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Angebote und Rechnungen schreiben

Mandanten-Funktionen rund um die Faktura

Angebote und Rechnungen schreiben mit der Funktionsvielfalt von lexoffice

Mit lexoffice erstellen Ihre Mandanten gesetzeskonforme Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Auftragsbestätigungen und Rechnungskorrekturen. Die selbsterklärende Eingabemaske führt Schritt für Schritt durch die Belegerstellung.
lexoffice begleitet Ihre Mandanten vom Prozess der Angebotserstellung bis zum Zahlungseingang mit vielen automatischen Unterstützungsfunktionalitäten: So wird mit einem Mausklick aus einem Angebot eine Rechnung – und im Zweifel auch eine Mahnung. Jeder Ausgangsbeleg kann direkt aus lexoffice per E-Mail versendet werden oder offline per Post.
Und das wichtigste: lexoffice ist GoBD testiert. Ihre Mandanten erfüllen somit die Anforderungen der GoBD beim Angebote und Rechnungen schreiben ganz automatisch. Ideal vor allem für Kleinunternehmer, die heute noch mit herkömmlichen Textverarbeitungsprogrammen Angebote und Rechnungen schreiben.

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So schreiben Ihre Mandanten Angebote mit lexoffice

Kunde auswählen, Produkte oder Dienstleistungen hinzufügen und das Angebot ist fertig. lexoffice berechnet automatisch den Gesamtbetrag abzüglich eingeräumter Rabatte oder Boni. Zahlungsbedingungen können ebenfalls im Fußbereich ausgewählt oder neu erfasst werden. Ihr Mandant kann das Angebot ausdrucken und klassisch per Post versenden oder direkt aus lexoffice mit der eigenen E-Mailadresse versenden.
Neue Kunden oder Leistungen werden während der Angebotserstellung automatisch erfasst, ohne dabei in eine unübersichtliche Artikelliste wechseln zu müssen. Übrigens: Ihre Mandanten können Kontakte sowie Produkte und Dienstleistungen aus bisher verwendeten Programmen einfach in lexoffice importieren.
Übrigens: Angebote können Ihre Mandanten auch direkt vor Ort von Kunden auf dem iPad und iPhone unterschreiben lassen. lexoffice fügt die Unterschrift anschließend direkt im Beleg-PDF ein und markiert das Angebot automatisch als „angenommen“.

Auftragsbestätigung erfassen

Ihr Mandant hat mit seinem Angebot erzeugt? Dann kann daraus in lexoffice mit wenigen Klicks eine Auftragsbestätigung generiert werden. Wurde im Vorfeld ein mündliches Angebot unterbreitet, kann Ihr Mandant analog zur Angebotserstellung auch direkt eine Auftragsbestätigung in lexoffice erfassen. Dank der intuitiven und übersichtlichen Benutzeroberfläche von lexoffice finden Ihre Mandanten auf einen Blick alle Funktionen, um ohne großen Aufwand eine Auftragsbestätigung zu schreiben.

Rechnung erstellen

Das Angebot wurde angenommen, Ausführung oder Lieferung sind erfolgt und Ihr Mandant kann eine Rechnung erstellen. Wurde das Angebot bereits in lexoffice erstellt, ist die finale Rechnung nur ein Mausklick entfernt: Das Angebot wird nach Prüfung und ggf. Anpassung einfach in eine Rechnung umgewandelt. Wurde hingegen kein Angebot erfasst und Ihr Mandant startet mit der Rechnungserstellung, ist diese im Handumdrehen versandfertig:

Viele Zusatzfunktionen

Ist der Kunde schon bekannt oder Ihre Mandanten haben immer die gleichen Zahlungsbedingungen, entfallen zusätzlich die Schritte eins und vier. Darüber hinaus führt lexoffice Ihre Mandanten mit vielen Zusatzfunktionen und Validierungen im Hintergrund zur konformen Rechnungsstellung. Dazu gehört beispielsweise das Anhängen von AGBs, der Wechsel von Einheiten (z.B. Stück, Stunde, Kilogramm), ein Netto-Brutto Switch, wenn Privat- und Geschäftskunden bedient werden, Skonto, das Arbeiten mit Serienrechnungen, innergemeinschaftliche Lieferung oder Abschlagsrechnungen.

