Wirksamer Schutz vor Phishing
Die lexoffice Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten und routinemäßig für Ihre Account-Anmeldung nutzen
Inhaltsverzeichnis
Achtung, Phishing-Mails im Umlauf: Leider ist diese Warnung oft nötig, denn die Gefahr kann überall auftreten. Regelmäßig berichten die Medien darüber. Kriminelle zielen darauf, dass Nutzerinnen und Nutzer ihre Passwörter preisgeben. Als wichtige Schutzmaßnahme gilt die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), Multi-Faktor-Authentifizierung oder auch Anmeldung in zwei Schritten genannt. Bei lexoffice ist diese Funktion in allen Versionen enthalten und steht somit allen unseren Kundinnen und Kunden zur Verfügung. Eine Anleitung für die Einrichtung sowie weitere Tipps finden Sie hier.
lexoffice betreibt umfassende Schutz- und Sicherheitsmaßnahmen, um dieses Phänomen von unseren Kundinnen und Kunden fernzuhalten. Dazu gehören Warnungen, wenn Phishing-E-Mails im Namen von lexoffice gesendet werden, Monitoring, strafrechtliche Verfolgung, Prüfung von Verdachtsfällen etc. Dennoch kommt es auf Sie und Ihre Unterstützung an! Mit welchen lexoffice Funktionen Sie Ihren Account zusätzlich aktiv selbst schützen und was Sie darüber hinaus wissen sollten, erfahren Sie hier.
Praxis-Tipp vom lexoffice Support-Team:
„Beim Phishing geht es darum, auf betrügerische Weise und mit unlauteren Absichten Zugangsdaten zu erlangen. In der Regel ist es die ihren Account nutzende Person selbst, die ihre Zugangsdaten preisgibt, indem sie die eigenen Zugangsdaten dort eintippt, wo andere eine Falle gestellt haben und die Daten abgreifen können. Zu den betrügerischen Methoden gehören Täuschung wie die Nachahmung von E-Mail-Dialogen oder Webseiten, die Userinnen und User vertraut sind sowie eine suggerierte Dringlichkeit.“
3 Handlungsempfehlungen an unsere Kundinnen und Kunden, um Ihren lexoffice Account noch sicherer zu machen
Im Folgenden finden Sie drei Handlungsempfehlungen, um Ihren lexoffice Account noch sicherer zu machen. Mit Hilfe unserer neuen Erklärvideos möchten wir es Ihnen noch einfacher machen. Im Video sehen Sie genau das, was Sie selbst vor sich auf dem Bildschirm sehen. So können Sie die gezeigten Schritte einfach nachmachen.
Handlungsempfehlung Nr. 1: Die lexoffice Zwei-Faktor-Authentifizierung einrichten und routinemäßig für Ihre Account-Anmeldung nutzen.
Wir empfehlen Ihnen: Richten Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ein. Damit sorgen Sie aktiv selbst für zusätzliche Sicherheit. Nach einmaliger Einrichtung und Aktivierung erfolgt die Anmeldung sowohl mit Passwort als auch mit Bestätigungs-Code. So bleibt Ihr lexoffice Account für Unberechtigte unzugänglich, selbst wenn Sie aus Versehen Ihr Passwort preisgegeben haben.
Zugegeben, ohne IT-Affinität mag die Einrichtung kompliziert und lästig erscheinen. Und ja, es dauert ein paar Minuten. Doch die Zeit ist wirklich sinnvoll investiert, muss nur einmal aufgebracht werden und sorgt für einen erheblichen Zugewinn an Sicherheit. Wie immer bei lexoffice haben wir zudem bei der Entwicklung dieser Funktion großen Wert darauf gelegt, dass die Anwendung bedienungsfreundlich ist. Egal welche lexoffice Version Sie nutzen, die 2FA ist immer im Funktionsumfang enthalten. Es entstehen keine zusätzlichen Kosten.
