Arbeitszeugnisse rechtssicher ausstellen

Arbeitszeugnisse: Rechte und Pflichten für Arbeitgeber:innen

Als Arbeitgeber*in sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, Beschäftigten ein Arbeitszeugnis auszustellen, insbesondere bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses – aber auch als Zwischenzeugnis, wenn gewünscht.

Allerdings muss der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin das Arbeitszeugnis jeweils ausdrücklich verlangen; von sich aus müssen Sie nicht aktiv werden – eine Ausnahme gilt nur bei einem Ausbildungsverhältnis, dann ist der Arbeitgeber sogar verpflichtet, grundsätzlich ein Zeugnis auszustellen, auch ganz ohne Aufforderung.

Während auch geringfügig Beschäftigte Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben, bekommen Selbstständige und freie Mitarbeiter kein Zeugnis – aber nach Ihrem Ermessen als Auftraggebender und auf Anfrage eventuell eine Referenz oder die Möglichkeit, Projekte als Arbeitsproben vorzuweisen.

Arbeitnehmer haben ansonsten immer dann einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, nachdem sie ihre Tätigkeit in der Firma beendet haben. Sie können aber in der Zeit zwischen Kündigung und dem letzten Arbeitstag ein vorläufiges Arbeitszeugnis einfordern, das jedoch nicht das Abschlusszeugnis zum Firmenaustritt ersetzen kann.

Wenn jemand Ihre Firma verlässt und um ein Zeugnis bittet, müssen Sie eines erstellen und von einer gebräuchlichen Frist von einigen Wochen ausgehen, in denen es erwartet wird, sofern kein unerwarteter Aufwand entsteht. Wer ein Zeugnis will, hat bis zu drei Jahre nach Ausscheiden aus Ihrem Unternehmen Zeit, es zu beantragen.

Einfaches Zeugnis und qualifiziertes Zeugnis

Ausscheidende Mitarbeitende können sich zwischen einem einfachen Zeugnis und einem qualifizierten Zeugnis entscheiden und müssen dann aber auch akzeptieren, dass die Erstellung der aufwendigeren Bescheinigung etwas länger dauern kann. Schließlich wollen Sie das Arbeitszeugnis rechtssicher ausstellen und dabei fair vorgehen, das Feedback anderer und gegebenfalls fachlichen Rat einholen. Ein schlampig aufgesetztes Arbeitszeugnis wirft außerdem kein gutes Licht auf das Unternehmen, das es ausstellt.

So muss ein Arbeitszeugnis aussehen

Diese äußere Form muss das Zeugnis haben:

Es muss in gedruckter Form vorliegen und verschickt werden, per E-Mail reicht hier nicht aus. Ebenfalls nicht erlaubt sind handschriftlich verfasste Arbeitszeugnisse oder welche mit Durchstreichungen. Das Papier darf nicht fleckig sein, auch ein ganz neutrales Papier ist nicht erlaubt: Ohne eine Unterschrift und ohne Briefkopf des Unternehmens ist das Arbeitszeugnis ungültig (BAG, Az.: 5 AZR 182/92).

Arbeitszeugnisse müssen nicht unbedingt vom Chef persönlich unterzeichnet werden, es kann auch von einem offiziellen Vertreter des Arbeitgebers unterschrieben werden – so lange im Zeugnis deutlich steht, dass diese Person dem Arbeitnehmer gegenüber weisungsbefugt war (Az.: 9 AZR 392/00).

Das gehört in ein Arbeitszeugnis:

• Angaben zu Aufgaben und Leistungen
• Bewertungen zur Leistung
• Beurteilung des Engagements
• Einschätzung der Fachkenntnisse
• branchenspezifische Details
• Noten bzw. entsprechende Formulierungen

»Herr Müller arbeitete mit größter Genauigkeit«, heißt übersetzt, er ist ein nerviger Korintenkacker. War er »gesellig«, war zuviel Alkohol im Spiel, ein Schwerpunkt auf Einfühlungsvermögen verweist auf störende allgegenwärtige Flirtversuche.

Werden Selbstverständlichkeiten wie Pünktlichkeit betont, heißt das: Viel mehr ging da auch gar nicht.

Laut Bundesarbeitsgericht (Urteil vom 11.12.2012, Az.: 9 AZR 227/11) muss ein Zeugnis nicht mit Bedauern, Dank und Zukunftswünschen abschließen – gerade deshalb ist die Aussagekraft des Schlussabsatzes am höchsten.

Bedauern Sie es außerordentlich, einen fähigen MItarbeiter zu verlieren, bedanken sich und wünschen alles Gute – oder bedauern Sie ohne weitere Floskel und danken ebenfalls nahezu neutral? Wenn Sie ein Lob mit vergeben möchten, sollten Sie im Zeugnis besonders dick lobend auftragen.

