Beitragsnachweis & Beitragsschätzung

Das Wichtigste in Kürze

Der Beitragsnachweis informiert die Krankenkasse über die Höhe und Aufteilung der Sozialversicherungsbeiträge, die Arbeitgeber für ihre Beschäftigten zahlen müssen, und wird elektronisch übermittelt.

Der Beitragsnachweis muss spätestens zwei Arbeitstage vor der Beitragsfälligkeit eingereicht werden, wobei spezifische Fälligkeitstermine für 2023 festgelegt sind.

Wenn der Beitragsnachweis nicht oder verspätet übermittelt wird, schätzt die Krankenkasse die Beiträge, was zu höheren Zahlungen und zusätzlichem Verwaltungsaufwand führen kann.

Was ist der Beitragsnachweis?

Für jeden Abrechnungszeitraum müssen die Sozialversicherungsbeiträge für die Beschäftigten berechnet werden. Mit dem Beitragsnachweis teilen Arbeitgeber der jeweiligen Einzugsstelle (also der Krankenkasse) die Höhe und Aufteilung der Sozialversicherungsbeiträge mit, die sie zahlen müssen. Der Beitragsnachweis wird der Einzugsstelle elektronisch übermittelt.

Beitragsnachweise 2023: Fälligkeit

Der Zeitpunkt für den Beitragsnachweis ist auf Bundesebene festgelegt und somit in ganz Deutschland gleich.

Die Basis für die Fälligkeit der Beitragsnachweise ist immer die Beitragsfälligkeit. Der Beitragsnachweis muss zwei Arbeitstage vor der Fälligkeit der Beiträge übermittelt werden. Wenn wir den entsprechenden Monat von hinten betrachten, handelt es sich dabei um den fünftletzten Bankarbeitstag.

Die folgende Tabelle zeigt alle Fälligkeitstermine anhand der Tage im entsprechenden Monat für das Jahr 2023:

In den Bundesländern, in denen der Reformationstag ein gesetzlicher Feiertag, verschieben sich die Fälligkeitstermine im Oktober jeweils um einen Tag nach vorne.

Übermittlung der Beitragsnachweise

Die Übermittlung der Beitragsnachweise muss über ein systemgeprüftes Programm mit verschlüsselter Datenübertragung erfolgen. Ein Beispiel ist sv.net, das kostenlos verwendbar ist.

Was passiert, wenn der Beitragsnachweis nicht übermittelt wird?

Wird der Beitragsnachweis nicht oder zu spät übermittelt, nimmt die Krankenkasse eine Schätzung der Beiträge vor. Dabei darf die Krankenkasse die höchstmögliche Spanne als Grundlage für die Schätzung anwenden, wodurch die Beiträge weit höher ausfallen würden.
Die Schätzung ist bindend, bis ein Beitragsnachweis erbracht wurde. Die anschließenden Korrekturen sind mit unnötigem Aufwand verbunden und es kann je nach Schätzung auch vorkommen, dass Nachzahlungen erhoben werden.

Was ist die Beitragsschätzung?

Wenn Angestellte nach tatsächlich geleisteten Stunden bezahlt werden, kommt es vor, dass zum Zeitpunkt der Beitragsfrist die Gesamtstunden des laufenden Monats noch nicht bekannt sind. Es fehlen also noch Arbeitsstunden, die für die Berechnung notwendig wären. In einem solchen Fall findet eine Beitragsschätzung statt.

Von der Beitragsschätzung sind Unternehmen betroffen, die das Arbeitsentgelt monatlich auf Stundenbasis berechnen. Das ist meist der Fall in der Gastronomie, in Speditionen, Handwerksbetrieben, im Einzelhandel oder überall dort, wo Aushilfskräfte mit monatlich unterschiedlichen Arbeitszeiten eingesetzt werden.

Wie funktioniert die Beitragsschätzung?

Falls der Beitragsnachweis nicht fristgerecht eingereicht wird, schätzt die Krankenkasse die Beitragsschuld. Dabei ist es ihr überlassen, worauf sie sich bei der Schätzung stützt. Um Druck auf den Beitragsschuldner auszuüben ist es zulässig, dass sich die Krankenkasse bei der Schätzung des Arbeitsentgelts am oberen Rand der möglichen Spanne orientiert. Eine Schätzung durch die Krankenkasse wird daher meist höher ausfallen.

Dauerbeitragsnachweis

Wenn sich die Höhe des beitragspflichtigen Entgelts und damit auch die Beitragshöhe nicht monatlich ändert, kann der Arbeitgeber den Beitragsnachweis als Dauerbeitragsnachweis kennzeichnen. Dann muss der Einzugsstelle erst dann wieder ein neuer Beitragsnachweis übermittelt werden, wenn sich die Beitragshöhe ändert.

Achtung: Trotz gleichbleibenden Entgelts kann es notwendig sein, einen neuen Beitragsnachweis zu übermitteln. Zum Beispiel bei einer Beitragssatzänderung oder der Erhöhung von Beitragsbemessungsgrenzen.

Null-Beitragsnachweis

Vor dem Hintergrund der aktuellen Corona-Pandemie ist der Null-Beitragsnachweis besonders relevant: Aufgrund unbezahlten Urlaubs, Krankengeldbezugs oder Ähnlichem kann es vorkommen, dass in einem Monat keine Sozialversicherungsbeiträge, Umlagen U1, U2 oder Insolvenzgeldumlagen fällig sind. In einem solchen Fall ist trotzdem ein Beitragsnachweis einzureichen. Dieser Nachweis wird dann Null-Nachweis genannt. Diese Regelung ist natürlich nur für die Monate zu beachten, in denen die Beschäftigten auch noch gemeldet sind.