Geprüft, mehrfach getestet und für sehr gut befunden
Clever sein und Zeit sparen beim Rechnungen schreiben
Die Rechnung ist ein Dokument, das jedes Unternehmen für Dienstleistungen oder Lieferungen erstellen muss. lexoffice funktioniert wie ein Rechnungs-Automat. Sie klicken sich durch die kurze Eingabemaske – heraus kommt die Rechnung. Das Ganze funktioniert online, ohne Download!
Mit diesen Schritten können Sie eine Rechnung erstellen:
1. Kundenadresse,
2. Lieferzeitraum/-datum,
3. Rechnungspositionen,
4. Zahlungsbedingung,
5. Vorschau und Rechnung fertigstellen.
Ist der Kunde schon bekannt oder haben Sie immer die gleichen Zahlungsbedingungen, entfallen zusätzlich die Schritte eins und vier beim Rechnung online schreiben.
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Kontrollieren, ob alles richtig ist
Weiter geht’s zur Vorschau: Nun können Sie prüfen, ob alle Angaben der Rechnung richtig sind und das automatisch erzeugte Dokument ordentlich im DIN A4-Format aussieht.
Falls nötig, springen Sie mit einem Klick zurück zur Bearbeitung.
Rechnung schreiben – abschließen und senden
Fertig zum Senden? Mit einem Klick ist die Rechnung bei Ihren Kunden. Sie brauchen keinen E-Mail-Text verfassen, sondern können einfach die Textvorlage nutzen. Die Rechnung wird automatisch als Anhang hinzugefügt.
Alternativ können Sie die Rechnung ausdrucken oder einfach als Entwurf speichern.
Rechnungsbarometer kennen
Rechnungen selber schreiben ist schnell erledigt. Entscheidend ist, wie es weitergeht. Hier zeigt sich die Stärke einer Software. Unser Rechnungsbarometer zeigt Stolperfallen und Probleme, die zum Thema Rechnung schreiben auf Sie zukommen können.
Mit unserer Software sind Sie für diese Probleme und Stolperfallen bestens gewappnet und haben immer die richtige Lösung parat, denn lexoffice unterstützt auf der ganzen Linie. Von „alles im grünen Bereich“ über kleine Unannehmlichkeit bis hin zum Ernstfall.
Alles im grünen Bereich
Rechnung angefangen, aber es fehlt noch eine Info? Speichern Sie die Rechnung einfach als Entwurf ab und stellen Sie die Rechnung das nächste Mal fertig.
Sie wollten noch die AGBs anhängen? lexoffice kann Anhänge standardmäßig zur Rechnung hinzufügen, wenn Sie Rechnungen schreiben.
Fertig zum Senden? Das funktioniert am einfachsten direkt aus dem Programm heraus, per E-Mail mit persönlicher Absender-Adresse oder mit formeller Absender-Adresse von lexoffice. Ausdrucken funktioniert ebenfalls.
Nicht ins Wanken kommen
Die Rechnung ist gesendet und noch nicht bezahlt? lexoffice erinnert an offene Rechnungen! Der Rechnungsstatus bleibt jederzeit im Blick.
Ihr Kunde hat die Rechnung verlegt? Kein Problem, ist ja alles gespeichert und ordentlich organisiert. Einfach erneut absenden.
Die Zahlungsfrist ist abgelaufen und immer noch nicht bezahlt? – lexoffice erstellt Ihnen eine Mahnung! Auch die zweite und dritte, rechtssicher selbstverständlich.
Ihnen ist ein Fehler passiert? lexoffice weiß, wie mit nachträglichen Rechnungskorrekturen inkl. Stornorechnungen beim Rechnung schreiben umzugehen ist und sorgt dafür, dass die Buchhaltung richtig bleibt.
Die Rechnung ist bezahlt?
Sehr gut. Nach dem Rechnungen schreiben auf den Geldeingang warten, kann sich nervenaufreibend anfühlen. Umso beruhigender, wenn es endlich so weit ist! lexoffice meldet Ihnen, sobald Ihr Geld nach dem Rechnung stellen eingegangen ist! Die Einnahmenkurve auf der Chefübersicht steigt. Sie verfolgen die Grafik live. Auf diese Weise macht online Rechnung schreiben gleich doppelt so viel Spaß.
Steuerprüfer, Finanzamt und Co.
