lexoffice für Steuerberater

     Mit New Work die
Fachkräfte von morgen gewinnen

Initiative für neue Arbeitsweltkonzepte

Empfohlen von

    Neue Arbeitswelt-Konzepte gegen den Fachkräftemangel

    Der Fachkräftemangel. Nichts wird in nahezu allen Branchen häufiger thematisiert! Bin ich ein attraktiver Arbeitgeber? Wie finde ich Auszubildende? Wie binde ich meine Spitzenkräfte? Und: Wie stelle ich mich ein auf die neuzeitlichen Kundenbedürfnisse?

    Doch damit nicht genug: Arbeitsprozesse verändern sich, die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant nimmt neue Formen an, die digitale Ökonomie treibt auch die Steuerberatungsbranche vor sich her.

      New Work eBook zum Download

      Der Wunsch nach mehr Mitbestimmung, vernetztem Arbeiten und der Vereinbarkeit von Beruf und Familie. Fachkräftemangel, der Wettbewerb um die besten Mitarbeiter, neue Anforderungen von Mandanten und Geschäftspartnern und die stete Entwicklung hin zum digitalen Arbeiten – unsere Berufswelt verändert sich.

      Das eBook „Mit New Work die Fachkräfte von morgen gewinnen“ zeigt konkrete Schritte, wie Sie diese Herausforderungen meistern und auch zukünftig wettbewerbsfähig zu bleiben.

      New Work Experten im Interview

      Neue Arbeitswelt erleben mit lexoffice

      Lernen Sie einen Aspekt von New Work kennen: Die moderne Zusammenarbeit zwischen Steuerberater, Kanzleimitarbeiter und Mandant.

      Melden Sie sich zu einem unserer kostenlosen Webinare an.

      lexoffice und New Work

      Die Steuerberaterbranche befindet sich aufgrund von Digitalisierung, Fachkräftemangel, neuen europäischen Regularien, veränderten Ansprüche von Mandanten in einem nie da gewesenen Wandel. Einen interessanten Rahmen dazu bietet der New Work Ansatz.

      Für die konkrete Umsetzung einiger Facetten von New Work bietet lexoffice eine funktionale Antwort. Denn mit lexoffice können Ihre Mandanten, Ihre Mitarbeiter und Sie selbst ortungebunden arbeiten. Die voranschreitende Automatisierung und künstliche Intelligenz nimmt allen Prozessbeteiligten wertschöpfungslose Arbeitsschritte ab. Sie, Ihre Mitarbeiter und auch Ihre Mandanten können sich somit auf das Wesentliche fokussieren. lexoffice unterstützt Sie somit auf dem Weg zu einer moderen Kanzlei und attraktivem Arbeitgeber.

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      New Work Forum 2018

      Im Mai 2018 veranstalteten wir gemeinsam mit dem Steuerberaterverband Baden-Württemberg das erste New Work Forum für Steuerberater. Die Besucher lernten, wie mit neuen Arbeitswelt-Konzepten dem Fachkräftemangel begegnet werden kann. Zum einen aus der Sicht von außen, im Vortrag der Diplom-Psychologin und Human-Ressources-Expertin Judith Klups, zum anderen aus der Sicht des Insiders Steffen Hort, geschäftsführender Gesellschafter der Steuerkanzlei Maisenbacher Hort + Partner.

      New Work beim Steuerberaterkongress 2018

      New Work verspricht Freiräume für Kreativität und Entfaltung der eigenen Persönlichkeit – und damit die Möglichkeit, etwas wirklich Wichtiges zu tun – also echte „Handlungsfreiheit“. New Work als Antwort auf eine sich verändernde Arbeitswelt kann bei konsequenter Umsetzung auch zu mehr Lebensqualität beim Steuerberater, Mitarbeiter und Mandanten führen. Doch was bedeutet Lebensqualität für Steuerberater und Kanzleimitarbeiter? Das lexoffice Team ist dieser Frage beim Deutschen Steuerberaterkongress 2018 in Berlin nachgegangen. Die Antworten sind so vielfältig wie die Branche: Zeit für die Familie, Reisen, eine gute Work-Life-Balance, zufriedene Mandanten aber auch Selbstverwirklichung und Abenteuer.

      Weitere Termine

      Wir informieren Sie auch weiterhin über New Work und die Einsatzmöglichkeiten in der Kanzlei.