Lieferschein schreiben? Kein Problem!

Kunde, Produkt und Dienstleistung auswählen – oder ein bestehendes Angebot in einen Lieferschein wandeln. Fertig! Lieferscheine zu schreiben kostet Ihre Mandanten in lexoffice keine unnötige Zeit!
Übrigens: Lieferscheine können Ihre Mandanten auch direkt vor Ort von Kunden auf dem iPad und iPhone unterschreiben lassen.

Zahlungserinnerung & Mahnung schreiben

Kommt ein Kunde seinen Zahlungsverpflichtungen nicht nach, können Ihre Mandanten mit lexoffice schnell und unkompliziert eine Zahlungserinnerung oder Mahnung selbst erstellen. Auch hierbei gilt: Auf Basis der Rechnung lässt sich mit wenigen Klicks eine rechtssichere Mahnung erzeugen und der Kunde kann in Verzug gesetzt werden.

Individuelles Layout Ihrer Mandanten

Zum seriösen Auftreten gehört auch das passende Briefpapier: Mit lexoffice können Ihre Mandanten individuell gestaltete Angebote und Rechnungen schreiben. Dabei können sie aus anpassbaren Vorlagen auswählen oder ein komplett eigenes Layout erstellen. Alle wichtigen Firmendaten wie die Bankverbindung oder Kontakt müssen für die Ausgangsbelegerzeugung nur einmal eingegeben werden und werden anschließend automatisch auf allen Belegen platziert.

Automatische Verbuchung

lexoffice bucht automatisch im Hintergrund debitorisch bzw. kreditorisch. Für Ausgangsbelege erzeugt lexoffice eine Debitorenbuchung gegenüber den Kunden Ihrer Mandanten. Der Zahlungseingang bucht diesen offenen Posten entsprechend wieder aus.

FAQs zu Angebote und Rechnungen schreiben

  • Alternativposition
    Was passiert beim Weiterführen eines Angebots mit Alternativpositionen in eine Rechnung?
    lexoffice prüft automatisch, ob im Angebot Alternativpositionen vorhanden sind. Sollte dies der Fall sein, werden Sie aufgefordert die vom Kunden gewählte Position auszuwählen. So gehen Sie auf Nummer sicher, dass Ihre Rechnung niemals eine Alternativposition enthalten wird, denn diese hat hier nichts zu suchen.
  • Steuerberaterzugang
    Warum sollte ich mich für den Steuerberaterzugang registrieren?
    Mit dem Steuerberaterzugang erhalten Sie eine kostenlose Mandantenverwaltung. Die Mandantendetailseite zeigt Ihnen die aktuelle Entwicklung Ihres Mandanten an. Bei Problemen können Sie sofort reagieren und proaktive Beratung anbieten. Sie können sich Finanzreport und Auswertungen ansehen oder auf das laufende Buchungsjournal zugreifen, von der Buchung bis zum Belegbild. Übermitteln Sie alle Belege und Daten in Ihre Kanzleisoftware. Genau dann, wenn Sie sie benötigen und immer im richtigen Format. Sie können sich auch direkt auf die lexoffice Sicht Ihres Mandanten einwählen.
  • Rechnungen schreiben
    Ich bin immer gut mit Rechnungsvorlagen in Word oder Excel gefahren. Ist online Rechnungen schreiben wirklich besser?
    Rechnungen schreiben mit Rechnungsvorlagen ist nicht mehr rechtskonform. Seit 01.01.2017 gelten die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern), herausgegeben vom Bundesfinanzministerium. Geschäftsvorgänge müssen unveränderbar aufgezeichnet werden. Word- und Excel-Formate (d.h. Rechnungsvorlagen) sind von Grund auf leicht änderbar und stehen im Konflikt mit den GoBD. Wer dennoch Vorlagen verwendet, sollte prüfen, ob eine Übereinstimmung mit den GoBD erreicht werden kann. In der Regel müssen Sie spezielle Maßnahmen ergreifen. lexoffice hingegen ist GoBD testiert und erfüllt die Anforderungen automatisch.
  • Rechnungen schreiben
    Wie kommt meine Unterschrift auf das Dokument, wenn ich online Rechnungen schreibe?
    Eine Unterschrift ist nicht nötig, wenn Sie online Rechnungen schreiben. PDF Rechnungen ohne Unterschrift sind rechtlich zulässig und heute gängig. Auch eine elektronische Signatur ist nicht nötig. Mit der lexoffice iOS App können Sie übrigens Angebote direkt auf dem iPad oder dem iPhone vom Kunden unterschreiben lassen. 
  • Rechnungen schreiben
    Kann ich mit dem Rechnungsprogramm auf dem Smartphone online Rechnungen schreiben?
    Ja. Sie können entweder lokal an Ihrem Rechner oder mobil über die lexoffice App Ihre Rechnungen online schreiben.

