Die einen brauchen eine transparente Abrechnung im Projekt und für dich selbst, die anderen lehnen Kontrolle ab: Vor- und Nachteile Zeiterfassung.

Vor- und Nachteile Zeiterfassung – wann macht sie Sinn für Dich?

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Zeiterfassung im Selbstständigen-Arbeitsalltag macht Sinn. Selbst wenn Dein Kunde keinen transparenten Leistungsnachweis wünscht, profitierst Du selbst davon, den Aufwand zu kennen, den Du für einzelne oder wiederkehrende Aufgaben in Projekten erbringst. Sei es, um Deine Zeit besser planen zu können, präzisere Angebote zu erstellen, wiederkehrende Tasks genauer einzuordnen oder Dich weniger zu verschätzen. Trotzdem möchte nicht jede*r Selbstständige so arbeiten: Kreative Prozesse profitieren nicht von Kontrolle, oft im Gegenteil. Vor- und Nachteile Zeiterfassung: Wir haben Sie für Dich beleuchtet.

Vor- und Nachteile Zeiterfassung – was Du bedenken solltest

Einer der großen Vorteile einer professionellen Zeiterfassung ist, dass Du sie nutzen kannst, ohne Software zu installieren oder zusätzliche Prozesse etablieren zu müssen, um davon zu profitieren.
Wenn Du mit lexoffice arbeitest, kannst Du für Abrechnung und Dokumentation Deiner Projekte auf gleich zwei bewährte Partner unserer Buchhaltungslösung zurückgreifen: TimeTrack ist eine intelligente Zeiterfassung und Rechnungsstellung App für unterwegs, die Dir mehr als 70 Einstellungsmöglichkeiten bietet. Mit clockodo wertest Du Deine Arbeitszeiten nach Kunden, Projekten und Aufgaben aus und behältst den Überblick bei Überstunden, Urlaubstagen und Abwesenheiten der Mitarbeiter. Beide lexoffice Partner ermöglichen es Dir, alle Arbeitszeiten schnell, einfach und zuverlässig online zu erfassen.

Zeiterfassung ermöglicht Dir schnell erstellte und transparente Abrechnungen. Statt einfach nur die reine Arbeitszeit festzuhalten, kannst Du (und kann gegebenenfalls Dein Kunde) später detailliert nachsehen, wie viele Minuten oder Stunden für einzelne Fortschritte im Projekt aufgewendet wurden. Diese Art von Kontrolle gefällt nicht jedem: Was, wenn ein Kunde sich einzelne Schritte herauspickt und kritisiert, wie viel Zeit dafür aufgewendet wurde? Eventuell sogar, um den Preis zu drücken? Es kann außerdem lästig sein, immer daran zu denken, das Tracking zu starten, bei jeder Mail, jedem Anruf, jedem Beitrag auf Slack und so weiter, um einen realistischen Überblick zu erhalten.

Dazu kommt, dass das Abarbeiten von Routineaufgaben häufig tagesformabhängig verläuft. Du kennst es selbst, mal ist man langsamer, mal sind die Dinge im Handumdrehen erledigt. Sich kontrolliert zu fühlen, wenn es mal klemmt, fördert selten die Produktivität. Vor allem nicht, wenn Kunden eventuell sogar akribisch nachrechnen, was sie für ihr Geld nach welche Zeit bekommen. Für Kunden ist es ohnehin oft schwer nachvollziehbar, warum genau welcher Aufwand entsteht – wie sollen sie dann Schwankungen verstehen?

Wer sich also bereits beim Gedanken an Arbeitszeiterfassung für Kundenprojekte überwacht fühlt und in der Sorge lebt, den daraus entstehenden Erwartungen von außen nicht gerecht zu werden, sollte vielleicht besser damit beginnen, die Frage „Vor- und Nachteile Zeiterfassung?“ für sich alleine auszutesten. Wie viel Zeit benötige ich täglich für administrative Aufgaben, wie lange dauert es, ein Angebot zu erstellen und wie schnell (dank lexoffice und App) geht Belegbuchung?

Darum lohnt sich die Erfassung und Auswertung von Arbeitszeit

Wenn Du einmal erfahren hast, wie hilfreich die Erfassung produktiver Zeiten ist, um Deinen tatsächlichen Zeitbedarf zu erkennen, wirst Du Deine Vorurteile wahrscheinlich überdenken und auch in Kundenprojekten die Zeiterfassung mitlaufen lassen sowie diesen Vorteil an Deine Auftraggeber kommunizieren. Schließlich geht es nicht um eine kontrollierende Stechuhr an der Bürotür, die Deine Anwesenheitspflicht prüft, sondern um ein wertvolles Projektwerkzeug.

Mit einer Zeiterfassung siehst Du immer zeitnah, ob ein Projekt noch im Rahmen des verhandelten Budgets verläuft und kannst rechtzeitig eine Nachverhandlung anstoßen, wenn der erbrachte Aufwand nicht mehr passt. Zukünftige Kalkulationen werden aufgrund deiner Erfahrungen präziser, Kunden profitieren von transparenten Aufstellungen und Du wiederum hast eine gute Grundlage für weitere Honorarverhandlungen. Nebenbei merkst Du ganz schnell, wo Deine schlimmsten Zeitfresser sitzen.

Damit all das klappt, muss die Zeiterfassung so einfach und intuitiv zu bedienen und auch gleich in die Rechnungssoftware eingebunden sein wie TimeTrack und clockodo, die Du kostenfrei und unverbindlich testen kannst.

Die Vorteile überwiegen die wenigen Nachteile einer Arbeitszeiterfassung bei weitem. Zwar musst Du Dich umstellen und aktiv protokollieren, was Du wann tust. Du verbesserst jedoch mit einer Zeiterfassung die eigene Produktivität, kannst effizientere Methoden entwickeln und Zeitverschwendung vermeiden. Mit den richtigen Tools funktioniert die Zeiterfassung selbst von unterwegs beim mobilen Arbeiten mühelos.

Wenn die Zeiterfassung dann noch in lexoffice integriert ist und Du Arbeitszeiten direkt in eine Rechnung überführen kannst, verfügst Du über ein starkes Werkzeug, mit dem Du bestens organisiert und effizient unterwegs bist.

Über den Autor
Carola Heine
Up to date: Trends, Insider-Wissen und Online Navigation

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