Case Study

Anforderungen

Christoph Stolz ist seit 2017 mit seinem IT-Service selbständig. Er war vorher in der Steuerungstechnik tätig und startete zunächst als IT-Einzelunternehmer durch, mit seinem ehemaligen Arbeitgeber arbeitet er immer noch eng zusammen. Bedingt durch steigendes Auftragsvolumen wurde Christoph schnell klar, dass die Gründung einer GmbH für die Zusammenarbeit mit größeren Kunden sinnvoll war und seitdem ist seine IT-Servive st-sys.net auf Wachstumskurs. 

Christoph Stolz: „Wir machen mit unserem IT-Service alles, was mit der EDV zusammenhängt. Begonnen bei den Clients wie PCs und Notebooks, die ins Netzwerk eingebunden werden und der Betreuung der Software, die darauf läuft – wir haben gute Partner in Form von verschiedenen Software-Häusern, die uns bei der Umsetzung unterstützen. Und die Errichtung und Betreuung von Servern und Netzwerkspeichern – denn Telefonie geht ja heute immer weiter weg von klassischen Anlagen, Kunden möchten solche Anwendungen beispielsweise direkt in Microsoft Teams integriert haben. Die Anforderungen an digitalisierte Geschäftsprozesse steigen also stetig, das passt gut zu unserem Geschäftsmodell.“

Umsetzung

Wir nutzen lexoffice seit 2018 in Kombination mit der clockodo Zeiterfassung, dem Lohn-Modul und und ein paar eigenen automatisierten Vorgängen dank der bereitgestellten API. Wir haben vorher zwei, drei andere Lösungen probiert und bei lexoffice hat damals sofort die automatische Erkennung und Zuordnung der Belege überzeugt. Als die Erweiterung Kundenmanager angeboten wurde, haben wir dann sofort die kostenlose Testphase aktiviert – wenn es etwas Neues gibt, schauen wir uns das natürlich an. So auch den Kundenmanager, der uns sofort überzeugt hat. Wir legen jetzt nicht wahllos alle Daten im Kundenmanager ab, sondern wir packen alles dort hinein, was mit Finanzen und / oder Gewährleistungen zu tun hat – wie die Eingangsbelege, die uns dabei helfen, sofort die Lieferanten zu finden.

“Ich lege Wert auf ein System, das nicht nur für mich alleine gut funktioniert – sondern bei dem ich jederzeit einen Hebel umlegen und es einem Team aus Mitarbeitern zugänglich machen kann.”

Lösung

Auch der Einkauf im IT-Bereich ist inzwischen nicht mehr so übersichtlich, dass man einfach einen Stammlieferanten hat und dort zu festen Preisen alles einkauft, was benötigt wird. Man hat stattdessen wahnsinnige Preisschwankungen bei verschiedenen Lieferanten. Im Gewährleistungsfall müssen wir dann schnell und unkompliziert nachsehen können, wo wir das Gerät bezogen haben, welche Gewährleistung gilt und so weiter. Deshalb machen wir es so, dass wir die Rechnung an den Kunden rausschicken und im Kundenmanager parallel den Einkaufsbeleg dazu anheften. So hat man dann jederzeit im Blick, wo das Gerät gekauft wurde, wann es gekauft wurde.

Ergebnisse

Der positivste Effekt ist tatsächlich die Zeitersparnis: Den Lieferanten nicht heraussuchen zu müssen, bei denen wir das Gerät für einen unserer Kunden bestellt haben, das sind sicher zehn bis fünfzehn Minuten pro Vorgang, die wir dank Kundenmanager sparen. Das kommt zwar nicht so oft vor, weil wir eine ordentliche Hardware-Lösung verkaufen. Aber gerade dann ist es von Vorteil, einfach nachsehen zu können und sich nicht erst wieder gedanklich mit noch einem weiteren Ablagesystem zu befassen. Wir finden den Kundenmanager also zu Dokumentationszwecken eine sehr geschickte und praktische Lösung, weil man diese Dokumente einfach anheften kann.