Das Finanzamt erwartet Ihre Umsatzsteuer-Voranmeldung? Jeder, der Rechnungen schreibt, muss in der Regel eine Umsatzsteuer-Voranmeldung senden. Wer das vergisst, dem drohen Säumniszuschläge. lexoffice reduziert den Meldeprozess auf 1 Klick.
Ihr Steuerberater möchte Unterlagen einsehen? Ist ja alles archiviert. Mit eigenem Zugang kann sich die Steuerkanzlei die Rechnung anzeigen lassen und in die Kanzleisoftware übernehmen.
Steuerprüfer kommt?! lexoffice ist vom Finanzamt anerkannt, rechts- und GoBD konform. Sie erlauben dem Steuerprüfer Zugang zu lexoffice. Ihr Steuerberater kann Sie in lexoffice unkompliziert durch den Vorgang begleiten.
Verlässlichkeit? Die Software stammt aus dem Hause Lexware, das seit 1989 kaufmännische Software-Lösungen erfolgreich anbietet. Nicht nur beim Thema Rechnungen schreiben besteht große Erfahrung. Somit haben Sie einen starken Partner an Ihrer Seite.
Einfach mit dem Handy Rechnungen erstellen
Sie wollen sehr zügig Rechnungen schreiben, am liebsten direkt unterwegs? Mit der lexoffice App ist das Rechnung stellen auf dem Smartphone oder Tablet in Sekunden erledigt.
Rechnung schreiben für Fortgeschrittene
Die Software bietet Ihnen jede Menge Anwendungsfälle, die Sie aktuell benötigen oder die Sie möglicherweise in Zukunft benötigen.
Individuelle Gestaltung beim Rechnung schreiben
Sie wollen das Layout anpassen? Kein Problem, egal ob Abstände, Druckrand oder Tabellenbreiten usw.
Sie verwenden beim Rechnung schreiben verschiedene Einheiten (z.B. Stück, Stunde, Kilogramm usw.)? Die Standard-Einheiten lassen sich direkt auswählen und neue Einheiten einfach in die Auswahl hinzufügen.
Alles abgedeckt
Die Rechnung beruht auf einem Angebot? Mit einem Klick führen Sie in lexoffice ein Angebot zu einer Rechnung fort.
Sie haben sowohl Privatkunden als auch Geschäftskunden? Nutzen Sie den praktischen Netto-Brutto Switch, an-aus, hin-her, wie ein Lichtschalter und alle Daten werden beim Rechnung stellen entsprechend angepasst und berechnet.
Sie arbeiten mit Serienrechnungen? Wiederkehrende Aufträge lassen sich automatisiert abwickeln.
Flexibel bleiben
Sie liefern Waren grenzüberschreitend? Rechnungen schreiben für innergemeinschaftliche Lieferungen ist mit lexoffice schnell erledigt.
Sie arbeiten mit Skonto oder Rabatt? Nutzen Sie beide Varianten je nach Bedarf, wenn Sie Rechnungen schreiben.
Sie arbeiten mit Teil- und Schlussrechnungen? Die Funktion Rechnung schreiben beinhaltet beides.
Sie arbeiten mit Anzahlungen bzw. Abschlagsrechnungen? Mit lexoffice im Handumdrehen erstellt und verwaltet.
Rechnung erstellen für Kleinunternehmer
lexoffice ist außerdem das perfekte Programm zum Rechnung schreiben für Kleinunternehmen. Die Kleinunternehmerregelung, nach der Sie keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen müssen, wird selbstverständlich automatisch und rechtssicher angewandt. Eine Rechnung selber schreiben oder eine Rechnung stellen per App – auch für Kleinunternehmen kein Problem. Nie wieder Pflichtangaben vergessen. In lexoffice stecken alle Optionen, die Kleinunternehmer:innen zum Rechnung erstellen brauchen.
FAQs
- Rechnungen schreibenIch bin immer gut mit Rechnungsvorlagen in Word oder Excel gefahren. Ist online Rechnungen schreiben wirklich besser?Rechnungen schreiben mit Rechnungsvorlagen ist nicht mehr rechtskonform. Seit 01.01.2017 gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern), herausgegeben vom Bundesfinanzministerium. Geschäftsvorgänge müssen unveränderbar aufgezeichnet werden. Word- und Excel-Formate (d.h. Rechnungsvorlagen) sind von Grund auf leicht änderbar und stehen im Konflikt mit den GoBD. Wer dennoch Vorlagen verwendet, sollte prüfen, ob eine Übereinstimmung mit den GoBD erreicht werden kann. In der Regel müssen Sie spezielle Maßnahmen ergreifen. lexoffice hingegen ist GoBD testiert und erfüllt die Anforderungen automatisch.
