clockin: Papierloses Auftrags- und Projektmanagement

Mit clockin Arbeitszeiten projektbezogen einfach per Smartphone, Tablet & PC erfassen

Carola Heine: Lieber Jonas, nachdem ich mich auf eurer Website umgeschaut habe, muss ich es fragen: Was hat denn Kanalsanierung mit Zeiterfassung zu tun?

Jonas Tünte: (lacht) Mit Kanalsanierung fing für clockin alles an. Ich kannte Frederik Neuhaus, den CEO von clockin, schon länger über den gemeinsamen Sport. Wir haben auch über Digitalisierungsthemen gesprochen. Ebenfalls beim Handball haben wir dann einen der Sponsoren kennengelernt und von Thomas Bittmann, unserem Ideengeber sozusagen, einiges über die praktischen Probleme erfahren:

Zum Beispiel über die Schwierigkeiten, wenn ein Team von 30 Mitarbeitern bundesweit unterwegs ist und überhaupt nicht klar ist, was sie gerade tun und wie weit die einzelnen Projekte gediehen sind und wo es eventuell Probleme gibt. Wie Thomas ständig herumtelefonieren musste und am Ende der Woche einen Berg Zettel einsammeln musste. Zettel, auf denen Verbrauchsmaterialien nachgehalten wurden, Arbeitsstunden und alles, was anfiel – und die er dann wieder abends in Excel eintippen musste.

Als wir mit ihm ins Gespräch kamen und Thomas uns erzählte, wie er seine Abende mit Excel verbrachte statt mit Familie und Freunden, da war Freddy gerade aus dem Silicon Valley zurück. Es prallten also zwei sehr unterschiedliche Welten aufeinander und Freddy wusste sofort: Das kann man auch anders lösen.

Carola Heine: Es ging dabei aber nicht nur um eine Zeiterfassung.

Jonas Tünte: Nein, denn Zeiterfassung an sich ist ja kein Problem. Aber es gibt noch die ganzen anderen Prozesse, die sehr wichtig sind: Einsatzplanung, die Dokumentation von Aufträgen, das sichere Speichern von Dingen und bei alldem auch immer einen Überblick haben.

Carola Heine: Die anspruchsvollen Abläufe einer Firma für Kanalsanierung: Das war also euer Anfang.

Jonas Tünte: Das stimmt, mit dieser Idee fing alles an: Sie wollten den Kommunikationsaufwand reduzieren und brauchten mehr als eine Zeiterfassung, es gab aber nur Standalone-Lösungen, deren Input man am Ende doch wieder hätte manuell zusammenführen müssen. Die passende App fehlte.

Also haben sich Thomas und Freddy überlegt, dass man die Kanalsanierer und Programmierer an einen Tisch bringen müsste, um eine App mit dem benötigten Mehrwert zu entwickeln. So kam es dann auch.

Carola Heine: Lösungen, die direkt am Problem mit den Anwender:innen gemeinsam entwickelt werden, sind mit Abstand die besten.

Jonas Tünte: Genau. Zuerst wollten wir nur den Kanalsanierern helfen, angefangen mit smarter Zeiterfassung und dem Ende der Zettelwirtschaft. Wir haben die Lösung verfeinert und auf Basis von Feedback weiterentwickelt und schnell war klar: Das ist auch für andere Unternehmen eine sehr nützliche Anwendung.

Carola Heine: Tatsächlich wird clockin von Pflegediensten eingesetzt, von einer Feuerwehrwache und sogar für das Projektmanagement eines Schönheitswettbewerbs, das zeigt bereits die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten.

Jonas Tünte: Genau, wir haben jetzt auch in jeder Branche Sparringspartner, die uns bei der Weiterentwicklung helfen. Spätestens als sich der erste Pflegedienst meldete, da war uns klar: Völlig unterschiedliche Branchen haben alle das gleiche Problem mit dem Dokumentenmanagement, dem manuellen Übertragen wichtiger Daten, dem Zusammenführen mit einer Zeiterfassung … Viele clockin Kunden entstammen der Handwerksbranche,

Carola Heine: Einmal das, und am Ende muss ja auch noch die Abrechnung stattfinden.

Jonas Tünte: Genau.

