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Zeiterfassung:
Was Unternehmen
über die Arbeitszeiterfassung
wissen müssen

Ob Vollzeit, Teilzeit oder Minijob, die erlaubte Dauer und Lage der Arbeitszeit sind gesetzlich vorgegeben. Viele Arbeitgeber:innen – etwa im Bau- oder Gaststättengewerbe – sind seit langem verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter aufzuzeichnen. Laut einem Urteil zur Zeiterfassung des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 besteht auch für alle anderen Unternehmen die Pflicht, die Arbeitszeiten der Beschäftigten zu erfassen. Wann das erwartete Zeiterfassungsgesetz in Kraft tritt, steht noch nicht fest. Nun gibt es aber einen ersten Entwurf.

Zeiterfassung: Das gibt es zu beachten

Bei der Arbeitszeiterfassung gibt es für Sie als Arbeitgeber bzw. Arbeitgeberin einiges zu beachten. Die Vorschriften beim Arbeitsrecht bestimmen Spielräume und Möglichkeiten, die Sie bereits vor der Implementierung genau kennen sollten.

Was zählt zur Arbeitszeit und was nicht?

Als Arbeitszeit bezeichnet man die Zeit zwischen Beginn und Ende der Arbeit – Arbeitnehmer in Deutschland dürfen nicht mehr als acht Stunden am Tag arbeiten. Die wöchentliche Arbeitszeit ist im Arbeitsvertrag festgelegt oder durch Tarifverträge vorgeschrieben.

Allerdings umfasst sie nicht sämtliche Tätigkeiten, die zum Arbeitsalltag gehören. Nicht als Arbeitszeit gelten beispielsweise:

  • Raucherpausen – Unternehmen können individuell allerdings abweichende Regelungen treffen
  • Freiwillige Fort- und Weiterbildungen

Als Arbeitszeit verbucht werden dagegen Umziehzeiten, angeordnete Fort- und Weiterbildungen, Toilettenpausen sowie Kaffeepausen.

Arbeitszeiterfassung und Betriebsrat

Moderne Arbeitszeiterfassung unterliegt bestimmten rechtlichen Vorgaben. Dazu gehört neben den Datenschutzregeln auch das Mitbestimmungsrecht. Hat Ihr Unternehmen einen Betriebsrat, dürfen Sie moderne Arbeitszeiterfassung nur mit seiner Zustimmung einführen. Der Grund: Mit dieser „technischen Einrichtung“ können Sie auch das Verhalten und die Leistung Ihrer Mitarbeiter kontrollieren.

Ob Sie moderne Arbeitszeiterfassung einführen und welches Produkt entscheiden Sie. Bei der Frage, wie es eingesetzt werden soll, bestimmt der Betriebsrat mit.

Am besten schließen Sie mit dem Betriebsrat eine sogenannte Betriebsvereinbarung zur Zeiterfassung ab. Diese sollte klären:

  • welche Art der Arbeitszeiterfassung geplant ist.
  • welche Daten dokumentiert und ausgewertet werden.
  • zu welchem Zweck das geschieht.
  • wer Zugriff auf welche Daten hat.
  • wie lange die Daten gespeichert werden.

Stellen Sie Ihren Mitarbeitern monatlich einen Ausdruck über die Arbeitszeiten zur Verfügung. So können eventuelle Unstimmigkeiten frühzeitig geklärt werden.

Zeiterfassung und Datenschutz

Sie als Arbeitgeber:in haben verschiedene Aufgaben. So müssen Sie z. B. Überstunden aufzeichnen oder – nach dem Mindestlohngesetz – Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit festhalten. Dennoch ist Arbeitszeiterfassung nicht grenzenlos erlaubt, weil die Arbeitszeiterfassung auch zur Überwachung des Mitarbeiters eingesetzt werden kann. Da Sie personenbezogene Daten erheben und verarbeiten, müssen Sie die Einhaltung der Datenschutzregeln gewährleisten. Große Unternehmen müssen dazu einen sogenannten Datenschutzbeauftragten haben.

Datenschutz setzt Grenzen – das müssen Sie wissen

  • Sie dürfen Ihre Mitarbeiter mit der Zeiterfassung nicht lückenlos überwachen, z. B. ihren jeweiligen Aufenthaltsort per GPS verfolgen. Es sei denn, sie haben ausdrücklich zugestimmt.
  • Zugriff auf die Daten darf nur derjenige haben, der sie für seine Arbeit braucht. Ein Vorgesetzter darf z. B. nur auf die Abwesenheitsdaten der ihm unterstellten Mitarbeiter Zugriff haben.
  • Sie dürfen Abwesenheitszeiten erfassen, aber nicht z. B. die Art der Erkrankung.
  • Die Daten dürfen nicht unbegrenzt gespeichert werden.

