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So funktioniert die Buchhaltung für Fotografen

Angebots- und Rechnungsstellung, Kundenverwaltung, Steuererklärung – Fotograf sein ist mehr, als nur Bilder knipsen

Weit mehr als die Hälfte der etwa 39.000 Fotografen in Deutschland sind selbstständig. Gehören auch Sie dazu? Dann wissen Sie, dass ein selbstständiger Fotograf weit mehr können muss, als nur gute Fotos zu schießen. Er ist Geschäftsführer, Ansprechpartner für Kunden und Finanzverwalter in einem. Eine besonders anspruchsvolle Aufgabe ist die Buchhaltung für Fotografen. Diese verwalterische Tätigkeit steht im Gegensatz zu Ihrer kreativen Arbeit. Sie ist jedoch notwendig, um das Tagesgeschäft bewältigen zu können, denn ohne eine ordentliche Buchführung können selbstständige Fotografen ihre Finanzen nicht ordnen und Chaos ist vorprogrammiert. In vielen Fällen ist sie aber auch gesetzlich verpflichtend, da der Staat nur so die zu zahlenden Steuerabgaben errechnen kann.

Welchen Sinn erfüllt die Buchführung für selbstständige Fotografen?

Die meisten Fotografen arbeiten als Einzelunternehmer. Sie vielleicht selbst auch? Wie in jedem Unternehmen fallen hier täglich eine Menge Geschäftsvorfälle an. Es handelt es sich um alle Berührungen des Unternehmenskapitals, darunter:

• Verbindlichkeiten an Lieferanten und Zulieferer
• Sonstige Kosten
• Forderungen an Kunden
• Wertentwicklungen und Abschreibungen
• Kontenentwicklungen
• Alle weiteren Vorgänge, die den Jahresabschluss des Unternehmens beeinflussen

Daneben kommen noch viele weitere Aufgaben zusammen, zum Beispiel müssen Sie als Fotograf Rechnungen stellen. Offiziell müssen diese nur an Unternehmen ausgestellt werden. In der Praxis bestehen aber auch viele Privatkunden darauf.

Um die täglich anfallenden Arbeiten im Bereich der Buchhaltung für Fotografen zu bewältigen, ist eine Software eine sinnvolle Investition. So können Sie sicher sein, dass Sie diese korrekt erledigen. Das bewahrt Sie vor bösen Überraschungen und hohen Steuernachzahlungen. Mit ihr können Sie Ihre Buchführung schnell und selbstständig regeln. Komplizierte Vorgänge werden vereinfacht dargestellt und können leichter bearbeitet werden. Das spart Zeit, die Sie als Fotograf wiederum in andere Bereiche investieren kann:

• Kundenakquise
• Jobvor- und Nachbereitung
• Büroorganisation
• Fotoshootings
• Freie Arbeiten

Auf der anderen Seite können Sie langfristig aber auch Geld sparen, zum Beispiel Gebühren für den Steuerberater.

Inhalte und Ziele dieses Ratgebers über die Buchhaltung für Fotografen

Dass Rechnungsstellung und Buchhaltung für Fotografen, die in Selbstständigkeit arbeiten, zum Beruf dazu gehören, wissen Sie jetzt. Wahrscheinlich kennen Sie dies aber auch aus Ihrer eigenen Tätigkeit. Wir von Lexoffice möchten Ihnen nun zeigen, wie Sie die tägliche Herausforderung der Buchhaltung bewältigen können und was sie bei der Rechnungsstellung als Fotograf beachten müssen. Darüber hinaus erfahren Sie, wie Ihnen Softwarelösungen helfen, wie Sie mobil Rechnungen erstellen können und welche rechtlichen Hintergründe Sie beachten müssen.