       

      27.06.2018 – Dresden: Weitere Informationen und Anmeldung

      04.07.2018 – Bielefeld: Weitere Informationen und Anmeldung

      05.07.2018 – Münster: Weitere Informationen und Anmeldung

      New Work – Chancen und Möglichkeiten

      Autorin: Daniela Lukaßen-Held
      Die digitale Revolution hat längst begonnen: Wir kaufen online ein, erledigen unsere Bankgeschäfte im Netz, knüpfen Kontakte virtuell und das dicke Branchenbuch hat ausgedient – das Leben spielt sich zu großen Teilen im Netz ab. Und die Digitalisierung nimmt Einfluss auf alle Bereiche unseres Lebens. So verändert sie auch und ganz besonders unser Berufsleben: Wir arbeiten flexibler, schneller, unabhängiger. Damit einher geht eine neue Arbeitswelt, die als New Work bezeichnet wird. Geprägt wurde der Begriff durch den Philosophen Fritjhof Bergmann.
      Doch was genau bedeutet New Work für Sie als Steuerberater? Wie wird sich Ihre Arbeitswelt in den kommenden Jahren verändern?

      Veränderte Prozesse und Arbeitsabläufe
      Der Motor für New Work ist die Digitalisierung. Sie bedingt es, dass der Mensch selbstbestimmter und kreativer arbeiten kann.
      Für Ihren Kanzleialltag ergeben sich im Zuge dessen zahlreiche Möglichkeiten. Der digitale Austausch von Belegen, verbunden mit einer automatischen, computerbasierten Verarbeitung, die Reduzierung manueller Eingaben und damit auch eine Minimierung des Fehlerrisikos sind nur einige der Chancen, welche die digitale Transformation für Sie mit sich bringt.

      In der Folge sparen Sie zum einen Zeit, zum anderen ist eine effizientere Kollaboration mit Ihren Mandanten möglich, sodass Sie Ihr Angebot den veränderten Kundenbedürfnissen anpassen können. Denn insbesondere jene Unternehmen, die selbst digitalisiert arbeiten, schätzen diese Arbeitsweise auch bei Ihnen als Steuerberater und setzen diese voraus. Gefragt sind schnelle Reaktionen, beschleunigte Prozesse, die Reduzierung papierbasierter Unterlagen und ein virtueller Austausch. Kanzleien, die der Digitalisierung kritisch und unaufgeschlossen gegenüberstehen, haben hingegen das Nachsehen.

      Für die Steuerberaterbranche ist die zunehmende Digitalisierung mit veränderten und neuen Prozessen und Arbeitsabläufen sowie mit einer neuen Sichtweise auf Ihr berufliches Handeln verbunden: Prozesse werden beschleunigt und vereinfacht, Aufgaben fallen weg, neue kommen hinzu. Ihr Angebotsportfolio verändert sich. Die Arbeit am Unternehmen ist daher für Sie unerlässlich, damit Sie mit Ihrer Steuerkanzlei zukunftsfähig agieren können.

      1. Arbeitswelt im Wandel – schneller, flexibler, unabhängig

      Arbeit – im antiken Griechenland war diese den Sklaven und Knechten vorbehalten. Aristoteles sah die Arbeit gar als Gegensatz zur Freiheit. Erst Jahrhunderte später wandelte sich das Bild. Arbeit wurde zu etwas Positivem, zu einer Chance, um zu Reichtum und Ansehen zu gelangen. Und bis heute verändern sich die Arbeitswelt und die mit ihr verbundenen Werte und Erwartungen stetig. Die digitale Entwicklung ist prägend für diesen Wandel. Sie stellt Unternehmen wie beispielsweise Steuerkanzleien zudem vor große Herausforderungen: Ortsunabhängiges Arbeiten wird immer wichtiger und durch neue technische Entwicklungen erst möglich. So tragen Cloud-Systeme wie lexoffice dazu bei, dass Daten von überall auf der Welt abrufbar sind. Beschäftigte können aus dem Homeoffice arbeiten oder von unterwegs auf alle relevanten Dokumente zugreifen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Dadurch haben sie die gleichen Möglichkeiten wie an einem Büro-Arbeitsplatz.