Rechtswissen komfortabel einkaufen

Stellen Sie jetzt fest, dass Ihnen Zeit und Bereitschaft fehlen, sich in die tiefsten Feinheiten der Zeugniserstellung einzuarbeiten, um Arbeitszeugnisse rechtssicher ausstellen zu können, so haben Sie jederzeit die Möglichkeit, sich Muster-Zeugnisse, Software mit Textbausteinen oder fertige Vorlagen zu besorgen, um schnell zu einem guten Ergebnis zu kommen.

Ressourcen:

• Die kostenlosen lexoffice Arbeitszeugnis Muster
• Arbeitszeugnisse prüfen, erstellen oder überarbeiten lassen: www.arbeitszeugnis.de
• Analyse, Bewertung mit Note und Geheimcode, Erstellung, Formulierung und Beratung:  www.arbeitszeugnisse.de
• Haufe Zeugnis Software, der meistgenutzte Zeugnis-Generator Deutschlands. shop.haufe.de/arbeitszeugnis
• Beratung durch einen Fachanwalt – in einfachen Fällen über eine Anwalts-Hotline, bei komplexen durch Einzelfallberatung vom Experten

Theoretisch kann ein neuer Arbeitgeber sogar darauf klagen, wenn ein Zeugnis nachweislich unwahr ist, von Mitarbeiterrechten ganz zu schweigen: Wenn die Existenz davon abhängt, dass Bewerbungen eine Chance haben, gibt es wenig Spielraum für Fehler.

Wichtig:

Sollten Sie sich im Streit von Mitarbeiter*innen trennen, empfehlen wir auf jeden Fall, für die Erstellung des Zeugnisses eine Rechtsberatung in Anspruch zu nehmen – anders geht es bei Abmahnungen und Konflikten in der Regel nicht gut aus und man sieht sich vor Gericht.

Denn kaum ein Thema bietet mehr Streitpunkte im Arbeitsrecht als das Arbeitszeugnis. Das Statistische Bundesamt verzeichnete bereits 2006 mehr als 30.000 Zeugnisklagen – Warnung genug, keine eigene einzureihen und sorgfältig auf rechtssichere Arbeitszeugnisse zu achten.

Beispielformulierungen für das Arbeitszeugnis

Arbeitszeugnisse sind grundsätzlich positiv formuliert und die Abstufungen finden sich in kleinen Details. Die Benotung reicht von „Sehr gut“ bis „Ausreichend“. Dazwischen liegen „Gut“ und „Befriedigend“.

Die Bewertung im Arbeitszeugnis bezieht sich auf sechs Kategorien: Arbeitsbereitschaft, Arbeitsbefähigung, Arbeitsweise, Arbeitserfolg, Gesamtleistung und Sozialverhalten.

Für jede Kategorie gibt es eigene Formulierungen, die sich wiederum je nach Bewertung unterscheiden.

Arbeitsbereitschaft

Die Arbeitsbereitschaft äußert sich in der Motivation von Mitarbeiter:innen, die ihnen aufgetragenen Aufgaben zu bearbeiten. Dazu gehört auch der Arbeitswille und wie fleißig die Aufgaben angegangen werden.

Zudem werden im Rahmen der Arbeitsbereitschaft auch die Eigeninitiative und die Selbstständigkeit bewertet.

Bewertungsbeispiele für die Arbeitsbereitschaft im Arbeitszeugnis klingen wie folgt:

Sehr gut:

• Herr Müller zeigte stets große Initiative, großen Fleiß und Eifer.
• Frau Meier zeigte stets Eigeninitiative und überzeugte durch große Leistungsbereitschaft.
• Herr Scholz ergriff stets selbstständig die Initiative und führte alle erforderlichen Maßnahmen entschlossen durch.

Gut:

• Frau Müller zeigte stets Initiative, Fleiß und Eifer.
• Herr Meier führte alle Aufgaben mit großer Umsicht, hervorragendem Wissen und hohem Engagement aus.
• Frau Scholz hatte stets gute Ideen und gab wertvolle oder weiterführende Anregungen.

Befriedigend:

• Herr Müller zeigte Initiative, Fleiß und Eifer.
• Frau Meier führte die Aufgaben mit Umsicht, Wissen und Engagement aus.
• Herr Scholz erfüllte die übertragenen Aufgaben selbstständig.

Ausreichend:

• Frau Müller erledigte Arbeiten oder Aufgaben im Großen und Ganzen umsichtig und engagiert.
• Herr Meier zeigte bei entsprechendem Anstoß Fleiß und Eifer.
• Frau Scholz führte unter Anleitung die übertragenen Aufgaben aus.

Arbeitsbefähigung

Die Arbeitsbefähigung bezieht sich auf die Fachkenntnisse und die Auffassungsgabe von Mitarbeiter:innen. Dazu gehören auch Weiterbildungen und der Wille, diese anzunehmen.

Außerdem spielen hier auch das Ausdrucksvermögen und die Belastbarkeit in die Bewertung mit rein.

