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Belege erfassen ganz einfach

Wie Ihre Mandanten Belege erfassen in lexoffice

Belege erfassen in drei Schritten

Früher mussten Belege sortiert, kopiert und abgeheftet im Pendelordner hin- und her geschickt werden. Diese Zeiten sind vorbei: Für Sie und für Ihre Mandanten. Denn mit lexoffice können Ihre Mandanten in nur drei Schritten Belege erfassen: Beleg digitalisieren, Beleg hochladen und Beleg verbuchen. Dabei unterstützt lexoffice Ihren Mandanten durch die einfache Benutzeroberfläche und künstliche Intelligenz. Belege erfassen wird somit zum Kinderspiel.
Und das beste: Als Steuerberater haben Sie jederzeit Zugriff auf korrekt erfasste, vorkontierte Belege. Zettelwirtschaft ade!

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Belege erfassen – Schritt 1: Belege digitalisieren

Um aus Papierbelegen elektronische Daten zur Weiterverarbeitung in lexoffice zu machen, steht Mandanten die lexoffice Scan-App für iOS und Android kostenlos zur Verfügung. Damit fotografieren Ihre Mandanten einen Beleg einfach per Smartphone oder Tablet. Die Umrisse des Belegs werden während der Aufnahme erkannt und der fotografierte Beleg wird automatisch beschnitten und entzerrt.
Die Digitalisierung von Papierbelegen per Scanner ist natürlich auch möglich.

Belege erfassen – Schritt 2: Belege hochladen

Ist der Beleg per lexoffice Scan-App fotografiert lädt Ihr Mandant die Datei mittels Sicherheitsauthentifizierung direkt aus der App in den lexoffice Account. Dort steht der digitalisierte Beleg zur Erfassung bereit. Noch während ein Beleg im Hintergrund hochgeladen wird, können weitere Belege digitalisiert werden. Die App ermöglicht auch die Stapelverarbeitung. Hochgeladene Belege werden automatisch vom iPhone gelöscht, damit kein unnötiger Speicherplatz blockiert wird.
Per E-Mail erhaltene oder bereits eingescannte Rechnungen laden Ihre Mandanten ebenfalls in den gängigen Formaten jpeg, png, pdf oder gif in ihren lexoffice Account. Eine Begrenzung der Anzahl der hochgeladenen Belege oder des Datenvolumens gibt es nicht.

Belege erfassen – Schritt 3: Belege verbuchen

Die künstliche Intelligenz der lexoffice Belegerfassung liest aus den hochgeladenen Belegen alle relevanten Werte wie Rechnungsbetrag, Belegnummer, Datum aus und schlägt Ihrem Mandanten eine Buchungskategorie auf Basis SKR03/04 vor. Das gilt natürlich auch für komplexere Sachverhalte wie Bewirtungskosten, Anlagegüter, ermäßigte Steuersätze oder Reverse-Charge-Sachverhalte. lexoffice erkennt auch Rechnungen von bekannten Lieferanten und erfasst sie selbstständig. Die manuelle Erfassung beim Mandanten oder in der Kanzlei entfällt vollständig.
Die Belege werden GoBD konform archiviert und lassen sich jederzeit wieder öffnen und anschauen. lexoffice dient Ihren Mandanten damit auch zur sicheren Belegablage.
Im Anschluss an die Erfassung können offene Rechnungen auch direkt aus der Belegerfassung bezahlt werden.

High-Tech für Ihre Mandanten – Die künstliche Intelligenz (KI) der lexoffice Belegerfassung

Die künstliche Intelligenz der lexoffice Belegerfassung geht über die „klassische Texterkennung“ (OCR) weit hinaus. Denn es umfasst nicht nur syntaktische Texterkennung, sondern auch deren semantische Auswertung. D.h. das System kann zum Beispiel ein Rechnungs- von einem Fälligkeitsdatum unterscheiden oder auch einen Brutto- von einem Nettorechnungsbetrag. Das System „frisst“ also nicht nur Belege, sondern „verwertet“ sie auch, indem es nach und nach dazulernt. Das richtige Erkennen und Zuordnen von Belegen klappt bei bekannten Lieferanten, aber auch bei solchen, die das System noch nie zuvor „gesehen“ hat.