      Flexible Zeiteinteilung erwünscht
      Gleichzeitig bewirkt die Digitalisierung, dass das Berufs- und Privatleben mehr und mehr miteinander verschmelzen. New Work steht darum auch für Flexibilität. Mitarbeiter wünschen sich heute eine größere Unabhängigkeit. Wichtig ist in diesem Zusammenhang der Begriff des Work-LifeBlendings: Arbeit wird auch in den Abendstunden und am Wochenende erledigt. Beschäftigte schalten sich aus dem Urlaub per Skype und Co. in Meetings. Korrespondenzen mit Geschäftspartnern und Kunden, die in anderen Zeitzonen leben, finden in der Nacht statt. In einer globalisierten und vernetzen Welt ist das möglich und unerlässlich. Gleichzeitig erwarten Beschäftigte, dass sie sich auch während der Kernarbeitszeiten um private Belange kümmern dürfen. Das Wahrnehmen von Arztterminen, das Abholen der Kinder von der Schule oder der Facebookchat mit Freunden während der Arbeitszeit sind nur einige Beispiele. Mit dem Work-Life-Blending einher geht auch der Wunsch, örtlich und zeitlich unabhängig arbeiten zu können. Unternehmen wie auch Steuerkanzleien müssen sich darum den Herausforderungen von New Work stellen.

      „Das Internet ist wie eine Welle: Entweder man lernt, auf ihr zu schwimmen, oder man geht unter.“
      Dieses Zitat von Microsoft-Gründer Bill Gates lässt sich ohne Weiteres auch auf die Herausforderungen von New Work übertragen: Wer sich den neuen Herausforderungen und Möglichkeiten verschließt, wird es schwer haben, sich zukünftig zu behaupten.

      Fragen Sie sich darum:

      • Wie attraktiv ist meine Steuerkanzlei für potenzielle Mitarbeiter: Besonders jüngere Menschen, die zur Generation Y gehören, legen Wert auf andere Aspekte im Arbeitsleben als die Generationen vor ihr. Flexibilität statt Dienstwagen, eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf statt finanzieller Zusatzleistungen, Unabhängigkeit statt starrer Hierarchien.
      • Welche Arbeiten kosten besonders viel Zeit: Gerade administrative Aufgaben nehmen im Alltag des Steuerberaters einen großen Raum ein. Aktenordner von Mandanten müssen gesichtet, Zahlen manuell in Systeme eingetragen werden. Überlegen Sie, welche Tätigkeiten besonders aufwendig, aber ersetzbar wären, wenn Sie beispielsweise die entsprechenden digitalen Tools zur Verfügung hätten.
      • Für welche Tätigkeiten hätte ich gerne mehr Zeit: Aufgrund vieler simpler, aber aufwendiger Arbeiten, kommen andere Aufgaben häufig zu kurz. Etwa die Beratung.
      • Wie möchte ich meine Steuerkanzlei in den nächsten fünf bis zehn Jahren ausrichten: Eine Vereinfachung der Arbeiten bei gleichzeitiger Verbesserung der Qualität, eine Reduzierung des administrativen Aufwands, die Senkung von Kosten – auf dem Weg hin zur Steuerkanzlei
        4.0 können Sie zahlreiche Möglichkeiten für sich nutzen und Ihr Unternehmen sicher für die Zukunft machen.

      1.1 Der Steuerberaterberuf in Zeiten von New Work

      Digitalisierung bedeutet Wandel. Wissenschaftler wie auch Ökonomen befassen sich darum immer wieder mit der Frage, welchen Einfluss die Digitalisierung auf die Berufe von heute haben wird.
      Fakt ist: Die Arbeitswelt ist schon seit Menschengedenken ein dynamisches Konstrukt – Stellen fallen weg, neue Jobs werden erschaffen, Berufsfelder wandeln sich. Der Laternenwächter etwa wurde spätestens überflüssig, als es möglich war, Gaslaternen mittels einer zentralen Zündung zu beleuchten.

      Schneller, dynamischer, herausfordernd
      Der Wegfall von Stellen ist darum kein Phänomen der Digitalisierung. Allerdings ist unsere Welt schneller geworden. Was gestern noch galt, ist morgen vielleicht schon Vergangenheit. Das betrifft auch die Berufswelt.