So kommst du schnell zum Inhalt:

• Tägliche Aufgaben: Buchhaltung, Angebote und Rechnungen
• Rechnung schreiben: Pflichtangaben auf einer Fotografen-Rechnung
• Rechtssichere Rechnungsvorlage
• Rechnungsprogramm für Fotografen
• Bei Aufträgen mobil arbeiten
• Bin ich Gewerbetreibender, Freiberufler oder Freier Mitarbeiter?
• Kleingewerbe als Fotograf anmelden
• Kleinunternehmer: Richtig Rechnung schreiben

Tägliche Aufgaben jenseits der künstlerischen Kreativität – Buch führen sowie Angebote und Rechnungen schreiben als Fotograf

Das Fotografieren ist für die meisten Berufsfotografen mehr als ein Beruf. Es ist ein Ausdruck der eigenen Kreativität und des individuellen Kunstverständnisses. Doch jenseits dieser Tätigkeit muss sich ein selbstständiger Lichtbildner mit organisatorischen Aufgaben beschäftigen. Die Buchhaltung abzuwickeln, Kunden zu akquirieren und das Tagesgeschäft am Laufen zu halten, stellt jedoch viele Fotografen vor große Herausforderungen. Auch wenn sie Meister ihres Fachs sind, haben sie in der Führung eines Unternehmens oft keine Erfahrung. Viele sind daher auf Hilfe von außen angewiesen, zum Beispiel in Form von Steuer- und Finanzberatern. Vielleicht geht es Ihnen auch so? Sie möchten aber ungern viel Geld für externe Berater ausgeben? Dann ist unsere Buchhaltungssoftware die Lösung für Sie: Diese kann Ihnen nämlich ebenfalls den Geschäftsalltag vereinfachen.

Die buchhalterischen Tätigkeiten eines Freiberuflers sind vielfältig. Unter anderem gehört dazu die Angebots- und Rechnungserstellung –
für die meisten Fotografen eher lästige, aber notwendige Aufgaben. Im Folgenden haben wir daher die wichtigsten Fakten zusammengefasst, damit Ihnen das Schreiben von Angeboten und Rechnungen in Zukunft leichter von der Hand geht.

Schnell und einfach Angebote erstellen

Die Angebotserstellung dürfte Ihnen keine Schwierigkeiten bescheren, wenn Sie auf diese Faktoren achten:

• Auftrag: Beschreiben Sie, um was es bei dem Auftrag geht, zum Beispiel Portraitfotos.
• Zeitraum: Im Angebot sollte festgelegt sein, für welchen Zeitraum dieses gilt.
• Nutzungsrechte: Stellen Sie klar, wer die Bilder für welche Zwecke nutzen darf.
• Leistung: Eine Leistungsbeschreibung mit einer groben Preiskalkulation darf im Angebot nicht fehlen. Dieser Preis sollte sich nicht zu stark von dem abheben, den Sie dann letztendlich in Ihrer Rechnung stellen. Zu starke Abweichungen zwischen Angebots- und Rechnungspreis könnte zu Unmut bei Ihren Kunden führen und Sie unseriös wirken lassen.

Natürlich müssen Sie als Fotograf nicht für jeden Auftrag ein Angebot verfassen. Privatpersonen buchen oft ein Fotoshooting, nachdem sie sich mündlich nach dem Preis erkundigt haben. Ausführliche Angebotsschreiben müssen Sie in der Regel nur bei Anfragen von Unternehmen und großen Aufträgen verfassen.

Gesetzlich korrekte Rechnungen schreiben als Fotograf

Weitaus wichtiger als das Angebot ist eine ordentliche Rechnungsstellung. Sie ist…

1. eine schriftliche Information für den Kunden über die anfallenden Kosten.
2. hilfreich für die Buchhaltung des Kunden.
3. wichtig für die eigene Buchhaltung zur Kontierung und zur Erstellung des Jahresabschlusses.
4. entscheidend dafür, dass Beträge einfacher zugeordnet werden können.