Die Formulierung für die Arbeitsbefähigung im Arbeitszeugnis können unter anderem so klingen:

Sehr gut:

• Frau Schröder hat umfassende, fundierte und vielseitige Fachkenntnisse, die sie bei schwierigen Aufgaben sehr sicher einsetzte.
• Herr Weber beherrschte sein Arbeitsgebiet umfassend, fachlich und souverän.
• Frau Becker besitzt ein sehr gutes, jederzeit verfügbares Fachwissen.

Gut:

• Herr Schröder verfügt über ein gutes, fundiertes Fachwissen und löst schwierige Aufgaben jederzeit.
• Frau Weber verfügt über gründliche, abgesicherte Fachkenntnisse und setzt sie bei schwierigen Aufgaben sicher ein.
• Herr Becker arbeitete immer sicher und selbstständig.

Befriedigend:

• Frau Schröder verfügte über solide und brauchbare Fachkenntnisse.
• Herr Weber verfügte über gute Erfahrungen.
• Frau Becker hat die erforderlichen Fachkenntnisse und setzte sie mit Erfolg ein.

Ausreichend:

• Herr Schröder verfügte über ein solides Grundwissen in seinem Arbeitsgebiet.
• Frau Weber beherrschte im Allgemeinen die Anforderungen ihres Arbeitsgebiets.
• Herr Becker verfügte über hinreichende Fachkenntnisse.

Arbeitsweise

Die Arbeitsweise spaltet sich in mehrere Bewertungen auf, die die Arbeitsgüte, die Zuverlässigkeit, das Verhandlungsgeschick und das Arbeitstempo umfassen.

Arbeitsgüte

Die Arbeitsgüte bewertet die Sorgfalt, mit der Mitarbeiter:innen ihrer Arbeit nachgehen. Dabei geht es darum, wie viel Wert der bewertete Mitarbeiter oder die bewertete Mitarbeiterin auf Qualität legt.

Bewertungsbeispiele der Arbeitsgüte im Arbeitszeugnis sehen unter anderem so aus:

Sehr gut:

• Herr Schmidt arbeitete stets äußerst gründlich und mit großer Sorgfalt.
• Frau Fischer arbeitete sehr zuverlässig und gewissenhaft.
• Herr Wagner arbeitete stets mit größter Genauigkeit und äußerster Sorgfalt.

Gut:

• Frau Schmidt arbeitete stets gründlich und mit großer Sorgfalt.
• Herr Fischer arbeitete zuverlässig und gewissenhaft.
• Frau Wagner arbeitete stets sorgfältig und genau.

Befriedigend:

• Herr Schmidt arbeitete sorgfältig und genau.
• Frau Fischer erfüllte mit ihrer Arbeit hohe Ansprüche.
• Die Ausführung der Arbeit durch Herrn Wagner entsprach unserem Qualitätsstandard.

Ausreichend:

• Frau Schmidt arbeitete im Allgemeinen sorgfältig und genau.
• Die Ausführung der Arbeit durch Herrn Fischer entsprach im Allgemeinen unserem Qualitätsstandard.

Zuverlässigkeit

Die Zuverlässigkeit stellt das Pflichtbewusstsein der Mitarbeiter:innen in den Fokus der Bewertungen.

Formulierungen sehen unter anderem so aus:

Sehr gut:

• Frau Schneider war stets eine äußerst pflichtbewusste und verschwiegene Mitarbeiterin.
• Herr Hoffmann war stets äußerst zuverlässig.
• Frau Bauer war stets äußerst zuverlässig und immer pflichtbewusst.

Gut:

• Herr Schneider war stets ein pflichtbewusster und vertrauenswürdiger Mitarbeiter.
• Frau Hoffmann war immer zuverlässig.
• Herr Bauer arbeitete stets zuverlässig und gewissenhaft.

Befriedigend:

• Frau Schneider war vertrauenswürdig.
• Herr Hoffmann war zuverlässig.
• Frau Bauer arbeitete zuverlässig und gewissenhaft.

Ausreichend:

• Herr Schneider bewältigte die entscheidenden Arbeiten zuverlässig.
• Frau Hoffmann war im Allgemeinen eine zuverlässige Mitarbeiterin.
• Herr Bauers Zuverlässigkeit war im Allgemeinen zufriedenstellend.

Verhandlungsgeschick

Das Verhandlungsgeschick spielt bei der Bewertung eine eher untergeordnete Rolle, es sei denn, es ist für die Tätigkeiten von großer Bedeutung gewesen.

Formulierungen sind eher schlicht gehalten:

Sehr gut: Herr Schäfer war stets ein überzeugender und versierter Verhandlungspartner.

Gut: Frau Schäfer war eine gewandte Verhandlungspartnerin.

Befriedigend: Herr Schäfer war im Verhandeln durchaus geschickt.

Ausreichend: Frau Schäfer war im Verhandeln im Allgemeinen geschickt.