Automatische Verbuchung

lexoffice bucht automatisch im Hintergrund debitorisch bzw. kreditorisch. Werden neue Eingangsbelege erfasst, erzeugt lexoffice im Hintergrund eine Kreditorenbuchung gegenüber den Lieferanten Ihrer Mandanten. Der Zahlungsausgang bucht diesen offenen Posten entsprechend wieder aus.

Und so kommt der Beleg in die Kanzlei

Ihr Mandant kann mit lexoffice einen Beleg erfassen und Ihnen ein Belegbild inkl. Buchungssatz über den lexoffice Export übermitteln. Noch einfacher ist es über den Steuerberaterzugang. Hier können Sie die Belege auch selbstständig genau dann, wenn Sie sie benötigen, in Ihre Kanzleisoftware übernehmen. Je nachdem, wie Sie Ihr Mandat gestalten, können auch Sie über den Steuerberaterzugang die vom Mandanten hochgeladene Belege in lexoffice erfassen (Schritt 3) und anschließend weiterverarbeiten.

Im Steuerberaterzugang stehen Ihnen unterschiedliche Möglichkeiten der Datenübernahme zur Verfügung. Vom klassischen Export als Datei, die Sie anschließend in Ihre Kanzleisoftware übernehmen bis hin zu DATEVconnect online.

Vorteile für Ihre Mandanten

  • Eingangsbelege so schnell erfassen wie Urlaubsbilder.
  • Zentrale Belegablage an einem Ort (PDF, Scans, App-Fotos).
  • lexoffice erkennt & speichert alle wichtigen Daten.
  • Die automatische Kategorisierung bucht von selbst (auch schwierige Vorgänge wie Bewirtungskosten oder Anlagegüter).
  • Wiederholende Rechnungen ordnet lexoffice selbstständig zu.

Erinnerungen in Schuhkartons sind wirklich eine schöne Sache. Vor allem für Postkarten und Fotos. Belege verwalten Ihre Mandanten besser lexoffice.

Vorteile in der Zusammenarbeit

  • Ihr Mandant erhält eine ordnungsgemäße Buchführung ohne buchhalterische Vorkenntnisse
  • Sie erhalten vorkontierte Belege
  • Niemand muss manuell Belege erfassen
  • Niemand muss Belege im Pendelordner versenden
  • Alle haben jederzeit Zugriff auf alle Belege
  • Alle Belege sind automatisch nach Datum oder Name sortiert und per Stichwort sekundenschnell durchsucht