Weitere Fragen und Antworten finden Sie in den Steuerberater FAQs

Zu den Steuerberater FAQs ›

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Vorteile für Steuerberater und Mandanten in lexoffice

Das sagen Mandanten und Steuerberater über lexoffice

"Inzwischen haben ca. 20% unserer Mandate lexoffice im Einsatz und für unsere Mitarbeiter macht es keinen Unterschied. Die Belege sind digital, egal aus welchem Programm sie stammen. Aber die Kunden können mit den gewohnten Geräten und der guten Usability weiterarbeiten."Interview mit Florian Gößmann-Schmitt lesenFlorian Gößmann-Schmitt, Steuerberater
"Die lexoffice Lösung hat mir gefallen, weil sie einfach sehr leicht zu bedienen ist. Man braucht kein Handbuch. Man muss nicht irgendwo nachlesen, wie man etwas bedient. lexoffice ist selbsterklärend und von überallher zu bedienen."Interview mit Güncem Campagna lesenGüncem Campagna, startboosters.de
"Mir gefällt, dass lexoffice einfach ist und daher bedienerfreundlich für die Mandanten. lexoffice ist für kleine und Kleinstunternehmen sinnvoll, wirtschaftlich und preislich gesehen ein sehr gutes Programm."Interview mit Armin F. Schiehser lesenArmin F. Schiehser, Steuerberater
"Drei Dinge finde ich an lexoffice genial: Erstens lassen sich Rechnungen unglaublich einfach stellen. Zweitens ist die Umsatzsteuervoranmeldung ein Klacks: Ich pflege schlicht meine Ausgaben ein und schon kann ich via lexoffice elstern. Und drittens kann ich das von überall aus tun und reisen, wann und wie ich will."Interview mit Cornelia Altenburg lesenCornelia Altenburg, Schreibtrainerin
"Ich arbeite mit lexoffice mobil und dank Internetzugang, genau dort wo ich mich wohlfühle."Interview mit Frank Scheele lesenFrank Scheele, Steuerberater
"Ich nutze den praktischen lexoffice Steuerberater-Zugriff. Den ganzen Monat über erfassen meine Mandanten ihre gesamten Belege mit lexoffice. Am Monatsende muss ich mich dann nur noch einloggen und die Datei exportieren, die ich benötige. Das läuft perfekt und völlig unkompliziert."Interview mit Markus Schmetz lesenMarkus Schmetz, Steuerberater

Geprüft, mehrfach getestet und für sehr gut befunden

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