Carola Heine: Lass uns mal kurz bei der Feuerwehr bleiben, das ist ein sehr spannendes Beispiel. Wie verändern sich bei einer Feuerwache konkret die Abläufe durch euren Einsatz?

Jonas Tünte: Wenn es brennt, wird die Feuerwehr angerufen und der Anruf wird in der Einsatzzentrale angenommen und an die zuständige Feuerwache vor Ort weitergereicht. In vielen Feuerwehren werden die relevanten Infos zum Einsatz heute noch im Ordner zum Einsatzgebiet verwahrt: Wo sind die Hydranten, was muss ich dort beachten, welche Informationen brauche ich, um schnell und effizient zu helfen? Das muss dann jemand aus einem Aktenschrank fischen und fährt dann erst los.

Mit clockin und dem Feature für digitale Projekte können wir das automatisieren und digitalisieren. Wenn jetzt die Nachricht kommt, dass es brennt, ziehen die Feuerwehrleute sich um und bekommen schon im Auto auf dem Tablet die Info, was sie alles brauchen und beachten müssen.

Das ist nicht nur komfortabler, das können bei einem Brand die entscheidenden drei, vier Minuten sein.

„Für die lexoffice Integration bekommen wir sehr positives Feedback“

Carola Heine: Die clockin Anwendung mit lexoffice zu verbinden erfordert nur einen Klick und keine technischen Vorkenntnisse. Mit der Kombination von lexoffice und clockin können Kund:innen Aufträge und Projekte dann ganz komfortabel und einfach dokumentieren – inklusive Fotos, Skizzen, Formularen und Unterschriften. Der gesamte Projektverlauf wird in einer digitalen Projektakte gespeichert, mit einem PDF-Export für die Kunden. Am Ende wird mit lexoffice abgerechnet.

Du hast erzählt, dass Ihr zu der lexoffice Anbindung ein sehr positives Echo von euren Kund:innen bekommt?

Jonas Tünte: Das stimmt, mit dieser Kombination kannst du deine gesamten Aufträge digital abwickeln. Mit clockin kannst du die Einsatzplanung machen, die Dokumentation, die Zeiterfassung.

Am Ende, wenn du alles erfasst hast und abrechnen willst, übernimmt lexoffice die Daten – so hat man nahezu keine Bürokratie mehr, das greift sauber ineinander.

Abrechnung ist nun einmal der entscheidende Punkt am Ende jeden Vorgangs und diese Partnerschaft mit lexoffice ist deshalb total spannend für uns.

Carola Heine: Am Ende geht es für alle darum, einen einfacheren Arbeitstag zu haben.

Jonas Tünte: Die Zettelwirtschaft abschaffen, zunächst einmal. Aber auch effiziente Einsatzplanung, die viele Details berücksichtigt wie Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Wetter und Verkehrsaufkommen. Führungskräfte bekommen aufwandlos eine gute Entscheidungsgrundlage, müssen dafür nicht den ganzen Tag herumtelefonieren und sind immer auf dem Laufenden.

Carola Heine: Was habt Ihr denn als Nächstes vor?

Jonas Tünte: Wir sprechen bei uns immer von drei Prozessen, die dafür zuständig sind, dass mittelständische Unternehmen gelähmt werden. Die Richtung, in die wir denken, die geht tatsächlich dahin, den Firmen mithilfe von künstlicher Intelligenz bessere Daten als Entscheidungsgrundlage bereitszustellen.

Außerdem arbeiten wir am Thema Materialerfassung inkl. automatisierten Bestellprozessen und dem Ausbau des Mitarbeiterbereichs in der App. Lauter Optionen, sich einfacher und besser zu vernetzen und zu informieren und zusammenzuarbeiten.

Wir haben zwar mit Zeiterfassung angefangen, haben aber noch sehr viele Ideen, wie es jetzt weitergehen kann. Letztendlich geht es bei uns immer um die Frage, wie wir die verschiedenen Units/Bereiche von Unternehmen noch effizienter miteinander vernetzen können.

Carola Heine: Haltet uns bitte unbedingt auf dem Laufenden. Vielen Dank für die spannenden Insights und weiter ganz viel Erfolg!

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