- Rechnungen schreibenGibt es eine Höchstgrenze beim online Rechungen schreiben?Nein, lexoffice kennt kein Rechnungslimit. Sie schreiben so viele Rechnungen, wie Sie benötigen, ohne mehr zu bezahlen.
- Rechnungen schreibenMuss ich meinen PC registrieren, um online Rechnungen schreiben zu können?Nein, die lexoffice Lizenz ist nicht an ein einzelnes Gerät oder ein Betriebssystem gebunden. Mit Ihren Zugangsdaten können Sie sich flexibel von verschiedenen Geräten anmelden. Es wird immer der letzte Arbeitsstand angezeigt. Die Synchronisation findet von selbst statt. Um online Rechnungen schreiben zu können, benötigen Sie:
- internetfähiges Gerät wie PC oder Mac Rechner,
- gängiges Betriebssystem wie Windows, macOS,
- aktive Internetverbindung,
- aktueller Browser (Chrome, Firefox, Safari oder Edge empfohlen).
- Rechnungen schreibenKönnte es der Kunde falsch verstehen, wenn er sofort eine Rechnung erhält?Nein, direkt Rechnungen schreiben ist gängig heute und niemand wird Ihnen das zur Last legen oder als unhöflich empfinden.
- Rechnungen schreibenWie kommt meine Unterschrift auf das Dokument, wenn ich online Rechnungen schreibe?Eine Unterschrift ist nicht nötig, wenn Sie online Rechnungen schreiben. PDF Rechnungen ohne Unterschrift sind rechtlich zulässig und heute gängig. Auch eine elektronische Signatur ist nicht nötig. Mit der lexoffice iOS App können Sie übrigens Angebote direkt auf dem iPad oder dem iPhone vom Kunden unterschreiben lassen.
- Rechnungen schreibenKann ich mit dem Rechnungsprogramm auf dem Smartphone online Rechnungen schreiben?Ja. Sie können entweder lokal an Ihrem Rechner oder mobil über die lexoffice App Ihre Rechnungen online schreiben.
Welche Bestandteile hat eine Rechnung?
Für jede Rechnung gibt es Pflichtangaben, die zum Rechnung schreiben einfach dazugehören. Das sind:
- Die Rechnungsadresse des Rechnungsstellers, also der vollständige Name sowie die Anschrift Ihres Unternehmens.
- Die Rechnungsadresse des Rechnungsempfängers, also der vollständige Name sowie die Anschrift des Unternehmens, an das Sie die Rechnung stellen wollen.
- Ihre Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt.-IDNr.)
- Rechnungsdatum
- Rechnungsnummer (fortlaufend)
- Lieferdatum bzw. Leistungszeitraum
- Umfang und Art der Leistung bzw. Menge und Art der Lieferung
- Rechnungsbetrag Netto
- Umsatzsteuersatz
- Umsatzsteuerbetrag (Netto Rechnungsbetrag x Umsatzsteuersatz)
- Rechnungsbetrag Brutto (Rechnungsbetrag netto + Umsatzsteuerbetrag)
Für rechtssichere Rechnungen gibt es die Rechnungssoftware lexoffice oder unsere Rechnungsvorlage.
Was muss ich beim Rechnung schreiben beachten?
Die Rechnungsstellung kann erst nach vollständig erbrachter Leistung erfolgen. Gemäß § 14 UstG (Umsatzsteuergesetz) sind für eine ordnungsgemäße Rechnung die oben genannten Pflichtangaben erforderlich.
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro gelten Erleichterungen, sie müssen mindestens folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des Leistungserbringers sowie des Leistungsempfängers
- Ausstellungsdatum
- Bezeichnung und Menge der Leistungen bzw. Waren
- Nettobetrag, Summe der darauf entfallenden Steuer und Steuersatz
- bei Steuerbefreiung ist ein entsprechender Hinweis erforderlich
Wie lange kann ich rückwirkend eine Rechnung schreiben?
