Papierloses Büro

Keine Scheu vor der digitalen Verwaltung

Nicht nur die Digitalisierung in Deutschland sondern auch der Klimawandel ist in vollem Gange. Grund genug, über ein papierloses Büro im Homeoffice und Unternehmen nachzudenken. Doch die komplette Umstellung von Print-Werbung, postalischen Schreiben und Aktenordnern auf Arbeit in der Cloud und mit robuster System-IT macht vielen Selbstständigen Angst. So kann der Umstieg gelingen.

Infografik: So digital ist die deutsche Wirtschaft | Statista

So digital arbeiten deutsche Unternehmen 2022

Wie digital Deutschland wirklich ist, darüber gibt es verschiedene Zahlen und Mutmaßungen. Ein Blick auf die Kommunikations- und Werbepraxis von Kund:Innen und Zulieferer-Firmen zeigt jedoch in den meisten Branchen, dass die Digitalisierung nur langsam voranschreitet. So arbeiten beispielsweise Logistikfirmen immer häufiger mit Apps, die ihren Fahrer:Innen alle wichtigen Informationen zu Fracht, Abholung Lieferwegen bereitstellen und eine digitale Quittierung möglich machen. Der Arbeitsvertrag und alle Lohndaten innerhalb der Logistikfirma liegen meist dennoch in Printform vor. Kund:Innen werden über Print-Kataloge und Flyer über Angebote informiert, Memos als Zettel auf dem Schreibtisch hinterlassen. Warum eigentlich?

Im Jahr 2020 bewerteten rund 40 Prozent der Angestellten ihr Unternehmen als „sehr digital“, so eine Erhebung der Bertelsmann-Stiftung Ende 2019. Sie arbeiteten also in ihrer Abteilung auch mit digitalen Mitteln, schrieben Mails statt Briefen und konnten Kundendaten in der digitalen Verwaltung erfassen. Im Umkehrschluss bedeutet das jedoch auch, dass 60 Prozent der Digitalisierung noch nicht ausreichend vertrauen oder digitale Lösungen nicht für eine langfristige Einrichtung halten. Ein Faktor der zum Misstrauen beiträgt sind undurchsichtige Gesetze zur Aufbewahrung und Nutzung von Datensätzen, aber auch liebgewonnene Gewohnheiten wie das Abheften von Protokollen und Vertragsinformationen. Dass es auch anders geht, zeigen europäische Staaten wie Estland. Hier sind sogar die Ausstellung rein digitaler Ausweispapiere und eine papierlose e-Staatsangehörigkeit möglich.

Was es bedeutet, ein papierloses Büro zu führen

Das papierlose Büro ist eine zukunftsträchtige Alternative zur klassischen Verwaltung, aber es erfordert auch Kompromisse in der eigenen Arbeitsweise. Papierlos ist hier weitestgehend wörtlich zu verstehen. Einige selbstständig arbeitende Unternehmer:Innen verzichten sogar auf kurze Notizen im Analogformat und schaffen auch hierfür digitale Notizblöcke oder Tablet-Apps an. Im digitalen Büro finden Kommunikation, Marketing, Verwaltung, Archivierung, Projektplanung und viele weitere Aufgabenfelder am Mac, PC oder Laptop statt.

Die Daten selbst lagern auf Servern und Festplatten, welche entweder über die Firmen-IT bereitgestellt, eingerichtet und gewartet werden oder in sicheren Rechenzentren rund um die Welt stehen. Die Arbeit in der Cloud ist in der Regel sicherer, als die Daten physisch im Homeoffice zu lagern. Besonders gut schneiden Cloudservices im Vergleich zur Print-Akte ab, die bereits durch eine Tassen heißen Kaffees theoretisch unwiderbringlich zerstört werden kann. Die Serverräume sind echte Hochsicherheitsbunker, zu denen nur wenige Menschen Zutritt erhalten und dank Verschlüsselung behalten Unternehmen auch über den Zugriff auf die Datensätze selbst die Oberhand.

Infografik: Hauptsache, nicht verzetteln | Statista

Papierloses Büro über Nacht – geht das?

Der Wechsel von Print zu digitalen Möglichkeiten, um ein papierloses Büro aufzubauen, geschieht in der Regel nicht über Nacht. Je mehr Mitarbeiter:Innen in die neuen Prozesse eingearbeitet werden müssen, desto umfangreicher fallen Schulungen und Etappen der Implementierung aus. Soloselbstständige dagegen können in kürzester Zeit die notwendige Infrastruktur schaffen.

Voraussetzung für ein papierloses Büro sind Arbeitsrechner und Geräte, die in der jeweiligen Branche allen Ansprüchen gerecht werden. Auch ein moderner Scanner mit Papiereinzug sollte unbedingt zur Einrichtung gehören, denn auch wenn Ihr Unternehmen papierlos arbeitet, können Schreiben von Zulieferern und Partnern Sie weiterhin postalisch erreichen. Soloselbstständige können dazu auch einen der Onlinedienste nutzen, die Post für Sie empfangen, einscannen und nur auf ausdrücklichen Wunsch weiterleiten. Das Scannen alter Dokumente ist eine Aufgabe für spezialisierte Firmen, die unter Einhaltung höchster Sicherheitsstandards Akten automatisiert digitalisieren und fachgerecht vernichten.