Arbeitstempo

Auch das Arbeitstempo hält die Formulierungen eher simpel:

Sehr gut: Frau Koch arbeitete stets außergewöhnlich schnell und zügig.

Gut: Herr Koch arbeitete immer schnell und zügig.

Befriedigend: Frau Koch arbeitete zügig.

Ausreichende: Herr Koch arbeitete beständig.

Arbeitserfolg

Der Arbeitserfolg wird anhand der Arbeitsmenge und der Arbeitsergebnisse gemessen. Qualität und Quantität der Arbeit spielen hier also eine Rolle bei der Bewertung.

Formulierungsbeispiele für den Arbeitserfolg im Arbeitszeugnis sehen so aus:

Sehr gut:

• Herr Richters Arbeitsmenge lag immer weit über unseren Erwartungen.
• Frau Klein arbeitete stets besonders überlegt und wirksam.
• Herr Wolf erzielte stets optimale Lösungen.

Gut:

• Frau Richters Arbeitsmenge lag immer über unseren Erwartungen.
• Herr Klein arbeitete stets überlegt und wirksam.
• Frau Wolf erzielt stets gute Lösungen.

Befriedigend:

• Herr Richters Arbeitsmenge entsprach unseren Erwartungen.
• Frau Klein arbeitet gleichmäßig.
• Herr Wolf erzielte befriedigende Lösungen.

Ausreichend:

• Frau Richters Arbeitsmenge entsprach im Allgemeinen unseren Erwartungen.
• Herr Klein arbeitete im Allgemeinen gleichmäßig.
• Frau Wolfs Arbeitsqualität war im Allgemeinen zufriedenstellend.

Sozialverhalten

Das Sozialverhalten wird im Arbeitszeugnis häufig mit der Bewertung der Führung gleichgesetzt. Dabei geht es nicht um die Führungsrolle von Vorgesetzten, sondern die Fähigkeit, sich in die betriebliche Ordnung einzufügen.

Die sogenannten Soft Skills spielen hier eine große Rolle. Dazu gehören unter anderem Kooperation, Aufgeschlossenheit, Freundlichkeit und Kritikfähigkeit.

Bei der Bewertung des sozialen Verhaltens darf nur die berufliche Situation berücksichtigt werden. Weltanschauungen oder gewerkschaftliche Orientierungen dürfen nicht in die Bewertung einfließen.

Gleiches gilt für Aktivitäten im Betriebsrat oder einer Gewerkschaft. Hinweise auf die Mitgliedschaft in entsprechenden Vereinen im Arbeitszeugnis sind nur erlaubt, wenn der oder die Mitarbeiter:in das ausdrücklich verlangt.

Straftaten dürfen nur dann im Arbeitszeugnis erwähnt werden, wenn es sich um eine gerichtlich nachgewiesene Straftat handelt, die im direkten Bezug zum Arbeitsverhältnis steht und diese für die Gesamtbeurteilung im Arbeitszeugnis wichtig ist.

Bei der Bewertung des Sozialverhaltens gibt es die Note Mangelhaft, die aber nur in absoluten Ausnahmefällen vergeben werden darf.

Mögliche Formulierungen für die Bewertung des Sozialverhaltens im Arbeitszeugnis sind die Folgenden:

Sehr gut:

• Das persönliche Verhalten von Frau Neumann war immer absolut vorbildlich und sie wurde von Vorgesetzten, Kollegen und Kolleginnen und Kunden und Kundinnen gleichermaßen sehr geschätzt.
• Herr Schwarz war stets sehr hilfsbereit.
• Frau Zimmermann war wegen ihres freundlichen Wesens und ihrer kollegialen Haltung bei Vorgesetzten, Kollegen und Kolleginnen und Kunden und Kundinnen gleichermaßen sehr geschätzt.

Gut:

• Das persönliche Verhalten von Herrn Neumann war stets vorbildlich und er wurde Vorgesetzten, Kollegen und Kolleginnen und Kunden und Kundinnen gleichermaßen geschätzt.
• Frau Schwarz war stets hilfsbereit.
• Herr Zimmermann wurde wegen seines freundlichen Wesens und seiner kollegialen Haltung bei Vorgesetzten, Kollegen und Kolleginnen und Kunden und Kundinnen gleichermaßen geschätzt.

Befriedigend:

• Das Verhalten von Frau Neumann war gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kolleginnen und Kunden und Kundinnen einwandfrei.
• Herr Zimmermanns Verhalten wurde von Vorgesetzten und Kollegen und Kolleginnen geschätzt.

Ausreichend:

• Das Verhalten von Herrn Schwarz war gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kolleginnen und Kunden und Kundinnen höflich und korrekt und sein Führungsverhalten gab uns keinen Anlass zu Beanstandungen.