Wenn Sie Rechnungen für Fotoshootings erstellen, sollten Sie stets einheitliche Rechnungsvorlagen verwenden. Das ist zum einen für Stammkunden hilfreich, zum anderen erleichtert es Ihnen die Buchung der jeweiligen Beträge, da Sie immer den Überblick behalten. Wie bereits erwähnt, müssen Sie als Fotograf nicht immer eine Rechnung schreiben. Verpflichtend notwendig ist es nur, wenn es sich bei dem Kunden um ein Unternehmen handelt. Üblicherweise ist für einen Privatkunden eine Quittung ausreichend. Wenn sie rechtlich aber auf der sicheren Seite sein möchten, sollten Sie auch hier eine Rechnung ausstellen.

Das Schreiben von Rechnungen ist ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung. Nur so können Sie Forderungen richtig buchen und letztlich einen korrekten Jahresabschluss erstellen. Wenn Fotografen Rechnungen richtig schreiben und ordnen, sparen sie sich viel Arbeit, denn

… mangelhafte Rechnungen werden vom Kunden beanstandet und müssen neu erstellt werden.

… fehlende oder unsortierte Rechnungen müssen zur Erstellung des Jahresabschlusses neu verfasst bzw. geordnet werden.

Achten Sie also unbedingt darauf, dass Sie Ihre Rechnungen korrekt verfassen und nicht nur Ihrem Kunden zukommen lassen, sondern eine Kopie in den eigenen Dokumenten verwahren.

Der Beruf des selbstständigen Fotografen ist generell ein sehr unbeständiger. Etwa ein Viertel von ihnen arbeitet sieben Tage in der Woche:

Rechnungen schreiben Fotografen üblicherweise am Abend oder am Wochenende. Gleiches gilt generell für die gesamte Buchhaltung. Diese Fakten, die sich aus zahlreichen Umfragen ergeben haben, zeigen, dass Ihr Beruf zwar alles andere als regelmäßig ist, er erlaubt Ihnen als Fotograf aber auch ein hohes Maß an Selbstbestimmtheit.

Sie haben mit dem Schreiben von Rechnungen noch Ihre liebe Not? Keine Panik, im Folgenden möchten wir näher auf die Erstellung einer solchen eingehen und Ihnen damit zukünftig unter die Arme greifen. Sie erfahren, welche Pflichtangaben enthalten sein müssen und wie eine Musterrechnung aussehen kann. Außerdem finden Sie Tipps zu Buchhaltung und Steuererklärung.

Rechnungsvorlage für Fotografen erstellen

Eine Rechnungsvorlage kann schon eine immense Arbeitserleichterung für Sie sein. Eine Musterrechnung für Fotografen sollte so gestaltet sein, dass Sie diese immer wieder verwenden können, ohne sie jedes Mal wieder groß bearbeiten zu müssen. Der Rechnungsaufbau sollte daher einheitlich und rechtskonform sein. Ganz oben oder am unteren Ende der Seite können Sie beispielsweise Ihr Logo integrieren. Auf der oberen Hälfte sollten zudem Ihr Name und Ihre Anschrift sowie die Daten Ihres Auftraggebers stehen. Es folgen eine detaillierte Leistungsbeschreibung und der fällige Betrag. Am Ende der Rechnung stehen weitere Angaben wie Steuernummer etc. Alle weiteren Daten können Sie frei nach Ihren Vorlieben gestalten. Die Musterrechnung speichern Sie ab und verwenden Sie für jede Rechnung. Alternativ können Sie auch unsere Rechnungsvorlage für Fotografen verwenden. Sie finden diese in verschiedenen Ausführungen:

• Reguläre Musterrechnung mit allen notwendigen Pflichtangaben.
• Umsatzsteuerbefreite Vorlage für Kleinunternehmer, die nach §19 des Umsatzsteuergesetzes keine Umsatzsteuer zahlen müssen. Die entsprechenden Angaben fehlen in der Musterrechnung.
• Bei Rechnungen bis 250 Euro fallen verschiedene Angaben wie Liefer- und Leistungsdaten weg. Diese Rechnungsvorlage für Fotografen ist entsprechend angepasst.