Wie lange Sie als Unternehmer rückwirkend eine Rechnung schreiben können, hängt maßgeblich vom Status des Rechnungsempfängers ab. In Deutschland schreibt das Umsatzsteuergesetz (siehe § 14 Abs. 2 Satz 2) vor, dass bei Leistungen für Unternehmen und juristische Personen innerhalb von sechs Monaten nach Erbringung einer Leistung eine Rechnung zu erstellen ist. Eine rückwirkend erstellte Rechnung sollten Sie somit innerhalb dieser gesetzlich vorgegebenen Frist ausstellen, da andernfalls eine Ordnungswidrigkeit vorliegt und im schlimmsten Fall ein Bußgeld droht (siehe § 26a Abs. 2 UStG).
Bei Geschäften mit Privatkunden besteht hingegen im Regelfall keine Pflicht zur Rechnungsstellung, es gibt diesbezüglich allerdings ein paar Ausnahmen (z. B. bei Grundstückskäufen und Leistungen mit Bezug zu Grundstücken wie Bauleistungen, Gartenarbeiten etc.). Unternehmen können somit ohne Beachtung einer bestimmten Frist Rechnungen auch rückwirkend ausstellen. Selbst nach mehreren Jahren kann somit durchaus noch eine Rechnungsstellung erfolgen. Sofern der Anspruch bereits verjährt ist, besteht allerdings kein rechtlicher Anspruch auf Zahlung durch den Kunden.
Wie kann mir lexoffice beim Rechnung schreiben helfen?
Mit lexoffice schreiben Sie Rechnungen in 2 Minuten. Und das absolut rechtssicher, denn alle Pflichtangaben sind automatisch drin. lexoffice ist aber so viel mehr: Rechnungen können mit wenigen Klicks aus Angeboten erstellt werden, offene Rechnungen haben Sie immer im Blick, der Zahlungsabgleich und die Verbuchung erfolgen automatisch, Rechnungen können einfach per E-Mail verschickt werden, Serienrechnungen sind ein Kinderspiel und vieles mehr…
Wer muss eine Rechnung schreiben?
Gemäß den Regelungen in §§ 14 und 14a UStG sind alle Unternehmen zur Rechnungsstellung verpflichtet, wenn sie eine in Deutschland steuerbare Leistung an ein anderes Unternehmen oder an eine juristische Person (z. B. Kapitalgesellschaften, Hochschulen, Innungen etc.) erbracht haben. Diese Regelungen gelten auch für Kleinunternehmer (siehe § 19 Abs. 1 UStG) und Freiberufler. Somit müssen alle Unternehmen bei gewerblichen Geschäftsvorfällen aufgrund gesetzlicher Vorgabe grundsätzlich Rechnungen erstellen.
Für nicht-gewerbliche Privatgeschäfte gelten diese Vorgaben hingegen nicht, die Rechnungspflicht gilt somit im Regelfall nicht für Geschäfte zwischen Unternehmen und Privatkunden. Auch Privatpersonen sind dazu berechtigt, bei einem Privatverkauf eine Rechnung auszustellen, sie unterliegen jedoch nicht der gesetzlichen Verpflichtung zur Rechnungserstellung.
Wie sieht eine Rechnung für Kleinunternehmer aus?
Als Kleinunternehmer unterliegen Sie grundsätzlich denselben Regelungen einer ordentlichen Rechnungsstellung wie alle Unternehmer. Bei Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG nehmen Sie jedoch keine Umsatzsteuer ein und weisen die Steuer auf der Rechnung auch nicht gesondert aus. Bei dem aufgeführten Rechnungsbetrag handelt es sich somit um den reinen Nettobetrag für erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren.
Kleinunternehmer dürfen auf Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen (siehe § 19 Abs. 1 Satz 4 UStG). Falls Sie die Umsatzsteuer unberechtigterweise auf einer Rechnung aufführen, ist sie an das Finanzamt abzuführen (§ 14c Abs. 2 UStG). Dabei ist es unerheblich, ob der Kunde die Steuer gezahlt hat oder nicht.
Neben den obligatorischen Pflichtangaben muss die Rechnung zusätzlich einen entsprechenden Vermerk enthalten, der auf den Grund für die fehlenden Umsatzsteuerangaben hinweist. Dabei reicht es aus, wenn ein einzelner Satz auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG verweist.
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