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Dokumentationspflicht beim Mindestlohn

Das müssen Sie beachten

Seit 2015 gibt es in Deutschland einen Mindestlohn. Um zu verhindern, dass dieser umgangen wird, besteht für bestimmte Arbeitgeber eine Dokumentationspflicht der Arbeitszeiten. Wer von dieser Pflicht betroffen ist, was sie umfasst und welche Strafen bei Nichtbeachtung drohen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Dokumentationspflicht: Was ist das?

2015 wurde in Deutschland der gesetzliche Mindestlohn eingeführt. Anfänglich lag er bei 8,84 Euro. Seitdem wurde er regelmäßig angehoben. Seit 1. Januar 2020 liegt der Mindestlohn bei 9,35 Euro je Stunde.

Damit sichergestellt ist, dass der Mindestlohn auch wirklich gezahlt wird, besteht für bestimmte Gruppen von Arbeitnehmern bzw. in einigen Branchen sogar für alle Arbeitnehmer die Pflicht, die Arbeitszeiten zu dokumentieren. Diese Aufzeichnungs- bzw. Dokumentationspflicht ist im Mindestlohngesetz (MiLoG) geregelt.

Für wen gilt die Dokumentationspflicht?

Die Dokumentationspflicht gilt zum einen für geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer, sogenannte Minijobber. Zum anderen kommt sie in den Branchen zur Anwendung, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG) aufgeführt sind, da in ihnen eine erhöhte Schwarzarbeitsgefahr besteht.

Dazu zählen folgende Wirtschaftsbereiche:

  • Baugewerbe
  • Fleischwirtschaft
  • Forstwirtschaft
  • Gaststätten und Beherbergungsgewerbe
  • Gebäudereinigung
  • Logistikgewerbe
  • Personalbeförderungsgewerbe
  • Prostitutionsgewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Speditions- und Transportgewerbe
  • Unternehmen im Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen
  • Zeitungszusteller und Beschäftigte bei Paketdiensten

Praxis-Tipp: Falls Zweifel bestehen, ob das Unternehmen bzw. die Beschäftigung einer dieser Branchen zuzurechnen ist, entscheidet die jeweilige Krankenkasse bzw. bei geringfügig Beschäftigten die Minijobzentrale.

Ausnahmen von der Dokumentationspflicht

Ausgenommen von der Dokumentationspflicht sind einerseits Minijobber, die in Privathaushalten beschäftigt sind. Darüber hinaus bestimmt die Mindestlohndokumentationspflicht-Verordnung, dass die Arbeitszeiten von Arbeitnehmern nicht aufgezeichnet werden müssen, wenn sie…

  • enge Familienangehörige des Arbeitgebers sind – also Ehegatten, eigetragene Lebenspartner, Eltern und Kinder.
  • …ein „verstetigtes“ regelmäßiges Monatsgehalt von mehr als 2.985 Euro brutto
  • in den letzten 12 Monaten nachweislich mehr als 2.000 Euro brutto im Monat verdient haben.

Das muss dokumentiert werden

Aufgezeichnet werden müssen folgende Angaben:

  • Beginn der Arbeitszeit
  • Ende der Arbeitszeit
  • Dauer der Arbeitszeit (Pausen sind hierbei herauszurechnen)

In welcher Form (handschriftlich oder maschinell) die Aufzeichnungen vorgenommen werden müssen, bestimmt das Mindestlohngesetz nicht. In der Praxis empfiehlt sich hierfür jedoch oft ein sogenannter Stundenzettel. Eine kostenlose Vorlage erhalten Sie hier.

Eine Unterschrift des Arbeitgebers oder Arbeitnehmers auf dem Stundenzettel ist nicht erforderlich. Allerdings muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass die aufgezeichneten Arbeitszeiten korrekt sind.

Die Dokumentation der Arbeitszeit muss bis spätestens zum Ende des siebten Tages nach der Arbeitsleistung erfolgen. Die dokumentierten Arbeitszeiten müssen vom Arbeitgeber zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Bei einer Kontrolle durch den Zoll muss die Aufzeichnung vorgezeigt werden können.

Diese Strafen drohen bei Verletzung der Dokumentationspflicht

Ein Verstoß gegen die Vorschriften zur Aufzeichnungspflicht kann teuer werden. Wenn die Aufzeichnungen nicht, nicht vollständig, nicht richtig oder nicht rechtzeitig erstellt werden, zählt dies als eine Ordnungswidrigkeit. Das Gleiche gilt, wenn die dokumentierten Arbeitszeiten nicht mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden oder wenn die Unterlagen bei einer Prüfung durch den Zoll nicht vorgezeigt werden können. Hierfür kann gemäß Mindestlohngesetz ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro verhängt werden.