Die wichtigste Basis für die digitale Buchhaltung und Verwaltung sind allerdings Softwarelösungen, die beim digitalen Verarbeiten und Archivieren der neuen Datensätze helfen. Dazu gehören neben einer Buchhaltungssoftware wie lexoffice auch Cloud-ERP-Lösungen, die Workflow und Kommunikation steuern. Auch der Umstieg von Printwerbung, beispielsweise in Form von Flyern und Katalogen, auf ein Onlineangebot stellt neue Anforderungen an die Modularität der eigenen Website. Doch es lohnt sich, Ihre Kund:Innen werden die neuen Angebote gern nutzen.

So wird das papierlose Büro zum Verkaufsargument

Firmen, die vom klassischen auf ein papierloses Büro umsteigen, sparen dadurch bares Geld. Nicht nur die Kommunikationskosten verringern sich deutlich. Neben dem Verzicht auf Porto, Briefumschläge, Verpackungen für Kataloge und andere Printprodukte, sowie die Druckkosten selbst, entfallen beispielsweise auch Entsorgungsgebühren. Die meisten Unternehmen unterschätzen, wie hoch die Kosten für Papierabfälle in ihrem Haus tatsächlich sind. Notizen werden für ein Meeting ausgedruckt, entsorgt und müssen dann häufig über einen Datenvernichter geschreddert werden, bevor sie in den Recyclingkreislauf zurückkehren.

Ihre Kund:Innen hingegen sind sich der Auswirkung von Müllmassen auf Umwelt und Klima durchaus bewusst. Für herkömmliche Papierprodukte werden noch immer überall auf der Welt Wälder kurzzeitig angebaut, ohne dass ein Ökosystem entstehen kann. Die Flächen dafür stammen oft aus der illegalen Rodung von Urwäldern. Die wichtige „grüne Lunge“ kann so Schadstoffe nicht mehr aus der Luft filtern, die CO2-Werte steigen und erhitzen den Planeten. Wer 100 Prozent seiner Papierverwendung im Unternehmen streichen und auf digitale Prozesse umsteigen kann, darf das gern auch groß auf Websites, Produktpages und in Pressemitteilungen verkünden.

Neben dem neuen grünen Image für die Firma entlastet ein papierloses Büro stets auch Ihre Kund:Innen. Sie sind es schließlich, die bei jeder Bestellung Print-Broschüren, Kataloge, Lieferscheine und Rechnungen erhalten und privat entsorgen müssen. Während die Umverpackung aus Karton sich leicht zusammenlegen und recyceln lässt, sind Werbematerialien auf glänzendem Papier selbst für den Recycling-Kreislauf verloren. Die Papierflut stört – verschonen Sie Ihre Kund:Innen und verzichten Sie ganz bewusst auf Print.

Ist mein papierloses Büro datenschutzkonform?

Eine Sorge, die Selbstständige und Unternehmen zurecht umtreibt ist die nach der juristischen Bewertung digitaler Angebote. Datenbanken mit Informationen Ihrer Kund:Innen unterliegen ebenso wie die vertrauliche Kommunikation der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Rechnungen und Verträge unterliegen Aufbewahrungsfristen und das Finanzamt kann jederzeit Einsicht in Belege der Buchhaltung fordern. Müssen Sie diese Papiere daher in Originalform aufbewahren? Und wann sind die Anforderungen des Datenschutzes wirklich erfüllt?

Als Unternehmen müssen Sie eine:n Datenschutzbeauftrage:n bestimmen. Diese Person bildet sich regelmäßig zu den gesetzlichen Bestimmungen fort und kann Ihre Mitarbeiter:Innen beraten. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass die Aufbewahrung von Daten in verschlüsselt digitaler Form immer sicherer ist, als Dokumente offen im Büroschrank liegen zu haben. Digital können Rechte konkret vergeben werden, so dass Unbefugte in keiner Weise darauf zugreifen können. Nur wenige Belege müssen heute noch [url=https://www.steuerberater-muenchen.de/digitale-buchhaltung-originalbelege-vernichten-oder-aufbewahren.html]im Original aufbewahrt werden[/url]. In diesem Bereich hat sich rechtlich in den letzten Jahren viel getan.

Am sichersten verfahren Sie Akten immer dann, wenn Sie sie in der verschlüsselten Ordnerstruktur einer Software hinterlegen. Sollten Daten auf eigener Hardware hinterlegt werden, achten Sie darauf, dass die Geräte selbst für Dritte nicht erreichbar gelagert werden, also beispielsweise nach Feierabend eingeschlossen werden.

Fazit: Papierlos lohnt sich auf ganzer Linie

Herauszufinden, wie digitale Prozesse im eigenen Unternehmen aussehen können, ist ein Abenteuer. Wenn jedoch erst einmal alle Softwarelösungen implementiert, Mitarbeiter:Innen eingearbeitet und Kund:Innen informiert sind ist ein papierloses Büro eine schlanke, finanziell entlastende Lösung der Unternehmensführung, die Umwelt und Verbraucher:Innen gleichermaßen zugute kommt.

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