Kurzarbeit beantragen &
Kurzarbeitergeld abrechnen

Checkliste Kurzarbeit: So gehen Sie Schritt für Schritt vor

Resturlaub und Überstunden

Prüfen Sie im ersten Schritt, ob Ihre Mitarbeitenden noch Resturlaub aus dem Jahr 2019 oder Überstunden haben. Diese sind zunächst abzubauen. Bevor Resturlaub und Überstunden nicht verbraucht sind, gibt es für die betreffenden Mitarbeiter kein Kurzarbeitergeld.

Information & Einverständnis der Mitarbeiter*innen

Ist die Entscheidung gefallen, den Betrieb auf Kurzarbeit umzustellen, müssen Sie Ihr Team informieren. Da gerade Kleinunternehmen i.d.R. keinen Betriebsrat haben und deshalb auch nicht auf eine Betriebsvereinbarung zurückgreifen können, benötigen Sie zudem das Einverständnis der Mitarbeiter:innen.

Dafür stellen wir Ihnen hier gerne eine Vorlage zum Download zur Verfügung. Nutzen Sie unser Lohnprogramm, ist diese Einverständniserklärung bereits vorausgefüllt Teil unseres Kurzarbeit-Assistenten!

Kurzarbeit anzeigen / Antrag auf Kurzarbeit stellen

Um Kurzarbeit abzurechnen und das Kurzarbeitergeld erstattet zu bekommen, müssen Sie die Kurzarbeit bei der zuständigen Agentur für Arbeit anzeigen. Die Anzeige muss dort spätestens am letzten Tag des Monats, in dem zum ersten Mal kurzgearbeitet worden ist, dort eingegangen sein. 

Tipp: Wählen Sie den Zeitraum für Kurzarbeit nicht zu knapp, um sich eine nochmalige Neubeantragung zu sparen. Sollten Sie den beantragten Zeitraum nicht ausschöpfen, ist das unproblematisch.

Auch dieser Antrag ist Teil des Kurzarbeit-Assistenten in lexoffice.

Kurzarbeit abrechnen

Sobald Ihnen die Bewilligung der Arbeitsagentur für Kurzarbeit in Ihrem Betrieb vorliegt, können Sie die Lohnabrechnung unter Berücksichtigung der Kurzarbeit erstellen.

Dabei zahlen Sie:

• Lohn oder Gehalt für die anteilig geleistete Arbeitszeit und
• parallel dazu Kurzarbeitergeld anteilig für die Ausfallstunden.

Das Kurzarbeitergeld bekommen Sie dann von der Arbeitsagentur zurückerstattet (siehe Punkt 5: Erstattung).

Die Abrechnung der Kurzarbeit Ausfallstunden geht mit lexoffice Lohn & Gehalt einfach und unkompliziert. Die Berechnung des Kurzarbeitergeldes erfolgt dabei komplett automatisch durch lexoffice! Wie Sie die Kurzarbeit Ausfallstunden mit lexoffice abrechnen, zeigen wir Ihnen weiter unten.

Erstattung beantragen

Im Folgemonat beantragen Sie bei der Agentur für Arbeit die Erstattung des ausgezahlten Kurzarbeitergeldes. Der „Leistungsantrag“ muss dort innerhalb von 3 Monaten nach Ablauf des jeweiligen Abrechnungsmonats eingehen. 

Auch bei dem Antrag auf Erstattung für das Kurzarbeitergeld unterstützt Sie lexoffice mit dem Kurzarbeit-Assistenten. Wir stellen Ihnen den verkürzten Antrag und die notwendigen Dokumente zur Verfügung.

Kurzarbeit-Assistent von lexoffice

Da sich Ihre Sorgen in den Zeiten der Krise sicher nicht nur auf Kurzarbeit beschränken, ist es unser Ziel bei lexoffice, Ihnen mehr als nur die Abrechnung von Kurzarbeit zu ermöglichen.

Wir unterstützen Sie von Anfang an und ersparen Ihnen den Formular-Dschungel. Unser Kurzarbeit-Assistent …

• … unterstützt Sie bei der Prüfung der Voraussetzungen für Kurzarbeit
• … stellt Ihnen das Formular für die Anzeige der Kurzarbeit zur Verfügung
• … führt Sie nach der Bewilligung durch die Lohnabrechnung und
• … erstellt automatisch den Antrag auf Erstattung inkl. aller benötigten Unterlagen.