Tipp: So viel können Sie für fotografische Dienstleistungen in Rechnung stellen

Sind Sie noch nicht lange im Geschäft und unsicher, was Sie für ein Fotoshooting verlangen können? Besonders als Hobbyfotograf oder Neueinsteiger sollten Sie sich an den branchenüblichen Preisen orientieren.
Umfragen zeigen, dass die Forderungen von Fotografen für ein Shooting stark variieren. Wichtigste Komponenten für die Zusammensetzung der Rechnungssumme sind:

Wie viel Honorar Sie als Fotograf für ein Fotoshooting verlangen können, lässt sich pauschal nicht sagen, denn es hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab:

• Qualifikation: Sind Sie Berufsfotograf oder Amateur?
• Referenzen: Welche Vorkenntnisse und vorherigen Aufträge können Sie vorweisen?
• Portfolio: Mit einem guten und professionellen Portfolio können Sie ein höheres Honorar verlangen.
• Erfahrung: Erfahrene Fotografen werden oft besser bezahlt als Neulinge, die sich noch keinen Namen gemacht haben.

Nutzen Sie diese 4 Faktoren, um sich für Ihr Honorar einzuordnen und erkundigen Sie sich bei Branchen-Kollegen, was diese in der Regel verlangen.

Prozesse vereinfachen – Unser Rechnungsprogramm für Fotografen

Sie wünschen sich mehr Durchblick und Kontrolle bei der Rechnungsstellung? Buchhalterische Tätigkeiten sind eine absolute Herkulesaufgabe für Sie? Wir bieten Ihnen mit lexoffice ein Programm für Unternehmer und Freiberufler, mit dem Sie alle Aspekte der Rechnungsstellung und der Buchhaltung im Allgemeinen bearbeiten können. Da es sich bei lexoffice um eine Cloudlösung handelt, eignet sie sich hervorragend als Buchhaltungssoftware für Fotografen. Denn in Ihrem Beruf sind Sie ständig unterwegs und auf Kundenterminen – eine Lösung, die Sie mobil von überall nutzen können, ist daher sicher ideal für Sie. Mit unserer Unternehmenssoftware können Sie Rechnungen unmittelbar vor Ort ausfüllen. Gleichzeitig vereinfacht sie die Buchhaltung, indem sie direkt alle Buchungen für die jeweiligen Geschäftsvorfälle erstellt. Und ein weiteres Plus: Wenn Sie mit einem Steuerberater zusammenarbeiten, können Sie ihm die Daten per DATEV-Schnittstelle direkt übermitteln. Ganz einfach per Knopfdruck.

Die Funktionen unserer Buchhaltungssoftware für Fotografen für Sie zusammengefasst:

• Organisation und Verwaltung des gesamten Auftragsverlaufs
• Formulieren von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen
• Verknüpfung von Arbeitsschritten
• Optimierung von Arbeitsprozessen
• Zeiteinsparungen durch effektiveres Arbeiten
• Automatisches Korrigieren von finanzrechtlichen Fehlern oder doppelt vergebenen Auftragsnummern
• Berücksichtigung aktueller Gesetzestexte
• Updates halten die Software auf dem neuesten steuerrechtlichen Stand

So kann Ihnen unsere Buchhaltungssoftware als selbstständiger Fotograf oder Freelancer helfen

Stellen Sie sich vor, Sie erhalten die Anfrage für ein Fotoshooting. Wie gewohnt, erstellen Sie ein Angebot und schicken dieses an den Kunden. Nachdem dieser das Angebot akzeptiert hat, begeben Sie sich zum ausgemachten Termin. Vor Ort fällt dem Kunden aber ein, dass er doch mehr Fotos benötigt, als ursprünglich vereinbart war. Mithilfe unseres Programms für Fotografen können Sie das Angebot problemlos ändern und die entsprechende Rechnung einfach ausdrucken. Das spart Ihnen viel Zeit, da Sie sie nicht im Nachhinein verschicken müssen. Die geänderte Auftragsstellung wird im System direkt gespeichert und für alle Dokumente und Dateien verwendet. Unsere Rechnungssoftware für Fotografen eignet sich für alle Betriebssysteme und besonders für iOS, welches gerne von Fotografen genutzt wird, da es sich für die Bildbearbeitung sehr gut eignet. Sie haben im Nachhinein also keine zusätzliche Arbeit.

