Wenn Mitarbeiter kündigen: Erste Hilfe – und Gegenmaßnahmen

Enttäuschung, wenn Mitarbeiter kündigen

Diese Enttäuschung ist es auch, die dafür sorgt, dass so viele solcher Situationen – ein Team-Mitglied schickt oder überreicht die schriftliche Kündigung – mit einem souveränen Pokerface enden. Chef oder Chefin wissen schließlich, dass von ihnen ein professionelles Verhalten erwartet wird: Oft wirkt eine kühle Reaktion dann aber so, als wäre die kündigende Person den anderen egal und bestätigt diese in dem Entschluss zu gehen.

Zwar wäre es keine gute Idee, sich jetzt von Emotionen leiten zu lassen. Das anstehende Gespräch sollte unbedingt freundlich und sachlich sein. Aber Sie sollten in Erfahrung bringen, was der wahre Kündigungsgrund ist. Wenn Ihr Ziel sein sollte, den oder die Kündigende*n zum Umdenken zu bewegen oder für später alle Möglichkeiten offen zu halten, sollten Sie jetzt zumindest zeigen, dass Sie an Hintergrundinformationen interessiert sind.

Reagieren Sie besonnen auf eine Kündigung: Kündigungsgrund erfragen

Es gibt viele Gründe, warum Mitarbeitende ein Unternehmen verlassen. Vor allem jüngere Team-Mitglieder haben heute ihre Wanderjahre, binden sich nach der Ausbildung nicht mehr automatisch an den Ausbildungsbetrieb, wollen verschiedene Optionen erkunden und lassen sich nicht mit Kompromissen oder dem, was sie als solche empfinden, abspeisen.

Wenn es ihnen nicht schnell genug geht mit der beruflichen Entwicklung, bietet sich ein anderer Betrieb mit besseren Karriere-Chancen an. Oder die Mitarbeiterin, der Mitarbeiter sucht eine neue Perspektive, will vielleicht noch studieren.

Häufig sind die Kündigungsgründe auch pragmatischer Natur: Mehr Gehalt woanders, ein künftig kürzerer oder angenehmerer Arbeitsweg oder familiäre Gründe können Auslöser sein. Auch Probleme im Team, mit der Führungskraft oder dem Gefühl mangelnder Wertschätzung können Auslöser sein.

Manchmal sind es auch einzelne Zwischenfälle, für die es keine gute Konfliktlösung gegeben hat, bis sie sich zu einem Kündigungswunsch vergoren haben.

Wenn Sie den Grund kennen, können Sie abwägen, ob es sich für Sie bzw. für Ihr Unternehmen lohnt, ein Gegenangebot zu machen.

Ob es möglich ist, das anzubieten, was die geschätzte Fachkraft sich wünscht – oder wenigstens eine Option, die Tür für eine Wiederkehr aufzuhalten, wenn der neue Job doch nicht hält, was er zu versprechen scheint.

Was Sie tun können, um Kündigungen von Mitarbeitenden zu vermeiden

Eins steht fest: Nur wenn Sie selbst finden, dass Sie am richtigen Fleck sind, sich in eine gute Richtung bewegen und Zukunftsperspektiven sehen, wird das auch Ihrem Team so gehen. Wertschätzung und Wahrnehmung der Menschen, die mit Ihnen arbeiten, sind wichtige Faktoren. Hier ist eine offene Kommunikationskultur wichtig, ebenso wie die Bereitschaft, Konflikte anzusprechen und zu lösen.

Eine Chefin oder ein Chef, die Dienst nach Vorschrift machen und sich ansonsten wie die Aufsicht auf dem Pausenhof benehmen, dürfen sich über flüchtende Team-Mitglieder nicht wundern. Als Inhaber oder Führungskraft prägen Sie das Bild der Firma nicht nur bei Außenauftritten, sondern täglich nach innen. Sollte Ihnen das über den Kopf wachsen oder Sie sich nicht innovativ fühlen, wenn Vorwärtskommen angesagt ist, gibt es immer die Möglichkeit, sich Hilfe von außen zu holen und die »Krone« wieder zu richten.