Und so sieht der Kurzarbeit-Assistent von lexoffice aus:

Kurzarbeit abrechnen mit lexoffice

Dieses kurze Video zeigt Ihnen, wie einfach und unkompliziert die Abrechnung von Kurzarbeit mit lexoffice funktioniert:

Die Abrechnung von Kurzarbeitergeld mit lexoffice ist wie gewohnt sehr einfach. Sie erfassen den Zeitraum, in dem kurzgearbeitet wird, sowie die Höhe des Ausfalls in Prozent (%). lexoffice berechnet automatisch die Höhe des Kurzarbeitergeldes!

Fall 1: Stundenlohnempfänger

In Schritt 2 der Lohnabrechnung von lexoffice Lohn & Gehalt erfassen Sie einmal die Stunden, die der Mitarbeiter im abzurechnenden Monat gearbeitet hat. Daneben erfassen Sie das Entgelt „Kurzarbeit Ausfallstunden“ für diesen Mitarbeiter. Dort geben Sie den Zeitraum für die Kurzarbeit ein und die Höhe des Ausfalls in Prozent.

Fall 2: Gehaltsempfänger

Auch bei einem Gehaltsempfänger fügen Sie das Entgelt „Kurzarbeit-Ausfallstunden“ hinzu, geben dort den Zeitraum für die Kurzarbeit ein und die Höhe des Ausfalls in Prozent. lexoffice berechnet automatisch die Entgeltkürzung aufgrund der erfassten Kurzarbeit-Ausfallstunden.

Krankheit & Feiertage

Bei Krankheit während Kurzarbeit gibt es Kurzarbeitergeld. Das wirkt sich auch auf die U1-Erstattungsanträge aus. Hat die Krankheit zusätzlich vor der Kurzarbeits-Periode der Firma begonnen, dann gibt es anstelle des Kurzarbeitergeldes Krankengeld in Höhe KUG. Hierfür gibt es auch ein neues Dokument, mit dem der Arbeitgeber dieses Krankengeld von der Krankenkasse erstattet bekommt.

Bei Feiertagen während Kurzarbeit gibt es kein Kurzarbeitergeld, sondern Entgeltfortzahlung Feiertag durch den Arbeitgeber – allerdings nur in Höhe des Kurzarbeitergeldes.

Die Berechnung greift nur, wenn die Kurzarbeit beim Mitarbeiter als “durchgängiger Ausfall” mit von-/bis-Datum eingegeben ist (nur dann kann lexoffice erkennen, dass sich die Kurzarbeit mit einer Krankheit oder einem Feiertag überschneidet). 

Erhöhung des Kurzarbeitergeld 

Am 23.4.2020 hat die Große Koalition beschlossen, das Kurzarbeitergeld zu erhöhen – abhängig von der Bezugsdauer: So erhalten Arbeitnehmer in Kurzarbeit ab dem vierten Monat des Bezugs von Kurzarbeitergeld 70 bzw. 77 Prozent und ab dem siebten Monat 80 bzw. 87 Prozent des Lohnausfalls.

lexoffice Lohn & Gehalt berücksichtigt diese Erhöhung automatisch bei der Abrechnung.

Aufstockung Kurzarbeitergeld (Zuschuss des Arbeitgebers)

Ein Arbeitgeber-Zuschuss zum Kurzarbeitergeld ist freiwillig – außer ggf. bei tarifgebundenen Unternehmen.

Mit lexoffice kann bis zum maximal möglichen sozialversicherungsfreien Betrag aufgestockt werden – das sind 80 % des Ausfalls abzüglich Kurzarbeitergeld.

Die Aufstockung ist flexibel mit individuell eingegebenem Prozentsatz möglich. Der Prozentsatz gibt den Anteil des Entgeltausfalls an, bis zu dem zusammen mit dem Kurzarbeitergeld aufgestockt wird.

Webinar „Kurzarbeitergeld beantragen und abrechnen“

Im Webinar „Kurzarbeitergeld beantragen und abrechnen“ klärt Steuerberater Frank Scheele über die formalen und rechtlichen Anforderungen bei der Anzeige, Erfassung und Abrechnung des Kurzarbeitergeldes auf. Schauen Sie sich hier die Aufzeichnung des Webinars an:

FAQ: Kurzarbeit beantragen & Kurzarbeitergeld abrechnen

Welche Voraussetzungen müssen für Kurzarbeit erfüllt sein?