Mangelhaft:

• Das Verhalten von Herrn Neumann war im Wesentlichen einwandfrei.
• Das Verhalten von Frau Zimmermann war gegenüber Kollegen und Kolleginnen und Kunden und Kundinnen einwandfrei. (Die Vorgesetzten werden nicht erwähnt, was auf Probleme mit den Vorgesetzten hindeutet.)

Gesamtleistung

Die Gesamtbeurteilung – auch Schlussformulierung genannt – darf nicht im Widerspruch zu den Bewertungen in den einzelnen Kategorien stehen. Die Schlussformulierung bewertet die Erfüllung der Erwartungen und der gestellten Aufgaben insgesamt.

Formulierungen für die Schlussformel im Arbeitszeugnis sind unter anderem diese:

Sehr gut:

• Herr Hartmann hat den ihm übertragenen Aufgabenbereich stets zu unserer vollsten Zufriedenheit abgedeckt.
• Frau Krügers Leistungen waren stets sehr gut.

Gut:

• Frau Hartmann hat die ihr übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollen Zufriedenheit erfüllt.
• Herr Krügers Leistungen waren stets gut.

Befriedigend:

• Herr Hartmann hat die ihm übertragenen Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit erfüllt.
• Frau Krügers Leistungen waren stets befriedigend.

Obwohl eine Benotung schlechter als eine 3 in einem Arbeitszeugnis eher selten stattfindet, weil das mit einem höheren Aufwand verbunden ist, folgen der Vollständigkeit halber auch noch Formulierungen für die restlichen Noten.

Ausreichend:

• Frau Hartmann hat die ihr übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit erfüllt.
• Herr Krügers Leistungen waren stets ausreichend.

Mangelhaft:

• Herr Hartmann hat die ihm übertragenen Aufgaben im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erfüllt.
• Frau Krügers Leistungen waren mangelhaft.

Ungenügend:

• Frau Hartmann hat sich bemüht, die ihr übertragenen Aufgaben zu unserer Zufriedenheit zu erledigen.
• Herr Krügers Leistungen waren unzureichend.

Schlussformel

Keine Pflicht, aber um das Arbeitszeugnis abzurunden, verfassen viele Arbeitgeber:innen noch einen Schlusssatz, den sie an die Schlussformulierung anhängen. Dieser Schlusssatz besteht in der Regel aus vier Teilen: Beendigungsinitiative, Dank für die Arbeit, Bedauernsformel über das Ausscheiden des Arbeitnehmers beziehungsweise der Arbeitnehmerin aus dem Unternehmen und Zukunftswünschen für den oder die Mitarbeiter:in.

Auch hier deutet die Formulierung direkt auf die Benotung hin oder gibt Hinweise darauf, wie das Arbeitsverhältnis verlief oder zu Ende ging.

Formulierungen können so aussehen:

Sehr gut: Herr Krause scheidet auf eigenen Wunsch aus unserem Betrieb aus. Wir bedauern seine Entscheidung sehr, da wir mit ihm einen wertvollen Mitarbeiter verlieren. Für seine Mitarbeit in unserem Betrieb bedanken wir uns und wünschen ihm weiterhin viel Erfolg und persönlich alles Gute.

Gut: Frau Lehmann verlässt unser Unternehmen auf eigenen Wunsch. Wir bedauern ihre Entscheidung, danken ihr für ihre Mitarbeit in unserem Unternehmen und wünschen ihr weiterhin Erfolg und persönlich alles Gute.

Befriedigend: Herr Köhler scheidet auf eigenen Wunsch aus unserem Betrieb aus. Für seine Mitarbeit danken wir ihm und wünschen ihm für die Zukunft alles Gute.

Ausreichend: Frau König scheidet auf eigenen Wunsch aus unserem Betrieb aus. Wir wünschen ihr für die Zukunft alles Gute.

Mangelhaft: Herr Fuchs scheidet auf eigenen Wunsch aus unserem Betrieb aus. Für die Zukunft wünschen wir ihm viel Glück.

Wie schlecht darf ein Arbeitszeugnis sein?

Wie die Beispielformulierungen zeigen, ist ein Arbeitszeugnis unabhängig von der Benotung immer wohlwollend formuliert. Die Bewertungen sind immer positiv in ihrer Ausdrucksweise und unterscheiden sich nur durch kleine Details, wie einem weggelassenen Wort oder einem anderen Adjektiv.

Das gilt also auch, wenn das Arbeitszeugnis negativ ausfällt. Allerdings gibt es für Arbeitszeugnisse, die in ihrer Gesamtbewertung schlechter ausfallen als die Note „Befriedigend“, eine zusätzliche Regelung. Bei einer Gesamtbewertung von „Ausreichend“, „Mangelhaft“ oder „Ungenügend“ unterliegen Arbeitgeber:innen einer Beweislast.

Eine schlechte Gesamtbewertung muss auf klaren und eindeutigen Begründungen basieren. Es darf beispielsweise nicht einfach eine schlechtere Benotung vorgenommen werden, weil das Ende des Arbeitsverhältnisses von dem Mitarbeiter oder der Mitarbeiterin ausging. Die Benotung muss immer im wahren, wohlwollenden Rahmen vorgenommen werden.