      Im Jahr 2013 sorgte eine Oxford-Studie für Aufregung, die zu dem Ergebnis kam, dass in den kommenden 20 Jahren annähernd die Hälfte aller heutigen Berufe vom Aussterben bedroht sei. Insgesamt 47 Prozent. Basierend auf den Ergebnissen dieser Studie hat die Süddeutsche Zeitung ein Portal eingerichtet, das Ihnen in wenigen Sekunden sagt, wie gefährdet auch Ihr Beruf ist. Gibt man dort den Begriff „Steuerberater“ ein, ist das Ergebnis unmissverständlich. Die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Beruf zukünftig durch einen Computer ersetzt wird, wird dort mit 99 Prozent angegeben. (http://gfx.sueddeutsche.de/pages/automatisierung/)
      Zurück zur Oxford-Studie aus dem Jahr 2013. Bei dieser bezogen sich die Wissenschaftler alleine auf den US-Arbeitsmarkt, sodass sich die Ergebnisse nicht eins zu eins auf den deutschen Markt übertragen lassen. 2016 stellte das Zentrum für Europäische Wirtschaftsforschung (ZEW) Ergebnisse zum Automatisierungsrisiko von Arbeitsplätzen in 21 OECD-Ländern vor. Und diese sahen deutlich anders und weniger apokalyptisch aus. Die Wissenschaftler sprachen davon, dass neun Prozent der Stellen in den nächsten 20 Jahren wegfallen würden. Eine geringere Zahl als jene, welche die OxfordStudie in die Diskussion brachte, aber dennoch eine, die einen Handlungsbedarf mit sich bringt. Dass sich Berufsfelder den sich wandelnden Gegebenheiten anpassen müssen, um den Herausforderungen und Anforderungen der Zukunft gewachsen zu sein, ist darum kein Geheimnis. Und das gilt auch für Ihren Beruf, den des Steuerberaters. Denn auch dort ist ein Wandel unaufhaltsam: Schon heute lassen sich viele Prozesse automatisieren. So fallen Routineaufgaben mithilfe digitaler Lösungen wie lexoffice weg und ermöglichen Ihnen die Einführung kreativer Lösungen in der Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten. Gerade die Automatisierung von Prozessen ist ein Punkt, der in den kommenden Jahren sicherlich an Bedeutung gewinnen wird. Und das bleibt nicht ohne Folgen. Wie in anderen Berufen gilt es daher auch im Beruf des Steuerberaters, das eigene Tätigkeitsfeld an die neuen Bedürfnisse und Umstände anzupassen.

      Während sich viele Vorgänge etwa in der Abwicklung von Buchhaltungsprozessen leicht automatisieren lassen, sollte das Augenmerk darum vorrangig auf die Beratung gelegt werden. Durch die Digitalisierung können Sie aktiv neue Geschäftsfelder für Ihren Kanzleialltag erschließen. Während gerade die Buchführung im Zuge der Digitalisierung mehr und mehr wegfallen wird, können Sie sich also darauf konzentrieren, Ihre Mandanten etwa hinsichtlich einer individuellen Unternehmensstrategie zu beraten. Auch in den Fragen, wie das Unternehmen des einzelnen Mandanten ein besseres Wachstum erfährt, welche Investitionen lohnenswert sind und in vielen Punkten mehr können Sie Ihren Mandanten durch die gewonnene Zeit im Zuge des Wegfalls von Routinearbeiten weiterhelfen. Sie werden so zu einem unverzichtbaren Partner, wenn es um die umfassende, übergreifende und transparente Beratung geht.

      1.2 So begegnen Sie dem Fachkräftemangel

      Der sogenannte „War for Talents“, der Wettbewerb um qualifizierte Beschäftigte macht auch vor der Steuerberaterbranche nicht Halt. Eine Befragung der ManpowerGroup aus dem Jahr 2015 kam zu dem Ergebnis, dass 38 Prozent aller Unternehmen weltweit Probleme bei Stellenbesetzungen haben. Im Gegensatz zum Vorjahr ist der globale Wert um zwei Prozent gestiegen. Für Deutschland nannten 46 Prozent der Unternehmen Probleme bei der Besetzung offener Stellen. Im Gegensatz zu 2014 ist der Wert hierzulande um sechs Prozent gestiegen. Infolge des Fachkräftemangels musste jedes zweite der befragten Unternehmen in Deutschland bereits Aufträge ablehnen.