Die Vorteile unserer Software im Überblick

Wir haben alle Vorteile unserer Software noch einmal zusammengefasst:

• Alle Funktionen der Rechnungsverwaltung und Buchhaltung
• Mobiler Steuerberater
• Automatische Erstellung aller Buchungen einer Rechnung
• Angebots- und Rechnungsstellung inklusive Mahnwesen
• Integriertes Online-Banking
• Nutzbar mit allen Betriebssystemen inklusive Windows, iOS und Android
• Keine Installation nötig, da Online-Bereitstellung aller Softwarelösungen
• Keine Mindestvertragslaufzeit

Um herauszufinden, ob unser Produkt für Sie das richtige Programm ist, können Sie sich zunächst die kostenlose Testversion unserer Buchhaltungssoftware für Fotografen herunterladen.

Rechnungen erstellen, Kunden verwalten und Angebote schreiben – Fotografen können sich über diese Funktionen der Software freuen

Wie bereits erwähnt, ist die Rechnungssoftware lexoffice hervorragend für Fotografen geeignet. Im Folgenden möchten wir Ihnen nun zeigen, welche Funktionen genau unsere Software enthält.

Angebote schreiben als Fotograf

Nach einer Kundenanfrage ist die Angebotserstellung Ihr erstes Todo. Legen Sie dem Kunden darin die Preise für eine Leistung dar. Dies sollten Sie stets in schriftlicher Form vorlegen, damit Sie bei Problemen rechtlich auf der sicheren Seite sind. Wenn der Kunde Sie bucht, ohne dass Sie ihm ein Angebot unterbreitet haben, sollten Sie zumindest eine Auftragsbestätigung schicken. Für ein einheitliches und professionelles Design Ihrer Dokumente können Sie unsere kostenlose Angebotsvorlage verwenden.

Nachdem Sie das Angebot geschrieben haben und das Fotoshooting vorbei ist, müssen Sie eine Rechnung erstellen. Wie bereits gezeigt, funktioniert das mit unserem Programm in Verbindung mit unserer kostenlosen Vorlage ganz einfach. Die Software bietet Fotografen außerdem die Möglichkeit, Serienrechnungen zu erstellen. Dabei handelt es sich um immer wiederkehrende Rechnungen. Darüber hinaus können Fotografen ihre Dokumente verwalten. Die Software zeigt, wann Forderungen bezahlt wurden, welche noch offen sind und wann eine Mahnung geschickt werden sollte. Das integrierte Mahnwesen hilft Ihnen dabei, schneller an Ihr Geld zu kommen.

Buchhalterische Aufgaben erledigen

Neben diesen Standardfunktionen des Rechnungsprogramms können Sie mit unserer Software auch weitere buchhalterische Aufgaben erledigen. Das ist wichtig, da Sie als freiberuflicher oder selbstständiger Fotograf ebenfalls bis zu einem gewissen Grad eine Buchhaltung führen müssen. Drei wesentliche rechtliche Unterschiede zwischen den beiden Formen sind:

Das Rechnungsprogramm von lexoffice eignet sich sowohl für Freiberufler als auch für Selbstständige. Fotografen können ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung ebenso damit anfertigen wie ihre komplette Buchführung. Des Weiteren können Fotografen ihre Abschreibungen erfassen. So können unter anderem Fotokameras und Zubehör abgeschrieben werden. Weitere nützliche Funktionen sind:

Online-Buchhaltung für Fotografen – bequem von unterwegs aus arbeiten

Der größte Vorteil von lexoffice liegt darin, dass es das mobile Arbeiten unterstützt. Das unterstreicht die Nützlichkeit für Fotografen, die einen großen Teil ihrer Arbeitszeit außer Haus verbringen. Sie profitieren bei lexoffice von einer Online-Buchhaltung, die Ihnen alle Funktionen via Cloud zu Verfügung stellt.