Umgekehrt dürfen Arbeitnehmer:innen aber auch nicht verlangen, eine bessere Benotung im Arbeitszeugnis zu bekommen, als vom Arbeitgeber oder von der Arbeitgeberin wahrheitsgemäß vorgesehen. Besteht ein:e Mitarbeiter:in auf eine bessere Benotung, kehrt sich die Beweislast um. Der beziehungsweise die Mitarbeiter:in muss dann eine beweisbare Begründung anbringen, warum eine bessere Benotung vorgenommen werden sollte.

Grundsätzlich darf die Benotung im Arbeitszeugnis aber immer zwischen den Parteien diskutiert werden. Der oder die Arbeitnehmer:in kann das Gespräch mit dem oder der Arbeitgeber:in suchen und um eine Korrektur bitten. Dabei können Arbeitnehmer:innen beispielsweise alternative Formulierungen vorschlagen.

Die Formulierungen und die Benotung im Arbeitszeugnis ist häufiger Streitpunkt vor dem Arbeitsgericht in Zeugnisberichtigungsklagen. So eine Klage können Arbeitnehmer:innen innerhalb von drei Wochen nach Erhalt des Arbeitszeugnisses einreichen. Nach 15 Monaten erlischt der Anspruch auf jegliche Korrekturen im Arbeitszeugnis.

Was darf nicht im Arbeitszeugnis stehen?

Unabhängig davon, wie hoch oder niedrig die Note eines Arbeitszeugnisses ausfällt, gibt es bestimmte Aspekte, die in einem Arbeitszeugnis nicht erwähnt werden dürfen, da sie die Beurteilung unterschwellig beeinflussen können.

Dazu gehören die folgenden Punkte:

• Abmahnungen
• Betriebsratsaktivitäten
• Behinderungen
• Ehrenamtliche Aktivitäten
• Elternzeiten
• Gehalt
• Krankheitsbedingte Arbeitsausfälle
• Nebenjobs
• Privatleben
• Schwangerschaften
• Straftaten
• Wettbewerbsverbote

Das Arbeitszeugnis ist ein offizielles Dokument. Im Nachhinein dürfen daran also keine Änderungen vorgenommen werden. Wenn Änderungen vorgesehen sind, muss ein komplett neues Arbeitszeugnis mit den entsprechenden Änderungen im Rahmen einer Zeugnisberichtigung ausgestellt werden. Ansonsten begeht man Urkundenfälschung.

Dass ein Arbeitszeugnis zu fälschen eine dumme Idee ist, müssen wir wohl nicht extra erwähnen. Wer mit einem gefälschten Arbeitszeugnis erwischt wird, muss mit einer Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren rechnen.

Die Folgen eines schlechten Arbeitszeugnisses

Die Auswirkungen eines schlechten Arbeitszeugnisses sind für die meisten Arbeitnehmer:innen zunächst erstmal emotionaler Natur. Frustration und Enttäuschung führen zu einem geminderten Selbstwertgefühl.

Vor allem wirkt sich ein schlechtes Arbeitszeugnis aber negativ auf die Jobsuche aus. Das Arbeitszeugnis soll Arbeitgeber:innen einen Eindruck vom Verhalten, den Fähigkeiten und den Leistungen von Arbeitnehmer:innen geben. Eine schlechte Beurteilung vermittelt dementsprechend ein negatives Bild bei der Bewerbung in anderen Unternehmen.

Selbst, wenn Arbeitgeber:innen eine:n Mitarbeiter:in trotz schlechtem Arbeitszeugnis einstellen, kann es die Karrierechancen negativ beeinflussen. Bestimmte Positionen oder Aufstiegschancen können dadurch unerreichbar werden.

Das Gehalt kann ebenfalls von einem schlechten Arbeitszeugnis beeinflusst werden. Negative Bewertungen der Fähigkeiten oder der Leistung sorgen eventuell dafür, dass ein:e Arbeitnehmer:in bei der Bewerbung in einem neuen Unternehmen ein geringeres Gehalt angeboten bekommt, als es mit einer durchschnittlichen Benotung der Fall gewesen wäre.

Alternativen und weitere Zeugnisse

Neben dem Arbeitszeugnis gibt es auch noch andere Zeugnisse, die Arbeitgeber:innen ihren Angestellten ausstellen können. Außerdem existieren auch Alternativen zum Arbeitszeugnis, die je nach Situation und Rahmenbedingungen sinnvoller als das Zeugnis sein können.

Zwischenzeugnis

Ein Zwischenzeugnis stellen Arbeitgeber:innen während des Beschäftigungsverhältnisses an ihre Mitarbeiter:innen aus. Die Gründe dafür sind vielfältig. Es kann für interner Jobwechsel, Beförderungen, einen Wechsel der Vorgesetzten oder bei einer Betriebsübernahme sinnvoll sein.