Rechtliches: Muss die Arbeitszeit erfasst werden?

Viele Arbeitgeber in Deutschland müssen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter schon lange umfangreich erfassen. Anhand der Daten überprüfen kontrollierende Behörden z. B. die Einhaltung folgender gesetzlicher Vorgaben:

  • die Regelungen zum Mindestlohn
  • die Arbeitszeitvorschriften
  • die Lenk- und Ruhezeiten im Straßenverkehr

Auch Kontrollbehörden können Arbeitszeiterfassung anordnen, z. B. das Gewerbeaufsichtsamt, wenn ein konkreter Verdacht besteht, dass gegen gesetzliche Höchstarbeitszeiten verstoßen wird.

Gerichtsurteil des EUGH zur Arbeitszeiterfassung

Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) entschieden, dass Arbeitgeber die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter vollständig erfassen müssen. Folgendes muss festgehalten werden:

  • die tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden
  • ihre zeitliche Lage
  • die über die gewöhnliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit (Überstundenerfassung)

Im Ergebnis hat der EuGH festgelegt, dass die Mitgliedsstaaten der EU ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung einrichten müssen, mit dem die tägliche Arbeitszeit aller Arbeitnehmer gemessen werden kann.

Gleichzeitig hat der EuGH aber darauf hingewiesen, dass die Mitgliedstaaten bei der Umsetzung dieser Aufgabe einen Gestaltungsspielraum haben, um auf die Besonderheiten und Eigenarten bestimmter Unternehmen – z. B. deren Größe – Rücksicht zu nehmen.

Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022

Nachdem der deutsche Gesetzgeber sich nach dem EuGH-Urteil sehr viel Zeit mit der Umsetzung eines entsprechenden Arbeitszeitgesetzes gelassen hatte, entschied das Bundesarbeitsgericht (BAG) am 13. September 2022, dass in Deutschland eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht. Die Entscheidung erhöhte somit den Druck auf den Gesetzgeber, das Arbeitszeitgesetz mit Blick auf Zeiterfassung zu reformieren.

Die Urteilsbegründung liefert konkretere Vorgaben

Nach fast dreimonatiger Schweigepause hat das BAG die lang erwarteten Gründe seiner Entscheidung vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) zur Arbeitszeiterfassung veröffentlicht. Die Begründung konkretisiert manche Punkte, die im Urteil noch nicht klar waren:

  • Die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeiten gilt definitiv seit dem 13. September 2022.
  • Arbeitgeber müssen das Erfassungssystem nicht nur bereitstellen, sondern auch dafür sorgen, dass die Zeiten eingetragen werden. Wer aber die Zeiterfassung konkret vornimmt (Arbeitgeber oder Arbeitnehmer), bleibt den Betrieben überlassen.
  • Ebenso im Ermessen der Betriebe liegt die Form der Arbeitszeiterfassung. Das BAG gibt keine Vorgabe, ob Arbeitszeiten analog oder digital erfasst werden müssen.
  • Betriebsräte haben kein Initiativrecht, aber ein Mitbestimmungsrecht. Geschäftsführungen müssen den Betriebsrat – sofern vorhanden – also nur bei der Ausgestaltung des Zeiterfassungssystems miteinbeziehen. Der Betriebsrat darf aber kein Zeiterfassungssystem „diktieren“.

Wer mehr zu den Hintergründen des Urteils erfahren möchte, findet hier die Begründung des BAG vom 3. Dezember 2022.

Gesetzentwurf des BAG: Pflicht zur elektronischen Aufzeichnung soll kommen

Mitte April 2023 hat das Bundesarbeitsministerium einen ersten Gesetzentwurf zur Zeiterfassung vorgelegt. Dies sind die wichtigsten Punkte des Entwurfs:

  • Arbeitgeber sollen künftig dazu verpflichtet sein, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Beschäftigten aufzuzeichnen.
  • Die Aufzeichnung kann aber auch durch den Arbeitnehmer selbst oder durch Dritte (z. B. Vorgesetzte) erfolgen. Damit bleibt eine Vertrauensarbeitszeit weiter möglich.
  • Die Aufzeichnung soll direkt am Tag der Arbeitsleistung vorgenommen werden müssen.
  • Die Erfassung der Arbeitszeit soll elektronisch erfolgen. Kleine Betriebe mit bis zu 10 Mitarbeitern sind von dieser Pflicht zur elektronischen Erfassung ausgenommen.
  • Auch durch Tarifvertrag können Ausnahmen vereinbart werden.
  • Die Beschäftigten sollen das Recht haben, über die aufgezeichneten Stunden informiert zu werden und Kopien der erfassten Zeiten zu erhalten.

