lohndokumente selbst holen, sehr praktisch.

Carola Heine: Wie ist es für dich, dass du dich selbständig gemacht hast?

Wie fühlt sich das an, vollberuflich in deinen eigenen Traum einzusteigen?

Kati Pretsch: Es ist schon ziemlich cool, ein eigenes Unternehmen zu haben und auch Entscheidungen treffen zu können/müssen. Das Thema Verantwortung ist ziemlich prägend für uns, deshalb auch die Wahl unserer Unternehmensform GmbH in Verantwortungseigentum. Uns geht es nicht um eine kurzfristige Erhöhung des Unternehmenswertes oder einen lukrativen Verkauf (der laut unserer Satzung unmöglich ist). Wichtig sind uns stattdessen die langfristige Entwicklung von Vertragswerk, die dauerhafte Sicherung attraktiver Arbeitsplätze sowie die Zusammenarbeit mit Menschen, die unsere Werte teilen. Damit stehen wir für ein neues Verständnis von Wirtschaft – eine, die auch die Gesellschaft und das Klima berücksichtigt, d.h.in der nachhaltiges Wirtschaften und unternehmerisches Handeln zusammengehören.

Wir tragen auch Verantwortung für die Zukunft unserer Kinder und spenden daher für jeden abgeschlossenen Vertrag, jedes unterschriebene Dokument an ein Kinder- und Jugendprojekt im Bildungsbereich.

Carola Heine: Vielen Dank für das spannende Interview, liebe Kati, und weiter viel Erfolg!

FAQ:

Was ist Vertragswerk?

Vertragswerk ist eine Cloud Plattform, die sich für das gemeinsame Erarbeiten von Verträgen eignet, aber auch für das massenhafte Unterschreiben lassen von Vereinbarungen. Für die Zukunft gibt es weitere Pläne für den Ausbau des Angebots.

Was ist eine GmbH in Verantwortungseigentum?

Kati: Das ist eine GmbH mit einer speziellen Satzung. Partner von Vertragswerk ist hier die Purpose Stiftung www.purpose-economy.org, die auch als Vetogesellschafterin darüber wacht, dass diese Regeln dauerhaft eingehalten werden. Es gibt von vielen Unternehmen – vom Start-up bis zum alteingesessenen Familienunternehmen – den Wunsch, eine neue Rechtsform einzuführen, mit der man ein solches Unternehmen einfacher und transparenter umsetzen kann.

Welche Dateien kann ich bei Vertragswerk einstellen?

Du kannst entweder ein vorhandenes Dokument duplizieren, eine Datei hochladen (vermutlich der häufigste Fall) oder ein neues Dokument erstellen: Egal ob Vereinbarung, Vertrag oder Zustimmung – für jedes Schriftstück, das du bearbeiten und unterschreiben willst, kannst du Vertragswerk nutzen.

  • Foto: Adobe Stock Rymden
Über die Autorin
Carola Heine
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