Im Gegensatz zum Arbeitszeugnis besteht aber kein Anspruch auf die Ausstellung eines Zwischenzeugnisses seitens der Angestellten.

Das Zwischenzeugnis gibt es wie das Arbeitszeugnis in einfacher und in qualifizierter Form. Es wird im Gegensatz zum Arbeitszeugnis aber im Präsens verfasst, da das Beschäftigungsverhältnis weiterhin fortbesteht.

Im Zwischenzeugnis setzen Arbeitgeber:innen bei der Bewertung und Beurteilung häufig gelockerte Maßstäbe an, um die Mitarbeiter:innen zu motivieren und die Zusammenarbeit nicht durch zu kritische Töne zu gefährden.

Praktikumszeugnis

Praktikanten und Praktikantinnen haben einen Anspruch auf ein Praktikumszeugnis. Auch vom Praktikumszeugnis existiert eine einfache und eine qualifizierte Variante. Und auch sonst ist es vom Aufbau und Inhalt mit dem Arbeitszeugnis vergleichbar.

Das Praktikumszeugnis hilft Berufseinsteigern bei der Bewerbung. Eine Alternative ist die Praktikumsbescheinigung. Diese beinhaltet aber keine Informationen zu den Aufgaben und den Leistungen, die während des Praktikums bearbeitet wurden. Die Praktikumsbescheinigung beschränkt sich auf Angaben zur Art und zur Dauer des Praktikums. Das Praktikumszeugnis geht also mehr ins Detail.

Ausbildungszeugnis

Auszubildende erhalten am Ende der Ausbildung ein Ausbildungszeugnis, das wie ein Arbeitszeugnis aufgebaut und formuliert ist. Auch auf das Ausbildungszeugnis besteht ein Anspruch durch den Auszubildenden oder die Auszubildende.

Zusätzlich zu den Inhalten eines Arbeitszeugnisses enthält ein Ausbildungszeugnis noch einen sogenannten Prüfungsvermerk, der auch die Note der Abschlussprüfung beinhaltet. Im Prüfungsvermerk wird vermerkt, ob der oder die Auszubildende übernommen wird oder das Unternehmen verlässt. In dem Fall wird im Prüfungsvermerk auch der Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses in Form einer Beendigungsformel angegeben.

Tätigkeitsbeschreibung

Die ausführliche Arbeits- und Tätigkeitsbeschreibung ist eine Alternative zum Arbeitszeugnis. Sie ist häufig aussagekräftiger als das Arbeitszeugnis, da sie einen direkten Einblick in die Aufgabenbereiche und Projekte des Arbeitnehmers beziehungsweise der Arbeitnehmerin gibt.

In der Arbeits- und Tätigkeitsbeschreibung nennen Arbeitgeber:innen die persönlichen Stärken der entsprechenden Angestellten. Dadurch bekommen zukünftige Arbeitgeber:innen einen besseren Einblick in die Fähigkeiten und Erfolge und haben so eine bessere Grundlage für die Einschätzung der Vorgehensweise von Arbeitnehmer:innen als es bei einem Arbeitszeugnis der Fall ist.

Referenzen und Empfehlungsschreiben

Eine weitere Alternative zum Arbeitszeugnis ist das Empfehlungsschreiben oder Referenzen. Allerdings besteht kein Anspruch auf eine Ausstellung von Referenzen. Diese Alternative bietet sich deshalb vor allem dann an, wenn das Arbeitsverhältnis im Guten beendet wurde und sich beide Parteien positiv gegenüberstehen.

Die Auswahl der Referenzen sollte auf Basis der Bewerbung getroffen werden, als nach der Überlegung, welche Referenzen im neuen Job sinnvoll sind. Das Empfehlungsschreiben enthält zudem Kontaktmöglichkeiten, damit sich potenzielle neue Arbeitgeber:innen beim vorherigen Unternehmen von der Echtheit der Referenzen überzeugen können.

Mitarbeiterbeurteilung

Eine Mitarbeiterbeurteilung kann anstelle eines Arbeitszeugnisses mit ins Vorstellungsgespräch genommen werden. Oder sie wird als Anlage direkt mit der Bewerbung verschickt.

Die Mitarbeiterbeurteilung ist allerdings eher bei Führungskräften gängig und wird nicht für alle Mitarbeiter erstellt.

Das Arbeitszeugnis für Führungskräfte beinhaltet ebenfalls zusätzliche Aspekte, die auch in der Mitarbeiterbeurteilung zu finden sind. Das sind Angaben zu diesen Punkten:

strategische und unternehmerische Kompetenz
das Führungsverhalten
der Grund für die berufliche Veränderung

Vor allem letzter Punkt ist wichtig, da Führungskräfte in der Regel nicht einfach so ein Unternehmen verlassen. Wird im Arbeitszeugnis aber kein Grund genannt, klingt das so, als ob die Führungskraft entlassen worden wäre, weil die Fähigkeiten nicht ausreichten oder sie sich was zuschulden kommen ließ.