So können Sie Angebote und Rechnungen direkt vor Ort beim Kunden verfassen. Das spart nicht nur Zeit, sondern vereinfacht auch den üblichen Geschäftsweg, bei dem Rechnungen per Mail oder Brief hin und her gesendet werden. Der Kunde kann die Dokumente vor Ort prüfen und auf Fehler oder Missverständnisse, beispielsweise hinsichtlich des Honorars, direkt hinweisen. Das geht schneller, schont die Nerven und verhindert unnötigen Papierkram.

Des Weiteren erleichtert eine Online-Buchhaltung das Arbeiten in Bus und Bahn oder auf längeren Geschäftsreisen. Mithilfe der Cloud können Sie immer und überall mit dem Rechnungsprogramm auf Ihre Daten zugreifen, Ihre Buchungen online vornehmen oder andere verwaltungstechnische Aufgaben erledigen. Durch die vielen unterschiedlichen Funktionen haben Sie Ihr mobiles Büro immer dabei.

Die Vorteile der mobilen Online-Buchhaltung für Fotografen im Überblick:

• Arbeiten von unterwegs aus möglich (Geschäftsreisen, Bahnfahrt etc.)
• Ständige Verfügbarkeit aller Daten
• Zeiteinsparung durch Bearbeitung von Rechnungen und Aufträgen beim Kunden
• Unnötiger Papierkram kann verhindert werden, da alle Daten online abrufbar sind
• Verwaltungstechnische Aufgaben können jederzeit erledigt werden
• Prozesse können vereinfacht werden

Ein Beispiel:
Sie erhalten eine kurzfristige Anfrage für ein Fotoshooting. Um rechtzeitig zum Termin zu erscheinen, müssen Sie sich sofort auf den Weg machen. Sie steigen in die Bahn und können mit der Online-Buchhaltung von lexoffice während der Fahrt alle buchhalterischen Aufgaben für die Anfrage erledigen. Sie erstellen einen neuen Auftrag und bereiten bereits die Rechnung vor.
Während des Termins wird Ihnen schnell klar, dass die kalkulierte Arbeitszeit nicht ausreicht. Vor Ort bearbeiten Sie gemeinsam mit dem Kunden den bereits erstellten Auftrag und passen die Rechnung an. Der Kunde kontrolliert alle Daten und Sie schicken ihm das Dokument direkt per Mail zu.
Auf der Rückfahrt können Sie alle noch ausstehenden buchhalterischen Aufgaben zu diesem Auftrag bearbeiten, inklusive Erstellung aller Buchungen. Wieder zurück im Büro fallen nun keine weiteren Verwaltungstätigkeiten an und Sie können darauf warten, dass der Kunde die fällige Zahlung tätigt.

Bin ich als Fotograf Gewerbetreibender, Freiberufler oder freier Mitarbeiter?

Bevor Sie festlegen, ob die sog. Kleinunternehmerregelung bei Ihnen Anwendung finden kann, sollten Sie jedoch prüfen, ob Sie Gewerbetreibender, Freiberufler oder doch freier Mitarbeiter sind. Das stellt im Zweifel ein Gutachter fest. Bei der Fotografie spielt hier vor allem die Frage eine Rolle, ob Sie Bilder zu künstlerischen Zwecken schießen oder nicht.

