Flottenmanagement

Das Wichtigste in Kürze

Einen Fuhrpark zu managen, kann sich als große Herausforderung erweisen. Kleine und mittelständische Unternehmen haben oft nicht die Ressourcen, den damit verbundenen Personal- und Verwaltungsaufwand zu stemmen.

Mittlerweile gibt es jedoch digitale Lösungen, mit denen sich Fahrzeugflotten mit geringem Aufwand in Echtzeit überwachen und analysieren lassen.

Was ist Flottenmanagement und warum ist es wichtig?

Das Flotten- bzw. Fuhrparkmanagement umfasst das Verwalten, Steuern, Disponieren, Überwachen und Analysieren von Fahrzeugflotten. Es soll in erster Linie den wirtschaftlichen Einsatz aller Fahrzeuge im Unternehmen gewährleisten und sicherstellen, dass jederzeit die erforderliche Fahrzeuganzahl am richtigen Ort verfügbar ist. Hierfür müssen die Fahrzeuge beschafft, bewegt, gepflegt und bei Bedarf repariert werden. Das ist mit Kosten verbunden. Ein gutes Flottenmanagement sorgt dafür, dass der finanzielle Aufwand möglichst gering ausfällt und alle sich bietenden Einsparpotenziale ausgeschöpft werden.

Welche Aufgaben hat ein professionelles Flottenmanagement?

Eine Fahrzeugflotte effizient zu verwalten, bedeutet einerseits, sie wirtschaftlich zu führen, andererseits aber auch, rechtliche Bestimmungen einzuhalten. Hieraus ergeben sich unter anderem folgende Aufgaben:

• Organisieren und Beschaffen der Fahrzeuge,
• Führen der Fahrzeug-Akten (Fahrzeugbrief, Kauf- und Leasingverträge, Versicherungsunterlagen),
• ggf. Abschluss einer Flottenversicherung für den gesamten Fuhrpark,
• Belegungskalender und Routenplanung für Poolfahrzeuge,
• Wartung und Instandhaltung der Fahrzeuge,
• Führen von Fahrtenbüchern,
• Kontrolle des Tankverhaltens,
• Echtzeitortung von Fahrzeugen,
• Kontrolle der Einhaltung von Sicherheitsregeln (z. B. Ladungssicherung),
• Bearbeiten von Reklamationen, Reparaturen, Unfällen, Strafzetteln,
• Überwachung gesetzlicher Anforderungen (z. B. Führerscheinkontrolle, Einhaltung der Unfallverhütungsvorschriften),
• Verkauf oder Rückgabe von Fahrzeugen,
• Reporting und Kostenkontrolle.

Das von zahlreichen Firmen für die Fuhrparkverwaltung genutzte Excel stößt aufgrund der vielfältigen Aufgaben bei größeren Flotten rasch an seine Grenzen. Einerseits ist der Personalaufwand relativ hoch. Andererseits geht schnell der für die erfolgreiche Verwaltung erforderliche Überblick verloren. Zudem bietet das Tabellenkalkulationsprogramm keine Schnittstellen zu anderer Unternehmenssoftware wie Finanzbuchhaltung oder Personalwesen.

Je mehr Fahrzeuge ein Fuhrpark umfasst, desto eher empfiehlt sich die Nutzung einer Flottenmanagement-Software, die komplexe Prozesse vereinfacht, Transparenz schafft und damit objektive Entscheidungen rund um die Fahrzeugflotte ermöglicht.

Welche Vorteile bietet eine Software für das Flottenmanagement?

Eine ausgereifte Flottenmanagement-Software liefert Ihnen alle relevanten Daten über eine übersichtliche Benutzeroberfläche. Damit können Sie Ihren Fuhrpark auf Knopfdruck analysieren und aussagekräftige Einblicke in Ihre Fahrzeugflotte gewinnen. Diese Informationen helfen Ihnen, die Fahrzeugleistung zu optimieren, Risiken zu managen, Kosten zu sparen und die Effizienz Ihres Fahrzeugbestandes zu steigern.

Die wichtigsten Funktionen des Flottenmanagements im Überblick:

Reduzierter Verwaltungsaufwand

In der digitalen Fahrzeugakte können Sie Kauf- und Leasingverträge sowie Versicherungsunterlagen für jedes Fahrzeug hinterlegen und durchgeführte Wartungsarbeiten protokollieren. Zudem haben Sie die Möglichkeit, Rechnungen und Tankbelege zu speichern, Kosten zu einzelnen Fahrten oder Routen zuzuordnen und Kostenstatistiken zu führen. Ein Buchungstool ermöglicht das Reservieren von Poolfahrzeugen für bestimmte Mitarbeiter. Einige Flottenmanagement-Anbieter haben Vereinbarungen mit Tankstellen geschlossen und in ihre Software digitale Tankkarten zur zentralen Überwachung der Tankvorgänge integriert.