      Auch bei den Steuerberatern ist der Fachkräftemangel spürbar: Laut STAX-Umfrage 2015 hatten 13,4 Prozent der befragten Kanzleien freie Stellen und 21,4 Prozent standen vor der Herausforderung, geeignete Auszubildende zu finden. Die Ursachen für die Nachwuchsprobleme – sei es im Steuerberaterberuf oder in gänzlich anderen Branchen – sind in unterschiedlichen Bereichen zu finden. Längst schon ist es nicht mehr möglich, viel umworbene Experten alleine mit der Aussicht auf ein überdurchschnittliches Einkommen oder einen Dienstwagen für sich zu begeistern. Arbeitgeber müssen heute viele Voraussetzungen erfüllen, um für Bewerberinnen und Bewerber attraktiv zu sein. Denn Beschäftigte von heute legen Wert auf andere Aspekte als noch vor einigen Jahren:

      • Work-Life-Blending: Privat- und Berufsleben müssen sich sprichwörtlich „unter einen Hut” bringen lassen. Zukünftig werden beide Bereiche immer mehr miteinander verschmelzen. Dies macht es essenziell, dass beidem genug Raum gegeben wird und klassische nine-to-fiveArbeitstage bald der Vergangenheit angehören.
      • Flexibilität: Vorgegebene Arbeitszeiten verlieren an Attraktivität. Beschäftigte möchten selbst entscheiden, wann und wo sie arbeiten.
      • Gute Arbeitsatmosphäre: Beschäftigten von heute ist die Atmosphäre wichtig. Starre Strukturen, Einzelkämpfer-Mentalitäten, Druck und dominante Vorgesetzte passen nicht mehr ins Bild vieler Arbeitnehmer.
      • Autonomes Arbeiten: Mitarbeiter möchten selbstbestimmt arbeiten, ohne sich ständig rechtfertigen zu müssen.
      • Flache Hierarchien: Ein alles bestimmender Vorgesetzter ist heute nicht mehr gut angesehen. Stattdessen überzeugen flache Hierarchien, bei denen Teamarbeit, Unabhängigkeit und Vertrauen eine wichtige Rolle spielen.
      • Mitbestimmungsmöglichkeiten: Beschäftigte wollen ein Mitspracherecht haben. Sie möchten die Entscheidung eines Vorgesetzten nicht nur abnicken, sondern gehört und in Prozesse eingebunden werden.

      Diese Werte schätzen besonders junge Menschen: potenzielle Nachwuchskräfte, die zur sogenannten Generation Y gehören. Besonders diese Gruppe der Millenials, der „Jahrtausender“, die zwischen 1980 und 2000 geboren wurden, misst den Freiheiten, die New Work mit sich bringt, eine große Bedeutung zu. Denn sie ermöglicht eine bessere Vereinbarkeit von Familie und Beruf und bedeutet ein hohes Maß an Unabhängigkeit. Besonders jüngere Arbeitnehmer unter 35 sehen die Digitalisierung als Chance. Zu diesem Ergebnis kam eine Online-Umfrage der Markenberatung Prophet.

      Junge Menschen verlangen nach einer neuen Arbeitswelt, neuen Werten und Modellen. Ihre Ansprüche haben einen starken Einfluss auf die Unternehmen von heute. Denn sie erwarten von ihren Arbeitgebern ein Umdenken, ansonsten suchen sie sich einen anderen Job. Für Unternehmen wie auch Ihre Steuerkanzlei bedeutet dies: Stellen Sie sich auf die Bedürfnisse der Generation Y ein. Denn insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels ist es bedeutsam, dass Sie für sich als Unternehmen werben. Sie müssen heute also verschiedene Voraussetzungen erfüllen, um gute Mitarbeiter zu finden:

      • Die Steigerung der Attraktivität als Arbeitgeber: Da es für Ihre Steuerkanzlei nicht einfach ist, in Zeiten des Fachkräftemangels gut qualifizierte Beschäftigte für Ihr Unternehmen zu begeistern und im Recruiting die Nase vorne zu haben, ist die Herausbildung einer positiven Arbeitgebermarke für Sie unerlässlich. Die sogenannte Employer Brand hilft Ihnen bei der Positionierung als attraktiver Arbeitgeber.
      • Mitarbeiter binden und von ihnen profitieren: Eine positive Arbeitgebermarke hilft Ihnen dabei, Mitarbeiter an Ihre Steuerkanzlei zu binden. Schaffen Sie die Voraussetzungen, damit sich Ihre Beschäftigten bei Ihnen wohl und anerkannt fühlen und sie stolz darauf sind, für Sie tätig zu sein. Um die Generation Y als Mitarbeiter zu gewinnen, ist es wichtig, dass Sie auch Ihre Recruiting-Wege überdenken und gegebenenfalls anpassen.