Testimonials

Diese Alternative zum Arbeitszeugnis ist vor allem für Freelancer und Freiberufler:innen sinnvoll, da sie in der Regel keine:n Arbeitgeber:in haben, der ihnen ein Arbeitszeugnis ausstellen kann.

Testimonials sind lobende Zitate von Kunden und Kundinnen. Testimonials beziehen sich nicht nur auf die Qualität der Arbeit, sondern auch auf die Arbeitsweise, den Umgang mit den Kund:innen und alle weiteren Faktoren im Job.

Eine weitere Alternative sind Bewertungen und Referenzen im Internet, die aber weniger glaubwürdig und sehr allgemein sein können.

Noten im Arbeitszeugnis

Die Noten im Arbeitszeugnis lassen sich bereits am Wortlaut erkennen. Die bereits aufgeführten Beispielformulierungen haben das bereits gezeigt. Für eine besser Übersicht folgen hier noch einmal kurze Beispiele, die den unterschiedlichen Wortlaut besser in den Fokus rücken:

Sehr gut: … stets zur vollsten Zufriedenheit.

Gut: … stets zur vollen Zufriedenheit.

Befriedigend: … stets zur Zufriedenheit.

Ausreichend: … zur Zufriedenheit.

Mangelhaft: … im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit.

Ungenügend: Herr Paulsen hat sich bemüht.

Wie man hier klar erkennt, ist es häufig nur ein Wort, das den Unterschied macht. Bei der schlechtesten Bewertung finden wir das mittlerweile berüchtigte „Er war stets bemüht.“, das inzwischen auch zu einer Art geflügeltem Wort geworden ist.

Geheimcodes

Obwohl die Ausformulierung eines Arbeitszeugnisses gängigen Mustern folgt, gibt es immer wieder versteckte Botschaften, die erst auf den zweiten Blick auffallen. Und das auch nur, wenn man sie kennt. Es gibt sozusagen eine eigene Zeugnissprache, die durch genau Wortzusammenhänge und Satzbauten eine Botschaft vermitteln.

Beispiele dafür gibt es zahlreiche. So ist es beispielsweise üblich, bestimmte Reihenfolgen bei der Formulierung einzuhalten. Die Beurteilung „Das Verhalten von Frau Schulze war gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kolleginnen und Kunden und Kundinnen einwandfrei“ ist völlig in Ordnung. Wenn wir aber ein wenig die Reihenfolge ändern, versteckt sich darin eine geheime Botschaft: „Das Verhalten von Frau Schulze war gegenüber Kollegen und Kolleginnen, Kunden und Kundinnen und Vorgesetzten einwandfrei.“

Dadurch, dass die Vorgesetzten erst zum Schluss genannt werden, wird impliziert, dass Frau Schulze häufig im Widerspruch zu den Aufgaben durch Vorgesetzte gehandelt hat oder viele Meinungsverschiedenheiten mit den Vorgesetzten hatte. Ihr wird also unterstellt, eine schwierige Mitarbeiterin zu sein.

Solche unterschwelligen Botschaften finden sich häufig in auf den ersten Blick deutlichen Aussagen. Weitere Beispiele für Geheimcodes sind diese:

• „Herr Kaiser verfügt über Fachwissen und zeigt ein gesundes Selbstvertrauen.“ – Das Fachwissen ist gering und Herr Kaiser versucht das durch laute Prahlerei zu verbergen.
• „Frau Huber trug durch ihre Geselligkeit zur Verbesserung des Betriebsklimas bei.“ – Frau Huber ist vor allem fröhlich, wenn sie im Dienst Alkohol trinkt, was nicht selten vorkommt.
• „Herr Lang engagiert sich innerhalb und außerhalb des Betriebes für die Interessen der Kollegen und Kolleginnen.“ – Er ist Mitglied im Betriebsrat. Alternativ auch mit Interessen der Arbeitnehmer:innen, wenn die Person sich in der Gewerkschaft engagiert.
• „Frau Möller hatte Gelegenheit, sich das notwendige Wissen anzueignen.“ – Frau Möller hat die Gelegenheit aber nicht genutzt, also war ihre Weiterbildungsbereitschaft gering oder nicht vorhanden.
• „Herr Jung zeigte im Umgang mit Kolleginnen und Vorgesetzten durchweg eine erfrischende Offenheit.“ – Er hat sich nichts sagen lassen und war frech zu den anderen.
• „Frau Schubert delegierte Aufgaben mit vollem Erfolg.“ – Sie drückte sich vor allen Aufgaben, auf die sie keine Lust hatte und schob sie lieber jemand anderem zu.
• „Herr Hahn zeigte Verständnis für die anfallenden Aufgaben.“ – Verständnis erledigt die Aufgaben nicht. Er ist faul und kann nichts.