Wann die Rechnung stellen? Diese Frage kennt jeder Selbstständige

Die Frage, die jeder Selbstständige kennt: Wann die Rechnung stellen?

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lexoffice ist nicht nur eine Buchhaltungslösung, sondern auch ein komfortables professionelles Rechnungsprogramm. Mit wenigen Klicks erstellst Du aus Deinem Angebot eine Rechnung mit Deinem angepassten Design. Doch wann die Rechnung stellen? Mit dieser Frage plagen sich vor allem Gründer oft herum. Wir bereiten der Unsicherheit ein Ende.

Wann die Rechnung stellen? Bei Erbringen der Leistung

Tatsächlich kannst Du Deine Rechnung stets sofort bei Erbringen Deiner Leistung stellen. Egal ob Du ein Produkt verkauft oder eine Dienstleistung fertiggestellt hast. Schließlich bekommst Du auch Dein Geld schneller, wenn Du damit nicht wartest.

Eine Ware wird entweder sofort bezahlt oder es liegt eine Rechnung im Paket, wenn sie angeliefert wird. Eventuell kam sie auch bereits bei der Bestellung per Mail. Online-Versender verlangen oft Vorkasse.

Wenn es sich um eine Dienstleistung handelt, kannst Du Deine Rechnung schreiben, nachdem Dein Kunde die Leistung abgenommen hat. Erst dann schickst Du die Rechnung. Hierbei ist wichtig, dass alle Beteiligten das Recht auf Nachbesserung geltend machen können. Ein Kunde kann auf der bestellten Aufgabe bestehen, bis er zufrieden ist. Du hast aber auch das Recht darauf, diese Nachbesserung zu machen. Ein unzufriedener Kunde darf nicht einfach Dein Honorar kürzen. Erst muss er Dir Gelegenheit geben, zufriedenstellend zu liefern.

Praxistipp: Wenn Du fertig bist, schick Deinem Kunden eine vorbereitete Abnahmeerklärung. Die kann er unterzeichnen, oder Mängel und Änderungswünsche angeben, bevor Du sie zurückbekommst. Am besten schreibst Du ein Datum darauf, nach dessen Ablauf die Abnahme automatisch eintritt. „Vierzehn Tage nach Zusendung dieser Abnahmeerklärung betrachten wir die Abnahme als automatisch eingetreten.“ Dann wird der Rechnungsbetrag fällig.

Auch ohne Abnahmeerklärung kannst Du kommentarlos Deine Rechnung schicken. Voraussatzung ist, dass Dein Kunde sich innerhalb einer „angemessenen Frist“ nach Fertigstellung nicht meldet. Meist werden 14 Tage als übliche Frist betrachtet.

Achtung: Die 6-Monats-Frist und Verjährung

Im Umsatzsteuergesetz befasst sich §14 UStG mit dem Ausstellen von Rechnungen. Unternehmer sind dazu verpflichtet, Rechnungen innerhalb von 6 Monaten nach Entstehen der Forderung zu erstellen. Das ist unabhängig von Verjährungsfristen, bezahlen muss der Kunde auch bei Rechnungsstellung nach diesen sechs Monaten noch.

Aber wenn Du die Rechnung später stellst, ist das streng genommen eine Ordnungswidrigkeit. Sogar ein Bußgeld kann fällig werden.

Verjährung wiederum bedeutet: Deine Ansprüche können verfallen, wenn Du Dich zu lange nicht darum kümmerst, Dein Geld zu bekommen. Der Zeitpunkt, zu dem die Forderung entstanden ist, entscheidet darüber, wann sie verjährt. Es hilft also nicht, mit dem Stellen der Rechnung abzuwarten. Verjährung unterliegt je nach gelieferter Leistung unterschiedlichen Fristen.

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Tatsächlich musst Du Deine eigenen Kosten decken können und bist daher darauf angewiesen, nach getaner Arbeit schnell bezahlt zu werden. Weder das Finanzamt noch Deine Lieferanten noch der Vermieter oder der Supermarkt um die Ecke warten auf Geld. Warum also solltest Du es tun?

Mit lexoffice ist die Rechnung schnell geschrieben und wann das Geld eintrifft, siehst Du ebenfalls bereits beim Login.

Über den Autor
Carola Heine
Up to date: Trends, Insider-Wissen und Online Navigation

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  1. Tobias Leifhelm | 01.08.2018 | 05:26

    Schönen guten Tag. Zum einen möchte ich sagen das ihr Bericht schön und ausführlich geschrieben ist, dennoch bleibt mir eine Frage offen, die wie ich finde als grau Zone behandelt wird. Ich bin jetzt auch ganz frisch dabei mein kleines Unternehmen aufzubauen. Ich erbringen eine Leistung im Bereich der Unterhaltung für Hochzeiten Geburtstage etc…jetzt höre ich immer Mal wieder das auch andere die solche Leistungen anbieten, böse auf die Nase fallen weil sie nicht bezahlt werden. Daraus erschließt mir halt die Frage ob es nicht vielleicht Sinn macht ( und auch Rechtskräftig ist ) eine Rechnung vor Antritt der Dienstleistung zu verschicken mit der Aufforderung nach Rechnungserhalt binnen 14 Tagen Summe x anzuzahlen. Wenn sie dafür eine Antwort hätten mit der ich arbeiten kann wäre ich total zufrieden. Ich bedanke mich schon einmal im vorraus.

    1. Carola Heine | 01.08.2018 | 07:45

      Hallo Tobias,
      vielen Dank für das nette Feedback! Jetzt zu der Frage 🙂 Es ist kein rechtliches Problem, sondern einfach nur Verhandlungssache, ob man Vorkasse vereinbart. Wenn schon im Angebot steht, dass der Betrag vorher gezahlt wird, gibt es in der Regel auch kein Problem. Was sich in der Praxis bewährt hat: Eine Abschlagszahlung, gerne auch von 50%. Erfahrungsgemäß sollte man nicht mit Kund*innen arbeiten, die das nicht möchten oder nicht einhalten.

      Meine Empfehlung: Einfach einen Satz ins Angebot aufnehmen, zum Beispiel „Zahlungsart: Vorkasse.“ oder „50 Prozent des Preises werden als Anzahlung bei Erteilung des Auftrags sofort fällig“.

      Mit lexoffice kann man übrigens auch Angebote schreiben und dann sofort Rechnung daraus machen (oder später eine Mahnung, falls doch mal nötig). Außerdem liegt im Service-Bereich eine ganz gute Vorlage https://www.lexoffice.de/angebotvorlage/

      Ganz viel Erfolg in der Gründungsphase und https://gruender.lexoffice.de nicht vergessen 🙂

      herzliche Grüße
      Carola für lexoffice