1. Gewerbetreibender
   Er muss sich beim Gewerbeamt anmelden und dementsprechend Gewerbesteuer zahlen. Er ist außerdem zur Buchführung verpflichtet.
2. Freiberufler
   Er hat einige Vorteile. So muss er keine Bilanz anfertigen, es reicht, wenn er eine EÜR einreicht. Er hat in der Regel eine Vielzahl ständig wechselnder Auftraggeber. In diese Kategorie fallen Sie, wenn Ihre Bilder einen künstlerischen Hintergrund besitzen.
3. Freelancer
   Ein Freelancer oder freier Mitarbeiter ist über einen längeren Zeitraum für ein (einziges) Unternehmen tätig. Für ihn gelten ähnliche Bestimmungen wie für den Freiberufler.

Interessant sind vor allem die Unterschiede zwischen Freiberufler und Gewerbetreibendem:

Welchen Vorteil hat ein Kleingewerbe für Fotografen?

Als Kleingewerbetreibender Fotograf haben Sie einige Vorteile:

• Jahresabschluss nur per Einnahme-Überschuss-Rechnung,
• müssen keine Bilanz erstellen,
• brauchen keine Inventur zu machen,
• keine komplizierten Jahresabgrenzungen von Forderungen und Verbindlichkeiten vorzunehmen und schon gar nicht
• ihren Jahresabschluss zu veröffentlichen.

Kleingewerbetreibende sind hingegen grundsätzlich schon umsatzsteuerpflichtig. Durch die weitverbreitete Verwechslung von Kleingewerbe und (umsatzsteuerlichen) Kleinunternehmern wird das häufig anders dargestellt.

Kleingewerbe als Fotograf anmelden

Die Begriffe Kleingewerbe und Kleinunternehmer bei Fotografen werden oft als Synonyme betrachtet. Dabei bezeichnen die beiden Begriffe zwei komplett unterschiedliche Angelegenheiten.

Kleingewerbe oder Kleinunternehmer: Was bin ich?

Die Begriffe „Kleinunternehmer“ und „Kleingewerbe“ bezeichnen verschiedene Sachverhalte:

• Kleingewerbetreibende sind aufgrund ihres eingeschränkten Geschäftsumfanges keine Kaufleute im Sinne des HGB. Sie werden normalerweise nicht ins Handelsregister eingetragen, sind nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet und brauchen keine Bilanzen zu erstellen. Kleingewerbetreibende unterliegen nicht den HGB-Vorschriften, sondern den allgemeinen Regelungen des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) sowie die Steuervorschriften. Nach dem HGB können Kleingewerbe nur in solchen Unternehmensformen firmieren, die einen „nach Art oder Umfang ein kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordern.“ Als einzelner Fotograf kommt daher nur das Einzelunternehmen in Frage. Für eine Gemeinschaft aus Fotografen kommt nur ein Kleingewerbe in der Rechtsform der GbR in Frage.
• Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes können dagegen sowohl Gewerbetreibende als auch Selbstständige und Freiberufler sowie Land- und Forstwirte sein.
  Voraussetzung für Kleinunternehmer:
  Vor 2020:

• Ihr Umsatz im Vorjahr 17.500 Euro nicht überstiegen hat.
• Ihr Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro betragen wird.

Ab 2020:

• Ihr Umsatz im Vorjahr 22.000 Euro nicht überstiegen hat.
• Ihr Umsatz im laufenden Jahr (wie bisher) voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro betragen wird.

Fazit: Alle (umsatzsteuerlichen) Kleinunternehmer, die ein Gewerbe betreiben, sind Kleingewerbetreibende. Umgekehrt sind aber nicht alle Kleingewerbetreibenden gleichzeitig auch Kleinunternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.