Der Gesetzentwurf sieht außerdem Übergangsregelungen vor. Zwar müssen Unternehmen ihre Arbeitszeit schon jetzt in irgendeiner Form erfassen. Die Betriebe sind jedoch erst ein Jahr nach Inkrafttreten des neuen Gesetzes dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten elektronisch zu erfassen. Für kleinere Unternehmen gelten hierbei noch großzügigere Übergangsregelungen:

  • Firmen mit weniger als 250 Mitarbeitern haben 2 Jahre Zeit, die Zeiterfassung in elektronischer Form umzusetzen.
  • Betriebe mit weniger als 50 Mitarbeitern haben hierfür sogar 5 Jahre Zeit.
  • Kleine Betriebe mit bis zu 10 Mitarbeitern sind wie oben bereits beschrieben nicht dazu verpflichtet, die Arbeitzeiten elektronisch zu erfassen. Hier reicht z. B. auch eine händische Erfassung per Stundenzettel.

Wichtig: Ob die Vorschläge des Ministeriums am Ende so auch umgesetzt werden, steht derzeit jedoch noch nicht fest. Das Gesetzgebungsverfahren zur Reform des Arbeitszeitgesetzes steht aktuell noch am Anfang. Der Gesetzesentwurf des Arbeitsministeriums geht nun zunächst in die Ressortabstimmung.

Arbeitszeiterfassung im Homeoffice: Wie wirken sich neue Regelungen aus?

Nach dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts wurden bereits Stimmen laut, die befürchten, dass dies das Ende von Homeoffice sein könnte.
Doch die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung sollte nicht mit einer Anwesenheitspflicht der Arbeitnehmer im Büro verwechselt werden. Die Arbeitszeit lässt sich auch erfassen, wenn ein Arbeitnehmer im Homeoffice ist.

Werden Unternehmen bestraft, die noch kein umfassendes Zeiterfassungssystem eingeführt haben?

Da es in Deutschland noch keine gesetzliche Regelung zur Arbeitszeiterfassung gibt, müssen Arbeitgeber derzeit nicht damit rechnen, beispielsweise mit Bußgeldern sanktioniert zu werden, wenn sie bis jetzt auf eine umfassende Arbeitszeiterfassung verzichtet haben. Dennoch handeln Arbeitgeber, die nun keine entsprechenden Dokumentationen führen, aufgrund der Rechtsprechung rechtswidrig und machen sich daher angreifbar.

Es ist damit zu rechnen, dass der Gesetzgeber in absehbarer Zeit nachsteuern wird und mit einer Regelung zur Arbeitszeiterfassung auch mögliche Strafen und Bußgelder bei einem Verstoß gegen die Verpflichtungen festlegen wird. Unternehmen müssen sich deshalb bereits jetzt mit der Thematik befassen.

Derzeitige Regelungen des Arbeitszeitgesetzes zur Zeiterfassung

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) enthält derzeit zwei Vorschriften zur Zeiterfassung:

  • Stunden, die über die an Werktagen erlaubten acht Stunden hinausgehen (Mehrarbeit) sind festzuhalten. Aufzuzeichnen ist auch die Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen.
  • Bei Kraftfahrern ist die gesamte Arbeitszeit, d. h. Beginn, Pausen und Ende, festzuhalten.

Die Aufzeichnungen sind in beiden Fällen mindestens zwei Jahre aufzubewahren und bei Kontrollen vorzulegen.

Die Pflicht zur Zeiterfassung kann sich auch aus folgenden Paragraphen ergeben:

  • Arbeitnehmerentsendegesetz, § 19 AEntG
  • Mindestlohngesetz, § 17 MiLoG

Danach müssen Sie als Arbeitgeber – innerhalb einer bestimmten Frist – Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter aufzeichnen. Betroffen sind vor allem die vom Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz erfassten Branchen, wie beispielsweise:

  • das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • das Handwerk
  • das Baugewerbe
  • die Fleischwirtschaft
  • die Gebäudereinigung

Auch für geringfügig Beschäftigte sind Arbeitszeitnachweise zu führen. Bei der Arbeitnehmerüberlassung können Aufzeichnungspflichten aus mehreren Rechtsquellen bestehen.