Auf Warnsignale aus der Belegschaft achten

Häufen sich die Krankheitstage? Verstummen die Gespräche in der Teeküche oder der Flurfunk, sobald Sie um die Ecke kommen? Gibt es auffällig viele solche Tuschel-Versammlungen? Wenn Sie von Gerede und Getratsch erfahren oder Ihnen auffällt, dass Mitarbeitende sich aus Team-Events zurückziehen, sollten Sie aufmerksam werden. Wenn Menschen am Arbeitsplatz nicht mehr zufrieden sind, so lässt sich das erkennen. Sie senden Signale oder verweigern welche – achten Sie darauf, wann und bei wem Ihr Bauchgefühl anschlägt.

Fragen, wie es geht. Zuhören und darauf achten, die Person gegenüber mit allen Eigenschaften wahrzunehmen. Es aushalten, wenn Dampf abgelassen werden muss. Nicht sofort abwiegeln oder rechtfertigen, wenn eine Erklärung nach Anschuldigung klingt.

Reden lassen und zuhören, immer wieder erst einmal zuhören, statt sofort viel eigene Meinung zu ergänzen. Die Bereitschaft der oder des anderen anerkennen. Wenn das Gespräch dann scheitert, obwohl Sie es offen und freundlich angegangen sind, ist auch das ein Signal.

Unternehmerische Entscheidungen können sehr anstrengend ausfallen. Es kommt immer wieder vor, dass getroffene Entscheidungen kurzfristig umgewälzt werden. Wenn Sie aber im Alleingang Beschlüsse fassen und weder das Wie noch das Warum kommunizieren und die Veränderungen dann auch nicht, entsteht Frustration bei den Mitarbeitenden, die Verlässlichkeit und Transparenz benötigen.

Haben Sie eine Ansage getroffen, die nun revidiert werden muss? Dann machen Sie das ebenso öffentlich wie die erste Entscheidung, um zu vermeiden, dass jemand sich übergangen und wenig geschätzt fühlt.

Haben ein oder mehrere Mitarbeiter nach anderen Arbeitsmitteln oder Home-Office Optionen gefragt, aber Sie sind nicht darauf eingegangen?

Holen Sie das nach: Auch wenn sie ablehnend ist, eine anständige Begründung gehört zur Kommunikation. Das gilt auch für Lob für gute Arbeit und Zeichen der Wertschätzung. Als Inhaber oder direkte*r Vorgesetzte*r sind Sie der Dreh- und Angelpunkt der emotionalen Bindung an den Betrieb. Das heißt nicht, dass Sie immer perfekt sein müssen. Aber Sie könnten durchblicken lassen, dass Sie möglichst interessiert und fair sein werden, egal um welche Anliegen es geht.

Wie Sie konkret auf eine Kündigung reagieren können

Was tun, wenn Mitarbeiter kündigen? Fragen Sie sich zuerst, ob Sie diese Person überhaupt halten wollen, wenn Sie alle Aspekte in Betracht ziehen. Falls nein, lassen Sie ihn oder sie eben ziehen.

Wenn Sie sich wünschen, dass die Kündigung zurückgenommen wird, ist es zunächst wichtig zu erfahren, ob diese wohlüberlegt oder im Affekt erfolgte.

Vereinbaren Sie zeitnah ein vertrauliches Gespräch unter vier Augen in einer möglichst entspannten und freundlichen Atmosphäre. Fragen Sie nach den Gründen, aber lassen Sie Ihr Gegenüber dabei im eigenen Tempo aus sich herauskommen. Was ist geschehen? Was ist der Hintergrund? Was können Sie, was kann die Firma tun?