FAQs zu Belege erfassen

  • Belegerfassung
    Was schätzen die Anwender am meisten bei der automatischen Belegerfassung?
    Unsere Anwender schätzen an der Belegerfassung vor allem die enorme Zeitersparnis, welche die Automatisierung mit sich bringt. Das hilft Ihnen dabei, sich auf das Kerngeschäft zu konzentrieren.
  • Belegerfassung
    Welche technischen Anforderungen muss mein System erfüllen, damit die Belegerfassung funktioniert?
    Erforderlich für die Belegerfassung mit unserem Programm:
    • internetfähiges Gerät wie PC oder Mac Rechner
    • gängiges Betriebssystem wie Windows, macOS,
    • aktive Internetverbindung,
    • aktueller Browser (Chrome, Firefox, Safari oder Edge empfohlen).
    Für die zugehörige Belegerfassung App: Smartphone mit Android oder iOS.
  • Belegerfassung
    Wie funktioniert die automatische Texterkennung bei der Belegerfassung
    Die automatische Texterkennung (OCR) bei der Belegerfassung funktioniert ganz automatisch. Die Eingabefelder befüllt lexoffice von alleine.
  • Belegerfassung
    Welche Kontenrahmen sind in der Belegerfassung hinterlegt?
    In der Belegerfassung sind die Standardkontenrahmen SKR 03 und 04 hinterlegt.
  • Belegerfassung
    Ist die Ablage der Belege sicher bei der automatischen Belegerfassung?
    Ja, die Belege sind mit der automatischen Belegerfassung sicher aufbewahrt. lexoffice garantiert die 10-jährige Aufbewahrungspflicht.
  • Belegerfassung
    Wie funktioniert die lexoffice Scan App für die Belegerfassung?
    Zunächst fotografieren Sie mit der App den Beleg. Danach können Sie bei Bedarf das Belegbild in der App bearbeiten. Mit Klick auf "Belege hochladen" wird der Beleg in lexoffice hochgeladen. Der Upload muss nicht sofort erfolgen. Sie können die Belege hochladen, sobald Sie z.B. mit dem WLAN verbunden sind. Belege können auch stapelweise hochgeladen werden. Danach erfolgt wie gewohnt die Belegerfassung. Gut zu wissen: Die Scan App zur Belegerfassung ist kostenlos und für Apple iPhone und Android Smartphones verfügbar.
  • allgemein
    Welche Vorteile habe ich, wenn ich mich für den Steuerberaterzugang registriere?
    Mit dem Steuerberaterzugang erhalten Sie eine kostenlose Mandantenverwaltung. Sie können mit einem Login alle Mandanten verwalten, die mit lexoffice arbeiten. Über die Mandanten-Übersicht können Sie direkt auf die Belege und Buchhaltung Ihrer Mandanten zugreifen. Die Mandantendetailseite zeigt Ihnen die aktuelle Entwicklung Ihres Mandanten an. Bei Problemen können Sie sofort reagieren und proaktive Beratung anbieten. Sie können sich den Finanzreport und die Auswertungen ansehen oder auf das laufende Buchungsjournal zugreifen, von der Buchung bis zum Belegbild. Übermitteln Sie alle Belege und Daten in Ihre Kanzleisoftware. Genau dann, wenn Sie sie benötigen und immer im richten Format. Sie können sich auch direkt auf die lexoffice Sicht Ihres Mandanten einwählen. Als registrierter Steuerberater können Sie Ihre Daten zudem in der lexoffice-Steuerberatersuche veröffentlichen und erhalten so qualifizierte Anfragen von Mandanten, die gerne mit Ihnen über lexoffice zusammenarbeiten möchten.

Weitere Fragen und Antworten finden Sie in den Steuerberater FAQs

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Vorteile für Steuerberater und Mandanten in lexoffice

Das sagen Mandanten und Steuerberater über lexoffice

"Inzwischen haben ca. 20% unserer Mandate lexoffice im Einsatz und für unsere Mitarbeiter macht es keinen Unterschied. Die Belege sind digital, egal aus welchem Programm sie stammen. Aber die Kunden können mit den gewohnten Geräten und der guten Usability weiterarbeiten."Interview mit Florian Gößmann-Schmitt lesenFlorian Gößmann-Schmitt, Steuerberater
"Die lexoffice Lösung hat mir gefallen, weil sie einfach sehr leicht zu bedienen ist. Man braucht kein Handbuch. Man muss nicht irgendwo nachlesen, wie man etwas bedient. lexoffice ist selbsterklärend und von überallher zu bedienen."Interview mit Güncem Campagna lesenGüncem Campagna, startboosters.de
"Mir gefällt, dass lexoffice einfach ist und daher bedienerfreundlich für die Mandanten. lexoffice ist für kleine und Kleinstunternehmen sinnvoll, wirtschaftlich und preislich gesehen ein sehr gutes Programm."Interview mit Armin F. Schiehser lesenArmin F. Schiehser, Steuerberater
"Drei Dinge finde ich an lexoffice genial: Erstens lassen sich Rechnungen unglaublich einfach stellen. Zweitens ist die Umsatzsteuervoranmeldung ein Klacks: Ich pflege schlicht meine Ausgaben ein und schon kann ich via lexoffice elstern. Und drittens kann ich das von überall aus tun und reisen, wann und wie ich will."Interview mit Cornelia Altenburg lesenCornelia Altenburg, Schreibtrainerin
"Ich arbeite mit lexoffice mobil und dank Internetzugang, genau dort wo ich mich wohlfühle."Interview mit Frank Scheele lesenFrank Scheele, Steuerberater
"Ich nutze den praktischen lexoffice Steuerberater-Zugriff. Den ganzen Monat über erfassen meine Mandanten ihre gesamten Belege mit lexoffice. Am Monatsende muss ich mich dann nur noch einloggen und die Datei exportieren, die ich benötige. Das läuft perfekt und völlig unkompliziert."Interview mit Markus Schmetz lesenMarkus Schmetz, Steuerberater

Geprüft, mehrfach getestet und für sehr gut befunden

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