      Ein wichtiger Kanal, den Sie für Ihr Recruiting nutzen sollten, sind soziale Medien, allen voran Facebook. Alleine in Deutschland hatte Facebook im Herbst 2017 31 Millionen aktive Nutzer. Auch Xing verzeichnet in der DACH-Region rund 13 Millionen Mitglieder, bei LinkedIn sind es im deutschsprachigen Raum etwa zehn Millionen Mitglieder. Weiten Sie Ihre Recruiting-Bemühungen daher auch in diese Richtungen aus und konzentrieren Sie sich nicht ausschließlich auf Zeitungsanzeigen und andere etablierte, aber teils überholte Möglichkeiten. Laut dem Bericht „Digital Future in Focus“ von comScore sind auf Facebook 22 Prozent der Nutzer zwischen 25 und 34 Jahre alt. 19 Prozent 35 bis 44 Jahre. Ähnlich sieht es bei LinkedIn mit 21 und 22 Prozent aus. Für Sie lohnt sich das Recruiting über diese Portale also. Denn genau dort treffen Sie auf Ihre Zielgruppe.

      Um über Facebook potenzielle Mitarbeiter zu erreichen, ist es wichtig, dass Sie dort zunächst eine Unternehmensseite einrichten und diese mit interessantem Content füllen. Wenn Sie aktiv Postings veröffentlichen, mit denen Sie nach Beschäftigten suchen, spielt der sogenannte Call-to-Action eine wichtige Rolle. Bitten Sie Ihre Follower, den Post zu teilen, damit die Reichweite größer wird. In erster Linie gilt es für Sie, eingefahrene Wege zu verlassen und neue auszuprobieren.

      1.3 Der Arbeitsplatz der Zukunft

      Aufgrund digitaler Möglichkeiten wird eine andere Flächengestaltung in Ihrer Kanzlei möglich. So gewinnen Sie beispielsweise zusätzlichen Platz durch den Wegfall vorher nötiger Lagerflächen für dicke Aktenordner. Ein kleineres – und damit günstigeres Büro – ist nur einer der Vorteile der digitalen Steuerkanzlei.
      Eine weitere Möglichkeit ist die flexible Arbeitsplatzgestaltung. In vielen Unternehmen gehören feste Arbeitsplätze heute bereits der Vergangenheit an. Stattdessen sind innovative Modelle wie etwa das „Shared Desk“-System oder der „Open Space“ auf dem Vormarsch. Das Prinzip: Jeder Beschäftigte entscheidet sich täglich neu für einen Platz und setzt sich dort hin, wo er möchte. Das hat den Vorteil, dass – gerade in größeren Unternehmen – eine ganz andere Form des Austauschs und damit der Teamarbeit möglich wird.

      Ansprechende Gestaltung für mehr Motivation
      Sicherlich lassen sich aufwendige räumliche Veränderungen für Ihre Kanzlei nicht immer umsetzen. Doch da Privat- und Berufsleben immer mehr miteinander verschmelzen und Beschäftigte viel Wert auf eine freundliche Arbeitsatmosphäre legen, lohnen sich Investitionen in die eigenen Kanzleiräume auch für Sie als Steuerberater.

      Ob Sie dabei so weit gehen wie beispielsweise Google, das seinen Beschäftigten einen „Games Room“ – einen „Spiele-Raum“ eingerichtet, in dem sich die Beschäftigten an Kickertischen oder Tischtennisplatten entspannen können, sei dahingestellt. Fest steht allerdings: Eine moderne, ambitionierte Steuerkanzlei kann mit der Raum- und Arbeitsplatzkonzeption bei den Beschäftigten und potenziellen Mitarbeitern punkten.