Vorteile der Zeiterfassung

Erfassung von Fehlzeiten und Übersicht über Krankheiten, Urlaube und Elternzeiten

Ein modernes Arbeitszeiterfassungssystem unterstützt Sie in vielen Bereichen. Es hilft bei der Personalplanung und liefert Ihnen wichtige Informationen für Ihre Arbeit als Unternehmer. Daten, die Sie bisher mühsam zusammensuchen mussten, stehen mit wenigen Klicks zur Verfügung. So können Sie z. B. Zeiterfassungsdaten zur Produktivität oder zum Verlauf einzelner Projekte direkt am Bildschirm abfragen. Moderne Arbeitszeiterfassung liefert Ihnen automatisch Auswertungen und Statistiken zur Stundenaufzeichnung, die Sie ohne zusätzlichen Aufwand in andere Anwendungen wie z. B. Microsoft® Excel exportieren können.

  • Krankheit mit und ohne Entgeltfortzahlung, Abwesenheit wegen Erkrankung eines Kindes
  • Urlaubsanspruch, Zusatzurlaub, Sonderurlaub, Bildungsurlaub
  • Berufsschultage
  • Elternzeit
  • Dienstreisen
  • Weiterbildung

Absicherung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Die Daten- und Zeiterfassung kann über einen oder mehrere Rechner, stationär oder mobil (online) erfolgen. Moderne Arbeitszeiterfassung macht viele, bisher zeitraubende Verwaltungsaufgaben leichter und schneller. Dazu gehören z. B.:

  • eine automatische Arbeitszeit- und Überstundenberechnung
  • aussagekräftige Arbeitszeitkonten für jeden einzelnen Mitarbeiter
  • die exakte und einfache Fehlzeitenverwaltung
  • eine zügige und transparente Urlaubsplanung und -genehmigung
  • aktuelle Auswertungen zu Urlaubs- und Fehlzeiten

Eine korrekte Erfassung der Arbeitszeit ist sowohl für Sie als Arbeitgeber als auch für Ihre Arbeitnehmer sinnvoll, da sie beide Seiten unkompliziert absichert.

Leichte Personalplanung

Die Eingabe in grafisch übersichtlich aufbereitete „Kalenderblätter“ zeigt Ihnen bereits erfasste Abwesenheiten aller Mitarbeiter – z. B. einer Abteilung oder einer Arbeitsgruppe – in einem bestimmten Zeitraum. Planen Sie die Abarbeitung einzelner Aufträge oder neuer Projekte, sehen Sie auf einen Blick in der Zeiterfassung, welcher der dafür erforderlichen Mitarbeiter an welchen Tagen zur Verfügung steht. Die Hinterlegung von Vertretungsregelungen oder Mindestbesetzungen macht Sie frühzeitig auf eventuelle Engpässe aufmerksam.

Optimierung von Prozessen, Strategie und Planung

Mit moderner Arbeitszeiterfassung ist die Urlaubsplanung und der Abbau von Gleitzeit papierlos, zügig und sicher möglich.

  • Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf sein aktuelles Urlaubskonto.
  • Jeder Mitarbeiter kann seinen Urlaubsantrag über die Zeiterfassung online stellen und versenden.
  • Dem Entscheider stehen über eine Urlaubsgruppenverwaltung, die Regelungen zur Mindestbesetzung und Vertretung berücksichtigt, alle entscheidungsrelevanten Daten zur Verfügung – z.B. bereits feststehende Abwesenheiten der Kollegen des Antragstellers.
  • Der Urlaub wird online genehmigt und damit automatisch im Urlaubsplan vermerkt.
  • Der Genehmigungsvorgang wird nachvollziehbar dokumentiert.

Das optimiert Prozesse, gibt eine gute Übersicht über verfügbares Personal und lässt so eine kurz- sowie langfristige Strategie bei der Projekt- und Personalplanung zu.

Zeiterfassungssysteme für Kleinbetriebe

Auch für kleine Unternehmen ist die Arbeitszeiterfassung kein Grund zur Panik. Dass Arbeitszeiterfassung bei bis zu 20 Mitarbeitern auch in entsprechend geringem Umfang elektronisch machbar ist, zeigen zahlreiche Unternehmen, die schon lange durch andere Vorschriften dazu verpflichtet sind. Moderne auch für kleine Unternehmen gedachte Zeiterfassungssysteme bieten zudem zahlreiche Zusatznutzen, mit der Sie an anderer Stelle viel Zeit sparen können.

Übersicht über Zeiterfassungssysteme

Laut dem Gesetzentwurf des Bundesarbeitsministeriums soll die Erfassung der Arbeitszeit künftig elektronisch erfolgen. Kleine Unternehmen mit bis zu 10 Mitarbeitern können hiervon jedoch abweichen. Auch durch eine Betriebs- oder Dienstvereinbarung auf Basis eines Tarifvertrags kann von der elektronischen Erfassung abgewichen werden.