Der Großteil aller Fotografen in Deutschland gehört zu den Kleinunternehmern und hat ein Kleingewerbe angemeldet. Die sog. Kleinunternehmerregelung vereinfacht für Unternehmer, die nur geringe Umsätze erwirtschaften, das Umsatzsteuerrecht. Fotografen können dann wählen, ob sie quasi wie Nicht-Unternehmer behandelt werden. Das bedeutet, dass Kleinunternehmer zwar dem Umsatzsteuergesetz unterliegen, die Steuer aber nicht vom Finanzamt erhoben wird. Fotografen, die diese Regelung anwenden, müssen keine Umsatzsteuer ausweisen oder abführen. Allerdings sind sie dafür vom Vorsteuerabzug, den sie bei Rechnungen von anderen Unternehmen geltend machen könnten, ausgeschlossen.

Künstlerische Tätigkeit und Hobbyfotografen – das müssen Sie außerdem wissen

Für Sie als Fotograf hat es einige Vorteile, wenn Sie kein Gewerbe anmelden müssen. Denn dann zahlen Sie keine Gewerbesteuer und sind von der Buchführungspflicht befreit. Das ist dann möglich, wenn Ihren Fotografien ein künstlerischer Zweck zugesprochen wird. In diesem Fall steht der kommerzielle Erfolg nicht im Vordergrund.

Beispiel künstlerischer Zweck: Sie fahren in die Natur und machen dort eine Aufnahme vom Sonnenuntergang über einem See. Diese stellen Sie in Ihrem Atelier aus, wo sich ein Kunstliebhaber dafür interessiert und Ihnen 300 Euro für die Aufnahme gibt.

Beispiel gewerblicher Zweck: Sie erhalten von einem Unternehmen den Auftrag, mehrere Mitarbeiter für die Firmenhomepage zu fotografieren. Für diesen Auftrag erhalten Sie 500 Euro.

Nicht immer sind die Grenzen zwischen künstlerischem und gewerblichem Zweck so klar definiert. Sie können sich jedoch daran orientieren, dass es sich um Kunst handelt, wenn Sie eine Fotografie anfertigen, ohne dass diese zuvor beauftragt wurde. Hochzeits- und Porträtfotografen etc. sind also nie Freiberufler. Im Zweifelsfall wird das Finanzamt einen Gutachter beauftragen, der Ihre Tätigkeit bewertet. Als Freiberufler können Sie in Bezug auf die Rechnungsstellung ebenfalls die Kleinunternehmerregelung anwenden genau wie Fotografen mit Kleingewerbe.

Als Hobbyfotograf zählen Sie, wenn Sie nur in Ihrer Freizeit fotografieren. Solange dabei keine klare Gewinnabsicht vorliegt, spricht das Finanzamt von Liebhaberei. Sie dürfen aber auch dann kleine Summen verdienen. Wenn Sie zum Beispiel Familienfotos für einen Freund schießen und dieser Ihnen am Ende des Tages 50 Euro zusteckt, wird dies nicht als Gewinnabsicht ausgelegt.

Regelung für Kleinstbetragsrechnungen

Die gesetzlichen Regelungen sind für Freiberufler und Gewerbetreibende in Bezug auf das Erstellen von Rechnungen gleich. Hobbyfotografen dürfen als Privatperson ebenso eine Rechnung schreiben. Dann entfallen Rechnungs- und Steuernummer.
Eine veränderte Rechtslage gibt es für sogenannte Kleinstbetragsrechnungen, also Beträge unter 250 Euro. Dann sind die folgenden Angaben auf dem Dokument ausreichend:

• Ihr Name und Ihre Anschrift
• Ausstellungsdatum
• Bezeichnung der erbrachten Leistung
• Der zu zahlende Betrag
• Hinweis auf eine Steuerbefreiung beziehungsweise der anzuwendende Steuersatz

lexoffice – die rechtskonforme Buchhaltungssoftware für Fotografen für Ihren Unternehmenserfolg

Sie haben nun das wichtigste über die Buchhaltung für Fotografen erfahren. Mit ein wenig betriebswirtschaftlichem Know-How und Geschick können Sie diese in Zukunft selbst erledigen. In allen Bereichen der Buchhaltung unterstützt Sie unsere Online-Software kompetent, rechtssicher und GoBD konform.