Achten Sie allerdings darauf, die Gesprächsführung nicht aus der Hand zu geben. Sie sitzen nicht am Pokertisch, geben keine private Therapiestunde und sind auch nicht erpressbar. Wenn es normale, sachlich durchführbare und akzeptable Wege gibt, eine geschätzte Fachkraft zu halten, möchten Sie diese gerne wissen und dann überlegen, ob Sie ein Angebot der Rückkehr von der Kündigung machen. Einen Schritt nach dem anderen.

Er oder sie geht trotzdem?

Wenn Sie alles probiert haben, aber die Entscheidung ist gefallen, können Sie immer noch ein so genanntes Exit-Gespräch mit einer weiteren Person oder der HR-Abteilung vereinbaren.

Im Exit-Gespräch spricht der Mitarbeitende nicht mit der direkten Führungskraft, sondern mit der Personalabteilung oder einem anderen Vorgesetzten, um den wahren Kündigungsgründen auf die Spur zu kommen und für die Zukunft daraus zu lernen. Exit-Interviews sollten erst von Ihnen in Auftrag gegeben oder angefragt werden, wenn der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin keinerlei negative Konsequenzen mehr befürchten muss. Alle Formalitäten inklusive Arbeitszeugnis sollten Sie also vorher erledigen und dann die Chance nutzen, ehrliche Auskünfte zu erhalten.

Tipp: Nutzen Sie zur Erstellung des Arbeitszeugnisses das kostenlose lexoffice Arbeitszeugnis Muster.

Denn natürlich werden Mitarbeitende auch „bessere Chancen anderswo“ als Grund nennen, wenn sich einfach nur das Wohlfühlgefühl im Team sehr in Grenzen hielt, Chef oder Chefin sich nicht als Führungskraft bewährt haben oder Wertschätzung komplett fehlte. Den wahren Gründen kommen alle Beteiligten häufig erst dann auf die Spur, wenn die Entscheidung gefallen ist und auf neutralem Grund mit unbeteiligter Moderation und wohl überlegten Hintergrundfragen darüber gesprochen wird, wie sich das alles anfühlt.

Es hat nichts mit Unwahrheiten zu tun, wenn Mitarbeitenden erst im Exit-Gespräch klar wird, woran ihr Kündigungswunsch wirklich gelegen hat und unter »Anleitung« ein Unwohlsein in Worte fassen, für dass es vorher wahrscheinlich keinen Raum gegeben hat. Denn es ist nur menschlich, sich weitere und rationalere Gründe als emotionale Unzufriedenheit zu suchen, wenn es um etwas so Wichtiges wie einen Arbeitsplatzwechsel geht.

Auch wenn am Ende dabei herauskommt, dass die Beteiligten keinesfalls wieder am gleichen Arbeitsplatz zusammen kommen möchten, gibt es doch wertvolle Erkenntnisse darüber zu gewinnen, wo man gemeinsam noch hätte anders abbiegen können. Oder wo Strukturen immer wieder zu Frust führen werden, Prozesse für Kommunikation fehlen oder ein Störenfried im Team für Stimmung sorgt: die Möglichkeiten für Fehlverhalten in der zwischenmenschlichen Kommunikation sind so unendlich wie die Lösungsmöglichkeiten zum Glück auch.

Fazit: Es ist eben doch persönlich

Es ist nicht persönlich, wenn ein Mitarbeiter kündigt. Machen Sie es dazu.

Wie Sie damit umgehen, wenn Sie eine Fachkraft verlieren, das verändert nicht nur die Einstellung der Person, die geht oder vielleicht bleibt. Es wirkt sich auch auf das restliche Team aus und gar nicht zuletzt auch auf Sie selbst. Sie werden es nie wieder selbstverständlich finden, dass alle Team-Mitglieder antanzen, wenn in einer wichtigen Phase eine Kündigung erfolgte und zukünftig sehr auf Warnsignale achten – also was tun, wenn Mitarbeiter kündigen?

Auf jeden Fall nicht einfach weitermachen wie bisher, sondern Erkenntnisse gewinnen, zukünftig strategisch einfließen lassen und darauf achten, dass der Verlust eine Ausnahme bleibt.