Je nachdem stehen den Betrieben also weiterhin unterschiedlichsten Systeme zur Auswahl. Hier eine Übersicht:

Stempeluhr vs. Stechuhr

Simple Stech- oder Stempeluhren, die es zu kaufen gibt, sind eine einfache Variante, um die Arbeitszeiten Ihrer Mitarbeiter im Büro oder der Produktion elektronisch und automatisch zu erfassen. Sie dokumentieren die Arbeitszeit und werden per individueller Stempelkarte, die für jeden Mitarbeiter angelegt wird, oder per Fingerabdruck bedient. Es gibt sie in unterschiedlichen Ausführungen von einfacher Stundenerfassung und Stundenabrechnung in Excel bis hin zu Uhren mit Rechenfunktion, die Tages- und Monatsstunden summiert.

Der Nachteil: Der Mitarbeiter muss zur Uhr am Zeiterfassungsterminal kommen. Bei Arbeitsbeginn wird eingestempelt, bei Ende ausgestempelt. Besonders in Zeiten von Homeoffice und flexibler Arbeitszeitgestaltung sind diese Systeme daher weniger interessant für Arbeitgeber, die moderne Arbeitszeiten ermöglichen.

Zeiterfassung bei Mitarbeitern in Papierform

Diese Variante darf laut Gesetzentwurf wohl künftig nur noch von Betrieben bis zu 10 Mitarbeitern und aufgrund einer Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung angewendet werden. Auch diese Unternehmen sollten aber eine elektronische Zeiterfassung in Betracht ziehen. Denn die Zeiterfassung auf Papier kostet viel Zeit. Nichts kann mit einem Klick ausgewertet werden und oftmals nimmt das Zettelchaos seinen Lauf. In großen Unternehmen ist das allein schon wegen des Aufwandes nicht mehr machbar. Außerdem ist der datenschutzrechtliche Aspekt bei Zeiterfassung in Papierform nicht einfach abzuhandeln.

Excel und Co.

Kleine Teams und Selbstständige haben die Möglichkeit, auf eine einfache Projektzeiterfassung und Arbeitszeiterfassung in Excel zurückzugreifen. Verschiedene Stundenzettel-Vorlagen in Excel ermöglichen eine schnelle und effektive Implementierung der Zeiterfassung, die individuell angepasst werden kann. Auch die Berechnung von Urlaubsansprüchen gelingt damit.

Digitale Zeiterfassung mit Zeiterfassungssoftware

Der Markt für moderne und erschwingliche Zeiterfassungssysteme ist auch für kleine Unternehmen groß. Ihre Bedienung kann z. B. über einen Laptop oder per App mit elektronischer Zeiterfassung oder „Stechuhr“ erfolgen. Sie sind leicht zu installieren und zu bedienen. Meist bieten sie neben der eigentlichen Zeiterfassung praktische, zeitsparende Tools und Zusatzfunktionen wie:

  • kundenbezogene Zeiterfassung zur schnellen Rechnungserstellung
  • integrierte Urlaubsplanung, Urlaube und Fehlzeiten können verwaltet werden
  • Schnittstellen zur Lohnabrechnung, z. B. zur Berechnung von Zulagen oder der Lohnfortzahlung
  • zahlreiche, aussagekräftige Auswertungen und Statistiken auf Knopfdruck

Spezielle Projektlösungen bieten auch praktische Auswertungen zum Projektcontrolling und -management, z. B. Daten zu geleisteten Projektstunden, angefallenen Personalkosten und zum aktuellen Restbudget.

Mobile Zeiterfassung in der Cloud

Mit neuen Arbeitsgewohnheiten kommt auch eine moderne Arbeitszeiterfassung immer mehr zum Einsatz: bequem, mobil und per Smartphone oder Laptop bedienbar. Immer mehr digitale Systeme bieten Zeiterfassung in der Cloud an. Die Daten werden zentral in einer App gespeichert.

Wichtig dabei: Die Software sollte dringend eine Synchronisation mit einer Desktop-Version bieten. Sonst gelangen die Daten nicht zentral zur Auswertung.

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mit dem ganz pragmatischen Blickwinkel „Was bedeutet das ganz konkret für mich?“ sowohl zu aktuellen gesetzlichen Änderungen als auch zu den Grundlagen des Arbeitgeberlebens. Keine unverständlichen Gesetzestexte, keine bürokratischen Abhandlungen.

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