      2. Auftragsabwicklung

      Mussten Sie vor einigen Jahren noch mühsam Aktenordner für Aktenordner sichten und die Daten von Hand in dafür vorgesehene Systeme eintragen, finden Sie heute Tools wie lexoffice, die Ihnen die Arbeit erleichtern und die Ihnen Raum für andere Tätigkeiten bieten.
      Durch den Einsatz digitaler Tools, etwa in der Buchhaltung, genügt ein Laptop zum Arbeiten. Anders als noch vor einigen Jahren ist es dadurch nicht mehr nötig, schwere Aktenordner von A nach B zu transportieren. Stattdessen können notwendige Zahlen und Informationen über eine Cloud eingesehen und für die Auftragsbearbeitung genutzt werden.

      Arbeiten in der Cloud für bessere Zusammenarbeit mit Mandanten
      Ein weiterer Trend, der sich im Zuge der Digitalisierung mehr und mehr herauskristallisiert, ist die papierlose Kanzlei. Mit den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD – hat das Bundesfinanzministerium (BMF) bereits im November 2014 einen Startschuss in Richtung papierlose Buchhaltung gegeben. Entsprechende digitale Lösungen machen die Umsetzung einfacher und erleichtern Ihnen als Steuerberater, aber auch Ihren Mandanten, die Arbeit. Gleichzeitig ermöglicht die Arbeit in der Cloud einen besseren Austausch zwischen beiden Seiten. Für Sie wird damit zudem die komplizierte lokale Installation branchenspezifischer Software überflüssig, da die Abwicklung in der Cloud stattfindet.

      Ein weiterer wichtiger Vorteil, den die Digitalisierung für Ihre Auftragsabwicklung mit sich bringt, ist die Möglichkeit der virtuellen Kommunikation. Die Standortnähe verliert an Relevanz – es spielt keine Rolle mehr, wo Ihre Mandanten oder Sie als Steuerberater niedergelassen sind. Auch hinsichtlich Ihrer Beschäftigten ist das ein Vorteil. So kann es für Sie eine Option sein, Mitarbeiter zu beschäftigten, die weiter weg leben und an die Sie Aufgaben auslagern.
      Zudem gelingt Ihnen eine bessere Bindung von Mandanten. Denn aufgrund des Wegfallens zeitaufwendiger administrativer Tätigkeiten haben Sie bessere Beratungsmöglichkeiten. Sie können Ihre Mandanten individuell begleiten und mit ihnen Strategien entwickeln. So machen Sie sich langfristig unentbehrlich. Um die Chancen, welche die Digitalisierung Ihnen bietet, sinnvoll zu nutzen, sollten Sie mit Bedacht vorgehen:

      • Führen Sie entsprechende digitale Lösungen ein, die Ihnen schon heute dabei helfen, Prozesse zu vereinfachen: Stellen Sie dazu Ihr Kanzleirechnungswesen um.
      • Binden Sie Ihre Beschäftigten ein: Im Alleingang lässt sich eine Umstrukturierung nur schwer erreichen. Sorgen Sie daher dafür, dass alle an einem Strang ziehen und unterstützen Sie Ihre Beschäftigten, indem Sie Weiterbildungen anbieten, um sie in Sachen Digitalisierung fit zu machen.
      • Klären Sie neue interne Zuständigkeiten: Durch die Einführung digitaler Tools fallen zukünftig bestimmte Arbeiten weg. Überlegen Sie, welche Aufgaben Ihre Beschäftigten stattdessen übernehmen können und wie Sie die gewonnene Zeit sinnvoll nutzen.
      • Gehen Sie aktiv auf Ihre Mandanten zu: Um effizient mithilfe digitaler Tools arbeiten zu können, ist es notwendig, dass auch Ihre Mandanten diesen Lösungen – etwa CloudLösungen – offen gegenüberstehen und diese selbst für ihre Buchhaltung nutzen. Erarbeiten Sie daher eine Strategie, um auf Ihre Mandanten zuzugehen und sie zu überzeugen. So schaffen Sie eine Situation, von der beide Seiten profitieren.
      • Nutzen Sie den Strukturwandel in Ihrer Kanzlei zu Marketingzwecken: Denn eine moderne Steuerkanzlei hat es leichter, Nachwuchskräfte zu gewinnen und sich auch hinsichtlich der Mandantenakquise gegen die Konkurrenz durchzusetzen.

