Künstliche Intelligenz in der Buchhaltung

Emily: Hi Andreas, welche Rolle spielt KI für die lexoffice Buchhaltung?

Andreas: Die Buchhaltung ist ein komplexes System. Mussten früher z.B. Kontoauszüge ausgedruckt und an den passenden Beleg geheftet werden, sind heute digitale Verfahren im Einsatz. lexoffice nutzt innovative künstliche Intelligenz, um Buchungsvorgänge für Kundinnen und Kunden so zeitsparend wie möglich zu gestalten.

Emily: Wie kann ich mir automatische Buchungsvorgänge mittels KI vorstellen?

Andreas: In lexoffice können Selbstständige Ihre Geschäftskonten anbinden, um Ihre Bankumsätze für die Buchhaltung zu erfassen. Sie erhalten Zuordnungsvorschläge, d.h. Empfehlungen von lexoffice, wie Sie Ihre Bankumsätze in die Buchhaltung einsortieren können. Sie können die Vorschläge einfach prüfen und dann mit einem Klick bestätigen – daraufhin erfolgt die Buchung automatisch im Hintergrund. So bringen unsere Kundinnen und Kunden ihre Buchhaltung mit wenigen Klicks auf den neuesten Stand und sparen wertvolle Zeit. Das ist möglich, weil es in jedem Unternehmen standardisierte Buchhaltungsprozesse gibt.

Emily: Seit etwas mehr als einem Jahr schlägt lexoffice sogar personalisierte Zuordnungen vor? Was bedeutet das?

Andreas: Ganz genau. Das ist sozusagen das nächste Level. Denn neben den universellen Geschäftsprozessen, die in fast jedem Unternehmen vorkommen, gibt es eben auch spezifische Einzelanforderungen, die zwar in der Summe selten, für ein einzelnes bestimmtes Unternehmen aber sehr häufig sind. Es ist uns wichtig, dass wir dem ebenso Rechnung tragen. Denn wenn wir Person x mit ihrem Unternehmen unterstützen möchten, ihre Buchhaltung schnell zu erledigen, dann müssen wir uns neben den gängigen Geschäftsprozessen auch auf deren individuelle Anforderungen konzentrieren und können diese nicht ignorieren.

Unsere KI ist in der Lage, solche benutzerspezifischen Buchungsvorgänge zu erkennen. lexoffice merkt sich die Kategoriezuordnungen und schlägt diese künftig bei wiederkehrenden Buchungen in der Bank selbstständig vor. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis bei der Anwendung.

Emily: Kann ich während der Anwendung erkennen, ob ein Zuordnungsvorschlag individuell auf mich zugeschnitten ist?

Andreas: Ja, anhand eines Symbols. Daran kann man erkennen, dass sich lexoffice eine wiederkehrende persönliche Zuordnung gemerkt hat und diese deshalb automatisch vorschlägt.

Emily: Wie kommt die Funktion mit den personalisierten Zuordungsvorschlägen bisher an?

Andreas: Sehr gut. Diese Funktion geht übrigens auf einen Kundenwunsch zurück. Es waren die lexoffice Kundinnen und Kunden selbst, die sich eine solche Funktion gewünscht haben.

Unsere Aufgabe als Team war es, dieses elementare Kundenbedürfnis herauszuarbeiten und in eine Funktion zu überführen, die wir allen Kundinnen und Kunden zur Verfügung stellen können. Für die Umsetzung war interdisziplinäre Zusammenarbeit gefragt. Beteiligt waren Fachpersonen aus den Bereichen Data Science, Software Architektur und User Experience/Interface (UI/UX). Die größte Herausforderung war wohl, dass wir es mit einer komplexen Technologie im Hintergrund zu tun haben, während die Bedienoberfläche intuitiv und einfach sein sollte. Das Ergebnis kann sich sehen lassen, das konnten wir schon kurz nach der Einführung der neuen Funktion beobachten, – und jetzt, ein Jahr später, sind die Ergebnisse mehr als überzeugend:

Andreas: Die Ergebnisse zeigen: Es funktioniert! Unsere Kundinnen und Kunden sparen viel Zeit, die sie nun für ihr Kerngeschäft nutzen können. Wir erhalten dazu viele sehr begeisterte Rückmeldungen. Das motiviert uns natürlich sehr und wir arbeiten kontinuierlich daran, unsere KI weiter zu verbessern.

Emily: Hört sich gut an, vielen Dank für die Einblicke. Hast du noch einen Tipp für unsere Anwenderinnen und Anwender, wie sie am besten von der KI profitieren?

Andreas: Gerne. Trennen Sie geschäftliche und private Umsätze durch entsprechende Konten und binden Sie alle geschäftlichen Finanzkonten für Ihre Buchhaltung in lexoffice an. So haben Sie einen besseren Überblick über Ihre Finanzen und können sich bei Ihren Arbeitsabläufen optimal von der KI unterstützen lassen. Achten Sie zudem auf eine konsistente Buchung, um bestmöglich von der Mustererkennung zu profitieren.