Der Arbeitsausfall muss auf wirtschaftlichen Gründen oder einem unabwendbaren Ereignis beruhen. Der Arbeits- und Entgeltausfall muss zudem erheblich, vorübergehend und unvermeidbar sein. Ausführlich können Sie das in unserem Wissensartikel zu Kurzarbeit nachlesen >>

Höhe des Kurzarbeitergeldes

Die Höhe des Kurzarbeitergeldes beträgt

• 67 % des Verdienstausfalls für Arbeitnehmer mit mindestens einem Kind im Sinne des Steuerrechts (erhöhter Leistungssatz).
• 60 % des Verdienstausfalls für alle anderen Arbeitnehmer (allgemeiner Leistungssatz).

Praxistipp: Die Agentur für Arbeit bietet auch eine Tabelle zur Berechnung des Kurzarbeitergeldes an.

Für wie lange kann Kurzarbeit beantragt werden?

Kurzarbeitergeld kann für höchstens 12 Monate gezahlt werden. Liegen auf dem Arbeitsmarkt besondere Verhältnisse vor, kann das Bundesministerium für Arbeit und Soziales die Bezugsfrist auf bis zu 24 Monate verlängern.

Wie ist das mit der Lohnsteuer und den SV-Abgaben bei Kurzarbeit?

Für das Kurzarbeitergeld fällt keine Lohnsteuer an. Sozialversicherungsbeiträge werden fällig, werden aber aktuell vollständig von der Agentur für Arbeit erstattet.

Bekommen auch Minijobber Kurzarbeitergeld?

Nein. Voraussetzung für Kurzarbeitergeld ist ein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsverhältnis. Welche Möglichkeiten Sie bei der Beschäftigung von Aushilfskräften wie Minijobbern in dieser Krise haben, lesen Sie hier >>

Bekommen kranke Mitarbeiter auch Kurzarbeitergeld?

Arbeitnehmer können auch bei Krankheit Kurzarbeitergeld erhalten, wenn Sie während des Bezugs von Kurzarbeitergeld erkranken. Der Anspruch gilt so lange, wie auch eine reguläre Entgeltfortzahlung bei Krankheit bestehen würde.

Wie rechnen wir Mitarbeiter ab, die schon vor Beginn Kurzarbeit und darüber hinaus arbeitsunfähig sind?

Sofern diese sich noch in Lohnfortzahlung befinden, dann erhalten diese Lohnfortzahlung in Höhe des „Brutto-Istentgeltes“ (wie die anderen betreffenden Mitarbeiter) und die Höhe des Kurzarbeitergeldes, allerdings wird dieses KUG, wenn der Mitarbeiter bereits vor Beginn der Kurzarbeit erkrankt war als sogenanntes KUG-Krankengeld bezeichnet und nicht von der Agentur für Arbeit, sondern von der Krankenkasse erstattet.

Wirkt sich das Kurzarbeitergeld auf die Höhe des Elterngeldes aus?

Aktuell ist eine Gesetzesänderung geplant die folgende Auswirkung hätte: Kurzarbeitergeld und Arbeitslosengeld I wegen Corona reduzieren das Elterngeld nicht und fließen auch bei der späteren Berechnung des Elterngeldes für ein weiteres Kind nicht mit ein. Mehr Informationen dazu auf der Webseite des BMFSFJ >>

Wie wird der Urlaub während der Kurzarbeit bezahlt?

Das Urlaubsentgelt bemisst sich nach dem durchschnittlichen Arbeitsverdienst, dass der Arbeitnehmer in den letzten 13 Wochen vor Beginn des Urlaubs erhalten hat, mit Ausnahme des zusätzlich für Überstunden gezahlten Arbeitsverdienstes (§ 11 Abs. 1 Satz 1 BUrlG). Verdienstkürzungen, die im Berechnungszeitraum infolge von Kurzarbeit eintreten, bleiben für die Berechnung des Urlaubsentgelts außer Betracht (§ 11 Abs. 1 Satz 3 BUrlG).  Arbeitnehmer können also Verdienstausfälle durch Kurzarbeit vermeiden, indem sie Urlaub nehmen.