Im folgenden Erklärvideo zeigen wir, wie sich die Zwei-Faktor-Authentifizierung in die Arbeit mit lexoffice einfügt, wenn die Einrichtung abgeschlossen ist und wie sie zur Routine wird.
Praxis-Tipp vom lexoffice Support-Team:
„Wir werden öfters gefragt, wie das mit der 2FA funktioniert, wenn Sie lexoffice nicht alleine nutzen, sondern zusammen mit Teammitgliedern. Die Antwort hat zwei Aspekte.
Zuerst empfehlen wir dringend: Bitte teilen Sie untereinander nicht dasselbe Passwort. Nutzen Sie unbedingt pro Person einen Zugang. Hierfür können Sie in Ihrem Account zusätzliche Benutzer anlegen, die sich dann mit deren eigenen Zugangsdaten in Ihrem Account einloggen können.
Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist benutzerbezogen. Das bedeutet, dass jeder angelegte Benutzer in Ihrem Account die Zwei-Faktor-Authentifizierung unabhängig von den anderen Benutzern einrichten kann. Verpflichten Sie Ihr Team dazu.“
Handlungsempfehlung Nr. 2: Die lexoffice Funktion “Kontowiederherstellungsmerkmale” nutzen.
Manchmal gibt es die Sorge, sich vor lauter Sicherheitsvorkehrungen selbst auszuschließen. Das sollte Sie nicht davon abhalten, die 2FA zu nutzen. Denn für diesen Fall gibt es die lexoffice Funktion “Kontowiederherstellungsmerkmale”. Diese Merkmale hinterlegen Sie einmal in Ihrem lexoffice Account. Anhand dieser Kontowiederherstellungsmerkmale können wir Sie im Fall der Fälle schnell und sicher verifizieren, sodass Sie wieder uneingeschränkten Zugriff auf Ihren Account erhalten können. Hier erfahren Sie, wie das geht und welche Vorteile das hat.
Praxis-Tipp vom lexoffice Support-Team
„Die Kontowiederherstellungsmerkmale bieten einen zusätzlichen Schutz und können bei Login Problemen helfen, Sie schnell und sicher zu verifizieren. Auch diese kann jeder Benutzer separat für seinen Zugang hinterlegen.“
Handlungsempfehlung Nr. 3: Das eigene Phishing-Warnsystem schulen und im Verdachtsfall überlegt handeln.
Zuerst und grundsätzlich: Lassen Sie sich nie unter Druck setzen und hören Sie auf Ihr Bauchgefühl, Irritationen sind wichtige Hinweise. Handeln Sie nicht unüberlegt. Klicken Sie nicht auf unbekannte URLs. Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, Ihr Passwort preiszugeben.
Wie Sie eine Phishing-E-Mail erkennen, was Sie im Zweifel NICHT tun sollten und was Sie im Verdachtsfall TUN SOLLTEN, erfahren Sie hier in diesem Hilfe-Artikel.
Praxis-Tipp vom lexoffice Support-Team
„Achten Sie darauf, regelmäßig Ihr Passwort zu ändern und verwenden Sie nie dasselbe Passwort für mehrere Portale. Ihr Login-Passwort können Sie jederzeit unter Ihren Profileinstellungen ändern: Klicken Sie im Bereich Anmeldung auf die Zeile PASSWORT. Geben Sie dann Ihr aktuelles Passwort ein und vergeben anschließend ein neues Passwort. Die Änderung wird sofort aktiv.
Alternativ können Sie auch Ihr Passwort ändern, indem Sie auf dem Anmeldebildschirm von lexoffice unten auf “Passwort vergessen” klicken. Sie erhalten dann eine E-Mail mit einem Link zum Zurücksetzen des Passwortes zugesendet.
Gut zu wissen: Auch mit der aktivierten Zwei-Faktor-Authentifizierung können Sie Ihr Passwort jederzeit ändern – ohne, dass eine erneute Einrichtung nötig ist.“
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