      3. Mehr Lebensqualität durch Flexibilität

      Als Steuerberater verbringen Sie viel Zeit am Schreibtisch. Ihre Arbeitszeit müssen Sie häufig in die Abendstunden und auf das Wochenende ausdehnen, um Ihr Pensum zu schaffen. Nicht immer gelingt es daher optimal, Privatleben und Beruf in Einklang zu bringen.
      Dabei bewerten Arbeitnehmer besonders jene Unternehmen als attraktiv, die eben diese Möglichkeit bieten. 2010 führte das Marktforschungsinstitut „Gesellschaft für Konsumforschung Nürnberg“, kurz GfK Nürnberg, im Auftrag des Bundesministeriums für Familie eine entsprechende Studie durch. Im Rahmen dieser wurden Beschäftigte bezüglich des Themas „Familienfreundlichkeit – Erfolgsfaktor für Arbeitgeberattraktivität“ befragt. Das Institut fand heraus, dass 90 Prozent der Mitarbeitenden – Eltern im Alter zwischen 25 und 39 Jahren – das Thema Familienfreundlichkeit bei der Wahl des Arbeitgebers als ebenso wichtig bewerteten wie die Höhe des Gehaltes.

      Für Steuerkanzleien kann Familienfreundlichkeit darum zu einem deutlichen Wettbewerbsvorteil werden, wenn es um die Rekrutierung geeigneter und qualifizierter Beschäftigter geht. Insbesondere vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels darf die Vereinbarkeit von Familie und Beruf also nicht unterschätzt werden. Die Digitalisierung ermöglicht nicht nur die Arbeit im Homeoffice, sie bringt auch eine große zeitliche und örtliche Unabhängigkeit mit sich. So können beispielsweise junge Eltern zeitlich flexibel dann arbeiten, wenn die Kinder in der Schule oder im Kindergarten betreut werden oder Arbeiten in den Abendstunden fortsetzen, wenn der Nachwuchs bereits im Bett ist.

      Profitieren von digitalen Tools
      Möchten Sie als Inhaber einer Steuerkanzlei in Elternzeit gehen, ermöglichen es Ihnen digitale Tools wie lexoffice dennoch auf dem aktuellen Stand zu bleiben, etwa, was die Entwicklung Ihrer wichtigsten Mandanten betrifft. Auf diese Weise können Sie mit ihnen im Austausch bleiben und nach Ihrer Elternzeit lückenlos an Ihre vorherigen Tätigkeiten anknüpfen.

      Auch die Pflege Angehöriger – ein Thema, das durch steigende Lebenserwartungen – immer bedeutsamer wird – wird durch flexible Arbeitszeiten infolge digitaler Arbeitsumgebungen möglich.

      Geht es um das Thema Lebensqualität, dürfen jedoch auch gesundheitliche Aspekte in Bezug auf den Beschäftigten nicht außer Acht gelassen werden. Insbesondere psychische Erkrankungen infolge beruflicher Überlastung mehren sich. Dass Erwerbstätige heute einem besonderen Druck ausgesetzt sind und dass sie nicht selten infolge dessen erkranken, zeigen unterschiedliche Quellen. Der Stressreport der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin, der alle sechs Jahre von der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin herausgegeben wird, kam 2012 zu dem Ergebnis: 52 Prozent der Beschäftigten sind von Leistungsdruck im Beruf betroffen. Und der Fehlzeiten-Report 2017, den das wissenschaftliche Institut der AOK (WIdO) in Zusammenarbeit mit der Universität Bielefeld und der Beuth Hochschule für Technik in Berlin erstellt hat, kam zu dem Ergebnis: Die Fehlzeiten von Arbeitnehmern infolge psychischer Erkrankungen sind in den vergangenen zehn Jahren um knapp 80 Prozent angestiegen. Zudem seien elf Prozent aller Fehltage auf psychische Erkrankungen zurückzuführen.
      Eine Verbesserung der Arbeitsbedingen ist daher häufig notwendig. Helfen können flexible Modelle, die es den Beschäftigten ermöglichen, selbstbestimmter und bedürfnisorientiert zu arbeiten und die einen Ausgleich zwischen Beruf und Freizeit tatsächlich möglich machen.
      Doch auch jenseits von Work-Life-Blending und gesundheitlichen Aspekten trägt die Digitalisierung zur Verbesserung der Lebensqualität für Sie als Steuerberater bei – wenn Sie sie richtig nutzen. Durch eine qualitativere Mandantenberatung erreichen Sie einerseits eine höhere Zufriedenheit. Auf der anderen Seite bringen automatisierte Prozesse eine Senkung der Kosten für Sie mit sich.