Ortung der Fahrzeugpositionen

Moderne Flottenmanagement-Lösungen sind GPS-gestützt. Damit können Sie jederzeit die exakte Position jedes Fahrzeugs ermitteln und Routen und gefahrene Strecken dokumentieren. Zudem lassen sich Ladevorgänge optimieren, wenn vorab bekannt ist, wann ein Fahrzeug am Verladeort eintrifft. Darüber hinaus kann die Ortungsfunktion zum Diebstahlschutz beitragen, indem sie Fahrzeugbewegungen in vorgesehenen Ruhezeiten registriert.

Effiziente Routenplanung

Über ein in der Flottensoftware enthaltenes Navigationssystem erkennen Sie Verkehrsstörungen frühzeitig. Damit können Sie Stausituationen umfahren und daraus resultierende Verspätungen vermeiden.

Rechtssicheres Führen von Fahrtenbüchern

Ein Fahrtenbuch von Hand zu führen, ist aufwendig. Excel-Tabellen oder Word-Dokumente erkennt das Finanzamt nicht an, da diese nachträgliche Änderungen zulassen würden. Ein in der Flottenmanagement-Software integriertes Fahrtenbuch ermöglicht das zeitsparende Dokumentieren von Fahrten und schafft damit die Grundlage für die optimale Versteuerung Ihrer Flottenfahrzeuge.

Erleichterte Kommunikation

Die Fahrer empfangen Benachrichtigungen von der Zentrale auf einem im Fahrzeug integrierten Gerät. So sind sie stets über neue Aufträge, Zeitplanänderungen und Ähnliches informiert, ohne vom Verkehr abgelenkt zu werden.

Bewertung des Fahrverhaltens

Eine Fuhrparkmanagement-Software kann die Beschleunigung, die Geschwindigkeit und das Bremsverhalten von Flottenfahrzeugen erfassen. Anhand dieser Daten können Sie erkennen, ob Ihre Fahrer sicher und wirtschaftlich unterwegs sind, und bei Bedarf unwirtschaftlichen oder gefährlichen Gewohnheiten entgegenwirken.

Für welche Unternehmen empfiehlt sich Einsatz einer Flottenmanagement-Software?

Von einer digitalen Fuhrparkmanagement-Lösung kann jedes Unternehmen profitieren, das über eine eigene Fahrzeugflotte verfügt. Dazu gehören neben Logistik- und Lieferunternehmen auch:

• Heizungsbauer,
• Sanitärbetriebe,
• Taxibetriebe,
• Autovermietungen,
• Busunternehmen,
• ambulante Pflegedienste etc.

Die Verbesserungspotenziale durch digitale Lösungen erhöhen sich mit steigender Flottengröße und Auftragslast immer weiter. Lohnen kann sich eine solche Software aber schon ab einem Bestand von drei bis vier Fahrzeugen.

Eine Flottenmanagement-Software kann sich auch für Häfen und Reedereien als nützlich erweisen. Zwar managen diese statt Pkw und Lkw Schiffe und Wasserfahrzeuge, die Arbeitsweise ist jedoch letztlich die gleiche wie bei Fahrzeugen an Land.

Welche Flottenmanagement-Software ist die beste?

Bei der Vielzahl der Flottenmanagement-Anbieter die optimale Fuhrparksoftware für das eigene Unternehmen zu finden, ist nicht einfach. Welche Software sich jeweils am besten eignet, hängt von den individuellen Rahmenbedingungen und Anforderungen ab. Folgende Fragen sollten Sie sich vor dem Softwarekauf stellen:

• Wie viele Fahrzeuge umfasst die Flotte?
• Handelt es sich um Firmenwagen und/oder Poolfahrzeuge?
• Wer ist bislang mit der Flottenverwaltung betraut? Ist eine Änderung geplant?
• Wer soll auf das System zugreifen können?
• Ist eine Schulung erforderlich, um das System nutzen zu können?
• Welche Methode zur Firmenwagenversteuerung (Fahrtenbuch oder 1-%-Methode) kommt bereits zur Anwendung oder soll in Zukunft eingesetzt werden?
• Welche Prozesse sollen digitalisiert werden?
• Welche Probleme und Herausforderungen soll das System lösen können?
• Wie viel darf die Flottenmanagement-Software kosten?
• Genügt Ihnen ein telefonischer Support oder benötigen Sie einen Account-Manager vor Ort?

Eine professionelle Flottenmanagement-Software sollte nicht nur eine Vielzahl von Funktionen beinhalten, sondern auch einfach zu bedienen sein. Kostenlose Demoversionen und Testphasen bieten eine gute Möglichkeit, die verschiedenen Systeme kennenzulernen und auf ihre Eignung für das eigene Unternehmen hin zu testen. Achten Sie außerdem darauf, dass sich die Software in Ihre vorhandenen Systeme und Anwendungen integrieren lässt und regelmäßig mit neuen Updates versorgt wird.

Fazit: Flottenmanagement spart Zeit und Kosten

Digitale Flottenmanagement-Systeme haben das Planen, Verwalten, Steuern und Überwachen von Fahrzeugflotten stark vereinfacht. Damit bieten sie zahlreiche Vorteile für Unternehmen mit eigenem Fuhrpark, insbesondere eine hohe Zeit- und Kostenersparnis, eine erhöhte Transparenz und die Möglichkeit einer umfassenden Datenanalyse und Auswertung.