Kann ich Kurzarbeitergelt auch für leitende Angestellte beantragen?

Ja; für das Kurzarbeitergeld gilt allerdings die Beitragsbemessungsgrenze zur Arbeitslosenversicherung, d. h. im Jahr 2020  6.900 Euro brutto.

Darf ich mit der KUG erst starten, bis wirklich der letzte Mitarbeiter den Resturlaub abgebaut hat?

Nein; jeder Mitarbeiter, der die Voraussetzungen erfüllt, kann in Kurzarbeit gehen, auch wenn andere die Voraussetzungen (noch) nicht erfüllen.

Muss auch der Urlaub für 2020 (teilweise) aufgebraucht worden sein? Müssen Überstunden komplett abgebaut werden?

Nein der Urlaub aus dem Jahr 2020 muss nicht in Anspruch genommen werden. Arbeitszeitkonten sollten grundsätzlich vor der Kurzarbeit abgebaut sein.

Wie ist die Regelung zu KuG und befristet Beschäftigten?

Befristet Beschäftigte sind bei Kurzarbeit wie unbefristete Beschäftigte für den Zeitrahmen der Befristung zu behandeln.

In welcher Form müssen die Arbeitszeitaufzeichnungen für die Ausfallstunden erfolgen, wenn es im Unternehmen aktuell noch keine Zeiterfassung gibt?

Sie müssen angeben können, in welchem Umfang weniger gearbeitet wurde, d.h. hierfür müsste es dann Aufzeichnungen geben.

Leistungsantrag: Muss der Antrag für jeden einzelnen Monat separat eingereicht werden?

Ja; es können natürlich auch mehrere Monate zusammen einegereicht werden unter Berücksichtigung der Frist von 3 Monaten.

Können Arbeitnehmer in der Altersteilzeit-Aktiv-Phase an KUG teilnehmen?

Können, ja; sollte jedoch dringend ausgeschlossen werden, da ansonsten die Halbierung der Arbeitszeit für die gesamte Laufzeit der Altersteilzeit nicht erreicht werden kann.

Wie verhält sich KUG zu Pfändungen?

Kurzarbeitergeld ist unpfändbar, es sei denn der Gläubiger hat in einem Pfändungs- und Überweisungsbeschluss sich dies gesondert eintragen lassen.

Wie ist es wenn der Mitarbeiter durch Kurzarbeit bei seinem Gehalt in den Bereich der Gleitzone kommt? Greift hier die Gleitzone?

Nein.

Gibt es eine zeitliche Grenze für neue Mitarbeiter? Zum Beispiel mind. 3 Monate Betriebszugehörigkeit, um KUG beziehen zu können?

Nein.

Wenn ein Arbeitnehmer nicht bereit ist, die Einverständniserklärung zur Kurzarbeit zu unterzeichnen, welche Möglichkeiten gibt es für den Arbeitgeber bzw. welche Konsequenzen kann das für den Arbeitnehmer haben?

Es muss versucht werden auf arbeitsrechtlichem Weg mit diesem Mitarbeiter eine Lösung zu finden; grundsätzlich gilt es zu vermitteln, dass auf eine Kündigung verzichtet werden möchte und genau aus diesem Grund auf Kurzarbeit umgestellt wird.

Kann ich z.B. wöchentlich die MA durchwechseln die in Kurzarbeit gehen müssen? Bsp: In einer Woche geht MA (A), und in der zweiten Woche kommt MA (A) zurück und es geht MA (B) in Kurzarbeit?

Ja.

Wenn jemand während der Kurzarbeit Urlaub hat aber erkrankt, dann müsste doch die Krankheit den Urlaub ablösen und auch nur noch LFZ in Höhe des gezahlten KUG erfolgen. Der Urlaub müsste dann dem Urlaubskontingent des lfd. Jahres wieder gutgeschrieben werden. Ist das korrekt?

Ja.

Wie sieht das mit bereits beantragtem und genehmigten Urlaub 2020 aus, den der Mitarbeiter z.B. für Mai verschieben möchte, weil er dann wohl nicht seine geplante Reise antreten kann. Für den Arbeitgeber wäre das eigentlich kein Problem. Ist das für KUG ein Problem, obwohl es heißt Urlaub 2020 wird nicht berührt?

Grundsätzlich ist beantragter Urlaub zu nehmen.